Fondo de Garantías de Instituciones Financieras

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2018

(Febrero 12)

Asunto: Formato de depósitos individuales

Objetivo

El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (Fogafín), en cumplimiento de lo establecido en la resolución del seguro de depósitos expedida por la junta directiva de la entidad, por medio de la presente circular señala los aspectos relacionados con la información requerida a las entidades inscritas para el pago seguro de depósitos.

1. Periodicidad del envío del formato.

Las entidades inscritas deberán realizar la transmisión trimestral del formato de depósitos individuales (en adelante el formato) de conformidad con el siguiente cronograma:

Rango de los 2 últimos dígitos del NIT de la entidad (*)Fecha de transmisión del formato en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, con corte al mes inmediatamente anterior
00-19Segundo día hábil
20-35Tercer día hábil
36-50Cuarto día hábil
51-80Quinto día hábil
81-99Sexto día hábil

(*) Sin tener en cuenta el dígito de verificación.

En el evento en que una entidad inscrita presente una situación de carácter especial y particular que le impida transmitir el formato en las fechas antes mencionadas, el Fondo podrá ampliar el plazo para dicha entidad y por el respectivo trimestre, siempre que reciba una solicitud de la entidad fundamentada y con la debida anticipación. Esta solicitud deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad y podrá ser radicada en las instalaciones del fondo y/o remitida al correo formatodepositos@fogafin.gov.co

1.1. En los eventos en que la entidad inscrita, que cuente con autorización de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, no posea acreencias constituidas a la fecha de transmisión del formato, deberá remitir al Fondo a través del servicio “transmisión de formato” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co una comunicación suscrita por el representante legal de la entidad en la que se indique tal situación. Para la suscripción de la comunicación se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por una entidad de certificación abierta, debidamente acreditada por el ente dispuesto por el Estado para tal fin.

1.2. Las entidades que se inscriban en el Fondo con posterioridad a la expedición de esta circular, contarán con un plazo de tres (3) meses para llevar a cabo las pruebas y ajustes que permitan garantizar la correcta transmisión del formato. El mencionado plazo iniciará a partir del momento en que se registren en los balances de las entidades financieras inscritas, saldos en las acreencias amparadas por el Fondo. Una vez finalizado el plazo establecido para las pruebas, la entidad deberá realizar la primera transmisión del mencionado formato en producción en la siguiente fecha que le sea aplicable de acuerdo con el cronograma establecido en este numeral.

1.3. El Fondo podrá solicitar, en cualquier momento, la remisión del formato, el cual deberá transmitirse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de corte que establezca la solicitud.

1.4. Una vez ordenada la toma de posesión para liquidar, el liquidador de la entidad financiera deberá transmitir o entregar al Fondo el formato en los términos y condiciones establecidos en la resolución del seguro de depósitos vigente, la cual deberá contar con las conciliaciones pertinentes en cuanto a los saldos y titulares de las cuentas amparadas por el Seguro de Depósitos.

2. Forma de entrega.

Fogafín pondrá a disposición de las entidades inscritas, a través de la página web https://transmision.fogafin.gov.co el servicio de cargue del formato en la sección denominada “transmisión de formato” durante las 24 horas de cada día en que corresponda realizar la transmisión.

Para el ingreso y uso del servicio de cargue del formato, se requerirá que las entidades financieras cuenten como mínimo con un usuario registrado en la herramienta tecnológica, para lo cual deberán diligenciar y remitir a la dirección de correo electrónico formatodepositos@fogafin.gov.co el “Formato de novedades de usuarios” que se encuentra ubicado en la sección “Información general” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co. Este formato deberá ser remitido en formato PDF/A, el cual deberá estar suscrito digitalmente(1)

Las entidades financieras deberán firmar digitalmente el formato de depósitos individuales que será reportado(2). Este certificado deberá estar asignado la entidad financiera inscrita y/o a su representante legal.

Las características del certificado digital, requerido para la firma del formato, son las mismas del certificado utilizado para la firma de los archivos trasmitidos por parte de las entidades financieras a la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fogafín Usará en su página web un certificado digital de página segura con el fin de proteger los datos que se transmiten e identificar el sitio del Fondo.

Para efectos de la transmisión del formato, las entidades inscritas podrán validar la estructura requerida del archivo plano, previo a su transmisión, mediante el validador y su instructivo dispuestos para tal fin en la sección “Descargas” de la página web https://transmísíon.fogafin.gov.co.

Fogafín verificará, posterior a la trasmisión del formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad inscrita, así como el cumplimiento de la estructura del archivo. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del formato transmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará la entidad inscrita mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por Fogafín confirmará la recepción exitosa del formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que el Fondo realizará sobre la calidad y el contenido de la información reportada.

Las entidades inscritas podrán realizar varios envíos del formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por Ja entidad financiera, el cual será procesado por Fogafín.

2.1. Procedimiento de envío de archivos de gran tamaño.

Para el envío de archivos que tengan un tamaño superior a cuatro (4) gigabytes, las entidades financieras inscritas deberán realizar el siguiente procediminto para el envío del formato:

• Generar el formato con la estructura requerida en la presente circular.

• Validar la estructura requerida del archivo plano, previo a su transmisión, mediante el validador y su instructivo dispuestos para tal fin en la sección “Descargas” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co

• Comprimir el archivo validado en formato de compresión de archivos ZIP estándar.

• Firmar digitalmente e! archivo que será transmitido.

• Trasmitir a Fogafín el archivo firmado a través de la página web https://transmision.fogafin.gov.co en la sección denominada “Transmisión de formato”.

Fogafín verificará, posterior a la trasmisión del formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad inscrita, así como el cumplimiento de la estructura del archivo. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del formato transmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará a la entidad inscrita mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por Fogafín confirmará la recepción exitosa del formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que el Fondo realizará sobre la calidad y el contenido de Ja información reportada.

Las entidades inscritas podrán realizar varios envíos del formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por la entidad financiera, el cual será procesado por Fogafín.

2.2. Procedimiento alterno en caso de contingencia.

Para el suministro de esta información se cuenta con un procedimiento alterno, el cual se activará únicamente cuando existan fallas en los servicios de comunicaciones entre las entidades inscritas y Fogafín. Para este caso se recibirá el formato mediante un DVD, un BlueRay o una Memoria Flash USB, el cual deberá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar a las 5:30 p.m. del día hábil siguiente a la fecha de transmisión establecida en esta circular o en la echa que establezca el fondo, tratándose de una solicitud eventual del formato.

Para las entidades financieras inscritas que tienen su domicilio principal en otras ciudades del país, el DVD, el BlueRay o la Memoria Flash USB descrito en el párrafo anterior, podrá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de transmisión establecida en esta circular.

Para lo anterior, la entidad deberá realizar el siguiente procedimiento:

• Crear el archivo plano con la estructura definida.

• Validar el archivo plano, para lo cual se debe utilizar el validador y su Instructivo que se encuentran disponibles en la sección “Descargas” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co

• Calcular el HASH del archivo, utilizando para ello el algoritmo SHA 2.

• Cifrar el archivo, mediante un aplicativo que utilice el algoritmo AES, y genere un archivo en formato ZIP, con una clave compleja de mínimo 12 caracteres.

• Firmar el archivo cifrado mediante el certificado vigente asignado a (a entidad financiera inscrita y/o a su representante legal.

• Enviar al correo electrónico formatodepositos@fogafin.gov.co el HASH calcula o, la clave que permita descifrar el archivo ZIP y el archivo generado por el validador, el cual debe indicar que la validación del archivo fue exitosa.

• Copiar el formato cifrado y firmado en un DVD, un BlueRay o una Memoria Flash USB con fines de solo lectura.

• Remitir al Director de Fogafín a través de una comunicación escrita, el DVD, el BlueRay o la Memoria Flash USB con el archivo cifrado. Esta comunicación deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad y deberá contener el HASH calculado; así como el detalle del inconveniente técnico en las comunicaciones, que obligó el reporte del formato por este medio.

Cuando al momento de la intervención de una entidad inscrita no sea posible firmar el archivo con un certificado digital vigente o adecuado, se deberá implementar el procedimiento alterno mencionado sin necesidad de firma digital. Así mismo, la entrega del formato, por parte del representante legal de la entidad inscrita intervenida, se podrá realizar a través de la suscripción de un acta, en la cual se incluirá el HASH calculado y la clave que permita descifrar el archivo ZIP.

El formato deberá ser remitido a Fogafín únicamente a través de los canales dispuestos en esta circular. Lo anterior a fin de velar por la confidencialidad, integridad, custodia y buen manejo de la información.

3. Seguridad y calidad de la información.

Para la generación del formato descrito en la presente circular, las entidades inscritas deberán estar en capacidad de cumplir con los criterios de calidad y seguridad dispuestos en la Circular Externa 29 de 2014 - Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia o aquellas que la modifiquen y/o la complementen.

De conformidad con lo anterior, y con el propósito de mitigar el riesgo operativo asociado, se requiere que la información contenida en el formato, cumpla entre otros aspectos con su entrega oportuna, correcta y consistente, procurando minimizar la intervención manual en el proceso de generación y transmisión del formato.

Las entidades financieras inscritas deberán mantener a disposición de Fogafín los procedimientos operativos documentados para la generación del formato, en los cuales se deberán incluir los aplicativos, funcionarios y proveedores que participan en la generación y procesamiento de la información contenida en el formato. Los mencionados procesos podrán ser requeridos por Fogafín en cualquier momento.

Para el envío del formato se deben tener en cuenta los requisitos y consideraciones técnicas publicadas en la sección “Información General” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co

4. Reglas generales del formato.

El archivo plano debe tener las siguientes características técnicas:

• Debe ser un archivo de texto plano en formato ASCII, utilizando explícitamente el conjunto de caracteres Latin1 (IS0-8859-1).

• El nombre del archivo debe estar compuesto por:

— El tipo de entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).

— El código de la entidad asignado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Deberá tener tres dígitos (completando con ceros a la izquierda en caso de tener uno o dos dígitos asignados).

— La fecha de corte de la información reportada DDMMAAAA, donde DD corresponderé. al día, MM al mes y AAAA al año.

Ejemplo: para Fogafín, tipo de entidad 22, código 7, el nombre del archivo con corte 31 de diciembre de 2016 sería el siguiente: 02200731122016. Txt

• Las entidades inscritas deberán establecer los controles automatizados que garanticen que los archivos se generen de acuerdo con las reglas establecidas en esta circular.

• La información contenida en el formato reportado debe ser aquella con la que la entidad cuente al cierre del día de la fecha de corte solicitada y deberá reflejar fielmente la información que reposa en sus bases de datos.

• Para el caso de las acreencias amparadas que son transferidas por endoso (en propiedad o en garantía) o que se emiten de forma desmaterializada (de libre negociación en el mercado secundario, por ejemplo: CDT o bonos hipotecarios), se deberá reportar la información de la persona natural o jurídica que posee los derechos económicos del título a la fecha de corte de la información reportada, cuando tal información se encuentre registrada en la entidad inscrita o ante el Depósito Centralizado de Valores de Colombia - DECEVAL.

• Las entidades financieras que registran productos de depósito utilizando el mismo número para varios titulares (ISIN, Catálogo único de información financiera con fines de supervisión, entre otros), deberán definir un sistema de codificación que les permita reportar un único número de identificación por titular para cada tipo de producto. Esta regla deberá ser tenida en cuenta al momento de diligenciar la información de los cotitulares en el Registro tipo - 3, en caso de ser necesario.

• Cuando el titular de una acreencia amparada sea un patrimonio autónomo, un mandato o un encargo fiduciario, las entidades inscritas deberán reportar a Fogafín la información correspondiente a cada patrimonio autónomo, cada mandato y cada encargo fiduciario y na la información de Ja institución administradora.

• En caso de los depósitos a nombre de menores de edad, se deberá reportar a Fogafín la información sobre la titularidad del producto y los beneficiarios del mismo, teniendo en cuenta los términos del contrato suscrito entre el (los) depositante(s) y la entidad inscrita.

• En el caso de las cuentas de ahorros y corrientes se reportará la información de las cuentas activas, inactivas y abandonadas, aun cuando las mismas presenten saldo cero. En este Formato no se deberán incluir las cuentas canceladas o saldadas.

• Los saldos de las acreencias amparadas en otras monedas deberán ser reportados en pesos colombianos, utilizando la tasa representativa del mercado vigente a la fecha de corte del formato en los casos que aplique.

• El archivo debe contener sólo un Registro tipo - ubicado como primer registro, un sólo Registro tipo - 9 ubicado como último registro y entre ellos debe haber 2 bloques de registros, el primero de ellos de Registros tipo - 2 y el segundo de Registros tipo - 3.

• Los códigos de los departamentos y municipios corresponden a los asignados por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

• Todos los datos numéricos serán justificados a la derecha en el campo correspondiente.

• Cuando la longitud del dato de un campo de tipo numérico sea inferior a la longitud de este, se completará el campo con ceros a la izquierda.

• Todos los datos alfanuméricos serán justificados a la izquierda en el campo correspondiente, llenando los caracteres faltantes con espacio (s) en blanco hasta completar el tamaño requerido.

• En todos los datos numéricos, que correspondan a valores con decimales, se debe separar la parte entera de la decimal por medio del signo de puntuación punto “.”.

• En todos los datos numéricos, que correspondan a valores con decimales, se usarán dos (2) dígitos decimales.

• En los campos de tipo numérico no se permiten datos alfanuméricos.

• La longitud de los registros siempre será la definida en este documento.

• La numeración de los registros en el archivo debe estar en forma secuencial ascendente y no se permiten registros fuera de secuencia.

• La longitud de las fechas es de 8 dígitos en el formato DDMMAAAA (donde DD es el día, MM es el mes y AAAA es el año).

5. Reglas sobre el contenido de la información.

Fogafín verificará el cumplimiento, entre otras, de las siguientes reglas sobre el contenido de la información remitida por las entidades financieras inscritas:

• Los productos de depósito del mismo tipo, no deben tener en el Registro tipo - 2 el número de identificación de producto duplicado o repetido.

• Los registros en los que los productos son marcados como individuales, no deben tener información de cotitulares, es decir, no deben tener Registros tipo - 3 relacionados al producto individual.

• Un registro en el que el producto sea marcado como conjunto, colectivo o alterno debe tener la información de los correspondientes cotitulares en el Registro tipo - 3.

• Un depositante no debe ser reportado como titular (Registro tipo - 2) y cotitular (Registro tipo - 3) del mismo producto de depósito.

• No deben existir Registros tipo - 3 sin su correspondiente Registro tipo - 2.

• La información correspondiente a las personas naturales y las personas jurídicas, deberá ser consistente con las opciones seleccionadas para completar la información en los campos del formato previsto para cada tipo de persona. Por ejemplo, si un Registro tipo - 2 tiene como opción en el campo 6, un tipo de cliente igual a 0 (persona natural), en el campo 7 necesariamente se deberá utilizar la opción “NA” puesto que otro valor sería inconsistente.

• El nombre del archivo debe ser consistente con la información del Registro tipo - 1, es decir que el nombre del archivo debe corresponder a la fecha de corte de la información reportada, y no a la fecha de transmisión del formato.

6. Definiciones de los campos del formato.

A continuación, se presentan las definiciones de los campos requeridos en el formato, relacionado con los titulares y cotitulares de productos amparados por el Seguro de Depósitos de Fogafín:

Tipo de identificación: Corresponde al tipo de identificación del titular o cotitular del depósito.

Número de identificación: Número de identificación de la persona natural o jurídica titular o cotitular del producto, el cual debe estar compuesto únicamente por caracteres alfanuméricos, no deben incluirse puntos ni comas u otros caracteres especiales.

Dígito de chequeo: Número de chequeo asignado a las personas jurídicas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cuando no aplique se deberá reportar N.

Tipo de cliente: Corresponde al tipo de depositante que apertura el producto.

Tipo de persona jurídica: Corresponde al tipo de persona jurídica que apertura el producto. Cuando no aplique se deberá reportar NA.

Primer apellido del titular: Corresponde al primer apellido de la persona natural y siempre debe diligenciarse. Si el titular del depósito es una persona jurídica, este dato no aplica. En el caso de la información del Registro tipo - 3 deberá reportarse la información del cotitular del producto.

Segundo apellido del titular: Corresponde al segundo apellido de la persona natural y si se conoce debe diligenciarse. Si el titular del depósito es una persona jurídica, este dato no aplica. En el caso de la información del Registro tipo - 3 deberá reportarse la información del cotitular del producto.

Primer nombre del titular: Corresponde al primer nombre de la persona natural y siempre debe diligenciarse. Si el titular del depósito es una persona jurídica, este dato no aplica. En el caso de la información del Registro tipo - 3 deberá reportarse la información del cotitular del producto.

Otros nombres del titular: Corresponde los otros nombres de la persona natural y si se conocen deben diligenciarse. Si el titular del depósito es una persona jurídica, este dato no aplica En el caso de la información del Registro tipo - 3 deberá reportarse la información del cotitular del producto.

Nombre o razón social: En el caso de las personas jurídicas siempre debe diligenciarse y corresponde a la denominación o razón social.

Domicilio del titular: Corresponde al domicilio del titular del depósito y siempre debe diligenciarse (Eje: para el envió de los estados de cuenta). En el caso de la información del Registro tipo - 3 deberá reportarse la información del cotitular del producto.

Código del departamento: Corresponde al código del departamento del domicilio del depositante, para lo cual se deberá homologar los códigos que maneja la entidad con los códigos de los departamentos del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). En el caso de los depósitos electrónicos, se deberá registrar el código del departamento en el que se encuentra ubicada la oficina principal de la entidad inscrita.

Código el municipio: Corresponde al código del municipio del domicilio del depositan\e, para lo cual se deberá homologar los códigos que maneja la entidad con los códigos de los departamentos del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). En el caso de los depósitos electrónicos, se deberá registrar el código del: municipio en el que se encuentra ubicada la oficina principal de la entidad inscrita.

Número telefónico fijo: Corresponde al número de teléfono fijo que se encuentra registrado' en las bases de datos de la entidad inscrita y si se conoce debe reportarse.

Número celular: Corresponde al número de teléfono celular del depositante que se encuentra registrado en las bases de datos de la entidad inscrita y si se conoce debe reportarse.

Correo electrónico Corresponde a la dirección de correo electrónico proporcionada por el depositante que se encuentra registrada en las bases de datos de la entidad inscrita y $i se conoce debe reportarse.

Tipo de producto: Corresponde tipo del producto cubierto por el seguro de depósitos.

Código de identificación del producto: Corresponde al número de identificación de la cuenta o producto de depósito.

Tipo de cuenta: Corresponde al tipo de acreencia amparada: (i) Individual, es la que tiene un solo titular, (ii) Conjunta (y) es la que se abre a nombre de dos o más personas, sus firmas se registran y todas son indispensables para el manejo de la cuenta y (iii) Colectiva/Alterna (o), es la que abre a nombre de dos o más personas y cualquiera de los titulares puede manejar la cuenta independientemente.

Tipo de moneda: Corresponde al tipo de moneda en la que se apertura el producto de depósito.

Saldo de capital al corte: Corresponde al saldo de capital del producto asegurado en moneda local correspondiente al día de corte de la información. En caso de que el producto presente un saldo negativo o sobregiro, se deberá incluir el monto y el signo menos (-) en el campo correspondiente (campo 24).

Así mismo, es importante mencionar que en esta casilla deberá reportarse el saldo con el que efectivamente cuenta al depositante a una fecha específica, por lo tanto, no se deberán incluir las deudas de los depositantes por concepto de seguros y/o cargos fijos por causar. En esta casilla tampoco deben incluirse los cupos de sobregiro disponibles para los depósitos en cuentas corrientes ni los saldos en canje.

Saldo de los intereses corrientes causados y no pagados al corte: Corresponde al saldo de los intereses corrientes generados por el producto de depósito que se encuentran causados y no pagados a la fecha de generación del archivo.

Estatus de propiedad: Corresponde al estatus de propiedad del producto. En cuanto a embargos ordenados por los juzgados, se deberá tener presente que los mismos se debieron realizar sobre las respectivas cuentas y/o productos y que las sumas de dinero fueron trasladadas o puestas a disposición del juzgado solicitante, caso en el cual el saldo del producto objeto del Seguro de Depósitos debe corresponder al disponible para el cliente, en caso contrario, se deberá reportar el saldo de la cuenta en el campo 24 y 26 e indicar en esta casilla que el producto se encuentra embargado.

7. Estructura del archivo.

A continuación, se describen los registros que componen el archivo de depósitos:

• Registro tipo - 1: es el registro de control y encabezado del archivo a reportar.

• Registro tipo - 2: contiene la información básica de cada uno de los productos de depósito y de su titular principal.

• Registro tipo - 3: se usa cuando el producto tiene más de un titular (los datos del principal son consignados en el registro Tipo - 2).

• Registro tipo - 9: identifica el registro de fin de archivo.

El archivo debe tener un Registro tipo - 1, un grupo de Registros tipo - 2, Registros tipo - 3 y al final del archivo un sólo Registro tipo - 9.

Los dos primeros campos de cada registro corresponderán a su número de secuencia y al tipo de registro. El incremento en la secuencia de los registros se debe hacer en unidades.

7.1. Registro tipo - 1: Control y encabezado de la información.

Debe existir un único Registro tipo - 1 al comienzo del archivo con los siguientes campos:

CampoTipoLongitudObligatorio (S=SI)
(N=NO)
Contenido
1Numérico8SNúmero de secuencia (“00000001” para este tipo de registro)
2Numérico1STipo de registro (“1” en este caso)
3Numérico2STipo de entidad - Asignado por la SFC para transmisión de información
4Numérico6SCódigo de entidad - Asignado por la SFC para transmisión de información
5Numérico8SFecha de corte de 10 información (DDMMAAAA)
6Numérico8SNúmero de registros que contiene el archivo (incluye los registros Tipo - 1, Tipo - 2, Tipo - 3 V Tipo - 9).
7Numérico20STotal del saldo de capital al corte más los intereses corrientes causados y no pagados al corte contenidos en el Registro tipo - 2 (Suma de los campos 24 y 6 de los Registros tipo - 2, teniendo en cuenta que el signo del campo 25 afecta únicamente el valor del campo 24).
 TOTAL53 Caracteres

7.2. Registro tipo - 2: Datos generales del depósito y del titular principal.

Debe existir un Registro tipo - 2 por cada producto que se encuentre vigente al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:

CampoTipoLongitudObligatorio
(S=SI)
(N=NO)
Contenido
1Numérico8SNúmero de secuencia
2Numérico1STipo de Registro (“2” en este caso}
3Numérico1STipo de Identificación
0 = Despacho judicial
1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = NIT
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = Carnet diplomático
7 = Soc. extranjera sin NIT en Colombia
8 = Registro civil de nacimiento o NUIP
9 = Permiso especial de permanencia
4Alfanumérico15SNúmero de identificación
5Alfanumérico1SDígito de chequeo que corresponde al número de identificación
N= cuando no aplique
6Numérico1STipo de cliente
0 = Persona natural
1 = Persona jurídica
2 = Fideicomiso o Patrimonio Autónomo
3 = Despacho Judicial
7Alfanumérico2STipo de persona jurídica 00 = Bancos
01 = Corporaciones financieras
02 = Compañías de financiamiento
03 = Organismos cooperativos de grado superior
04 = Cooperativas financieras
05 = Instituciones oficiales especiales 06 = Sociedades comisionistas de bolsa
07 = Sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías
08 = Carteras colectivas distintas a las de seguridad social
09 = Otros fondos administrados 10= Sociedades fiduciarias
11= Sociedades aseguradoras
12= Entidades no financiera del sector público
13= Otras personas jurídicas NA= Cuando no aplique
8Alfanumérico70SPrimer apellido del titular
9Alfanumérico70NSegundo apellido del titular
10Alfanumérico70SPrimer nombre del titular
11Alfanumérico70NOtros nombres del titular
12Alfanumérico200SRazón social
13Alfanumérico200SDomicilio del titular
14Numérico2SCódigo del departamento del domicilio del titular
15Numérico3SCódigo del municipio del domicilio del titular
16Numérico10NNúmero telefónico fijo
17Numérico50NNúmero celular
18Alfanumérico50NCorreo electrónico
19Numérico2STipo de producto
00= Depósito cuenta corriente 01= Depósitos simples
02= Certificados de depósito a termino
03= Depósitos de ahorro
04= Cuentas de ahorro especial
05= Depósitos especiales
06= Servicios bancarios de recaudo
07= Cesantías administradas Fondo Nacional del Ahorro
08= Bonos hipotecarios
09= Depósitos Electrónicos
20Alfanumérico25SCódigo de identificación del producto
21Numérico1STipo de cuenta
0= Individual
1= Conjunta
2= Colectiva/Alternativa
22Numérico1SEstado del producto
0= Activo
1= Inactivo
2=Inactivo
23Numérico1STipo de moneda
0= Local
1= Extranjera
24Numérico20SSaldo de capital al corte
25Alfanumérico1S“+” si el saldo al corte de la columna 24 es mayor o igual a cero o “-” si el campo es menor a cero.
26Numérico1SSaldo de los intereses corrientes causados y no pagados al corte
27Numérico1SEstatus de propiedad
0= Embargo
1= Pignorado
2= Extinción de dominio
3= Extinción y pignorado
4= Embargado y con extinción de dominio
5= Pignorado y con extinción de dominio
6= No aplica
 TOTAL896 Caracteres

Nota: En los casos en que la entidad inscrita no cuente con la información relacionada con el número telefónico fijo, número celular o correo electrónico del titular, se deberán aplicar las reglas generales de campos numéricos (llenar con ceros) y alfanuméricos (llenar con espacios en blanco).

7.3. Registro tipo - 3: Datos de los otros titulares.

Debe existir un Registro tipo - 3 por cada titular adicional o cotitular de los productos reportados en el Registro tipo·2, vigentes al momento de la generación del archivo. El registro contiene los siguientes campos:

CampoTipoLongitudObligatorio (S=SI)
(N=NO)
Contenido
1Numérico8SNúmero de secuencia
2Numérico1STipo de Registro (“3” en este caso)
3Numérico1STipo de Identificación
0 = Despacho judicial
1 = Cédula de ciudadanía
2 = Cédula de extranjería
3 = NIT
4 = Tarjeta de identidad
5 = Pasaporte
6 = Carnet diplomático
7 = Soc. extranjera sin NIT en Colombia
8 = Registro civil de nacimiento o NUIP
9 = Permiso especial de permanencia
4Alfanumérico15SNúmero de Identificación del cotitular
5Alfanumérico1SDigito de chequeo que corresponde al número de identificación del titular adicional
N = cuando no aplique
6Numérico1STipo de cliente
0 = Persona natural
1 = Persona jurídica
2 = Fideicomiso o patrimonio autónomo
3 = Despacho Judicial
7Alfanumérico2STipo de persona jurídica
00 = Bancos
01 = Corporaciones financieras
02 = Compañías de financiamiento
03 = Organismos cooperativos de grado superior
04 = Cooperativas financieras
05 = Instituciones oficiales especiales
06 = Sociedades comisionistas de bolsa
07 = Sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías
08 = Carteras colectivas distintas a las de seguridad social
09 = Otros fondos administrados 10= Sociedades fiduciarias
11= Sociedades aseguradoras
12= Entidades no financieras del sector público
13= Otras personas jurídicas NA= No aplica
8Alfanumérico70SPrimer apellido del cotitular
9Alfanumérico70NSegundo apellido del cotitular
10Alfanumérico70SPrimer nombre del cotitular
11Alfanumérico70NOtros nombres del cotitular
12Alfanumérico200SRazón socia!
13Alfanumérico200SDomicilio de! cotitular
14Numérico2SCódigo del departamento del domicilio del cotitular
15Numérico3SCódigo del municipio del domicilio del cotitular
16Numérico10NNúmero telefónico fijo del cotitular
17Numérico50NNúmero celular del cotitular
18Alfanumérico50NCorreo electrónico del cotitular
19Alfanumérico25SCódigo de identificación del producto
20Numérico2STipo de producto
00= Depósito cuenta corriente
01= Depósitos simples
02=- Certificados de depósito a término
03= Depósitos de ahorro
04= Cuentas de ahorro especial
05 = Depósitos especiales
06 = Servicios bancarios de recaudo
07= Cesantías administradas Fondo Nacional del Ahorro
08 = Bonos hipotecarios
09 = Depósitos Electrónicos
 TOTAL851 Caracteres

Nota: En los casos en que la entidad inscrita no cuente con la información relacionada con el número telefónico fijo, número celular o correo electrónico del cotitular, se deberán aplicar las reglas generales de campos numéricos (llenar con ceros) y alfanuméricos (llenar con espacios en blanco).

7.4. Registro tipo - 9: Fin de archivo

Indica el final del archivo y sus campos son los siguientes:

CampoTipoLongitudObligatorio (S=SI)
(N=NO)
Contenido
1Numérico8SNúmero de secuencia
2Numérico1STipo de registro (“9” en este caso)
 TOTAL9 Caracteres

8. Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales.

Sin perjuicio del cumplimiento de la remisión del formato descrito en esta Circular, las entidades inscritas deberán remitir al Fondo, dentro de la primera quincena de diciembre de cada año, una certificación suscrita por el representante legal y el Revisor Fiscal, indicando que la entidad cuenta con la capacidad de generar el “Formato de Depósitos Individuales”.

Para lo anterior, las entidades podrán usar el formato contenido en el anexo 1 de la presente circular.

La presente circular rige a partir de su publicación y deroga la Circular 3 del 7 de abril de 2017.

N. del D.: La presente circular externa está dirigida a representantes legales de establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento y del Fondo Nacional del Ahorro

Anexo: uno (Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales)

Anexo 1

Certificación de la capacidad de generar el formato de depósitos individuales

Ciudad, fecha

Señor(a) (Nombre). Director(a)

Fondo de· Garantías de Instituciones Financieras

Carrera 7 Nº 35-40

Bogotá D.C.

Asunto: Certificación Formato de Depósitos Individuales

En cumplimiento de la Circular Externa 1 del 12 de febrero de 2018, emitida por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, los suscritos representante legal y Revisor Fiscal de (nombre de la entidad inscrita), certificamos que a la fecha, esta entidad cuenta con la capacidad técnica y operativa para generar el formato de depósitos Individuales en las condiciones establecidas en dicha circular.

Atentamente,

Representante legal:Revisor Fiscal:
Nombre:Nombre:
Nº de Identificación:Nº de Identificación:
Cargo:Entidad:

1 Para esta firma se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por un ente de certificación abierta, debidamente acreditada por el ente dispuesto por el Estado para tal fin. Lo anterior, en los términos de la Ley 527 de 1999.

2 Ibidem.