CIRCULAR EXTERNA 10 DE 1998 

(Abril 8)

Asunto. Cómo afrontar el problema del año 2000 en la informática.

Dada la importancia de la tecnología en los diferentes campos y con la amenaza inminente de presentarse un caos informático debido a el manejo del formato de fecha por el cambio de milenio. Esta superintendencia busca orientar a los entes vigilados en la solución del problema definiendo las políticas y acciones que se deben tener en cuenta, tal como se consagra en el artículo 7º numeral 4 del Decreto 2150 del 30 de diciembre de 1992, para actualizar los sistemas de información y recursos computacionales, preparándose para trabajar adecuadamente en el año 2000:

1. Descripción del problema.

Una vez que se llegue al año 2000 el sistema se devolverá al punto inicial, es decir, que lo reconocerá como 1900, esto porque la mayoría de los programas y sistemas operativos actuales se han desarrollado de seis dígitos para el campo donde se especifica la fecha (AAMMDD).

Y adicionalmente, el año 2000 será bisiesto, lo cual debe tenerse en cuenta para los equipos y aplicaciones que utilicen un microchip.

Por tanto la responsabilidad recaerá sobre el representante legal de la corporación, de no tomarse las acciones preventivas en forma inmediata, como consecuencia de la llegada del año 2000.

2. Problemas susceptibles a presentarse.

De tipo técnico:

• Corrupción de datos.

• Caídas en el sistema.

• Cálculos errados.

• Datos incorrectos no detectados.

• Reindexación de las bases de datos que manejan como índice la fecha.

Generando como consecuencia problemas corporativos tales como:

• Aplicaciones no disponibles.

• Reportes incorrectos.

• Deterioro de su imagen dentro del sistema del subsidio familiar.

• Impedimento en el cabal cumplimiento de su objeto social.

• Catástrofes financieras, contables, administrativas, de comunicaciones, de manejo electrónico de documentos y archivos y de control automático.

• Fallas en el recaudo y pago oportuno de la prestación social del subsidio familiar.

• Iliquidez que puede comprometer su patrimonio.

• Litigios judiciales.

• Pérdida de socios de negocios dentro del giro normal de su funcionamiento.

• Pérdida de afiliados.

Además de los problemas mencionados anteriormente, estas formulaciones producirán problemas en su funcionamiento en general sobre cualquier aplicación que utilice la variable fecha, por tanto el desconocimiento o la falta de diligencia por parte de las entidades vigiladas en la anticipación y solución de la problemática, dará lugar a la aplicación de las sanciones pertinentes por parte de esta superintendencia a los funcionarios de las cajas de compensación familiar.

Por tanto, se requiere implementar una estrategia planeada, coordinada e integrada por parte de las directivas acorde con las necesidades de la corporación, en donde el plan de acción a implementarse, además de los aspectos propios de cada corporación, se tengan en cuenta los siguientes:

• Conformar un grupo de trabajo, encargado de adelantar procesos de evaluación, diagnóstico, planeación e implantación del plan institucional con miras al año 2000.

• Enfrentar el problema bajo un enfoque global del negocio.

• Realizar un inventario detallado del software y hardware que esté instalado y en operación, para evaluar la sensibilidad de éstos al manejo de las fechas superiores a 1999, sin olvidar el 29 de febrero de 2000.

• Establecer las prioridades, con el propósito de atender las aplicaciones críticas, susceptibles de generar riesgo a la corporación.

• Determinar los recursos necesarios y la asignación de fondos, para llevar a cabo el plan de acción.

• Establecer planes de contingencia.

Dadas las consecuencias que se pueden generar por no tomarse una acción oportuna, esta superintendencia señala como fecha límite el 4 de mayo del presente año, para la remisión de los informes anexos a esta circular, en donde en el primero de ellos se debe registrar la conformación del grupo de trabajo y en el segundo el seguimiento a los procesos que cada corporación está empleando a fin de dar solución a los problemas planteados. Este último debe ser remitido nuevamente el 4 de agosto y el 4 de noviembre del presente año, para conocer los avances logrados en el plan de acción. Además en el segundo semestre del presente año se iniciarán visitas periódicas a las corporaciones, con el propósito de conocer los planes de acción y validar el cumplimiento de ellos.

3. Implantación del plan de acción.

Para llevar a cabo este plan de acción se deben considerar los siguientes aspectos.

1. Evaluación de alternativas, el plan debe iniciarse determinando cuál de las alternativas es las más aplicable a la corporación: actualizar internamente, actualizar externamente, o reemplazar lo existente, así como el costo de cada proceso, siguiendo el orden de prioridades, establecido por el grupo de trabajo en el correspondiente plan de acción.

2 Evaluación de proveedores, cuando la alternativa de solución implique un reemplazo o contratación externa de proveedores, se debe iniciar un proceso de evaluación de los posibles proveedores comparando capacidades y alternativas de solución y ante todo que correspondan a aquellos proveedores que les ofrezcan sistemas de cómputo diseñados para afrontar el cambio de milenio.

3. Modificación de los sistemas de información existentes, definiendo un orden de prioridades determinado por su nivel de riesgo, con el objeto de garantizar un normal funcionamiento a los afiliados al sistema del subsidio familiar.

4. Implementación del proyecto piloto, con el objeto de identificar problemas y encontrar soluciones.

5. Seguimiento y control al plan de acción, para asegurar la integridad y funcionalidad de los sistemas modificados, así como, realizar auditorias que garanticen el adecuado desarrollo del plan de acción implementado para tal efecto.

4. Recomendaciones generales

• Los usuarios y funcionarios de las cajas de compensación familiar, deben conocer el problema y ser capacitados para el cambio. (Por ejemplo: la captura debe hacerse a 4 dígitos en lugar de 2).

• Todas las aplicaciones deben ser probadas simulando capturas de diversas fechas.

• Establecer un formato único y consistente de fechas de cuatro dígitos, para manejar el intercambio entre sistemas internos y externos.

• Establecer puntos de control en el sistema, que permitan detectar errores de captura o fuentes de datos incorrectos.

• Adquirir herramientas automatizadas de búsqueda, para detectar campos de almacenamiento de fechas en las aplicaciones más críticas.

• Dejar encendidos los equipos de cómputo desde el 31 de diciembre de 1999 al 4 de enero del 2000 y ajustar la fecha manualmente, si es necesario.

La fecha estipulada para el término del desarrollo e implantación de las soluciones que hayan de adoptarse en la ejecución del plan de acción es diciembre 31 de 1998. De esta manera, las entidades contarán con todo el año 1999 para la realización de pruebas y toma de correctivos a que haya lugar.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

NOTA: Los anexos de la presente circular pueden ser consultados en la Superintendencia del Subsidio Familiar.

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