CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2002 

(Febrero 28)

Solicitud de información financiera del año 2001

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. Con base en las mismas la entidad está facultada para “solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad” salvo de aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Esta circular imparte instrucciones para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2001, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, el cual constituye el formulario oficial de la entidad.

La información financiera requerida deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia, así como por aquellas sociedades comerciales inspeccionadas que reciban la solicitud.

2. Envío de la información financiera.

La Superintendencia de Sociedades acatando la Directiva Presidencial 02 del año 2000, que corresponde a la agenda de conectividad, en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades podrán obtener el software de diligenciamiento, ingresando al portal empresarial en Internet de la Superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.147, utilizando el NIT de la sociedad y la contraseña que se encuentra en el rótulo adherido en la parte superior de esta circular. Se recomienda al ingresar por primera vez, el cambio de dicha contraseña, por seguridad.

Las sociedades deberán utilizar el mismo medio (Internet), para enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual sólo se dará por recibido en la entidad cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver numeral 8a de la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio Internet pueden solicitar la ayuda de esta Superintendencia a través de los medios descritos en el numeral 8.7 de esta circular o acercarse a una de las se des de la entidad para reclamar el disquete con el software respectivo. De la misma manera, pueden proceder si se presentan dificultades para el envío del archivo resultado.

NOTA: Para el manejo del software ver la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento, la cual se obtiene a través de Internet.

3. Documentos adicionales.

Los estados financieros remitidos, deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Con relación a este punto, es importante mencionar que la Ley 603 de 2000, modificó el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, incluyendo el numeral 4º relacionado con “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad” (ver apéndice 9 de la cartilla para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos - año 2001, donde encontrarán la Circular 01 de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

NOTA: para radicar estos documentos, las sociedades que enviaron a través de Internet deben tener en cuenta el número de radicación de recepción de los estados financieros (ver numeral 8º de la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento).

4. Plazos.

La información deberá ser entregada en las fechas del año 2002 que a continuación se indican, para lo cual se ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Último Dígito del NIT Envío en disquete y presentación de documentos adicionalesEnvío por Internet Presentación documentos adicionales para quienes enviaron por Internet
016 de abril16 de abril19 de abril
117 de abril17 de abril22 de abril
218 de abril18 de abril23 de abril
319 de abril19 de abril24 de abril
422 de abril22 de abril25 de abril
523 de abril23 de abril26 de abril
624 de abril24 de abril29 de abril
725 de abril25 de abril30 de abril
826 de abril26 de abril2 de mayo
929 de abril29 de abril3 de mayo

Con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante que se remita dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, máxime si se tiene en cuenta que el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros se contará a partir de la fecha en que se reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público se efectuará de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. en todas las sedes de la Superintendencia de Sociedades y para el envío a través de Internet, se encontrará disponible las veinticuatro (24) horas del día, desde el primero de abril del presente año.

5. Presentación de los estados financieros de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación voluntaria.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2001, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 6 y 7 de mayo de 2002, diligenciados en miles de pesos debidamente certificados y dictaminados.

6. Presentación de los estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que a 31 de diciembre de 2001 no hayan acreditado ante esta Superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán presentar el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento de que en el año 2001 se haya modificado la situación de control o grupo empresarial (par. 2º del citado artículo), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular deberán enviar, adicionalmente, al grupo de conglomerados de esta entidad, la información que se detalla más adelante correspondiente a los tres últimos años, relacionada con los estados financieros de propósito general consolidados, de los ejercicios cortados a 31 de diciembre de 1999, 2000 y 2001, utilizando el siguiente formato:

Saldos de información de estados financieros consolidados

DetalleA 31-12-2001 $ (miles)A 31-12-2000 $ (miles)A 31-12-1999 $ (miles)
Activo corriente
Activo no corriente
Total activo
Pasivo corriente
Pasivo no corriente
Total pasivo
Interés minoritario
Capital
Resultados del ejercicio
Total patrimonio
Ingresos operacionales
Utilidad operativa
Ajustes por inflación
Impuesto de renta
Nº sociedades subordinadas
   

Igualmente, se debe remitir la siguiente información de las sociedades subordinadas a 31 de diciembre de 2001:

Información sobre subordinadas

NITRazón socialCiudad de domicilioDirecciónActividad económica (CIIU)
     

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en los formatos Microsoft Excel que se encuentran en el sitio de Internet www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.147 opción consolidados.

De conformidad con la Circular Externa 05 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 2001, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. En caso de grupo empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

Plazo: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse los días 7, 8, y 9 de mayo del año en curso.

7. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información se consideran suficientemente amplios y por lo tanto serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta Superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia debe venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determine y podrán ser sancionadas conforme a lo previsto en la ley.

8. Generalidades.

8.1. Es importante resaltar que la información suministrada y que sea enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los dos medios, Internet o disquete, mantiene la reserva que la ley obliga y, por tal razón, no será de uso público.

8.2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, igualmente, los disquetes que presenten daños físicos.

8.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Cir. Externa 17, oct. 30/97).

8.4. Cuando el envío se efectúe en disquete, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal o matriz o controlante a la cual corresponde dicha información y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

8.5. No se podrán hacer modificaciones al programa obtenido vía Internet o por disquete, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

8.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años. (L. 222/95, art. 43).

8.7. Esta Superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m. de la siguiente manera:

Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co;

Bogotá, D.C.: teléfonos directos 2220229, 3156761, 2221008, 2220475, o 9800-911121 o por el conmutador 3245777, extensiones: 339, 323, 371, 340;

Barranquilla: 3454495 y 3454506;

Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

Cartagena: 6646051 y 6642429;

Cali: 5141674 y 5141791;

Cúcuta: 5716190 y 5717985;

Medellín: 2518854 y 2518855, y

Manizales:8847393 y 8847810.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a señores representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

_____________________________________