Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2016 

(Febrero 8)

Asunto: modificación del numeral 2º capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008 sobre el formulario oficial de rendición de cuentas.

El pasado 23 de diciembre de 2015 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2496, “por el cual se modifica el Decreto 2420 de 2015 Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones”, en cuyos artículos 3º(1) y 4º(2) estableció el régimen normativo aplicable para los preparadores de información financiera vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria que hacen parte de los grupos 1, 2 y 3, y dispuso para la preparación de los estados financieros individuales y separados, lo siguiente:

Grupo 1Grupo 2Grupo 3
Las entidades que pertenecen a este grupo o que voluntariamente hacen parte del mismo, aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios, así como el anexo 1 y sus modificatorios, del Decreto 2420 de 2015, salvo el tratamiento de la cartera de crédito y su deterioro previsto en la NIIF 9 y NIC 39 y el de los aportes sociales previsto en el artículo 1.1.4.6.1 del citado decreto.Las entidades que hacen parte de este grupo aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en los anexos 2 y 2.1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015, salvo el tratamiento de la cartera de créditos y su deterioro previsto en la sección 11 y el de los aportes sociales previsto en el artículo 1.1.4.6.1 del citado decreto.Las entidades que hacen parte de este grupo efectuarán el tratamiento de la cartera de crédito y su deterioro en los términos previstos en el numeral 1.1.4.5.2 del Decreto 2420 de 2015, y el de los aportes sociales en los términos previstos en el artículo 1.1.4.6.1 de dicho decreto.

En aras de garantizar que la información financiera que remiten las entidades vigiladas sea suficiente y apropiada para el ejercicio de las funciones de supervisión y el cumplimiento de los requerimientos prudenciales, la Superintendencia de la Economía Solidaria, con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 3º y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, expidió las resoluciones 2015110009615 del 13 de noviembre de 2015 y 2015110011305 del 15 de diciembre de 2015 mediante las cuales creó el catálogo único de información financiera con fines de supervisión para las organizaciones solidarias vigiladas, que sustituye el formato 1 del formulario oficial de rendición de cuentas.

Con el fin de armonizar algunos de los requerimientos e instrucciones impartidas por esta superintendencia a sus vigilados frente al nuevo marco técnico normativo y las citadas resoluciones, con fundamento en el numeral 2º del artículo 10 de la Ley 1314 de 2009(3), se hace necesario impartir las siguientes instrucciones:

1. Modifíquese el numeral 2º del capítulo XII Presentación de información de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008, el cual quedará así:

“[…] 2. Formulario oficial de rendición de cuentas.

El formulario está constituido por los formatos incluidos en el aplicativo denominado Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria, SICSES, de conformidad con lo señalado en el numeral 2.2 del presente capítulo.

2.1. Medio de reporte.

La Superintendencia de la Economía Solidaria será la encargada de efectuar la distribución del aplicativo de reporte así como sus actualizaciones; para tal efecto, ha dispuesto en su portal web www.supersolidaria.gov.co en el vínculo: Sistema Integral de Captura de la Superintendencia de la Economía Solidaria, SICSES el módulo de reporte del formulario oficial de rendición de cuentas.

SICSES es un módulo de presentación del formulario oficial de rendición de cuentas de las organizaciones solidarias bajo la vigilancia, inspección y control de la Superintendencia de la Economía Solidaria que permite la captura y validación (individual e integral) de la información básica, financiera, estadística y operativa de cada una de las entidades a una fecha de corte determinada.

En tal sentido, las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por esta superintendencia deberán tener en cuenta lo siguiente:

• Cuando, la organización solidaria vigilada no posea el aplicativo podrá descargarlo en el vínculo del portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria: Capturador de información financiera.

• Si la organización solidaria vigilada posee una versión anterior del mismo y desea actualizarlo, lo podrá descargar en el portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria: Capturador de información financiera.

Las organizaciones solidarias vigiladas deberán remitir el formulario oficial de rendición de cuentas, únicamente vía internet, al correo electrónico: efinancieros@supersolidaria.gov.co.

El día hábil siguiente podrá descargar el certificado de constancia de recepción de la información a través del portal web de la Superintendencia de la Economía Solidaria www.supersolidaria.gov.co.

Para el reporte de información se debe tener la siguiente clasificación por tipo de organización solidaria:

Tipo de organización solidariaDescripción
1Cooperativas especializadas de ahorro y crédito
2Cooperativas multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito
3Cooperativas especializadas diferentes de ahorro y crédito
4Cooperativas multiactivas o integrales sin sección de ahorro y crédito
5Instituciones auxiliares del cooperativismo
6Organismos de segundo grado
7Organismos de tercer grado
8Fondos de empleados
9Asociaciones mutuales
10Cooperativas de aporte y crédito
11Cooperativas de trabajo asociado

La presentación del formulario oficial de rendición de cuentas sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

La información del formulario oficial de rendición de cuentas debe ser fiel copia de lo consignado en los libros de contabilidad y reflejar plenamente los hechos económicos de la organización solidaria, por tanto, la responsabilidad de la calidad de la información reportada recae sobre sus administradores y el revisor fiscal.

Cuando por algún motivo fuere necesaria la retransmisión de esta información, las organizaciones solidarias deberán solicitar a la superintendencia, previamente y por escrito, la autorización de retransmisión de estados financieros e indicar las razones de la solicitud.

Se debe detallar en un archivo en Excel adjunto, las cifras nuevas comparadas con las transmitidas, la variación, su justificación y la causa de ello. Una vez autorizada la retransmisión de estados financieros por parte de esta superintendencia, deberán reportar la información completa (con todos los formatos a reportar) por los medios señalados en este capítulo.

2.2. Periodicidad.

Las organizaciones solidarias deberán reportar los formatos del formulario oficial de rendición de cuentas descrito en el numeral 2.1 del presente capítulo, de acuerdo con su nivel de supervisión y la siguiente periodicidad:

Formulario oficial de rendición de cuentas

Formatos vigentes

Formato Descripción Primer nivel de supervisiónSegundo nivel de supervisiónTercer nivel de supervisión
1 Catálogo único de información financiera con fines de supervisión MensualTrimestralSemestral
2 Identificación MensualTrimestralSemestral
3 Aplicación de excedentes (1) AnualAnualAnual
4 Otras cuentas para el cálculo de la relación de solvencia (cooperativas que ejercen actividad financiera) MensualN.A.N.A.
5 Información estadística MensualTrimestralSemestral
14 Directivos MensualTrimestralSemestral
15 Relación de bienes recibidos en pago MensualTrimestralSemestral
16 Relación propiedades planta y equipo MensualTrimestralSemestral
17 Inversiones MensualTrimestralSemestral
18 Informe individual de captaciones (cooperativas que ejercen actividad financiera, fondos de empleados y asociaciones mutuales) MensualTrimestralSemestral
19 Informe individual de cartera de créditos (2) MensualTrimestralSemestral
20 Deudora por venta de bienes y servicios MensualTrimestralSemestral
21 Informe individual de aportes o contribuciones MensualTrimestralSemestral
23 Red de oficinas y corresponsales no bancarios (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualTrimestralSemestral
24 Informe individual de parentesco TrimestralAnualAnual
25 Usuarios MensualTrimestralSemestral
27 Fondo de liquidez MensualTrimestralTrimestral
29 Riesgo de liquidez MensualTrimestralTrimestral
36 Subsidio familiar de vivienda urbana-asignación desembolsos renuncias y vencimiento y población vulnerable MensualTrimestralSemestral
37 Inversión en programas de educación formal AnualAnualAnual
38 Relación de información no reportada MensualTrimestralSemestral
39 Estadísticas de importaciones y exportaciones AnualAnualAnual
40 Información relacionada con grupos de interés AnualAnualAnual
41 Activos diferidos MensualTrimestralSemestral
42 Operaciones de corresponsales no bancarios (cooperativas que ejercen actividad financiera)MensualN.A.N.A.
43 Activos castigados MensualTrimestralSemestral
44 Paz y salvo de pago seguridad social en las CTAS y PCTA (3) MensualTrimestralTrimestral
45 Información de operaciones por producto (cooperativas que ejercen actividad financiera) MensualN.A.N.A.
46 Deudas patronales MensualTrimestralSemestral
47 Compra y venta de cartera de créditos MensualTrimestralSemestral
48 Obligaciones financieras y con terceros MensualTrimestralTrimestral
49 Cuentas por pagar diversas MensualTrimestralSemestral
50 Procesos judiciales en contra AnualAnualAnual
51 Ingresos recibidos para terceros MensualTrimestralSemestral
52 Contratación (3) TrimestralTrimestralTrimestral
53 Retiro e ingreso de asociados MensualTrimestralTrimestral
54 Salarios, compensaciones y seguridad social (3) MensualMensualMensual
55 Promotoras precooperativas (3) MensualTrimestralTrimestral
56 Erogaciones órganos de administración y control AnualAnualAnual

(1) El formato 3 se reportará una vez sea aprobada la distribución de excedentes por parte de la asamblea (si la distribución de excedentes se aprueba en asamblea ordinaria, el reporte se deberá realizar en abril, en caso contrario, se deberá remitir al mes siguiente de realizada la asamblea extemporánea).

(2) El formato 19 será de reporte trimestral obligatorio para aquellas entidades que presenten créditos de vivienda, dentro de los 20 primeros días calendario del mes inmediatamente siguiente a la fecha de corte.

(3) Los formatos 44, 52, 53, 54 y 55, para las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado de tercer nivel de supervisión, la fecha de reporte será el día 20 del mes siguiente a la fecha de corte.

2.3. Fechas de presentación.

La Superintendencia de la Economía Solidaria establece las siguientes fechas para el reporte de la información financiera del formulario oficial de rendición de cuentas, así:

2.3.1. Organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión: la fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 2.1 del presente capítulo, será los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada mes.

La fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre, será el último día hábil del mes de enero de cada año.

2.3.2. Organizaciones solidarias de segundo y tercer nivel de supervisión: la fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 2.1 del presente capítulo, para las organizaciones solidarias de segundo nivel de supervisión, será los primeros treinta (30) días calendario siguientes al cierre de cada trimestre, es decir con corte a marzo, junio y septiembre.

La fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 2.1 del presente capítulo, para las organizaciones solidarias de tercer nivel de supervisión, será los primeros treinta (30) días calendario siguientes al cierre del corte a junio.

La fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre, para las organizaciones solidarias de segundo y tercer nivel de supervisión, dependerá del último dígito del NIT así:

Último dígito del NITFecha de presentación después del respectivo corte
0-1Lunes, segunda semana de febrero
2-3Martes, segunda semana de febrero
4-5Miércoles, segunda semana de febrero
6-7Jueves, segunda semana de febrero
8-9Viernes, segunda semana de febrero

El certificado de constancia de recepción de la información, será enviado por parte de esta superintendencia al correo electrónico del cual se remitió el archivo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de haber realizado exitosamente el reporte del formulario oficial de rendición de cuentas.

La presentación del formulario oficial de rendición de cuentas sin las formalidades y términos exigidos, se entenderá como no presentada.

El reporte del formulario oficial de rendición de cuentas se realizará directamente a la superintendencia vía internet al correo electrónico efinancieros@supersolidaria.gov.co.

En el caso de necesitar información o soporte técnico, las organizaciones vigiladas podrán presentar sus solicitudes a través de los siguientes medios:

Vía internet: correo electrónico preguntascapturador@supersolidaria.gov.co

Google talk: preguntascapturador@supersolidaria.gov.co (esta modalidad de chat opera tanto para dispositivos móviles como aplicaciones google de escritorio).

Skype con la cuenta: capturador supersolidaria

Vía telefónica: línea 4895009 extensión 10407, 10408, 10409 o 10410”.

2. Transición 2016.

Teniendo en cuenta las modificaciones realizadas al formato 1 del catálogo único de información financiera con fines de supervisión —anterior PUC—, de manera transitoria, y para efectos de los reportes correspondientes al año 2016, los sujetos vigilados tendrán en cuenta lo siguiente:

2.1. Presentación del formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre de 2015.

El formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre de 2015 deberá ser reportado por las organizaciones solidarias vigiladas utilizando el formato 1 del anterior PUC vigente hasta el 31 de diciembre de 2015.

Las organizaciones solidarias del primer nivel de supervisión podrán efectuar el reporte del formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre de 2015 hasta el 19 de febrero de 2016.

Las organizaciones solidarias de segundo y tercer nivel de supervisión efectuarán el reporte del formulario oficial de rendición de cuentas con corte a diciembre de 2015 la tercera semana del mes de febrero de 2016, de acuerdo con el último dígito del NIT así:

Último dígito del NITFecha de presentación después del respectivo corte
0-1Lunes, 15 de febrero de 2016
2-3Martes, 16 de febrero de 2016
4-5Miércoles, 17 de febrero de 2016
6-7Jueves, 18 de febrero de 2016
8-9Viernes, 19 de febrero de 2016

Para las organizaciones solidarias del grupo 1 cuyo periodo de aplicación de NIIF fue el año 2015, que vienen aplicando el marco técnico normativo previsto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios, el Decreto 2420 de 2015 y Decreto 2496 de 2015, la Superintendencia impartirá instrucciones particulares sobre el reporte de la información financiera con corte a diciembre de 2015.

2.2. Presentación del formulario oficial de rendición de cuentas durante el año 2016 para las organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión.

El reporte del formulario oficial de rendición de cuentas de las organizaciones de primer nivel de supervisión correspondiente a la información financiera con corte a enero, febrero y marzo de 2016 se efectuará durante el período comprendido entre el 20 y el 30 de abril del presente año.

A partir del mes de abril de 2016, las citadas organizaciones tendrán en cuenta para sus reportes mensuales la fecha de presentación señalada en el numeral 2.3 del capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: la presente circular va dirigida a los representantes legales, miembros del consejo de administración o juntas directivas y revisores fiscales de las organizaciones de la economía solidaria vigiladas.

(1) ART. 3º—Normas de información financiera aplicables a los preparadores de información financiera del grupo 2, que conforman el sector Solidario. Adiciónese dos capítulos, V y VI, al título IV, de la parte 1, del libro 1 del Decreto 2420 de 2015, así:
“CAPÍTULO V Normas de información financiera aplicables a los preparadores de información financiera, vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
ART. 1.1.4.5.1.—Régimen normativo grupo 1. Se establece un régimen normativo para los preparadores de información financiera que se encuentren vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria y que hacen parte del grupo 1 o que voluntariamente hacen parte de dicho grupo, quienes deberán aplicar el marco regulatorio dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y en el anexo 1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015, en los siguientes términos:
Para la preparación de los estados financieros consolidados aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y en el anexo 1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015.
Para la preparación de los estados financieros individuales y separados aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios, así como el anexo 1 y sus modificatorios, del Decreto 2420 de 2015, salvo el tratamiento de la cartera de crédito y su deterioro previsto en la NIIF 9 y NIC 39 y el de los aportes sociales previsto en el artículo 1.1.4.6.1 del presente decreto.
En todo caso a partir de cualquier fecha dentro del primer periodo de aplicación, se deberá atender lo previsto en la NIIF 1 correspondiente a la adopción por primera vez, contenida en el marco técnico normativo dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012 y en el anexo 1 y sus modificatorios, del Decreto 2420 de 2015.
La Superintendencia de la Economía Solidaria definirá las normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera, en relación con las salvedades señaladas en el presente artículo, así como el procedimiento a seguir e instrucciones que se requieran para efectos del régimen prudencial.
(sic) .1.4.5.2.—Régimen normativo para el grupo 2. Se establece un régimen normativo para los preparadores de información financiera del grupo 2 que se encuentren vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en los siguientes términos:
Para la preparación de los estados financieros consolidados aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en los anexos 2 y 2.1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015.
Para la preparación de los estados financieros individuales y separados aplicarán el marco técnico normativo dispuesto en los anexos 2 y 2.1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015, salvo el tratamiento de la cartera de créditos y su deterioro previsto en la sección 11 y el de los aportes sociales previsto en el artículo 1.1.4.6.1 del presente decreto.
En todo caso a partir de cualquier fecha dentro del período de transición, se deberá atender lo previsto en la sección 35 de transición a la NIIF para las Pymes, contenida en el marco técnico normativo dispuesto en los anexos 2 y 2.1 y sus modificatorios del Decreto 2420 de 2015.
La Superintendencia de la Economía Solidaria definirá las normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera, en relación con las salvedades señaladas en el presente artículo, así como el procedimiento a seguir e instrucciones que se requieran para efectos del régimen prudencial.
ART. 1.1.4.5.3.—Régimen normativo para el grupo 3. Los preparadores de información financiera vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaria que hagan parle del grupo 3 de conformidad con lo previsto en el título III de la parte 1, del libro 1 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, de acuerdo con lo previsto en el numeral 2.2 del Marco técnico normativo de información financiera para microempresas, para la preparación de los estados financieros individuales y separados, efectuarán el tratamiento de la cartera de crédito y su deterioro en los términos previstos en el 1.1.4.5.2 del Decreto 2420 de 2015, y el de los aportes sociales en los términos previstos en el artículo 1.1.4.6.1 de dicho decreto.
CAPÍTULO VI Tratamiento de los aportes sociales en las entidades de naturaleza solidaria
ART. 1.1.4.6.1.—Tratamiento de los aportes sociales la preparación de los estados financieros individuales y separados, las organizaciones de naturaleza solidaria realizarán el tratamiento de los aportes sociales en los términos previstos en la Ley 79 de 1988 y sus modificatorios”.

(2) ART. 4º—Aseguramiento de la información. Modifíquese el artículo 1.2.1.2 del Decreto 2420 de 2015, el cual quedará:
[“]ART. 1.2.1.2.—Ámbito de aplicación. El título será de aplicación obligatoria para todos los contadores públicos, en las siguientes condiciones:
1. Los revisores fiscales que presten sus servicios, a entidades del grupo 1, y a las entidades del grupo 2 más de 30.000 salarios mínimos mensuales vigentes (smmlv) de activos o, más de 200 trabajadores en los términos establecidos para tales efectos en el título I de la parte 1 del libro 1 y en el título II de la parte 1 del 1, del Decreto 2420 de y normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, así como que dictaminen estados consolidados de estas las NIA contenidas en el anexo 4 de dicho Decreto 2420 de 2015, en cumplimiento de las responsabilidades contenidas en los artículos 207, numeral 7º y 208 del Código de Comercio, en relación con el dictamen los estados y aplicarán las ISAE contenidas en dicho anexo 4, en desarrollo de las responsabilidades contenidas en el artículo 209 del de Comercio, con la evaluación del cumplimiento de las disposiciones estatutarias y de la asamblea o junta de socios y con la evaluación del control interno. (sic)
A los revisores fiscales de las entidades (sic) no pertenezcan al grupo 1 y que voluntariamente se acogieron a emplear el marco técnico normativo de dicho grupo, les será aplicable lo dispuesto en el presente artículo.
2. Los revisores fiscales que presten sus servicios a entidades no contempladas en este artículo, continuarán aplicando los procedimientos de auditoría previstos en el marco regulatorio vigente y sus modificaciones, y podrán (sic) voluntariamente las NAI descritas en el numeral 1º anterior.
PAR.—El cálculo del número de trabajadores y de los activos (sic) a que alude el presente decreto se hará con base en el promedio de doce (12) meses correspondiente al año anterior al del período objeto de los servicios de revisoría fiscal”.

(3) ART. 10.—Autoridades de supervisión. Sin perjuicio de las facultades conferidas en otras disposiciones, relacionadas con la materia objeto de esta ley, en desarrollo de las funciones de inspección, control o vigilancia, corresponde a las autoridades de supervisión:
(...).
2. Expedir normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de información. Estas actuaciones administrativas, deberán producirse dentro de los límites fijados en la Constitución, en la presente ley y en las normas que la reglamenten y desarrollen.