Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafín

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2015

(Enero 2)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 2017 del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras)

Asunto: seguro de depósitos

Objetivo

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, en cumplimiento de lo establecido en la resolución del seguro de depósitos expedida por la junta directiva de la entidad, por medio de la presente circular señala los términos, plazos y condiciones del pago del monto equivalente del seguro de depósitos y del pago del seguro de depósitos, así como todos los aspectos relacionados con la información requerida a las entidades inscritas para el pago del monto equivalente al seguro de depósitos.

CAPÍTULO I

1. Pago del monto equivalente al seguro de depósitos.

1.1. Reglas generales.

El pago del monto equivalente al seguro de depósitos respecto de las acreencias vigentes a la fecha de la toma de posesión se sujetará a las siguientes reglas:

1. El fondo determinará e informará el monto equivalente al valor del seguro de depósitos de acuerdo con la base de datos que le entregará la entidad intervenida al momento de la toma de posesión para liquidar de la institución inscrita.

2. El fondo pagará el monto equivalente al seguro de depósitos previa presentación por parte del acreedor de la solicitud de pago del seguro de depósitos, la cual deberá estar diligenciada de acuerdo con las instrucciones que, en el momento de la liquidación de la institución inscrita, sean comunicadas por el fondo.

3. El fondo podrá pagar el monto equivalente al valor del seguro de depósitos, a los acreedores que presenten su solicitud de pago a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la expedición por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la respectiva resolución de toma de posesión para liquidar de la institución.

4. Cuando no sea posible realizar el pago en el término previsto en el literal anterior, el fondo, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2º y siguientes del presente capítulo, cancelará el valor del seguro de depósitos respecto de las acreencias que hayan sido reclamadas oportunamente y reconocidas en la resolución expedida por el liquidador sobre el orden de restitución y pago, una vez esta se encuentre debidamente ejecutoriada.

1.2. Excepciones al pago del monto equivalente al seguro de depósitos.

No se podrá obtener el pago del monto equivalente al seguro de depósitos en los siguientes casos:

1. Cuando el acreedor no haya presentado la solicitud de pago del seguro de depósitos ante el fondo, de acuerdo con las instrucciones que en el momento de la liquidación de la institución inscrita, sean comunicadas por el fondo.

2. Cuando el nombre del acreedor o su acreencia no aparezca en la base de datos que entregará la entidad inscrita al fondo, al momento de la toma de posesión para liquidar de la institución financiera inscrita.

3. Cuando, por razón de informaciones inconsistentes o incompletas, o por la naturaleza de los documentos aportados, el fondo tenga dudas sobre el saldo de la acreencia o sobre la autenticidad de los soportes que el acreedor entregue al fondo como prueba de su acreencia.

4. Respecto de los acreedores cuyas acreencias hayan sido objeto de medidas cautelares, pero solo respecto de aquellas acreencias objeto de la medida cautelar.

Sin perjuicio de lo anterior, los depositantes podrán adelantar la respectiva reclamación ante el liquidador de la institución financiera inscrita. Una vez quede en firme la orden de restitución y pago de las reclamaciones aceptadas por el liquidador, el fondo pagará el seguro de depósitos de acuerdo con lo dispuesto en la presente circular.

2. Pago del seguro de depósitos.

La solicitud de pago del seguro de depósitos deberá ser presentada ante el fondo por los titulares de las acreencias amparadas o por quienes demuestren tener derecho al pago, a más tardar dentro de los dos (2) años contados a partir de la fecha de ejecutoria de la resolución expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia en la que se decrete la toma de posesión para liquidar la institución. Vencido el término señalado sin que se haya presentado la solicitud de pago, se perderá el derecho a reclamar el seguro de depósitos, sin perjuicio de los derechos que correspondan a cada acreedor frente a la liquidación.

2.1. Serán causales de suspensión de pago las contempladas en el artículo 323 literal d) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

2.2. De conformidad con el literal g) del artículo 323 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el fondo se reserva el derecho de efectuar el pago de las obligaciones a su cargo por concepto de seguro de depósitos mediante el empleo de otros mecanismos diferentes a la entrega de una suma de dinero, que permitan al acreedor recibir por lo menos un monto equivalente al amparo de su acreencia, en las oportunidades y condiciones que determine el fondo.

3. Pago del monto equivalente al seguro de depósitos y pago del seguro de depósitos sin juicio de sucesión.

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras pagará sin necesidad de juicio de sucesión, el valor del monto equivalente al seguro de depósitos y del seguro de depósitos a quienes puedan aportar prueba sumaria que los acredite como cónyuge, compañero (a) permanente o herederos del beneficiario (a), cuando el valor del mismo no exceda la cuantía a la cual hace referencia el numeral 7º del artículo 127 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, previa entrega de la solicitud de pago del seguro de depósitos diligenciado de acuerdo con las instrucciones que sean comunicadas por el fondo y acompañada con los siguientes documentos:

1. Copia auténtica del documento de identidad del (los) reclamante (s).

2. Copia auténtica del acta de defunción del (los) titular (es) de la acreencia.

3. Copia auténtica de las pruebas de estado civil que acrediten el grado de parentesco que se pretende hacer valer.

4. Copia auténtica de la partida de matrimonio, si quien reclama es el cónyuge.

5. Copia auténtica del documento que constituya prueba idónea para acreditar la calidad de compañero (a) permanente

CAPÍTULO II

1. Estructura, periodicidad y composición del formato de depósitos individuales.

1.1. Periodicidad del envío del formato.

Las instituciones inscritas deberán realizar la transmisión oficial del formato en los meses de febrero y agosto de cada año, de conformidad con el siguiente cronograma:

Rango de los 2 últimos dígitos del NIT de la entidad (*)Fecha de corte de la informaciónFecha de transmisión
00-09El día calendario inmediatamente anterior a la fecha de transmisiónPrimer día hábil de febrero y agosto de cada año
10-19Segundo día hábil de febrero y agosto de cada año
20-29Tercer día hábil de febrero y agosto de cada año
30-37Cuarto día hábil de febrero y agosto de cada año
38-39Quinto día hábil de febrero y agosto de cada año
40-49Sexto día hábil de febrero y agosto de cada año
50-59Séptimo día hábil de febrero y agosto de cada año
60-63Octavo día hábil del mes de febrero y agosto de cada año
64-69Noveno día hábil de febrero y agosto de cada año
70-79Décimo día hábil de febrero y agosto de cada año
80-89Decimoprimer día hábil de febrero y agosto de cada año
90-99Decimosegundo día hábil de febrero y agosto de cada
año

(*) Sin tener en cuenta el dígito de verificación.

A partir del año 2016, las entidades financieras inscritas deberán remitir el formato a Fogafín, en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, teniendo en cuenta la programación para cada mes de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad.

1.1.1. En los eventos en que la entidad financiera inscrita, que cuente con autorización de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, no posea acreencias constituidas a la fecha de transmisión del formato, deberá remitir al fondo a través del servicio “Transmisión de formato” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co, una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad en la que se indique tal situación. Para la suscripción de la comunicación se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por un ente de certificación abierta, debidamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

1.1.2. Las entidades que se inscriban en el fondo con posterioridad a la expedición de esta circular, contarán con un plazo de tres (3) meses para llevar a cabo las pruebas y ajustes que permitan garantizar la correcta transmisión del “Formato de depósitos individuales”. El mencionado plazo iniciará a partir del momento en que se registren en los balances de las entidades financieras inscritas, saldos en las acreencias amparadas por el fondo. Una vez finalizado el plazo establecido para las pruebas, el fondo informará a la entidad el día en el que se deberá realizar la primera transmisión del mencionado formato en producción.

1.1.3. El fondo podrá solicitar, en cualquier momento, la remisión del “Formato de depósitos individuales”, el cual deberá transmitirse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de corte que establezca la solicitud.

1.1.4. Una vez ordenada la toma de posesión para liquidar, el representante legal deberá transmitir o entregar al fondo el “Formato de depósitos individuales” en los términos y condiciones establecidos en la resolución del seguro de depósitos vigente.

1.2. Forma de entrega.

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, pondrá a disposición de las entidades inscritas, a través de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co el servicio de cargue del formato de depósitos individuales en la sección “Transmisión de formato” durante las 24 horas de cada día en que corresponda realizar la transmisión.

Para el ingreso y uso del servicio de cargue del formato de depósitos individuales, se requerirá que las entidades financieras cuenten como mínimo con un usuario registrado en la herramienta tecnológica. Para lo cual, deberán diligenciar y remitir a la dirección de correo electrónico pagosegurodedepósitos@fogafin.gov.co, el formato de novedades de usuarios que se encuentra ubicado en la sección “Información general” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co. Este formato deberá ser remitido en formato PDF/A, el cual deberá estar suscrito digitalmente(1).

Las entidades financieras deberán firmar digitalmente el formato de depósitos individuales que será reportado(2). Este certificado deberá estar asignado a la entidad financiera inscrita y/o a su representante legal.

Las características del certificado digital, requerido para la firma del formato, son las mismas del certificado utilizado para la firma de los archivos trasmitidos por parte de las entidades financieras a la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fogafín usará en su página web un certificado digital de página segura con el fin de proteger los datos que se transmiten e identificar el sitio del fondo.

El sistema verificará, posterior a la trasmisión del formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad financiera; así como, el cumplimiento de la estructura del archivo descrita en esta circular. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del formato trasmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará a la entidad financiera mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por el fondo confirmará la recepción exitosa del formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que Fogafín realizará sobre la calidad y el contenido de la información reportada.

Las entidades financieras podrán realizar varios envíos del formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por la entidad financiera, el cual será cargado en la base de datos del fondo. Posteriormente, los archivos transmitidos serán eliminados automáticamente mediante un algoritmo de borrado seguro.

1.2.1. Procedimiento Alterno en Caso de Contingencia.

Para el suministro de esta información se cuenta con un procedimiento alterno, el cual se activará únicamente cuando existan fallas en los servicios de comunicaciones en las entidades financieras inscritas o en el fondo. Para este caso se recibirá el formato mediante un DVD, el cual deberá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar a las 5:30 p.m. del día siguiente a la fecha de transmisión establecida en esta circular o en la fecha que establezca el fondo, tratándose de una solicitud eventual del formato. Para lo anterior, la entidad deberá realizar el siguiente procedimiento:

• Crear el archivo plano con la estructura definida.

• Validar el archivo plano, para lo cual se debe utilizar el validador disponible en la sección “Descargas” de la página web www.pagosegurodedepósitos.gov.co, así como el instructivo que describe su funcionamiento.

• Firmar el archivo plano mediante el certificado vigente asignado a la entidad financiera inscrita y/o a su representante legal.

• Cifrar el archivo firmado mediante un aplicativo el cual genere un archivo en formato ZIP que utilice el algoritmo AES; con una clave compleja de mínimo 12 caracteres.

• Calcular el HASH del archivo cifrado, utilizando para ello el algoritmo SHA 1.

• Enviar al correo electrónico pagosegurodedepósitos@fogafin.gov.co, el HASH calculado, la clave que permita descifrar el archivo ZIP y el archivo generado por el validador, el cual debe indicar que la validación del archivo fue exitosa.

• Copiar en un DVD con fines de solo lectura el formato cifrado y firmado.

• Remitir al director del fondo a través de una comunicación escrita, el DVD con el archivo cifrado. Esta comunicación deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad y deberá contener el HASH calculado; así como el detalle del inconveniente técnico en las comunicaciones, que obligó el reporte del formato por este medio.

Cuando al momento de la intervención de una entidad financiera no sea posible firmar el archivo con un certificado digital vigente o adecuado, se deberá implementar el procedimiento alterno mencionado sin necesidad de firma digital. Así mismo, la entrega del formato, por parte del representante legal de la entidad inscrita objeto de liquidación, se podrá realizar a través de la suscripción de un acta, en la cual se incluirá el HASH calculado y la clave que permita descifrar el archivo ZIP.

El formato de depósitos individuales deberá ser remitido a Fogafín únicamente a través de los canales dispuestos en esta circular. Lo anterior a fin de velar por la confidencialidad, integridad, custodia y buen manejo de la información.

1.3. Reglas generales.

El archivo plano debe tener las siguientes características técnicas:

• Debe ser un archivo de texto plano en formato ASCII, utilizando explícitamente el conjunto de caracteres latin1 (IS0-8859-1).

• El nombre del archivo debe estar compuesto por:

• El tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).

• El código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).

• Fecha de corte de la información reportada DDMMAAAA, donde DD corresponderá al día, MM al mes y AAAA al año.

Ejemplo: para Fogafín, tipo de entidad 22, código 7, el nombre del archivo con corte 31 de diciembre de 2013 sería el siguiente: 02200731122013.txt

• Las entidades financieras deberán establecer los controles manuales y automatizados que garanticen que los archivos se generen de acuerdo con las reglas establecidas en este documento.

• La información contenida en el formato reportado debe ser aquella con la que la entidad cuente al cierre del día de la fecha de corte solicitada y deberá reflejar fielmente la información que reposa en sus bases de datos.

• En el caso de las cuentas de ahorros y corrientes se reportará la información de las cuentas activas e inactivas, aun cuando las mismas presenten saldo cero. En este formato no se deberán incluir las cuentas canceladas o saldadas.

• Los saldos de las acreencias amparadas deberán ser reportados en pesos colombianos, utilizando la tasa representativa del mercado vigente a la fecha de corte del formato en los casos que aplique.

• El archivo debe contener solo un registro tipo 1 ubicado como primer registro, un solo registro tipo 9 ubicado como último registro y entre ellos deben haber 2 bloques de registros, el primero de ellos de registros tipo 2 y el segundo de registros tipo 3.

• Los códigos de los departamentos y municipios corresponden a los asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Todos los datos numéricos serán justificados a la derecha en el campo correspondiente.

• Cuando la longitud del dato de un campo de tipo numérico sea inferior a la longitud de este, se completará el campo con ceros a la izquierda.

• Todos los datos alfanuméricos serán justificados a la izquierda en el campo correspondiente, llenando los campos sobrantes con el carácter espacio en blanco.

• En todos los datos numéricos, que correspondan a valores con decimales, se debe separar la parte entera de la decimal por medio del signo de puntuación punto”.

• En todos los datos numéricos, que correspondan a valores con decimales, se usarán dos (2) dígitos decimales.

• En los campos de tipo numérico no se permiten datos alfanuméricos.

• La longitud de los registros siempre será la definida en este documento.

• La numeración de los registros en el archivo debe estar en forma secuencial ascendente y no se permiten registros fuera de secuencia.

• La longitud de las fechas es de 8 dígitos en el formato DDMMAAAA (donde DD es el día, MM es el mes y AAAA es el año).

Así mismo, Fogafín verificará el cumplimiento de las siguientes reglas en el contenido de la información remitida por las entidades financieras inscritas:

• Los productos de depósito del mismo tipo, no deben tener en el registro tipo -2 el número de identificación de producto duplicado o repetido.

• Los registros en los que los productos son marcados como individuales, no deben tener información de cotitulares.

• Un registro en el que el producto sea marcado como conjunto, colectivo o alterno debe tener la información de los correspondientes cotitulares en el registro tipo -3.

• Un depositante no debe ser reportado como titular y cotitular del mismo producto de depósito.

• No deben existir registros tipo -3 sin su correspondiente registro tipo -2.

• La información correspondiente a las personas naturales y las personas jurídicas, deberá ser consistente con las opciones seleccionadas para completar la información en los campos del formato previsto para cada tipo de persona. Por ejemplo, si un registro de tipo -2 tiene como opción en el campo 6, un tipo de cliente igual a O (persona natural), en el campo 7 necesariamente se deberá utilizar la opción “NA” puesto que otro valor sería inconsistente.

1.4. Estructura del archivo.

A continuación se describen los registros que componen el archivo de depósitos:

• Registro tipo 1: es el registro de control y encabezado del archivo a reportar.

• Registro tipo 2: contiene la información básica de cada uno de los productos de depósito y de su titular principal.

• Registro tipo 3: se usa cuando el producto tiene más de un titular (los datos del principal son consignados en el registro tipo-2).

• Registro tipo 9: identifica el registro de fin de archivo.

El archivo debe tener un registro tipo 1, un grupo de registros tipo 2, registros tipo 3 y al final del archivo un solo registro tipo 9.

1.4.1. Descripción detallada de los registros.

Los dos primeros campos de cada registro corresponderán a su número de secuencia y al tipo de registro. El incremento en la secuencia de los registros se debe hacer en unidades.

1.4.1.1. Registro tipo 1: control y encabezado de la información.

Debe existir un único registro tipo-1 al comienzo del archivo con los siguientes campos:

CampoTipoLongitudContenido
1Numérico8Número de secuencia (“00000001” para este tipo de registro)
2Numérico1Tipo de registro (“1” en este caso)
3Numérico2Tipo de entidad - asignado por la SFC para transmisión de información
4Numérico6Código de entidad - asignado por la SFC
para transmisión de información
5Numérico8Fecha de corte de la información (DDMMAAAA)
6Numérico8Número de registros que contiene el archivo (incluye los registros tipo-1, tipo-2, tipo-3 y tipo-9)
7Numérico20Total del saldo de capital al corte más los intereses corrientes causados y no pagados al corte contenidos en el registro tipo-2.
(Suma de los campos 17 y 19 de los registros tipo 2, teniendo en cuenta que el signo del campo 18 afecta únicamente el valor del campo 17).
 Total53Caracteres

1.4.1.2. Registro tipo 2: datos generales del depósito y del titular principal

Debe existir un registro tipo-2 por cada producto que se encuentre vigente al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:

CampoTipoLongitudContenido
1Numérico8Número de secuencia
2Numérico1Tipo de registro (“2” en este caso)
3Numérico1Tipo de identificación
0 = Despacho judicial
1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = NIT
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = Carnet diplomático
7 = Soc. extranjera sin NIT en Colombia
8 = Fideicomiso
9 =Registro civil de nacimiento o NUIP
4Alfanumérico15Número de identificación del titular principal
5Alfanumérico1Digito de chequeo que corresponde al número de identificación del titular principal
N= cuando no aplique
6Numérico1Tipo de cliente
0 = Persona natural
1 = Persona jurídica
3 = Despacho Judicial
7Alfanumérico2Tipo de persona jurídica
00 = Bancos
01 = Corporaciones financieras
02 = Compañías de financiamiento
03 = Organismos cooperativos de grado superior
04 = Cooperativas financieras
05 = Instituciones oficiales especiales
06 = Sociedades comisionistas de bolsa
07 = Sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

CampoTipoLongitudContenido
   08 = Carteras colectivas distintas a las de seguridad social
09 = Otros fondos administrados 1O= Sociedades fiduciarias
11 = Sociedades aseguradoras
12 = Entidades no financieras del sector público
13 = Otras personas jurídicas
NA = Cuando no aplique
8Alfanumérico70Nombre o razón social del titular principal
9Numérico10Celular del titular principal *
10Alfanumérico50Correo electrónico del titular principal *
11Numérico2Código del departamento de la oficina en la que se encuentra radicado el producto, para lo cual se deberá homologar los códigos que maneja la entidad con los códigos de los departamentos de la Superintendencia Financiera de Colombia
12Numérico3Código del municipio de la oficina en la que se encuentra radicado el producto, para lo cual se deberá homologar los códigos que maneja la entidad con los códigos de los municipios de la Superintendencia Financiera de Colombia
13Numérico2Tipo de producto
00 = Depósito cuenta corriente
01= Depósitos simples
02 = Certificados de depósito a término
03 = Depósitos de ahorro
04 = Cuentas de ahorro especial
05= Depósitos especiales
06 = Servicios bancarios de recaudo
07 = Cesantías administradas Fondo Nacional del Ahorro
08= Bonos hipotecarios
09= Depósitos electrónicos
14Alfanumérico25Código de identificación del producto
15Numérico1Tipo de cuenta
0 = Individual
1 =Conjunta
2 = Colectiva/ Alternativa
16Numérico1Tipo de moneda
0= Local
1 = Extranjera
17Numérico20Saldo de capital al corte

CampoTipoLongitudContenido
18Alfanumérico1“+” si el saldo al corte de la columna 17 es mayor o igual a cero o “-” si el campo es menor a cero.
19Numérico20Saldo de los intereses corrientes causados
y no pagados al corte
20Numérico1Estatus de propiedad
0 = Embargado
1 = Pignorado
2 = Extinción de dominio
3 = Embargado y pignorado
4 = Embargado y con extinción de dominio
5 = Pignorado y con extinción de dominio
6 =No aplica
 Total235Caracteres

Nota: en los campos marcados con asterisco (*), en los casos en que la entidad no cuente con la información solicitada, se deben aplicar las reglas generales de campos numéricos (llenar con ceros) y alfanuméricos (llenar con espacios en blanco).

Tipo de identificación: corresponde al tipo de identificación del titular principal del depósito.

Número de identificación del titular principal: número de identificación de la persona natural o jurídica, compuesto únicamente por caracteres alfanuméricos, no deben incluirse puntos ni comas u otros caracteres especiales.

Dígito de chequeo: número de chequeo asignado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cuando no aplique se deberá reportar N.

Tipo de cliente: corresponde al tipo de persona que apertura el producto.

Tipo de persona jurídica: corresponde al tipo de persona jurídica que apertura el producto. Cuando no aplique se deberá reportar NA.

Nombre o razón social del titular principal: corresponde al primer y segundo apellido y los nombres de la persona natural titular de producto o a la razón social cuando se trata de una persona jurídica.

Celular del titular principal*: corresponde al número de teléfono celular o móvil del titular principal que se encuentra registrado en las bases de datos de la entidad financiera.

Correo electrónico del titular principal*: corresponde a la dirección de correo electrónico del titular principal que se encuentra registrada en las bases de datos de la entidad financiera.

Código del departamento de la oficina en la que se encuentra radicado el producto: corresponde al código del departamento en el que se encuentra ubicada la oficina de radicación de la cuenta y/o producto. En el caso de los depósitos electrónicos, se deberá registrar el código del departamento en el que se encuentra ubicada la oficina principal de la entidad financiera.

Código del municipio de la oficina en la que se encuentra radicado el producto: corresponde al código del municipio en el que se encuentra ubicada la oficina de radicación de la cuenta y/o producto. En el caso de los depósitos electrónicos, se deberá registrar el código del municipio en el que se encuentra ubicada la oficina principal de la entidad financiera.

Tipo de producto: corresponde tipo del producto cubierto por el seguro de depósitos.

Código de identificación del producto: corresponde al número de identificación de la cuenta o producto de depósito.

Las entidades financieras que registran productos de depósito utilizando el mismo número para varios titulares (ISIN, cuenta PUC, entre otros), deberán definir un sistema de codificación que les permita reportar un único número de identificación por titular para cada tipo de producto. Esta regla deberá ser tenida en cuenta al momento de diligenciar la información de los cotitulares en el registro tipo 3, en caso de ser necesario.

Tipo de cuenta: corresponde al tipo de acreencia amparada: (i) individual, es la que tiene un solo titular, (ii) conjunta (y) es la que se abre a nombre de dos o más personas, sus firmas se registran y todas son indispensables para el manejo de la cuenta y (iii) colectiva/alterna (o), es la que abre a nombre de dos o más personas y cualquiera de los titulares puede manejar la cuenta independientemente.

Tipo de moneda: corresponde al tipo de moneda en la que se apertura el producto de depósito.

Saldo de capital al corte: corresponde al saldo de capital del producto asegurado en moneda local correspondiente al día de corte de la información. En caso de que el producto presente un saldo negativo o sobregiro, se deberá incluir el monto y el signo menos (-) en el campo correspondiente (campo 18).

Así mismo, es importante mencionar que en esta casilla deberá reportarse el saldo con el que efectivamente cuenta al depositante a una fecha específica, por lo tanto no se deberán incluir las deudas de los depositantes por concepto de seguros y/o cargos fijos por causar. En esta casilla tampoco deben incluirse los cupos de sobregiro disponibles para los depósitos en cuentas corrientes ni los saldos en canje.

Saldo de los intereses corrientes causados y no pagados al corte: corresponde al saldo de los intereses corrientes generados por el producto de depósito que se encuentran causados y no pagados a la fecha de generación del archivo.

Estatus de propiedad: corresponde al estatus de propiedad del producto. En cuanto a embargos ordenados por los juzgados, se deberá tener presente que los mismos se debieron realizar sobre las respectivas cuentas y/o productos y que las sumas de dinero fueron trasladadas o puestas a disposición del juzgado solicitante, caso en el cual el saldo del producto objeto del seguro de depósitos debe corresponder al disponible para el cliente, en caso contrario, se deberá reportar el saldo de la cuenta en el campo 17 y 19 e indicar en esta casilla que el producto se encuentra embargado.

1.4.1.3. Registro tipo 3: datos de los otros titulares.

Debe existir un registro tipo-3 por cada titular adicional o cotitular de los productos reportados en el registro tipo-2, vigentes al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:

CampoTipoLongitudContenido
1Numérico8Número de secuencia
2Numérico1Tipo de registro (“3” en este caso)
3Numérico1Tipo de Identificación
0 = Despacho judicial
1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = NIT
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = Carnet diplomático
7 = Soc. extranjera sin NIT en Colombia
8 = Fideicomiso
9 = Registro civil de nacimiento o NUIP
4Alfanumérico15Número de Identificación del cotitular
5Alfanumérico1Digito de chequeo que corresponde al número de identificación del titular adicional
N = Cuando no aplique
6Numérico1Tipo de cliente
0 = Persona natural
1 = Persona jurídica
3 = Despacho Judicial
7Alfanumérico2Tipo de persona jurídica
00 = Bancos
01 = Corporaciones financieras
02 = Compañías de financiamiento
03 = Organismos cooperativos de grado superior
04 = Cooperativas financieras
05 = Instituciones oficiales especiales
06 = Sociedades comisionistas de bolsa
07 = Sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías
08 = Carteras colectivas distintas a las de seguridad social
09 = Otros fondos administrados
10 = Sociedades fiduciarias
11 = Sociedades aseguradoras
12 = Entidades no financieras del sector público
13 = Otras personas jurídicas
NA = No aplica
8Alfanumérico70Nombre o razón social del cotitular
9Alfanumérico25Código de identificación del producto
10Numérico10Celular del cotitular*
11Alfanumérico50Correo electrónico del cotitular *
12Numérico2Tipo de producto
00 = Depósito cuenta corriente
01 = Depósitos simples
02 = Certificados de depósito a término
03 = Depósitos de ahorro
04 = Cuentas de ahorro especial
05 = Depósitos especiales
06 = Servicios bancarios de recaudo
07 = Cesantías administradas Fondo Nacional del Ahorro
08 = Bonos hipotecarios
09 = Depósitos electrónicos
 Total186Caracteres

 

Nota: aplican las condiciones y descripciones establecidas en el numeral 1.4.1.2 para los campos descritos en este numeral.

1.4.1.4. Registro tipo 9: fin de archivo.

Indica el final del archivo y sus campos son los siguientes:

CampoTipoLongitudContenido
1Numérico8Número de secuencia
2Numérico1Tipo de registro (“9” en este caso)
 Total9Caracteres

1.5. Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales.

Sin perjuicio del cumplimiento de la remisión del formato descrito en esta circular, las entidades inscritas deberán remitir al fondo, dentro de la primera quincena de diciembre de cada año, una certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, indicando que la entidad cuenta con la capacidad de generar el “Formato de depósitos individuales”.

Para lo anterior, las entidades podrán usar el formato contenido en el anexo 1 de la presente circular.

La presente circular rige a partir de su publicación y deroga la Circular 002 del 23 de julio de 2014.

N. del. D.: La presente circular externa va dirigida a depositantes y representantes legales de entidades inscritas en el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras.

(1) Para esta firma se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por un ente de certificación abierta, debidamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

(2) Ibídem.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 2017 del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras)

Anexo 1

Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales

Ciudad, fecha

Señor(a)

(Nombre)

Director(a)

Fondo de Garantías de Instituciones Financieras

Carrera 7 Nº 35-40

Bogotá D.C.

Asunto: Certificación formato de depósitos individuales

En cumplimiento de la Circular Externa xxx del xx de xxx de 201x, emitida por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, los suscritos representante legal y revisor fiscal de (NOMBRE DE LA ENTIDAD INSCRITA), certificamos que a la fecha, esta entidad cuenta con la capacidad técnica y operativa para generar el formato de depósitos individuales en las condiciones establecidas en dicha circular.

Atentamente,


________________________

Representante legal

Nombre:

Nº de identificación:

Cargo:

 

________________________

Revisor fiscal

Nombre:

Nº de identificación:

Entidad:

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 2017 del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras)