CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2004 

(Enero 20)

Referencia: Modificación del término para la transmisión de los estados financieros.

Con el propósito de agilizar y modernizar el envío, procesamiento y análisis de los estados financieros, en adelante la remisión de los estados financieros mensuales que deben realizar las entidades a quienes se dirige la presente circular deberá efectuarse dentro de los (10) diez días siguientes al cierre de cada mes, por lo cual se modifican el numeral 1.5 de la Circular Externa 12 de 1994 (modificado por la Circular Externa 2 de 1999) y el numeral 2º de la Circular Externa 8 de 2003.

Normas modificadas:

El numeral 1.5 de la Circular Externa 12 de 1994 quedará así:

“ 1.5. Horarios de transmisión.

La recepción de los archivos vía internet se hará las 24 horas del día. El día límite para la transmisión se recibirán los archivos en el mismo horario fijado para la recepción de documentos, es decir, hasta las 6:00 p.m.

Las bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, fondos de garantías, sociedades administradoras de inversión, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, las sociedades calificadoras de valores y sociedades titularizadoras deben remitir sus estados financieros mensualmente, dentro de los (10) diez días siguientes al cierre de cada mes.

No obstante lo anteriores, tratándose del cierre de ejercicio anual o semestral, cuando estatutariamente esté previsto el corte con esta periodicidad, los estados financieros correspondientes deberán ser remitidos dentro de los treinta días comunes siguientes al cierre de dichos ejercicios”.

El numeral 2º de la Circular Externa 8 de 2003 quedará así:

“ 2. Frecuencia y horarios de transmisión.

La recepción de los archivos vía internet se hará las 24 horas del día. El día límite para la transmisión se recibirán los archivos en el mismo horario fijado para la recepción de documentos, es decir, hasta las 6:00 p.m.

Las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, de sus miembros y de los organismos de compensación y liquidación de las operaciones que se realicen a través de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales deben remitir sus estados financieros mensualmente, dentro de los (10) diez días siguientes al cierre de cada mes.

No obstante lo anterior, tratándose del cierre de ejercicio anual o semestral, cuando estatutariamente esté previsto el corte con esta periodicidad, los estados financieros correspondientes deberán ser remitidos dentro de los treinta días comunes siguientes al cierre de dichos ejercicios”.

El numeral 2.1 del punto II. De la Circular Externa 9 de 1998 quedará así:

“2.1. Información a transmitir.

Los fondos mutuos de inversión deberán reportar mensualmente vía internet los estados financieros a esta Entidad. Adicionalmente, transmitirán los formatos denominados “valor neto”, número 120, y “número de afiliados”, número 122, con la misma periodicidad y el formato denominado “reporte de rendimientos”, número 121, siempre que haya cierre de período. En todo caso el cierre deberá efectuarse por lo menos una vez al año con corte a 31 de diciembre.

Dicha información deberá remitirse dentro de los (10) diez días siguientes al cierre de cada mes.

Adicionalmente, dentro de los dos (2) días siguientes de haberse efectuado una transmisión sin errores de ningún tipo, el representante legal, el contador y el revisor fiscal, deberán enviar a la superintendencia una comunicación en donde conste que la información reportada bajo el código de transmisión asignado (CT) corresponde a los registros contables del fondo.

La comunicación de que trata el inciso anterior, debe contener adicionalmente el valor de la unidad con seis decimales. Con igual número de decimales, en las fechas de cierre de período, se debe incluir el valor por unidad de los rendimientos decretados por pagar”.

El numeral 2.4 del punto II. De la Circular Externa 9 de 1998 quedará así:

“ 2.4. Horario de transmisión.

La recepción de los archivos vía internet se hará las 24 horas del día. El día límite para la transmisión se recibirán los archivos en el mismo horario fijado para la recepción de documentos, es decir, hasta las 6:00 p.m“.

Vigencia.

La presente circular será aplicable a partir de la presentación de los estados financieros con corte al 31 de marzo de 2004, que deberán ser transmitidos a más tardar día el 10 de abril del 2004.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, revisores fiscales y contadores de las bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, de las comisionistas independientes de valores, fondos de garantías, de las sociedades administradoras de inversión, de las sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, de las sociedades calificadoras de valores, de las sociedades titularizadoras, de los fondos mutuos de inversión vigilados, de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales, de sus miembros y de los organismos de compensación y liquidación de las operaciones que se realicen a través de las bolsas de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales.

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