CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2007 

(Febrero 7)

Adición a la Circular Externa 2 del 7 de noviembre de 2001 - Directrices para el manejo de las liquidaciones.

Ref.: Adición a la Circular Externa 2 del 7 de noviembre de 2001-directrices para el manejo de las liquidaciones.

I. Objetivos.

Complementar la Circular Externa 2 del 7 de noviembre de 2001 sobre las directrices que deben observar los liquidadores y contralores de las cooperativas intervenidas inscritas a Fogacoop.

• Obtener la información básica para adelantar y soportar el seguimiento integral y permanente sobre los procesos de liquidación forzosa administrativa, en lo relacionado con las áreas administrativa, financiera, de gestión, legal y de otros proyectos.

• Contar con información histórica, actualizada y unificada de las entidades en liquidación, consolidando la misma al cierre del proceso liquidatorio.

II. Marco legal.

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 8º del Decreto-Ley 2206 de 1998 y el artículo 21 del Decreto 756 de 2000, en concordancia con el Decreto 281 de 2006 y el estatuto orgánico del sistema financiero, corresponde al Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, en adelante Fogacoop, llevar a cabo el seguimiento de la actividad del liquidador de las cooperativas inscritas al fondo, efecto para el cual tendrá en cualquier tiempo acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna, con el objeto de examinar la gestión y eficacia de la actividad del liquidador.

Las disposiciones legales citadas en esta circular sólo constituyen un marco de referencia sobre el tema que ellas tratan y no eximen al liquidador de observar el régimen legal aplicable a los procesos de liquidación forzosa administrativa.

Lo dispuesto en la presente circular y la obligación de remisión de información a Fogacoop se establecen en virtud de la función de seguimiento que le corresponde adelantar a este, y no exoneran de responsabilidad al liquidador en el cumplimiento de sus funciones.

III. Complementación y adición.

A partir de la fecha de publicación de la presente circular se adiciona la Circular Externa 2 del 7 de noviembre de 2001 con los siguientes numerales:

4. Acta de asamblea de asociados.

Una vez adelantada la asamblea de asociados de que trata el numeral 15 del artículo 16 del Decreto 756 de 2000, el liquidador remitirá a Fogacoop copia auténtica del acta respectiva dentro del mes siguiente a la fecha de su celebración. Dicha acta deberá estar a disposición de los asociados, asistentes o no a la asamblea, y de los terceros que acrediten interés legítimo, para los fines legales de su publicidad y contradicción.

5. Informe de cierre del liquidador.

5.1. En cumplimiento del numeral 15 del artículo 16 del Decreto 756 de 2000, el liquidador designado por Fogacoop hará entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida al liquidador designado por la asamblea y, a partir de ese momento, cesarán las obligaciones de seguimiento del fondo, así como las del liquidador designado por este.

5.2. El liquidador deberá remitir a Fogacoop, dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de la asamblea general de asociados y en todo caso previamente a la suscripción del acta de entrega de los archivos y documentos del liquidador designado por Fogacoop al liquidador designado por la asamblea general, la siguiente información:

a) Copia de la escritura pública mediante la cual se protocoliza la rendición final de cuentas presentada por el liquidador, con todos los anexos previstos en el numeral 3º del artículo 297 del estatuto orgánico del sistema financiero;

b) Copia impresa y en medio digital del directorio de acreedores debidamente actualizado;

c) Relación detallada de los créditos entregados como venta y/o cesión de cartera, indicando dirección y teléfono del comprador;

d) Listado de créditos cancelados durante la liquidación, indicando si los gravámenes que pesaban sobre las garantías (hipoteca, pignoración, etc.) fueron levantados;

e) Relación de la totalidad de la cartera y cuentas por cobrar actualizada;

f) Directorio de deudores debidamente actualizado;

g) Inventario de pagarés, contratos de mutuo, cartas de autorización para diligenciar los pagarés y de los títulos que respaldan las obligaciones;

h) Relación detallada de los procesos judiciales a favor y en contra de la entidad, que se encuentran en curso y el estado actual de cada uno de ellos, especificando la última acción realizada, nombre, teléfono y dirección del apoderado y la descripción de los bienes que garantizan cada obligación;

i) Copia de los contratos de mandato celebrados;

j) Certificación expedida por el liquidador y el contralor de la entidad en la cual conste que las reservas líquidas para atender las obligaciones que llegaren a hacerse exigibles por demandas en contra fueron debidamente constituidas, particularizando cada obligación con el monto de la reserva correspondiente;

k) Inventario de bienes muebles e inmuebles, propiedad, planta y equipo de la entidad debidamente actualizado, detallando sus características y especificaciones, valor en libros, fecha y valor del último avalúo practicado;

l) Relación de bienes muebles e inmuebles vendidos durante la liquidación, señalando en cada caso el valor en libros, valor de venta y valor según el último avalúo practicado;

m) Copia de los contratos de administración de archivo con la entidad contratada, adjuntando relación detallada de los documentos entregados en custodia. En caso de que el contrato para guarda y conservación de archivo se encuentre garantizado con póliza de cumplimiento, remitir copia de la misma;

n) Relación del archivo total entregado;

o) Relación detallada de las hojas de vida de funcionarios y ex funcionarios que se entregan al liquidador nombrado por la asamblea, especificando quiénes recibieron o no copia de su hoja de vida.;

p) Certificación expedida por el liquidador y el contralor de la entidad en la cual conste que se han adoptado medidas especiales para la conservación de los documentos en materia fiscal y laboral, y que en tal sentido antes de proceder a la entrega del archivo al Liquidador designado por la asamblea se remitió una copia auténtica de la carpeta laboral a la última administradora de fondos de pensiones, AFP, y a los respectivos trabajadores a la última dirección registrada por ellos en la entidad;

q) Bases de datos, aplicativos y manuales de funcionamiento de la información que maneja la cooperativa en forma sistematizada;

r) Relación de los contratos que se encuentren en ejecución;

s) Certificado de cámara de comercio en el cual conste la inscripción del acta de asamblea de asociados. En el acta de asamblea de asociados, se dejará constancia clara de que la obligación de seguimiento de Fogacoop a la actividad del liquidador culmina con la entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida al liquidador designado por la asamblea, en los términos del numeral 15 del artículo 16 del Decreto 756 de 2000;

t) Copia auténtica de la relación completa de los acreedores que no se hayan presentado a reclamar las sumas a que hubiere lugar del pasivo cierto no reclamado y/o de la desvalorización monetaria, debidamente certificada por el liquidador y por el contralor de la liquidación, en medio magnético y medio impreso, en los términos señalados en el numeral 5.5 siguiente. La gerencia financiera de Fogacoop verificará la información impresa contra la recibida en medio magnético y enviará al liquidador una comunicación en la que se exprese la conformidad sobre la consistencia de la misma, o en su defecto se manifestarán las observaciones a que haya lugar para que se tomen los correctivos del caso y se allegue de nuevo una información plenamente coincidente y consistente.

5.3. En caso de terminación de la existencia legal de la cooperativa, se deberá remitir adicionalmente:

a) Copia de la resolución de terminación de existencia legal, expedida por el liquidador;

b) Certificado expedido por el liquidador y el contralor de la entidad en el cual conste que todo el activo de la intervenida fue debidamente distribuido y se han efectuado las provisiones requeridas, si son del caso, sin que subsistan sumas a distribuir entre los asociados;

c) Certificado de cámara de comercio en el cual conste la inscripción de la resolución de terminación de existencia legal de la entidad;

d) Copia de la cancelación del RUT ante la DIAN;

e) Datos de la escritura de protocolización de las hojas de vida de los ex funcionarios;

f) Aviso de publicación de la resolución por la cual se declare la terminación de existencia legal de la entidad, en un diario de amplia circulación nacional.

5.4. El liquidador deberá remitir a Fogacoop, dentro de los 5 días hábiles siguientes a su suscripción, copia auténtica del acta de entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida por parte del liquidador designado por Fogacoop al liquidador designado por la asamblea general. En dicha acta de entrega, deberá constar claramente que la obligación de seguimiento de Fogacoop a la actividad del liquidador culmina con la entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida al liquidador designado por la asamblea, en los términos del numeral 15 del artículo 16 del Decreto 756 de 2000.

Los documentos relacionados en los numerales 5.2 y 5.3 deben conservarse como anexos del acta de entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida que hace el liquidador designado por Fogacoop al liquidador designado por la asamblea general.

5.5. En caso de existir sumas no reclamadas del pasivo cierto no reclamado y/o de la desvalorización monetaria, el liquidador de la intervenida dejará en los archivos de la liquidación la relación completa de los acreedores que no se presentaron a reclamarlas, debidamente certificada por él y por el contralor de la liquidación, en medio magnético y medio impreso, teniendo en cuenta al efecto el siguiente formato para cada etapa:

Relación de acreedores con sumas no reclamadas
Tipo de personaNombresApellidos Nº de documentoDirecciónTeléfonoFax y/o e-mailv/r. reconocidosumas no reclamadas
JurídicaNaturalC.C.T.I.C.E.NITP
               
               

5.6. Previa a la suscripción del acta de entrega de los archivos y documentos de la entidad intervenida por parte del liquidador designado por Fogacoop al liquidador designado por la asamblea general, deben haberse girado al fondo los recursos que correspondan con destino a la reserva a que se refiere el literal c) del artículo 44 del Decreto 2211 de 2004, en concordancia con el numeral 7º del artículo 16 del Decreto 756 de 2000, para cuyos efectos se coordinará lo pertinente con la gerencia financiera de Fogacoop.

IV. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a liquidadores y contralores de entidades cooperativas intervenidas.

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