CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2003 

(Febrero 12)

(Nota: Véase Circular Externa 100-000003 de 2007 numeral 3 de la Superintendencia de Sociedades)

Solicitud de información financiera

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. Con base en las mismas, la entidad está facultada para “solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad”, salvo de aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2002, deberán ser diligenciados en los formatos diseñados por la entidad para la remisión de información financiera, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual se deben seguir las instrucciones impartidas en el numeral 2º de esta circular.

La información financiera requerida deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta superintendencia, aun cuando estén adelantando un proceso concordatario o se encuentren en acuerdo de reestructuración. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud.

2. Envío de la información financiera.

La Superintendencia de Sociedades, acatando la Directiva Presidencial 2 de 2000, que corresponde a la agenda de conectividad en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet, de manera que las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento ingresando al portal en Internet de la Superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56, en la sección envío de información, opción software, aplicativo cuyo nombre es Superef.

Las sociedades deben remitir la información requerida ingresando al portal en internet, utilizando para tal efecto el NIT de la sociedad y la contraseña que se encuentra en el rótulo adherido en la parte superior de esta circular. Se recomienda al ingresar por primera vez, el cambio de dicha contraseña y no olvidarla, ya que ésta es la llave para cualquier envío de información o de consulta a la superintendencia.

Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual sólo se dará por recibido en la entidad, cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver el instructivo adjunto).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio internet pueden solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en el último numeral de esta circular o acercarse a una de las sedes de la entidad para reclamar el disquete con el software respectivo. De la misma manera, pueden proceder si se presentan dificultades para el envío del archivo resultado.

NOTA: Para el manejo del software ver las instrucciones que se adjuntan, las cuales también pueden obtener a través de internet.

3. Documentos adicionales.

Los estados financieros remitidos deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Con relación a este punto es importante mencionar que la Ley 603 de 2000 modificó el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, incluyendo el numeral 4º relacionado con “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad”. (Ver Apéndice 9 de la guía para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos - donde encontrarán la Circular 1 de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

NOTA: Los literales c) y e) no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.

Para radicar estos documentos, las sociedades que enviaron a través de internet deben tener en cuenta el número de radicación de la recepción de los estados financieros.

4. Plazos.

La información deberá ser entregada en las fechas del año 2003 que a continuación se indican, para lo cual se ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Del NIT

Último dígito del NITEnvío en disquete y presentación de documentos adicionalesEnvío por InternetPresentación documentos adicionales para quienes enviaron por Internet
020 de marzo20 de marzo26 de marzo
121 de marzo21 de marzo27 de marzo
225 de marzo25 de marzo28 de marzo
326 de marzo26 de marzo31 de marzo
427 de marzo27 de marzo1º de abril
528 de marzo28 de marzo2 de abril
631 de marzo31 de marzo3 de abril
71º de abril1º de abril4 de abril
82 de abril2 de abril7 de abril
93 de abril3 de abril8 de abril

Con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante que se remita dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, máxime si se tiene en cuenta que el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros se contará a partir de la fecha en que se reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable, en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público se efectuará de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. en todas las sedes de la Superintendencia de Sociedades y el envío a través de internet se encuentra disponible, a partir de la fecha, las veinticuatro (24) horas del día.

5.Presentación de estados financieros de las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un a cuerdo de reestructuración o estén adelantando un proceso concordatario.

Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta entidad o estén adelantando un concordato, en lo sucesivo, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios con corte a marzo, junio y septiembre de cada año, comparativos con los del ejercicio del año inmediatamente anterior, debidamente certificados y acompañados de un informe del revisor fiscal y las notas a los estados financieros, utilizando para tal fin el software denominado Perinter. Exe que dispone esta superintendencia en nuestro portal en Internet.

Con los estados financieros de fin de ejercicio y los de períodos intermedios, además, deben enviar los siguientes documentos.

5.1. Para aquellas sociedades que se encuentren adelantando la promoción de un acuerdo de reestructuración:

a) Certificación suscrita conjuntamente por el representante legal, el revisor fiscal y el promotor, en la que se deje constancia si la sociedad viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio de la negociación del acuerdo de reestructuración. De existir obligaciones vencidas de este tipo, deberá indicar el concepto, la fecha de origen y de vencimiento de la obligación y el documento que la soporta. En caso de que no estén en la obligación de proveer el cargo de revisor fiscal, la certificación deberá ser firmada por el contador;

b) Si la promoción proviene de un acuerdo concordatario deberán certificar, en los mismos términos indicados anteriormente, si la sociedad ha cumplido con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso concordatario y al inicio de la negociación del referido acuerdo de reestructuración.

c) Adicionalmente, si la sociedad ya suscribió un acuerdo de reestructuración con sus acreedores en los términos de la Ley 550 de 1999, deberán certificar, en los mismos términos indicados, si la empresa viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones establecidas en dicho acuerdo y con el código de conducta empresarial incluido en el mismo.

5.2. Para aquellas sociedades que se encuentren en concordato:

Certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal (en caso de que no estén en la obligación de proveer el cargo de revisor fiscal, deberá ser firmada por el contador), en la que se deje constancia si la sociedad viene cumpliendo con:

a) El pago oportuno de las obligaciones establecidas en el acuerdo concordatario suscrito entre la sociedad y sus acreedores, en los términos señalados en el mismo, y

b) El pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad al inicio del proceso concordatario y al inicio de la negociación del referido acuerdo, las cuales son preferenciales.

El plazo para la remisión de la información requerida en este numeral será dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al corte a que se refieran los estados financieros.

Recuerde que para radicar los documentos, las sociedades que enviaron a través de Internet deben tener en cuenta el número de radicación que les genera el sistema al momento de la recepción de los estados financieros.

6. Presentación de los estados financieros de las sociedades que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2002.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2002, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 10 y 11 de abril de 2003, diligenciados en miles de pesos debidamente certificados y dictaminados.

Las sociedades inspeccionadas a las cuales se les solicite la información financiera de fin de ejercicio y que se encuentren adelantando una liquidación voluntaria, quedarán exentas de diligenciar y remitir la misma, siempre y cuando remitan al grupo de estadística un certificado de la cámara de comercio donde conste tal hecho.

7. Presentación de los estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado ante esta superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento que se haya modificado la situación de control o grupo empresarial (par. 2º del citado art.), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular deberán enviar a esta entidad, la información correspondiente a los estados financieros de propósito general consolidados, de los ejercicios cortados a 31 de diciembre de los últimos tres años. Igualmente, se debe remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas a 31 de diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe “Estados Financieros Consolidados” utilizando el Sistema de Información Financiera - DataSIFI, que se encuentra en el sitio de internet www.supersociedades.gov.co, o en la dirección física 216.72.6.56, siguiendo las indicaciones que se encuentran en el instructivo guía para el diligenciamiento.

De conformidad con la Circular Externa 5 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 2002, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. En caso de grupo empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

Plazo: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.

8. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia debe venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determine y podrán ser sancionadas conforme a lo previsto en la ley.

9. Generalidades.

9.1. Es importante resaltar que la información enviada a esta superintendencia por cualquiera de los medios, Internet o disquete, mantiene la reserva en los términos que la ley establece y, por tal razón, no será de uso público.

9.2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como los disquetes que presenten daños físicos.

9.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Cir. Ext. 17, oct. 30/97).

9.4. Cuando el envío se efectúe en disquete, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal o matriz o controlante a la cual corresponde dicha información y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.

9.5. No se podrán hacer modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por disquete, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

9.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, podrán ser sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

9.7. Con el propósito de evitar que esta entidad, en ejercicio de sus funciones, requiera explicaciones sobre inconsistencias detectadas, se les solicita prestar la mayor atención al diligenciamiento de los diferentes anexos.

9.8. Se recomienda consultar en nuestro portal en Internet la sección envío de información vínculo preguntas frecuentes, en donde encontrará, entre otras, las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre el diligenciamiento de la información, así como los errores en que se incurre al diligenciar la misma.

9.9. Las sociedades que tengan inconvenientes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado, pueden solicitar la ayuda al grupo de sistemas en la parte técnica o al grupo de planeación en cuanto al diligenciamiento, los cuales atenderán todas las consultas que se susciten de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m. de la siguiente manera:

9.10. Esta superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m., de la siguiente manera:

• Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co;

• Bogotá D.C.: Grupo de planeación, teléfonos directos 3245301, 3245125, 3245386, 3245366, o al 018000-911121 o por el conmutador 3245777 extensiones 339, 323, 371, 340;

Grupo de sistemas: 3245521 o al conmutador 3245777, extensiones 320 y 322.

• Barranquilla: 3454495 y 3454506.

• Bucaramanga: 6454266 y 6321541.

• Cartagena: 6646051 y 6642429.

• Cali: 5141674 y 5141791.

• Cúcuta: 5716190 y 5717985.

• Medellín: 2518854 y 2518855, y

• Manizales: 8847393 y 8847810.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

(Nota: Véase Circular Externa 100-000003 de 2007 numeral 3 de la Superintendencia de Sociedades)

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