CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2007 

(Enero 9)

Ref.: Documentación para asambleas y publicación de estados financieros de fin de ejercicio.

(Nota: Véase Carta Circular 72 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en particular de las establecidas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, el literal a) del numeral 3º del artículo 326 y el numeral 5º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera necesario impartir instrucciones con el fin de racionalizar el volumen de la documentación remitida a esta Superintendencia por las sociedades corredoras de seguros y reaseguros respecto de los estados financieros de fin de ejercicio.

Así mismo, se permite instruir lo relacionado con la publicación de estados financieros correspondientes a dichos intermediarios que no se encuentren obligados a obtener la autorización previa de estados financieros de este organismo de control.

En este orden de ideas, en consideración a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1º del Decreto 325 de 2003, adicionado por el Decreto 666 de 2003, que señala que las sociedades corredoras de seguros y de reaseguros que a 31 de diciembre hayan causado, a título de comisiones, una suma inferior a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, no deben someter sus estados financieros a la Superintendencia, para que esta imparta autorización para su aprobación por parte de la correspondiente asamblea de socios o asociados y su posterior publicación, este despacho ha resuelto que dichos intermediarios no deberán remitir a esta Superintendencia, la documentación para asambleas o juntas de socios; en su lugar deberán mantenerla a disposición de esta Entidad en la oficina de su domicilio principal.

En todo caso, se aclara, dichos intermediarios deberán transmitir los estados financieros de fin de ejercicio tal como lo establece el numeral 1º del capítulo IX de la Circular 100 de 1995, Básica Financiera y Contable, y los revisores fiscales deberán dar cumplida observancia a lo previsto en el artículo 432 del Código de Comercio.

Así mismo, se precisa que tales sociedades se encuentran obligadas a dar publicidad de sus estados financieros de fin de ejercicio, solamente en la forma prevista en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995, mediante el depósito de los mismos en la cámara de comercio del domicilio principal, y deberán advertir en parte visible de los mismos la circunstancia de no encontrarse obligadas a someter sus estados financieros a autorización previa de esta entidad.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, y modifica en lo pertinente el numeral 2º y 2.4 del capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995.

Se adjuntan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de sociedades corredoras de seguros y corredoras de reaseguros.

CAPÍTULO IX-Estados financieros de fin de ejercicio

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CAPÍTULO IX

Estados financieros de fin de ejercicio

1. Plazo para la presentación.

Los estados financieros de fin de ejercicio de las entidades vigiladas deben transmitirse a más tardar el día veinte (20) del mes siguiente a la fecha de corte respectivo. En todo caso, se deben transmitir por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios en que habrán de considerarse.

El cierre de ejercicio de los negocios fiduciarios o patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía y compañías de seguros debe efectuarse con la misma periodicidad del cierre de los estados financieros de la entidad vigilada que los administre, salvo que contractualmente se haya pactado un período de corte menor.

Para efectos de la presentación de estados financieros de fin de ejercicio, las cifras correspondientes a operaciones denominadas en moneda extranjera deben ser reexpresadas con base en la tasa representativa del mercado calculada el último día hábil del mes correspondiente al cierre del respectivo período y certificada por la SBC.

2. Presentación de documentos para asamblea.

La totalidad de la documentación requerida en el presente numeral debe remitirse y radicarse por lo menos con treinta (30) días comunes de antelación a la fecha de celebración de la asamblea o junta de socios, indicando la fecha de corte o período al cual corresponde.

El término de los treinta (30) días comunes tanto para transmisión como para la entrega de anexos y reportes, comienza a correr desde el día en que se reciba la totalidad de la documentación debidamente diligenciada, una vez confrontada con la lista de chequeo definida por la Superintendencia Bancaria. Este término se interrumpe cuando como producto de la revisión de los estados financieros y la documentación remitida, se requieran explicaciones o ajustes que a juicio de la Superintendencia Bancaria deba rendir y/o realizar la entidad.

Conviene advertir que el incumplimiento al anterior término o la falta de la documentación requerida para el análisis implicará que esta Superintendencia no pueda pronunciarse oportunamente respecto de los estados financieros.

Las sociedades corredoras de seguros y de reaseguros que al corte a diciembre 31 registren comisiones inferiores a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, solamente deberán transmitir sus estados financieros en la forma señalada en el numeral anterior y mantener la documentación para asambleas o juntas de socios a disposición de esta superintendencia en la oficina de su domicilio principal. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la obligación establecida por el artículo 432 del Código de Comercio por parte de los revisores fiscales.

2.1. Estados financieros básicos. Las entidades vigiladas deben remitir los siguientes estados financieros, debidamente comparados con el período inmediatamente anterior:

— Balance general,

— Estado de resultados,

— Estado de cambios en el patrimonio,

— Estado de flujos de efectivo.

2.1.1. En el caso de los negocios fiduciarios, fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, fondos de cesantía, patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciarias, sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía y compañías de seguros, así como en el de los fondos de reservas pensionales administrados por las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida, y de los fondos de reservas de la administradora de riesgos profesionales del Instituto de Seguros Sociales, la entidad administradora sólo deberá elaborar el balance general y el estado de resultados, salvo que el respectivo contrato prevea la elaboración de estados financieros adicionales.

De los fondos de pensiones obligatorias y voluntarias, así como de los negocios señalados en los literales a) a r) del subnumeral 2.3.11 del presente capítulo, deberán remitirse los estados financieros mencionados en el párrafo anterior y sus notas, siguiendo para el efecto las indicaciones formuladas para los estados financieros de fin de ejercicio de las sociedades que administran dichos recursos, conforme a las instrucciones señaladas en el presente instructivo.

2.2. Notas a los estados financieros. Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deben presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:

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2.3.16. Ultimo informe o memorando de control interno. Efectuado por el revisor fiscal y/o el realizado por la auditoría interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración.

2.3.17. Lista de chequeo de reporte de Información de fin de ejercicio. Con el propósito de agilizar el trámite de asambleas y que las entidades vigiladas conozcan con precisión los datos y papeles que con ocasión del cierre del ejercicio económico deben remitir, será necesario que se diligencie la proforma sobre el particular, la cual constituirá el documento remisorio de dicha información y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad.

2.3.18. Formatos adicionales. Cada entidad deberá remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de ésta Superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como: Lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros.

2.4. Publicación de los estados financieros de fin de ejercicio. El balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, deben ser publicados una vez autorizados por la Superintendencia Bancaria, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su aprobación por la asamblea general de accionistas o del órgano que haga sus veces, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos diseñados por la Superintendencia Bancaria.

Para efectos de la publicación, la entidad podrá, a su buen criterio, excluir aquellas cuentas, subcuentas o auxiliares que no revelen saldos o éste sea cero, sin que con ello se modifiquen los datos remitidos en las proformas de esta superintendencia. Copia de la parte pertinente del periódico en el cual se haga la correspondiente publicación de los estados financieros deberá ser remitida a esta Superintendencia dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la respectiva publicación.

La publicación a que hace referencia este numeral deberá realizarse en adición al depósito a que alude el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, las entidades vigiladas al realizar la publicación de los estados financieros de fin de ejercicio deberán indicar, que éstos, las notas a los estados financieros y el dictamen del revisor fiscal se depositarán en la cámara de comercio en donde pueden ser consultados por el público en general.

Las sociedades corredoras de seguros y de reaseguros que al corte a diciembre 31 registren comisiones inferiores a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, darán publicidad de sus estados financieros de fin de ejercicio en la forma como lo dispone el mencionado artículo 41 de la Ley 222 de 1995, es decir mediante su depósito en la cámara de comercio del domicilio social, dentro del mes siguiente a su aprobación, junto con sus notas y el dictamen del revisor fiscal. En parte visible de los mismos se deberá advertir que de conformidad con lo establecido por el parágrafo del artículo 1º del Decreto 325 de 2003, adicionado por el Decreto 666 de 2003, no se encuentran obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización previa de la Superintendencia Financiera de Colombia para su aprobación por la asamblea de socios o asociados, según sea el caso, y para su posterior publicación.

2.5. Publicaciones Informativas de estados financieros: Cuando se trate de publicaciones que deban hacerse atendiendo instructivos de otras entidades de control, deberá advertirse en el cuerpo de la misma si han sido o no autorizados por la Superintendencia Bancaria.

2.6. Acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o asociados: De acuerdo con el artículo 432 del Código de Comercio el revisor fiscal de la entidad debe remitir a la Superintendencia Bancaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva reunión, copia autorizada del acta de asamblea general de accionistas o asociados. De acuerdo con lo señalado en el artículo 189 del Código de Comercio, dicha copia debe estar firmada por el secretario o un representante legal de la entidad.

(Nota: Véase Carta Circular 72 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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