CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2006 

(Abril 11)

Asunto: Instrucciones para el cumplimiento del artículo 5º del Decreto 4698 de 2005.

Modificación del capítulo segundo del título VIII, de la Circular Única.

1. Objeto.

Impartir instrucciones a las cámaras de comercio sobre las acciones a que deberán sujetarse para definir y aplicar en forma concertada y uniforme, criterios y procedimientos para la preparación y presentación ante la Contraloría General de la República y esta superintendencia de un balance general con corte al 31 de diciembre de 2005, en cumplimiento del Decreto 4698 de 2005 y la Circular 60 de 2004 expedida por la Contaduría General de la Nación, de forma que revele las cuentas del activo, el pasivo y el patrimonio en forma clasificada distinguiendo los originados en la prestación del servicio público registral de los servicios considerados como de origen privado.

2. Fundamento legal.

De acuerdo con lo establecido en los numerales 7º y 21 del artículo 2º y el numeral 3º del artículo 13 del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruirlas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento, señalar los procedimientos para su cabal aplicación y vigilar administrativa y contablemente su funcionamiento.

Por su parte, la Circular 60 de 2004 expedida por la Contaduría General de la Nación, dispone que la información contable relacionada con los recursos públicos que manejen o administren las entidades de naturaleza privada, como las cámaras de comercio, debe llevarse en forma separada de cualquier información que corresponda a ellas.

Adicionalmente, el artículo 5º del Decreto 4698 de 2005, establece que las cámaras de comercio deben elaborar un balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, que refleje en el activo, el pasivo y el patrimonio, los recursos y bienes provenientes de la administración de los recursos públicos, separándolos de cualquier otra información contable que a ellas corresponda. Para el cumplimiento de lo anterior, las cámaras de comercio deben seguir las instrucciones que impartan las autoridades competentes.

3. Instructivo.

3.1. Adicionar el subnumeral iii) al literal a), numeral 2.1.1.3. “Grupo financiero, administrativo y contable” del capítulo segundo del título VIII de la Circular Única, el cual quedará así:

iii) Las cámaras de comercio deben presentar ante la Contraloría General de la República y la Superintendencia de Industria y Comercio, un balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, clasificando activos, pasivos y patrimonio en público y privado.

Para el efecto, las cámaras de comercio establecerán el modelo metodológico y los criterios de clasificación de los activos, pasivos y patrimonio en público y privado, de acuerdo con el siguiente cronograma de actividades:

Cronograma de actividades para implementar lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 4698 de 2005

 ActividadDocumentoFecha límite
dd/mm/aa
1Conformación del equipo de trabajo y coordinación.Acta de conformación o autorización de cada una de las cámaras de comercio28/04/2006
2Definición de períodos históricos homogéneos con su correspondiente sustentación jurídica para la identificación y clasificación de los activos, pasivos y patrimonio como públicos o privados, así como la definición de las fechas de corte estratégicas.Documento08/05/2006
3Levantamiento del perfil económico de cada uno de los períodos definidos, a partir de una muestra conformada por cámaras de diferentes niveles de ingreso que representen en cantidad el 15% del total de las mismas.Documento y soportes26/05/2006
4Definición de los criterios y modelo metodológico de clasificación de los activos, pasivos y patrimonio en público y privado para cada uno de los períodos históricos definidos (hoja de ruta).Documento detallado - modelo29/06/2006
5Aplicación de los criterios y metodología de clasificación por cada una de las cámaras de comercio para identificar los activos, pasivos y patrimonio públicos y privados en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005.Certificación del representante legal, el contador y el revisor fiscal15/08/2006
6Presentación del balance general clasificado en público y privado a 31 de diciembre de 2005.Balance general clasificando activos, pasivos y patrimonio en público y privado28/08/2006

1. Conformación del equipo de trabajo y coordinación.

Las cámaras de comercio de común acuerdo, deberán conformar un equipo de trabajo que se encargará de coordinar el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma, para la presentación ante la Contraloría General de la República y la Superintendencia de Industria y Comercio de un balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, que refleje en el activo, el pasivo y el patrimonio, los recursos y bienes provenientes de la administración de los registros públicos de aquellos que se consideren privados, a más tardar el 28 de agosto de 2006.

Para el efecto, las cámaras de comercio deberán definir las reglas para la toma de decisiones, las cuales, una vez adoptadas serán vinculantes respecto de todas las cámaras.

En todo caso, el desarrollo de las actividades previstas en el cronograma será responsabilidad de cada cámara de comercio.

Las cámaras de comercio, a través de Confecámaras, deberán radicar en esta superintendencia a más tardar el 28 de abril del presente año, el acta de conformación del equipo de trabajo y coordinación, en la que consten las reglas adoptadas para tomar las decisiones y desarrollar las actividades previstas en el cronograma establecido en la presente circular.

En caso de que la toma de decisiones se delegue en la junta directiva de Confecámaras, u otro grupo de cámaras de comercio, el acta respectiva deberá acompañarse de las correspondientes autorizaciones mediante las cuales cada cámara de comercio delega dicha labor.

2. Definición de períodos históricos y homogéneos con su correspondiente sustentación jurídica para la identificación y clasificación de los activos, pasivos y patrimonio como públicos o privados, así como la definición de las fechas de corte estratégicas.

Las cámaras de comercio deberán adelantar un estudio jurídico que permita establecer los derechos (tarifas) que el gobierno les autorizaba cobrar a las cámaras de comercio por la prestación del servicio público de registro. Para lo anterior, deberán definir períodos históricos y homogéneos e identificar fechas de corte estratégicas.

Las cámaras de comercio a través de Confecámaras, deberán radicar en esta superintendencia un documento que compile la normatividad y el estudio correspondiente a más tardar el 8 de mayo de 2006.

3. Levantamiento del perfil económico de cada uno de los períodos definidos, a partir de una muestra conformada por cámaras de diferentes niveles de ingreso que representen en cantidad el 15% del total de las mismas.

Las cámaras de comercio deberán recopilar información contable que les permita determinar el comportamiento de sus ingresos y gastos públicos y privados dentro de los períodos definidos en el numeral anterior, con el fin de establecer criterios uniformes para la clasificación de sus activos, pasivos y patrimonio en público y privado en cada uno de los períodos definidos.

La información de estudio para cada uno de los períodos deberá abarcar un lapso no inferior a cinco años.

El resultado de este proceso deberá informarse a esta superintendencia a través de Confecámaras el 26 de mayo de 2006, acompañado de los procedimientos adoptados y soportes que den cuenta de los datos obtenidos, los cuales deben suscribirse por el representante legal, el contador y el revisor fiscal de cada cámara de comercio.

4. Definición de los criterios y modelo metodológico de clasificación de los activos, pasivos y patrimonio en público y privado para cada uno de los períodos históricos definidos (hoja de ruta).

Las cámaras de comercio de común acuerdo, deben definir los criterios y metodología que adoptarán para efectos de clasificar los activos, pasivos y patrimonio correspondientes al balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, en públicos y privados. Para el efecto, se tendrán en cuenta los resultados obtenidos en el estudio jurídico y en la evaluación del perfil económico de que tratan los puntos 2 y 3 del presente cronograma.

El documento que dé cuenta de los criterios y modelo metodológico de clasificación adoptados por las cámaras de comercio de común acuerdo, deberá radicarse por la Confederación de Cámaras de Comercio, Confecámaras, en la Superintendencia de Industria y Comercio el 29 de junio de 2006.

5. Aplicación de los criterios y metodología de clasificación por cada una de las cámaras de comercio para identificar los activos, pasivos y patrimonio públicos y privados en el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005.

Cada cámara de comercio será responsable de la aplicación de los criterios y metodología adoptados de manera uniforme por todas las cámaras de comercio, para separar los activos, pasivos y el patrimonio del balance general con corte a 31 de diciembre de 2005 en público y privado.

Esta actividad deberá concluir el 15 de agosto de 2006 y su cumplimiento debe ser certificado por el representante legal, el contador y revisor fiscal de cada cámara de comercio, dentro de los ocho días siguientes a la fecha límite señalada en el cronograma.

6. Presentación del balance general clasificado en público y privado a 31 de diciembre de 2005.

Cada cámara de comercio debe radicar ante esta superintendencia a más tardar el 28 de agosto de 2006, el balance general con corte a 31 de diciembre de 2005, clasificado en público y privado suscrito por el representante legal, el contador y el revisor fiscal.

4. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales de las cámaras de comercio.

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