Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2014 

(Enero 17)

Asunto: Adicionar los numerales 1.1.2.1.1, 1.1.2.1.2, 1.1.2.1.3, 1.1.2.1.4 y 1.1.2.1.5 en el Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Instruir a las cámaras de comercio sobre el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de registro de socios o accionistas y, los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.

2. Fundamento legal.

De conformidad con lo previsto en los artículos 173 y 175 del Decreto 19 de 2012, que modificaron el artículo 56 y el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, respectivamente, se autorizó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos siempre que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, en los términos establecidos por la ley y, se estableció la obligación de inscribir en el registro mercantil, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.

A su turno, se expidieron los decretos 2364 de 2012 por medio del cual se reglamenta el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica, y 805 de 2013 por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 19 de 2012. Este último, en los artículos 2º, 5º y 9º le asignó a la Superintendencia de Industria y Comercio la facultad de impartir instrucciones a las cámaras de comercio, respecto de los siguientes aspectos:

— Implementación del servicio de inscripción de libros de comercio en medios electrónicos.

— Procedimiento para el registro.

— Condiciones y requisitos que deben cumplir las cámaras de comercio para la prestación de servicios adicionales.

En concordancia, el numeral 61 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011, determina que dentro de otras funciones, le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio instruir sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.

En virtud de todo lo expuesto, se procede a impartir las siguientes instrucciones:

3. Instructivo.

Adicionar los numerales 1.1.2.1.1, 1.1.2.1.2, 1.1.2.1.3, 1.1.2.1.4 y 1.1.2.1.5 en el Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales quedarán así:

1.1.2.1.1. Registro de libros de comercio en medio electrónicos

Teniendo en cuenta que la ley facultó a los comerciantes para llevar los libros de comercio en medios electrónicos(1), e impuso la obligación de su inscripción ante las cámaras de comercio solamente respecto de los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios —en adelante libros de comercio registrables—, es necesario que dichas entidades implementen dentro de sus servicios virtuales, en los términos y condiciones señalados en el Decreto 805 de 2013 y, demás normas concordantes, la posibilidad de efectuar el registro de estos libros, para lo cual deberán habilitar en sus plataformas electrónicas o sistemas de información, dicho servicio, garantizando su disponibilidad y fácil acceso para su posterior consulta.

Las cámaras de comercio deberán establecer los controles respectivos que impidan el registro en forma simultánea de un mismo libro, en medios electrónicos o de forma física, a fin de evitar su duplicidad.

Las cámaras de comercio podrán facilitar la utilización de los mecanismos de firma digital o electrónica, no obstante, corresponde al comerciante la elección de cualquiera de estos siempre y cuando cumplan con los requisitos previstos en la Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012.

El servicio de registro de libros en medios electrónicos deberá estar disponible para las entidades sin ánimo de lucro inscritas en las cámaras de comercio, en los mismos términos y condiciones en atención a lo señalado en el artículo 42 del Decreto 2150 de 1995.

1.1.2.1.2. Procedimiento para efectuar el registro de libros de comercio registrables en medios electrónicos

De conformidad con lo establecido en la ley, los comerciantes que quieran llevar sus libros de comercio registrables, en medios electrónicos, deberán manifestarlo de manera expresa ante la cámara de comercio correspondiente a su domicilio, indicando una dirección de correo electrónico a la cual se le puedan remitir las inscripciones efectuadas y aceptando los términos y condiciones por ella establecidas para el efecto.

Una vez recibida la solicitud de inscripción de los libros registrables, por parte del interesado, la cámara correspondiente deberá efectuar una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II de las entidades sin ánimo de lucro, respectivamente, debiendo devolver al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado. Para ello, la cámara deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y, la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.

De conformidad con lo establecido en el numeral 3º del artículo 4º del Decreto 805 de 2013, la constancia electrónica expedida por la cámara de comercio correspondiente, deberá tener la siguiente información:

— Cámara de comercio receptora;

— Fecha de presentación del libro para registro;

— Fecha de inscripción;

— Número de inscripción;

— Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;

— Nombre del libro, y;

— Uso al que se destina.

A su vez, en virtud de lo señalado en el numeral 4º del artículo 4º del citado decreto, si a la fecha de la solicitud de inscripción del libro registrable por medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán ser anuladas de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

1.1.2.1.3. Conformación de los libros registrados en medios electrónicos

Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, sin límite de vigencia, doce (12) archivos electrónicos, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.

Efectuada la inscripción del libro de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la cámara de comercio, por el término de un (1) año, archivos electrónicos destinados a ese libro, los cuales deberán ser firmados digital o electrónicamente por el representante legal.

Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las firmas digitales o electrónicas y, estampas cronológicas necesarias.

Una vez recibidos los archivos electrónicos, por parte del interesado, la cámara correspondiente, deberá devolver al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté previamente indicada. Para ello, la cámara deberá firmarlo digital o electrónicamente, dejando constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo por cualquier medio tecnológico disponible.

Aunado a lo anterior, la cámara correspondiente, le informará al comerciante o inscrito, para el caso del libro de actas de juntas de socios o asamblea de accionistas, el saldo de cupos que le quedarán por utilizar y, respecto del libro de socios o accionistas, deberá informarle la fecha límite para el envío de archivos electrónicos destinados a este libro.

1.1.2.1.4. Procedimiento para efectuar el registro de actuaciones sujetas a registro

Las cámaras de comercio deberán informar a los comerciantes e inscritos que soliciten la inscripción de libros de comercio en medios electrónicos, que cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, que adicional a su asiento en el respectivo libro electrónico debe solicitar expresamente el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara.

El comerciante o inscrito podrá solicitar que el registro del acto se haga electrónica o físicamente, previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción.

1.1.2.1.5. Servicios adicionales

Las cámaras de comercio que conforme a lo establecido en el artículo 9º del Decreto 805 de 2013 ofrezcan aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de información que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, deberán previo al ofrecimiento del servicio, ponerlo en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de que verifique las condiciones para la prestación del mismo.

Para estos efectos, se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el Decreto 805 de 2013 y las demás normas que le sean complementarias.

4. Vigencia.

Para la implementación de este servicio, se les otorgará a las cámaras de comercio un plazo de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de publicación de la presente circular en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida para cámaras de comercio.

(1) Decreto 805 del 24 de abril de 2013, por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 19 de 2012. “Artículo 2°. Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del presente decreto.”.