Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2017

(Enero 11)

Asunto: Modificar los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del capítulo segundo del título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Modificar los numerales 2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del capítulo segundo del título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, relacionados con el procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y la información contenida en este, teniendo en cuenta la modificación del plazo para inscribir las bases de datos, efectuada mediante el Decreto 1759 de 2016, incorporado al Decreto Único 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

2. Fundamento legal.

El artículo 19 de la Ley 1581 de 2012, Régimen general de protección de datos personales, designa a la Superintendencia de Industria y Comercio como la autoridad de protección de datos y dispuso que esta entidad “ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley”.

El artículo 21 de la Ley 1581 de 2012, establece las funciones a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, entre las que se encuentran “(v)elar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales”, “(i)mpartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley”, “(s)olicitar a los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones”, y “(a)dministrar el registro nacional público de bases de datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento”.

Para el adecuado cumplimiento de sus funciones de vigilancia en materia de protección de datos personales, la Superintendencia de Industria y Comercio diseñó el sistema integral de supervisión inteligente (SISI) basado en riesgos, el cual está compuesto por diferentes procesos, entre ellos, el de recolección de información acerca de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país.

El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 creó el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), el cual se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país y dispuso que sea administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

El capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 reglamentó el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y estableció la información mínima que debe contener el registro, así como los términos y condiciones de inscripción. En particular, en el artículo 2.2.2.26.2.1, el citado decreto señaló que “(l)a Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21”.

Así mismo, en el artículo 2.2.2.26.3.2 dispuso que “(l)a Superintendencia de Industria y Comercio establecerá el procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos que deberán cumplir los responsables del tratamiento, previa validación de su identidad, de acuerdo con lo que para el efecto establezca esa entidad”.

El artículo 2.2.2.26.3.1 de la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015(1), señaló el siguiente plazo para llevar a cabo el registro de las bases de datos:

“Plazo de inscripción. La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos se llevará a cabo en los siguientes plazos:

a) Los responsables del tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, deberán realizar la referida inscripción a más tardar el treinta (30) de junio de 2017, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;

b) Los responsables del tratamiento, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el treinta (30) de junio de 2018, conforme con las instrucciones impartidas para tales efectos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos referidos en los literales a) y b) del presente artículo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación”.

Por lo expuesto, se hace necesario modificar las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio para ajustarlas a los plazos fijados por el citado decreto reglamentario, para que los responsables del tratamiento de datos personales realicen la inscripción de sus bases de datos.

3. Instructivo.

Modificar los numerales 2.2, 2.3 y 2.6 del capítulo segundo del título V de la Circular Única, los cuales quedarán así:

2.2. Procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, deberán inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del usuario del registro nacional de bases de datos (RNBD)” publicado en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co.

La inscripción se realizará en línea a partir del 9 de noviembre de 2015 en el portal web de esta entidad(2).

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la sección 3 del capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015(3), dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento hasta el treinta (30) de junio de 2017.

A cada base de datos se le asignará un número de radicado, una vez se finalice el procedimiento de inscripción.

La información inscrita en el RNBD estará sujeta a verificación de esta Superintendencia.

2.3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:

(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.

Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.

Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares, referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2017 con la información que corresponda al primer semestre del 2017.

(…).

2.6. Procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Los responsables del tratamiento de datos personales, personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las Sociedades de Economía Mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio deberán inscribir sus bases de datos en el RNBD, de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del usuario del registro nacional de bases de datos (RNBD)” publicado en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co.

La inscripción se realizará en línea a partir del 9 de noviembre de 2016 en el portal web de esta entidad(4).

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.3.1 de la sección 3 del capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015(5), dicha inscripción podrá realizarse en cualquier momento hasta el treinta (30) de junio de 2018. Para evitar el vencimiento de este plazo e inscribir las bases de datos oportunamente, se sugiere el siguiente cronograma:

Últimos dígitos NIT (sin el dígito de confirmación) y/o cédula de ciudadaníaPlazo
De 00 a 16Del 09/11//2016 a 17/02/2017
De 17 a 33Del 17/02/2017 a 25/05/2017
De 34 a 50Del 25/05/2017 a 04/09/2017
De 51 a 67Del 04/09/2017 a 12/12/2017
De 68 a 84Del 12/12/2017 a 21/03/2018
De 85 a 99Del 21/03/2018 a 30/06/2018

A cada base de datos se le asignará un número de radicado, una vez se finalice el procedimiento de inscripción.

La información inscrita en el RNBD estará sujeta a verificación de esta superintendencia.

En el 2017 se habilitará la inscripción en el RNBD de las bases de datos de los responsables del tratamiento con domicilio fuera de Colombia, previa publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá esta Superintendencia.

2.7. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.

La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:

(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2019.

Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.

Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los titulares referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1 anterior. El primer reporte de reclamos presentados por los titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2018 con la información que corresponda al primer semestre del 2018”.

4. Vigencia.

La presente circular externa entra a regir a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa, está dirigida a los responsables del tratamiento de datos personales.

Dada en Bogotá D.C., a enero 11 de 2017.

1 Modificado por el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016.

2 www.sic.gov.co. Se ingresa por el micrositio de “Protección de datos personales” ubicado en la barra horizontal superior y luego por “registro bases de datos”.

3 Modificado por el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016.

4 www.sic.gov.co. Se ingresa por el micrositio de “Protección de datos personales” ubicado en la barra horizontal superior y luego por “registro bases de datos”.

5 Modificado por el Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016.