Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2011 

(Enero 5)

Para: Cámaras de comercio.

Asunto: Modificación del anexo número 4.3 del literal g) del numeral 2,1.2,1 y del numeral 2.1.3 del capítulo II, título VIII de la circular única.

1. Objeto.

Medir la gestión administrativa y financiera de cada una de las cámaras, a través de la información reportada, en cumplimiento de las normas establecidas por esta superintendencia y las demás que correspondan, con el fin de establecer el grado de eficiencia y eficacia de cada una de ellas.

2. Fundamento legal.

Con fundamento en los artículos 27, 86 y 87 del Código de Comercio, el numeral 9º del artículo 1º del Decreto 1687 de 2010 corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruir a los destinatarios de esta entidad, sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

3. Instructivo.

3.1. Adoptar la encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio, contenida como anexo 1 de la presente circular externa, como anexo 4.3 del literal g) del numeral 2.1.2.1 de la circular única, derogando la existente.

3.2. Modificar el literal g) del numeral 2.1.2.1 de la circular única, el cual quedará así:

“g) Encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio:

Con fundamento en el numeral 11 del artículo 89 del Código de Comercio y las demás normas referentes a la administración y gestión de las cámaras de comercio, estas anualmente deberán diligenciar cada uno de las preguntas contenidas en la encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio, anexo 4, de la circular única, y remitirla dentro del término establecido en el numeral 2.1.3 de la presente circular”.

3.3. Modificar el numeral 2.1.3 de la circular única, el cual quedará así:

“2.1.3. Periodicidad

De acuerdo con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 86 del Código de Comercio, la información requerida deberá radicarse en la Superintendencia de Industria y Comercio, en la periodicidad que se señala y a más tardar dentro de los plazos siguientes:

Mensual: Dentro de los 8 días siguientes al fin de mes.

Semestral: Dentro de los 15 días siguientes al vencimiento de cada semestre en junio y diciembre

Anual: Hasta el 31 de enero de cada año”

4. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Anexo 1: Anexo 4.3 Encuesta de evaluación anual de cámaras de comercio.

ANEXO 1

ANEXO 4.3. ENCUESTA DE EVALUACIÓN ANUAL

DE CÁMARAS DE COMERCIO

SERVICIO PÚBLICO DE REGISTRO
ASPECTO RESPUESTA
¿Qué estudios adelantó la Cámara respecto a la costumbre mercantil durante la vigencia y cuáles fueron certificadas?  
Indique detalladamente qué información comercial originada en los registros públicos está en disponibilidad de suministrar la Cámara de Comercio, que implique un valor agregado para esta e informe el valor que cobra la Cámara por tal concepto y cómo estimó dicho valor.  
¿Está asignado un funcionario para verificar los mensajes de alertas que arroja el sistema RUE? ¿Qué acciones se adelantan?  
Señale las razones más comunes por las cuales las cámaras de comercio responsables devuelven sin inscribir los documentos presentados a través del RUE y si el trámite que se realiza en este caso es suficiente y adecuado.  
Señale las operaciones RUE que no se culminaron al cierre de la vigencia, describiendo los motivos, la fecha de radicación y el estado en que se encuentran.  
En el caso que el sistema RUE haya presentado fallas, señale ¿qué tipo de fallas?, ¿cómo se corrigieron? ¿Persisten estas fallas?  
¿Cuántas PQRs del RUE se recibieron?, Qué trámite se les dio?  
¿Cómo se están notificando los actos administrativos?  
Relacione cada uno de los conceptos y valores que se liquidan en caja por ingresos públicos y privados.  
¿Qué servicios relacionados con los registros públicos se prestan en forma virtual, cuál es el trámite y su costo?  
Indique qué valor debe pagar un usuario por obtener un listado de comerciantes y establecimientos de comercio inscritos en la Cámara de Comercio en un municipio de su jurisdicción, renovados con corte a 31 de diciembre con las siguientes características:
• Nombre
• Dirección
• Número de matrícula
• Representante legal o propietario
• NIT
• Actividad económica
• Tamaño
• Total activos
• Código CIIU
• Fecha de renovación y
• Sector económico.
El valor debe informarse de manera desagregada por cada uno de los conceptos que lo integran y su fundamento.
 

ATENCIÓN AL USUARIO
ASPECTO RESPUESTA
Indique las oficinas seccionales y puntos de atención con que cuenta la cámara en su jurisdicción y describa los servicios que presta.  
Describa la infraestructura de las oficinas y seccionales (si existen) e informe si es suficiente y adecuada, acorde con el número y tipo de usuarios.  
¿Ha implementado la cámara nuevos servicios a los usuarios durante las últimas dos vigencias? En caso afirmativo descríbalos.  
Informe la estructura organizacional de la entidad, indicando el número de funcionarios asignados a cada una de ellas.  
Indique si cuenta con el Centro de Atención Empresarial, CAE, y, en caso contrario, señale las razones por las cuales no se ha implementado.  
Mediante qué medio se determinó el potencial de comerciantes de su jurisdicción. ¿Se efectuó esta en asocio, a través de convenios con otras entidades, u otro medio utilizó? Indique el resultado obtenido.  
¿Cuándo fue la última vez que la cámara desarrolló un censo en los municipios de su jurisdicción?  
¿Cumplió el resultado obtenido con los objetivos propuestos?  
¿Qué actividades se adelantaron como apoyo a los comerciantes en su formalización y emprendimiento? ¿Se brindó colaboración en la puesta en marcha y seguimiento? ¿Representan estas actividades costos adicionales para el comerciante?  
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
ASPECTO RESPUESTA
¿Se encuentra el libro de actas actualizado, foliado y suscrito por los funcionarios responsables? Indique el número y la fecha de la última acta contenida en dicho libro.  
Indique qué estudios e investigaciones sobre temas de interés regional adelantó en las últimas vigencias.  
¿Cuenta con medidas de seguridad respecto del papel que se utiliza para expedir certificados? En caso afirmativo señálelas.  
¿Se evaluó previamente, la viabilidad de los convenios, programas y proyectos suscritos por la cámara? ¿Fueron los resultados obtenidos los esperados?  
¿Qué actividades se incluyeron en el programa anual de trabajo y no se ejecutaron o fueron modificadas en la vigencia? Indique las razones.  
Informe el resultado de los indicadores de gestión diferentes a los financieros.  
¿Qué hallazgos determinó la Contraloría General de la República en desarrollo de auditoría practicada a la cámara?  
¿Fue la cámara objeto de requerimientos por parte de la DIAN o de las entidades territoriales de impuestos? En caso afirmativo, descríbalos.  
Describa las acciones adelantadas a las recomendaciones efectuadas en el informe SEC de la vigencia anterior.  
¿Qué observaciones del revisor fiscal se atendieron durante la vigencia y cuáles quedaron pendientes y por qué?  
¿A qué fecha se encuentran impresos los libros oficiales de contabilidad?  
¿Existen cheques devueltos y no cobrados en caja? Indique el procedimiento que se aplica para estos casos.  
¿Qué gastos privados fueron cargados a los recursos de origen público?  
¿Existen activos totalmente depreciados que no se hayan reclasificado a cuentas de orden?  
Se ajustó al final del periodo el valor de las inversiones (D. 2649/93, art. 61)  
¿Qué traslados de recursos de origen público se efectuaron a recursos de origen privado o viceversa?  
Informe la antigüedad de la cartera y si realizó el cálculo de la provisión de conformidad con las normas establecidas.  
¿Qué destinación le dio a los rendimientos financieros provenientes de las inversiones de origen público?  
¿Qué activos posee la cámara que generen ingresos diferentes al de registro público, tales como arrendamientos, alquileres, entre otros?  

• La SIC podrá realizar la verificación o solicitar la documentación necesaria que sustente cada una de las respuestas. Las inconsistencias en la información y/o el cumplimiento de los plazos previstos, darán lugar a la apertura de una investigación y la imposición de una sanción si hay lugar a ello.

• Se deben responder en su totalidad las preguntas.

• Las preguntas con respuesta (NO) deben acompañarse de una observación, en la que se deben explicar claramente las razones que la justifiquen.