CIRCULAR EXTERNA 10 DE 1992

 

CIRCULAR EXTERNA 10 DE 1992 

(Abril 22)

(Nota: Derogada por la Resolución 400 de 1995 artículo 4.4.0.1. de la Superintendencia de Valores)

(Nota: Véase la Decreto 1120 de 2008 artículo 2° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

En adelante, las sociedades comisionistas de bolsa podrán ofrecer y prestar a sus clientes servicios de administración de valores, siempre que se sujeten a lo dispuesto en la presente circular y a lo que sobre el particular dispongan los reglamentos de la respectiva bolsa.

I. Régimen de autorización general

1. Administración de valores de terceros. Las sociedades comisionistas de bolsa se entienden autorizadas para administrar valores de sus comitentes, siempre que para el efecto den cumplimiento a los siguientes requisitos:

a) Que la sociedad comisionista revista la forma de sociedad anónima;

b) Que dentro de su objeto social se encuentre prevista expresamente dicha operación. Para estos efectos, las sociedades que pretendan modificar sus estatutos a fin de ampliar su capacidad en los términos del artículo 7º de la Ley 45 de 1990, lo podrán hacer directamente, es decir, sin autorización para solemnizar la reforma aprobada expresamente para cada caso, cuando adopten de manera exacta el texto de dicho artículo 7º, al menos en su letra e), advirtiendo en el correspondiente artículo que tales operaciones sólo podrán realizarse previa autorización de la Superintendencia de Valores;

c) Que la sociedad este al día en la presentación de sus estados financieros e información de carácter general y periódica que deba remitir a la Superintendencia de Valores y que además se halle cumpliendo las disposiciones que haya expedido la Superintendencia de Valores en relación con requerimientos de capital, operaciones por cuenta propia y financiación de valores;

d) Que la sociedad tenga dispuesta una adecuada estructura administrativa, tecnológica y de seguridad, bajo la responsabilidad de personal debidamente capacitado, que le permita adelantar una gestión óptima respecto de los intereses que le han sido encomendados. Desde este punto de vista, la sociedad debe contar con el debido soporte financiero, jurídico y logístico a fin de proteger adecuadamente los intereses representados en los valores que administra;

e) Abrir cuenta corriente especial para el manejo exclusivo de los dineros recibidos por concepto de la administración de valores. No obstante, podrán abrirse cuentas de ahorro o de valor constante, cuyos rendimientos pertenecerán al cliente, siempre que en cada una de ellas sólo se manejen recursos de un solo comitente.

Cuando se efectúe la apertura de una cuenta de ahorros, ordinaria o de valor constante, podrá acordarse que los rendimientos sean imputados como parte de la comisión fijada para la administración de los valores. En caso contrario, deberán entregarse al cliente, y

(Nota: Derogada la frase “Abrir cuenta corriente especial para el manejo exclusivo de los dineros recibidos por concepto de la administración de valores” del literal e), por la Circular Externa 18 de 1994 numeral 4º de la Superintendencia de Valores)

f) Contar con un manual de procedimiento en el que se detallen claramente las funciones del área encargada de la administración, así como los funcionarios responsables de la gestión.

Así mismo, dentro del manual es necesario establecer en forma precisa las reglas que permitirán evitar que se configuren conflictos de interés. Para el efecto debe distinguirse entre los potenciales conflictos que se pueden presentar con relación a los negocios que ordinariamente ejecuta la sociedad y aquellos cuya presencia se da respecto de los demás negocios de administración de portafolios o fondos de valores.

Finalmente, es entendido que la mayor capacidad que se otorga a las sociedades comisionistas supone la necesidad complementaria de desarrollar adecuados instrumentos de auditoría interna para que las condiciones establecidas en la presente circular se mantengan y consoliden progresivamente, hechos éstos que de suyo derivan en una mayor responsabilidad de los administradores en el ejercicio de sus funciones.

2. Información a la Superintendencia de Valores. Las sociedades comisionistas que se cojan al régimen de autorización general previsto en esta circular, deberán informarlo por escrito a la Superintendencia de Valores con una antelación no inferior a quince (15) días hábiles antes de iniciar operaciones, acompañando para el efecto copia del acta de la junta directiva de la entidad en la cual se establezca que se cumplen los requisitos antes mencionados y certificación conjunta suscrita por el representante legal y el revisor fiscal en el mismo sentido.

II. Régimen de autorización individual. Cuando la sociedad no cumpla con alguno de los requisitos establecidos en la letra c) del numeral 1º, acápite primero, requerira de la autorización individual expresa de la Superintendencia de Valores para ejercer la actividad de administración. Dicha autorización se podrá conceder, siempre que la entidad acredite el cumplimiento de los demás requisitos.

Toda sociedad que, habiendo operado dentro del régimen general, deje de cumplir en algún momento cualesquiera de los requisitos exigidos por la presente circular, no podrá continuar recibiendo valores en administración, sin perjuicio de que esta superintendencia pueda ordenar las medidas del caso, incluida la suspensión de la autorización que por esta circular se concede, estando la sociedad en tal caso obligada a devolver los valores a sus comitentes en el tiempo que determine esta superintendencia.

III. Operaciones autorizadas dentro de la administración de valores. Salvo prohibición expresa por parte del cliente, es entendido que el comisionista esta facultado para ejercer, en nombre y por cuenta de su mandante, los derechos que se mencionan a continuación. En este sentido, el comisionista deberá informar al cliente sobre las facultades que le ha otorgado la presente circular, para que éste pueda efectuar las correspondientes reservas o impartir las instrucciones que estime procedentes:

a) Realizar el cobro de los rendimientos;

b) Realizar el cobro del capital;

c) Reinvertir las sumas que por capital o rendimientos llegue a cobrar de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta el cliente, las cuales deben tener el correspondiente soporte escrito, y

d) Llevar a cabo la suscripción prferencial de los títulos que le correspondan en una nueva emisión.

IV. Obligaciones del comisionista. La ejecución de los servicios de administración de valores por parte del comisionista estara sujeta a las siguientes reglas:

a) En los actos de administración que realice, deberá emplearse el mayor grado de diligencia y cuidado que la ley establece, debiendo responder la sociedad comisionista hasta por la culpa leve, de acuerdo con el artículo 2155 del Código Civil;

b) Mantener los mecanismos que permitan controlar el cobro oportuno de los rendimientos y del capital;

c) Efectuar las reinversiones que procedan, con sujeción a las instrucciones que imparta el cliente, y

d) En caso que no proceda la reinversión, poner a disposición del cliente las sumas correspondientes en forma inmediata.

V. Remuneración. Las sociedades comisionistas deberán enviar a esta superintendencia, con la anticipación prevista en el artículo segundo del acápite primero de la presente circular, las tarifas y forma de liquidación de las mismas, que cobrarán a sus clientes, estableciendo claramente su valor efectivo en términos mensuales sobre el valor del título, observando siempre que la información para el cliente debe estar dada en estos términos.

VI. Control e información. Con el objeto de establecer un registro comprobable y verificable de las operaciones, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 2160 de 1986, la sociedad deberá abrir una cuenta especial a nombre de cada uno de sus clientes en su contabilidad para los movimientos de dinero que origine la administración, en la que se deberán registrar todas y cada una de las operaciones que ejecute con motivo del respectivo mandato.

Así mismo, deberá registrar en cuentas de orden el valor de los títulos recibidos en custodia, así como elaborar, respecto de los valores que le han sido entregados, un certificado de custodia con numeración consecutiva, en el cual se asentarán, cuando menos, los siguientes datos:

a) Nombre y dirección del cliente;

b) Descripción de los valores, especificando su denominación, cantidad, valor nominal, nombre del emisor, serie y número de títulos que los representan, fecha de emisión y demás información necesaria para su debida individualización;

c) Fecha de entrega, y

d) Valores específicos en los que se harán las reinversiones, cuando a ellas haya lugar.

El original del certificado debe ser entregado al cliente, una copia se llevara al consecutivo y otra se dejara anexa al título valor, la cual debe ser firmada por el cliente al recibo del mismo.

La sociedad comisionista debe abrir un libro auxiliar debidamente registrado, en los términos del Decreto 1798 de 1990, especificando los mismos datos que se deben consignar en el certificado de custodia respectivo.

VII. Títulos en el depósito central de valores. Cuando se trate de la administración de títulos que se encuentren en el depósito central de valores, los documentos que acrediten la custodia serán los establecidos para el efecto en el reglamento que regule el funcionamiento del citado depósito.

VIII. Régimen sancionatorio. En desarrollo de la facultad consagrada por el numeral 33 del artículo 2º del Decreto 2739 de 1991, en concordancia con los artículos 2º, letra n) y 2º, del Decreto 2855 de 1991, este despacho califica como práctica insegura y no autorizada, el incumplimiento de cualquiera de las instrucciones que se contienen en la presente circular. En consecuencia, serán directamente responsables por el debido cumplimiento de las mismas aquellas personas que, de conformidad con los estatutos y reglamentos internos, deban adoptar las respectivas decisiones.

IX. Régimen transitorio. Las sociedades anónimas que se encuentren administrando valores de terceros, deberán adaptar su operación a lo dispuesto en la presente circular en un término máximo que vence el 1º de junio de 1992.

Las sociedades colectivas que se encuentren administrando valores de terceros, deberán adoptar su operación a lo previsto en los literales c), d), e) y f) del artículo 1º, acápite primero de la presente circular a más tardar el 1º de junio de 1992, sin perjuicio de lo dispuesto en la Resolución 215 de 1981 emananda de esta entidad.

Para efectos de lo dispuesto en el presente acápite, los revisores fiscales y representantes legales de las entidades deberán certificar, con destino a esta superintendencia, si las sociedades se ajustaron o no a los parámetros consagrados en la presente circular. Dicha certificación deberá hacerse llegar a este despacho a más tardar el 20 de junio de 1992.

X. Vigencia. La presente circular rige desde la fecha de su publicación.

(Nota: Derogada por la Resolución 400 de 1995 artículo 4.4.0.1. de la Superintendencia de Valores)

(Nota: Véase la Decreto 1120 de 2008 artículo 2° del Ministerio de Hacienda y Crédito Público)

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