CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2003 

(Febrero 28)

Asunto: Sustitución del Formato 1020-F01 anexo 4.1 “Informe anual de los registros públicos”.

Sustitúyase el formato 1020-F01 anexo 4.1, de que trata el literal a) número 2.1.3.2 del capítulo II, título VIII, de la Circular Única, por el formato anexo a la presente:

N. del D.: Esta circular va dirigida a cámaras de comercio.

Informe anual de los registros públicos

Cámara de comercio de: _______________

NIT: _____________

Fecha de corte: ______________

 Libros de registro
1Parámetros que observa para llevar los libros de registro (describa detalladamente).
2Personal dedicado para atender su consulta (discriminar el número por cargo).
3Medio utilizado para atender su consulta y horarios.
4Costo para acceder a consultarlos y costo para obtener copia de las anotaciones de los mismos (fundamente el establecimiento de dichos costos).
5Mecanismos de seguridad empleados por la Cámara de Comercio al momento de ser consultados (explique brevemente).
6Forma en que se corrigen los errores en los libros de registro, quién autoriza la corrección y qué constancia se deja de este hecho.
7Medio en el cual son llevados los libros y fecha en que se convirtieron a medio magnético ¿Quién le provee el sistema empleado?
8Si a la fecha no se ha hecho la conversión de los libros de registro de medio manual a magnético, indique fecha para la cual se tiene programada esta actividad.
9¿En qué libro se inscribe la dirección de la página Web y sitios de internet respecto de las personas naturales?
10¿En qué libros se inscribe la apertura y cierre de entes cooperativos del grado superior de carácter financiero? ¿Qué requisitos se exigen para el efecto?
11¿En qué libro se inscribe el aviso que informe sobre la promoción del acuerdo de reestructuración?
12¿En qué libro se inscribe la dirección de la página web y sitios en internet de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro? ¿Qué debe suministrar el usuario para el efecto?
Procedimiento de registro
1En qué forma se deja constancia de la recepción de documentos y libros presentados para registro (adjunte copia en la que conste el mecanismo empleado para dejar dicha constancia).
2Forma y orden en que se realiza la inscripción de los actos y documentos en los libros de registro. ¿Qué mecanismos emplea la Cámara de Comercio para garantizar el orden cronológico de las inscripciones? ¿Existen excepciones o motivos que impidan conservar dicho orden?
3Determinar la procedencia de la inscripción para los siguientes casos, cuando se presentan en un mismo documento varios actos sujetos a registro: 1. Varias reformas (fusión, nombramientos, aumento capital, modificación del objeto). 2. Varios nombramientos (Junta directiva, representante legal, y revisor fiscal). Señale para los casos enunciados procedimiento, parámetros a observar y tarifas.
4Señale cómo y dónde se inscriben los libros, contratos de venta, cesión, arriendo, mutaciones de los establecimientos de comercio, agencias y sucursales. ¿Cuál es la forma de cobro para cada una de ellas?
5Forma de realizar el cobro de renovación respecto de incremento o disminución patrimonial de los comerciantes.
6Cuando se presentan nombramientos y reformas de estatutos en una misma acta para las sociedades y para las entidades sin ánimo de lucro ¿Cómo se realiza el cobro?
7Requisitos exigidos para registrar las entidades sin ánimo de lucro.
8Constancia que se deja en los documentos que ya han sido inscritos, qué destino tienen luego del proceso de inscripción (adjunte copia en la que conste el mecanismo empleado para dejar dicha constancia).
9Para el caso de inscripción de nombramientos de administradores y revisores fiscales ¿existen documentos que deban ser exigidos por las cámaras de comercio? En caso afirmativo indique, ¿cuáles son los exigidos por esa entidad? y ¿qué requisitos deben reunir?
10Adecuación de la cámara en términos porcentuales a la ley general de archivo y al Acuerdo 16 de 2001. En caso de no estar al 100%, indique las razones de no haber alcanzado dicho nivel.
11Procedimiento seguido por la cámara de comercio para inscribir los libros del comerciante o sustituirlos.
12Personal dedicado para atender su consulta (discriminar el número por cargo).
13Costo para acceder a consultarlos y costo para obtener copia de las anotaciones de los mismos (fundamente el establecimiento de dichos costos).
14Mecanismos de seguridad empleados por la cámara de comercio al momento de ser consultados.
15Mecanismos empleados por la cámara para controlar el vencimiento del registro de los proponentes, la manera como se certifica una vez vencido el mismo y cómo se certifica cuando el proponente se inscribe de nuevo.
16Control y verificación que adelanta la cámara de comercio a fin de determinar que el formato en el cual el usuario reporta la información se encuentra debidamente diligenciado.
17¿Presentado el formulario por un tercero, exige la cámara de comercio algún requisito o documento?
18¿Se remiten preimpresos los formularios de registro mercantil y de proponentes a los usuarios? ¿Se da este procedimiento por internet? Describa el manejo del mismo.
19¿Existen instructivos para el diligenciamiento de los formatos de registro? ¿Cuál es su costo? ¿Se ha modificado frente a lo reportado en el 2001? ¿En qué consisten dichas modificaciones?
20Procedimiento y mecanismo empleado por la cámara a fin de expedir certificaciones solicitadas en oficinas seccionales.
21¿Qué entidades sin ánimo de lucro se abstiene de registrar la cámara de comercio? (fundamento legal).
22Requisitos exigidos para proceder a inscribir las providencias judiciales y administrativas y casos en que se abstienen de hacer dichas inscripciones.
23¿Trámite que se da a las resoluciones proferidas por esta superintendencia en caso de ordenarse la revocatoria de la inscripción? ¿En qué término se procede y qué control ejerce sobre ello?
24¿Forma en que reportan las sociedades y las entidades sin ánimo de lucro, las aclaraciones de las actas en cuanto a los aspectos que verifica la cámara? ¿Existe otro documento en el que se fundamente la cámara para verificar la convocatoria y proceder a inscribir?
25Periodicidad y fuentes con las que la cámara de comercio actualiza el registro de proponentes, ¿cuáles son los mecanismos empleados para la actualización, qué documentos se exigen para la misma?
26Forma en que se inscriben las sucursales de las entidades extranjeras en el registro de proponentes, enviar copia de 3 formularios diligenciados.
27¿Cómo se deja constancia de la abstención de registro y su notificación?
28Forma como se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, casos, verificación realizada, sobre qué documentos.
29Aspectos sobre los cuales la cámara realiza control de legalidad para los siguientes eventos: acta de nombramiento, reforma de estatutos, fusión, escisión, transformación y disminución de capital.
30Para las personas jurídicas vigiladas (entidades bancarias, cooperativas financieras entre otros) al designar los órganos de admón. ¿Qué requisitos solicita la cámara para proceder a su inscripción? Verificación que realiza a las resoluciones de autorización de los cargos expedidas por la entidad de control? ¿Exige adicionalmente la aceptación al cargo?
31En el evento en que se inscriba un documento parcialmente. ¿Cómo se deja constancia? ¿Cómo se registra posteriormente la actuación que no se registró? ¿Cómo se le informa al usuario esta situación? y ¿Cómo se certifica?
32Forma como se corrigen los actos administrativos relacionados con los registros cuando se incurre en errores de transcripción, omisión de información, aclaración, revocación o traslado de la inscripción, para los siguientes casos (adición, revocatoria, aclaración y corrección). ¿Cómo se deja constancia de lo ocurrido? ¿Quién (es) son responsable (s) de realizar las correcciones?
33¿Cómo se procede a inscribir los libros de comercio de las sociedades de hecho y de las copropiedades?
34Requisitos exigidos por la cámara para proceder a la cancelación de una matrícula (persona natural, fallecimiento, establecimiento de comercio). ¿Cómo se procede al registro? ¿En qué libro se deja constancia de ello?
35Proceder de la cámara cuando solicitan el registro de las uniones temporales y consorcios. ¿Qué documentos exigen para el efecto? ¿Cómo certifica y en qué libro hace la anotación respectiva? (fundamento jurídico).
36Respecto de las autorizaciones a menores de edad, ¿Quién diligencia el formulario, qué requisitos se exigen y quién realiza la solicitud?
37Relacione las actividades realizadas en desarrollo de la función de costumbre mercantil.
38Medios en los cuales publica la noticia mercantil.
39Requisitos que exige la cámara para proceder a resolver una impugnación y trámite que surte para resolver la misma.
40¿En qué medio se da publicidad del registro de las personas que tienen previstas actividades propias de las casas de cambio y de los compradores y vendedores de divisas?
41¿A partir de qué fecha adoptó la cámara de comercio la carátula única?
42¿Cómo procede la cámara de comercio cuando una petición no se acompaña de los documentos necesarios o la información sea insuficiente para iniciar la actuación administrativa de acuerdo con los requisitos taxativamente previstos en las normas aplicables al trámite?
43Conforme al punto anterior, explique el proceder de la cámara de comercio si un usuario reingresa un documento previamente estudiado y no reúne los requisitos exigidos para su registro, así como para el caso en que la cámara no realizó todas las observaciones requeridas para la procedencia del registro en la primera devolución.
44De acuerdo a lo consignado en el manual de procedimiento para resolver los trámites de registro adoptado por la cámara de comercio, explique los términos previstos para resolver los trámites de registro y para notificar los actos administrativos.
45Procedimiento que sigue la cámara de comercio para recepcionar los estados financieros, tarifa cobrada por este servicio y tarifa que debe pagar el usuario para obtener copia de los mismos.
Atención al usuario
1¿Cuenta la cámara de comercio con página WEB y publica en la misma la noticia mercantil?
2Informe el potencial de comerciantes estimado por la cámara de comercio para el año 2002, y la fuente de información empleada.
3¿Ha procedido la cámara en la vigencia 2002, a modificar el reglamento interno y los manuales de procedimiento diseñado para el manejo de los registros?
4¿Durante el año fue modificado el horario de atención a los usuarios? Señale las razones de la modificación y el trámite surtido para realizar la misma.
5Capacitación que se dio a los usuarios en temas de registro, señale el costo de las mismas.
6¿Cómo hizo presencia la cámara de comercio en el 2002 en los diferentes municipios que conforman su jurisdicción? Exprese la cobertura de municipios que conforman la jurisdicción en términos porcentuales para el 2002.
7Información comercial originada en los registros públicos que se da a los comerciantes en forma gratuita
8Información comercial originada en los registros públicos que se cobra a los comerciantes, señale costos y fundamentos para la estimación de los mismos
9¿Con cuántos abogados vinculados a la planta de personal y específicamente a las funciones de registro cuenta la cámara de comercio?
10Medidas adoptadas por la cámara para garantizar el servicio ágil en ventanilla y el derecho de turno.
11¿Qué mecanismos de difusión emplea la cámara para que los usuarios tengan conocimiento del sistema de PQR´s?
12Describa el procedimiento que tiene previsto y aplica la cámara de comercio para hacer seguimiento estadístico y cualitativo a su sistema de PQR´s, así como para tomar las medidas que corresponda.
13Conforme a lo dispuesto en el literal b, número 2.1.1.2 capítulo II, título VIII, de la Circular Única, señale la forma como la cámara de comercio informa a los usuarios cada uno de los aspectos allí tratados.
Tarifas
1Tarifa que cobra la cámara a las sucursales o agencias que se encuentran ubicadas dentro y fuera de la jurisdicción, del domicilio principal de la sociedad.
2Fecha en que empezó la cámara de comercio a cobrar las tarifas establecidas para registro mercantil en el Decreto 393 de 2002.
3Señale el valor en pesos, cobrado a partir de junio de 2002 para los siguientes aspectos en el registro de proponentes: inscripción y renovación, actualización o modificación de la inscripción, formulario, certificados, boletín, licitaciones, impugnación, expedición de copias con sello de correspondencia.
4Señale en pesos el valor que cobró la cámara a partir del segundo semestre de 2002, para los siguientes rangos de activos expresados en SMLV: 0-2; 14-16; 26-28; 350-524; 1.224-1.399; 3.497-5.245; 699.300-874.125.
5Indique las tarifas de cancelación de la matrícula cobradas por la cámara de comercio a partir del segundo semestre de 2002.
6Señale las tarifas que cobra la cámara de comercio en el evento en que un proponente en un mismo acto se califique y clasifique en varias actividades, especialidades o grupos.
7Costo adicional que tienen los trámites que se realizan vía internet o fax, frente al costo que tienen los trámites realizados con el método ordinario correspondiente.
Afiliados
1¿Cómo difieren las cuotas de afiliación, quién toma la decisión y cómo se deja constancia de la forma de pago?
2¿Para la cámara de comercio qué requisitos deben cumplir los afiliados para elegir miembros de junta directiva?
3Mencione los requisitos que exige al comerciante para estudiar la solicitud de afiliación.
4Indique el número proporcional de certificados gratuitos que de acuerdo a la cuota de afiliación le corresponde a cada afiliado.
5Señale los servicios especiales y útiles que tiene la cámara a disposición de sus afiliados
6Informe el valor de tarifas cobradas a los comerciantes afiliados en el 2001 y 2002.
7Valores diferentes a las tarifas de afiliación que deben pagar los afiliados a la cámara de comercio.
Administrativos
1Fecha en la cual se adoptó el código de ética para la junta directiva de la cámara de comercio y acta mediante la cual fue aprobado.
2Qué capacitación se dio durante el año a los funcionarios que tienen a su cargo funciones de registro (señalar el área de destino, número de asistentes e intensidad).
3Enviar a esta superintendencia certificación expedida por el revisor fiscal y el representante legal en la que se indique en términos porcentuales el cumplimiento que se dio al programa anual de trabajo comparándolo con el informe de gestión.

Firma y nombre del representante legal.

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