Superintendencia Nacional de Salud

CIRCULAR EXTERNA 1 DE 2018

(Marzo 1º)

Asunto: Régimen de autorización previa de reformas estatutarias en prestadores de servicios de salud.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 7º, numerales 12 y 16 del Decreto 2462 de 2013, el Superintendente Nacional de Salud tiene la función de autorizar, de acuerdo con la normativa vigente, los procedimientos de fusión, escisión adquisición, cesión de activos, pasivos y contratos y otros mecanismos aplicables a los prestadores de servicios de salud que permitan garantizar la adecuada prestación de los mismos. A su vez, cuenta con la facultad de autorizar previamente a los sujetos vigilados cualquier modificación a la razón social, sus estatutos, cambios de la composición de la propiedad, modificación de su naturaleza jurídica, y cualquier otra modalidad de transformación.

Con el propósito de facilitar los trámites de autorización previa, necesarios para modificar la configuración empresarial de los prestadores de servicios de salud - IPS, se hace necesario establecer un régimen de autorizaciones que de manera eficiente permita a la Superintendencia Nacional de Salud cumplir con dicha función y a este grupo de vigilados agotar con mayor celeridad el trámite administrativo respectivo.

En desarrollo de las funciones otorgadas en el Decreto 2462 de 2013, mediante la presente el Superintendente Nacional de Salud imparte las siguientes instrucciones relacionadas con los requisitos mínimos que deben cumplir las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS), aquellas empresas sociales del Estado cuyo acto de constitución u origen (acuerdo u ordenanza, ley, decreto u otro acto administrativo) indique que sus reformas estatutarias serán sometidas a la inspección, vigilancia y/o control de la Superintendencia Nacional de Salud, al momento de presentar para autorización alguna de las figuras señaladas en el primer acápite de esta circular y que se encuentran relacionadas en el artículo 7º, numerales 12 y 16, del Decreto 2462 de 2013.

Los asuntos que requieren autorización previa se relacionan a continuación:

I. Asuntos que requieren autorización previa por parte de la Superintendencia Nacional de Salud

1. Cambio o modificación de la razón y/o del objeto social.

2. Fusión, escisión, transformación, disolución anticipada, y liquidación de la sociedad.

3. Modificación de la naturaleza jurídica y/o cambio de tipología societaria.

4. Cambios en la composición de la propiedad y/o del patrimonio (cesión de activos, pasivos y contratos enajenación y/o emisión de acciones por emisión pública y privada).

5. La liquidación de la sociedad o cancelación de la matrícula mercantil, siempre que sea voluntaria y que no se encuentre en proceso de intervención por parte de esta Superintendencia, o de alguna otra autoridad competente.

6. Aumento o disminución del capital autorizado de la entidad.

II. Liquidación voluntaria de IPS y/o cancelación voluntaria de matrícula mercantil

En los eventos de la liquidación voluntaria, se observarán las siguientes reglas:

1. La liquidación deberá ser voluntaria, sin que haya interferido orden de autoridad competente.

2. Independiente de su tipología societaria, por la expresa remisión de diferentes leyes, la liquidación voluntaria se ciñe expresamente a lo estipulado en el Código de Comercio colombiano, en particular a los artículos 219 a 259 y en lo no contemplado en él, se hará remisión a las leyes concordantes en la materia.

3. Una vez se inicie el proceso de liquidación, el prestador de servicios de salud deberá informar a la entidad territorial del orden departamental o distrital de su jurisdicción la novedad de liquidación y cierre de servicios para lo de su competencia.

4. El acta de liquidación que se realice por la asamblea general o el órgano de socios competente, con orden a lo estipulado en los estatutos o la ley en materia, deberá registrase ante Cámara de Comercio para los efectos de publicidad. El vigilado deberá propender por los medios establecidos en la norma mercantil y la Ley 222 de 1995 dar a conocer su plan de liquidación, nombre de liquidador y demás información que permita a los acreedores y deudores conocer de la decisión de la sociedad.

5. Los documentos radicados ante la Superintendencia Nacional de Salud deberán traer lo dispuesto en la disposición “PRIMERA” del título “III. INSTRUCCIONES”, de la presente circular, además de los documentos que permitan dar cumplimiento a lo estipulado en el Código de Comercio y las leyes aplicables.

III. Instrucciones

PRIMERA: En los asuntos que requieren autorización previa, toda institución prestadora de servicios de salud (IPS) deberá presentar ante la Superintendencia Nacional de Salud la respectiva solicitud suscrita por el representante legal o su apoderado, con antelación a la implementación y formalización de la operación respetiva.

A dicha solicitud deberán adjuntarse, al menos, los documentos que se listan a continuación y que sean aplicables a cada caso:

1. Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días).

2. Poder debidamente otorgado, cuando se actué por intermedio de apoderado.

3. Acta legible donde se aprueba la reforma (asamblea o junta de socios o máximo órgano de dirección).

4. Convocatoria a la asamblea ordinaria o extraordinaria de socios o accionistas.

5. Documento de creación de la entidad.

6. Estatutos sociales vigentes al momento de elevar la solicitud.

7. Documento en medio magnético (archivos en PDF que permita copiar el texto) que refleje de forma paralela el articulado de los estatutos vigentes “actuales” y el texto propuesto y/o aprobado por la asamblea a “modificar”.

8. Publicación del aviso (en los casos de fusión y escisión de conformidad con la L. 222/95).

En todo caso, de acuerdo con el trámite, el solicitante deberá ajustar la documentación de acuerdo a la Ley Comercial, en particular el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995 y/o las normas que los sustituyan, modifiquen o adicionen.

Serán igualmente vinculantes en la documentación y tratamiento respecto de acreedores de las sociedades, las disposiciones en materia societaria.

Se advierte que la Superintendencia Nacional de Salud puede solicitar cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular.

La Superintendencia Nacional de Salud, hará uso de los archivos financieros, jurídicos, o de cumplimiento de indicadores, que reporten las IPS para evaluar la solicitud allegada. Adicionalmente, se contrastará la solicitud con la información relevante reportada por la entidad ante la SNS en cumplimiento de las instrucciones vigentes.

SEGUNDA: Las instrucciones impartidas en la presente circular no se hacen extensivas a ninguna de las medidas preventivas de toma de posesión de que trata el artículo 113 del estatuto orgánico del sistema financiero, al tratarse de normas especiales con un marco legal de procedencia y trámite propios.

TERCERA: Perfeccionada la reforma estatutaria, las entidades intervinientes deberán remitir a la Superintendencia Nacional de Salud copia de la escritura pública o documento privado con constancia del registro respectivo, a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a dicha operación.

CUARTA: En los eventos de capitalización o ingreso de socios, inyección de capitales o similares y en general, cualquier actuación que realice la entidad vigilada, la misma debe demostrar la debida diligencia, en relación con las acciones de prevención frente al riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción (LA/FT/CO).

IV. Actos que se entienden autorizados de manera general por parte de la Superintendencia Nacional de Salud

Se entenderán autorizados de manera general, los siguientes actos:

1. Nombramientos de representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales y, en general actos tendientes al desarrollo o ejecución del contrato.

2. Cambio de domicilio de la sociedad.

3. Apertura de agencias o de establecimientos de comercio, como también sucursales, siempre que no se trate de sociedades extranjeras.

4. Creación o aumento de reservas ocasionales.

5. Readquisición de acciones.

6. Duración de la sociedad.

7. Modificación de mayorías, para la toma de decisiones.

8. Modificación de las funciones y facultades del máximo órgano social y la junta de socios, del representante legal o cuerpo colegiado que haga sus veces. Para este punto se conmina a la aplicación de la Circular 7 de 2017 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, referente a las mejores prácticas organizacionales Código de Buena Conducta y Buen Gobierno las normas de Gobierno corporativo.

9. Modificación de las clases de reuniones de asamblea, junta de socios o máximo órgano social que haga sus veces.

Lo anterior, sin perjuicio de los trámites a cargo de las IPS para efectos de la formalización de los mismos, tales como inscripciones, registros, escritura pública, documento privado y demás exigidos para cada caso en la normativa aplicable.

No obstante lo anterior, en ejercicio de las funciones de inspección y vigilancia, la Superintendencia Nacional de Salud podrá realizar la verificación posterior frente a los actos enumerados anteriormente.

Será deber de la entidad, actualizar la información que corresponda en los reportes periódicos que realicen frente a las diferentes entidades y ante esta entidad.

Aquellos trámites que no estén expresamente listados en la presente circular dentro del acápite “Asuntos que requieren autorización previa por parte de la Superintendencia Nacional de Salud” se entenderán autorizados de manera general.

V. Transición

Al momento de entrada en vigencia de la presente circular, los asuntos que se entienden autorizados de manera general y que se encuentren en trámite en la Superintendencia Nacional de Salud, se entenderán autorizados para la materialización del trámite y registro ante la Cámara de Comercio u organismo afín competente.

VI. Sanciones

El incumplimiento de las instrucciones contenidas en la presente circular dará lugar a las sanciones contempladas en la Ley 1438 de 2011 en particular las mencionadas artículo 130 numeral 130.7 y 130.12 conforme al procedimiento establecido en la ley para tal efecto. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, penales o civiles que puedan derivarse de su inobservancia y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales y/o administrativas.

VII. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y la página web de la Superintendencia Nacional de Salud

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales de instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS) privadas y públicas.