CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2006 

(Enero 27)

Ref.: Cuentas para el manejo de recursos de campañas presidenciales —Ley 996 de 2005, artículo 15—.

Como es de su conocimiento, mediante el Decreto 4327 de 2005 se fusionó la Superintendencia Bancaria de Colombia en la Superintendencia de Valores, modificando su estructura y denominándose la entidad resultante Superintendencia Financiera de Colombia.

Ahora bien, de acuerdo con el artículo 93 del Decreto 4327 de 2005, a partir de la entrada en vigencia del mencionado decreto, todas las referencias que hagan las disposiciones legales vigentes a la Superintendencia Bancaria de Colombia a la Superintendencia de Valores se entenderán efectuadas a la Superintendencia Financiera de Colombia.

En este orden de ideas, para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 15 de la Ley 996 de 2005, según el cual le corresponde a la Superintendencia Bancaria establecer un régimen especial de control y vigilancia que garantice la transparencia de los movimientos de las cuentas de las campañas presidenciales, este despacho en uso de sus facultades legales, considera necesario adicionar el numeral 6º al capítulo 11, título I de la Circular Externa 7 de 1996.

De esta forma, las entidades que manejen las cuentas a través de las cuales se reciban y administren recursos para las campañas presidenciales (v.gr. cuentas corrientes, cuentas de ahorro, encargos fiduciarios), de conformidad con lo establecido en el numeral 2.1.9 del mencionado capítulo 11, deben acordar con las gerencias de las mismas el diseño y adopción de mecanismos especiales que permitan su adecuado seguimiento y control.

Para tal efecto, los convenios que realicen deberán establecer como mínimo mecanismos adecuados de identificación y conocimiento previo de donantes o aportantes, de identificación de operaciones inusuales y reporte de sospechosas, de identificación de los funcionarios de las campañas presidenciales autorizados para efectuar retiros o traslados de la cuenta y de control de los aportes o donaciones en efectivo.

Los mecanismos e instrumentos que se adopten deben consignarse en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente de la campaña, el cual deberá quedar a disposición de esta superintendencia y de las autoridades competentes.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y adiciona el numeral 6º al capítulo 11, título I de la Circular Externa 7 de 1996. Se anexa la página objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

TÍTULO I

CAPÍTULO DECIMOPRIMERO

Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos

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4. Reglas sobre la conservación de documentos.

4.1. Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado por el término establecido en el artículo 96 EOSF.

Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

• Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.

• Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos 2527 de 1950, 3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.

4.2. En los casos de fusión la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.

4.3. En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el numeral 21 del artículo 5º del Decreto 2418 de 1999.

4.4. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.

4.5. En cuanto a los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas los deben conservar debidamente organizados a disposición de las autoridades. La información debe reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente numeral. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en una base datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.

4.6. En cuanto a la exoneración de clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivada de manera centralizada. El original del estudio acompañado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.

5. Prácticas inseguras.

La SBC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a) del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente.

6. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas presidenciales (L. 996/2005, art. 15).

De conformidad con lo establecido en el numeral 2.1.9 del presente capítulo, corresponde a las instituciones financieras que manejen cuentas a través de las cuales se reciban y administren recursos para las campañas presidenciales, acordar con las gerencias de las mismas el diseño y adopción de mecanismos adecuados de identificación y conocimiento de sus donantes y aportantes de manera que permitan un control y monitoreo más detallado de las operaciones que se realicen.

En todo caso dichos mecanismos deben permitir también como mínimo:

• Identificar las operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes.

• Identificar los funcionarios de las campañas presidenciales autorizados para efectuar retiros o traslados de la cuenta.

• Controlar los aportes o donaciones en efectivo.

Adicionalmente y también en coordinación con los gerentes de las campañas, las entidades vigiladas podrán establecer, entre otros, mecanismos mediante los cuales:

• Se exija la autorización del gerente de la campaña para permitir la recepción de aportes, donaciones, o la admisión de traslados o transferencias de recursos de cualquier otra cuenta o producto financiero a la cuenta de la campaña, como regla general o desde determinada cuantía.

• Se establezca un procedimiento para la devolución de aportes o donaciones que a juicio del gerente de la campaña no deban contribuir a la financiación de la misma.

• Se fije una cuantía máxima para el depósito o retiro de sumas en efectivo.

• Se establezca un procedimiento expedito de información al público en general sobre los movimientos de dichas cuentas.

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Los citados mecanismos e instrumentos deberán quedar consignados en un documento suscrito por el representante legal de la entidad vigilada y el gerente de la campaña, el cual deberá estar a disposición de esta superintendencia y de las autoridades competentes.

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