Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2012 

(Enero 20)

Asunto: Presentación estados financieros a diciembre 31 de 2011.

Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable-financiera y de actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2011, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º de la Resolución 62 del 10 de febrero de 2006 que estableció como fecha límite e improrrogable el 1º de marzo de cada año, me permito recordar la información que debe ser tramitada y reportada a esta superintendencia, en los formatos y anexos ajustados al Plan Único de Cuentas contenido en la Resolución 537 del 6 de octubre de 2009, los cuales se detallan a continuación:

1. Estados financieros y anexos.

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, e informativo de aportes para terceros y saldos de pasivo por aportes para terceros.

1.3. Estado de cambios en el patrimonio.

1.4. Estado de origen y aplicación de recursos.

a) Estado de cambios en la situación financiera.

b) Estado de flujo de efectivo.

1.5. Anexo al estado de egresos Ley 633 de 2000.

1.6. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.7. Estado de resultados de los programas de construcción de vivienda propia.

1.8. Estado de resultados de ingresos de vivienda distintos a construcción de vivienda propia

1.9. Relación de ingresos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.10. Relación de gastos no operacionales por cuenta y centro de costos.

1.11. Relación de gastos operacionales por cuenta y centro de costos.

1.12. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, FOVIS.

1.13. Anexo inversiones temporales y a largo plazo.

1.14. Anexo inversiones por fondos con destinación específica.

1.15. Informe general de ejecución de inversiones.

1.16. Anexo de publicidad.

1.17. Estado de resultados de salud (EPS-C, EPS-S, IPS).

1.18. Estado de cartera y cuentas por pagar programas de salud (EPS-C, EPS-S, IPS).

1.19. Remanentes y déficit del ejercicio.

NOTA IMPORTANTE: Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta superintendencia, las cifras reportadas deben registrarse en miles de pesos ($000).

2. Aspectos legales-administrativos.

Es indispensable remitir la siguiente información complementaria:

2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración individual por cargos, por centros de costos y totalizada.

2.2. Información adicional sobre el manejo administrativo-operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS-C, EPS-S, IPS.

2.3. Información adicional sobre el manejo administrativo-operativo de los convenios de cooperación nacional e internacional suscritos.

2.4. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto Reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993, de manera completa y en su orden:

Artículo 114. Notas a los estados financieros.

Artículo 115. Norma general sobre revelaciones.

Artículo 116. Revelaciones sobre rubros del balance general.

Artículo 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados.

Artículo 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

Artículo 119. Estado de cambios en la situación financiera.

Artículo 120. Estado de flujos de efectivo.

Artículo 121. Revelación de las cuentas de orden.

2.4.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de diciembre de 2002, el Decreto 827 de abril de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las diferentes resoluciones que con sujeción ha expedido esta superintendencia, en notas independientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados los hechos económicos correspondientes al traslado de recursos del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo, Fonede, los valores objeto de transferencia entre las cajas de compensación y demás aspectos complementarios, relacionando las subcuentas utilizadas y sus respectivos montos.

2.4.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

Aquellas cajas de compensación familiar que tienen establecidos convenios de cooperación nacional e internacional, deberán incluir en dichas notas, los hechos ocurridos durante el periodo a reportar.

2.5. Informe del director administrativo y/o consejo directivo.

2.5.1. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los estados financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el director administrativo para su remisión a la asamblea general, conforme al numeral 5 del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982, con observancia en los numerales 5, 6 y 8 del artículo 54 de la citada ley.

2.6. La información contable-financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador que la preparó y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D.R. 2649/93, art. 33 y L. 222/95, art. 37).

2.7. El informe y dictamen de la revisoría fiscal (D.R. 2649/93, art. 26 y L. 222/95, art. 38) con sujeción a los artículos 37 y 38 del Decreto Reglamentario 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha.

El revisor fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las disposiciones u orientaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y la Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta superintendencia.

2.8. Por considerarse de importancia, para verificar el cumplimiento de la normatividad sobre los libros oficiales, se solicita fotocopia de los folios del libro mayor y balances por el mes de diciembre de 2009.

3. Algunas consideraciones adicionales.

3.1. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterísco (*) en los formatos de los estados financieros requieren la presentación obligatoria de relaciones en cuanto a los egresos por costos y gastos deben detallarse las subcuentas que los componen.

3.2. Por considerarse de especial importancia, debe cumplirse con la presentación de la relación específica de los valores aplicados como son “costos y gastos indirectos” a los programas y servicios por concepto de administración, informando sobre el estudio técnico previo establecido y el acta de aprobación del mismo por parte del consejo directivo.

Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de publicidad, propaganda y avisos cargados a los diferentes servicios sociales y a los de administración directos.

3.3. En el estado consolidado de egresos, se deben clasificar adecuadamente los costos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con lo establecido en el plan único de cuentas vigente.

3.4. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la corporación.

4. Forma de presentación de los informes

4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico dispuesto por esta Superintendencia.

4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en medio magnético (C.D.), en formato de excel y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal.

4.3. Los formatos establecidos para el reporte de la información se alimentarán de forma automática y otros requerirán del diligenciamiento manual, por lo tanto los mismos no deben ser manipulados en otros libros o formatos de excel ya que perderían la secuencia con que fueron creados.

Para que la información sea cargada exitosamente en nuestra base de datos y analizada por esta Superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes (NO insertar filas ni columnas ni cambiar nombre de las hojas, esto será causa de devolución).

 

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NOTA: Los respectivos formatos están en Excel 97-2003 (XLS) y Versión 2007 (XLSX)

NOTA: Los anexos indicados en la presente resolución, los cuales no fueron promulgados en el Diario Oficial, pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.