CIRCULAR EXTERNA 10 DE 1999 

(Mayo 26)

Asunto: Ejercicio de la contraloría por el contralor principal o el contralor suplente en las entidades financieras o aseguradoras en liquidación forzosa administrativa.

1. Objeto. Teniendo en cuenta que una de las atribuciones asignadas por el estatuto orgánico del sistema financiero al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en lo referente a las entidades financieras, vigiladas por la Superintendencia Bancaria que entren en liquidación forzosa administrativa según el literal “a” del numeral 1º del artículo 296, es la de designar a las personas que deban desempeñar las funciones de contralor, este fondo se permite efectuar las siguientes precisiones en torno al ejercicio de la contraloría por quienes desempeñan el cargo como principales o suplentes.

Es importante recordar que el numeral 10 del artículo 295 del mencionado estatuto determina que “los contralores ejercerán las funciones propias de un revisor fiscal conforme al Código de Comercio y demás normas aplicables a la revisoría y responderán de acuerdo con ellas.

Así las cosas, en el ejercicio de sus funciones se debe tener presente que el artículo 207 del Código de Comercio exige que el revisor fiscal desarrolle su labor de manera integral, con el propósito de cerciorarse de que la gestión en este caso, del proceso liquidatorio, se celebre de acuerdo a lo establecido en el estatuto orgánico del sistema financiero y demás normas concordantes sobre la materia, buscando siempre que se logre obtener la finalidad esencial de estos procesos, como es la de la “pronta realización de los activos y el pago gradual y rápido del pasivo externo”.

Cabe resaltar que por la importancia de las funciones asignadas al revisor fiscal, la responsabilidad que se deriva de su cumplimiento impone el deber de obtener una evidencia valida y completa por medio del análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto de que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los cometidos que señala la ley.

En consecuencia, sobre la base de que el artículo 215 del Código de Comercio impone el ejercicio personal del cargo de revisor fiscal, se solicita a las firmas que han sido designadas por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras para que ejerzan el cargo de contralores en las entidades financieras, aseguradoras o entidades cooperativas que desarrollen actividades financieras, que se encuentran en liquidación forzosa administrativa, que a partir de la fecha se cumpla con las siguientes instrucciones:

2. Requisitos para la posesión. Con anterioridad a la posesión del contralor, las sociedades designadas deberán entregar al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras los siguientes documentos:

a) El certificado de existencia y representación legal y los estatutos de la sociedad;

b) Las hojas de vida de los contadores públicos que harán las veces de contralor principal y de contralor suplente;

c) Fotocopia de la tarjeta de registro de la sociedad en los términos de la Resolución 144 de 1998 de la Junta Central de Contadores;

d) Autorización por escrito del representante legal de la sociedad, al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras para solicitar ante la Junta Central de Contadores los antecedentes disciplinarios de la sociedad. Tal autorización deberá acompañarse del recibo de pago de los derechos correspondientes;

e) Autorización por escrito del contralor principal y el suplente al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras para solicitar ante Ia Junta Central de Contadores el certificado de antecedentes disciplinarios de cada uno de ellos. Tal autorización deberá acompañarse del recibo de pago de los derechos correspondientes, y

f) Manifestación escrita del contralor principal y del suplente, de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los artículos 205 y 215 del Código del Comercio y los artículos 48 al 51 de la Ley 43 de 1990.

3. Aceptación por parte del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras. El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras dentro de los tres días siguientes a la presentación de la documentación de que trata el numeral anterior, en ejercicio de las facultades que le otorga el artículo 296 literal 1º numeral a), del estatuto orgánico del sistema financiero se pronunciará sobre la designación del contralor principal y suplente.

4. Posesión de contralores ante el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras. Para la toma de posesión del cargo de contralores se debe hacer presente tanto el representante legal de la firma, como el contador público que ha sido designado para ejercer las funciones de contralor principal.

5. Firma del “compromiso de gestión”. Tanto el representante legal de la firma, como el contador público designado para ejercer las funciones de contralor principal, deben firmar el documento preparado por el fondo denominado “compromiso de gestión”. Dicho documento forma parte integral del acto de posesión.

6. Ejercicio del cargo. a) De acuerdo con lo establecido en el numeral 3º del artículo 295 del estatuto orgánico del sistema financiero a partir de la posesión ante el director del fondo el contralor asumirá sus funciones, sin perjuicio del cumplimiento de la formalidad de inscripción en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la entidad en liquidación, y

b) El contralor principal en sus ausencias absolutas, temporales o accidentales será reemplazado por el contralor suplente.

7. Reemplazo del contralor principal. a) La sociedad que esté ejerciendo el cargo de contralor, deberá informar al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras con una antelación no inferior a cinco días la ausencia del contralor principal, indicando si ésta es temporal o definitiva;

b) El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras dentro de los tres días siguientes a la fecha en que reciba la comunicación de que trata el numeral anterior, se pronunciará aceptando la designación del contralor suplente como contralor principal, e informará de ello a la entidad en liquidación;

c) Previo a que el contralor suplente inicie el ejercicio del cargo como contralor principal deberá presentarse a las oficinas del fondo para firmar el “compromiso de gestión”, lo cual sustituye el acto de posesión, y

d) En los casos de ausencia definitiva del contralor principal, el contralor suplente debe cumplir con la formalidad de inscripción en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad en liquidación.

8. Cumplimiento de requisitos para los contralores que se encuentren en el ejercicio del cargo. Las sociedades o contadores públicos independientes que estén ejerciendo el cargo de contralores en las entidades en liquidación y que no hayan cumplido con alguno de los requisitos descritos anteriormente deben proceder de conformidad con las instrucciones impartidas en la misma dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de expedición de la presente circular.

9. Permanencia de los contralores. El fondo estima que las sociedades en las cuales haya recaído la designación de contralores de una institución financiera, aseguradora o cooperativa que desarrolle actividades financieras en liquidación forzosa administrativa, cuyo seguimiento esté a cargo de Fogafin, deben propugnar porque dentro de las naturales limitaciones que ello pueda suponer en ciertos casos, las personas naturales designadas para ejercer el cargo permanezcan en él por el período correspondiente, de suerte que en el cumplimiento de sus funciones pueda desempeñar especialmente las que se refiere a la permanencia, la cobertura total y la función preventiva.

La presente circular rige a partir de la fecha de publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a contralores de entidades financieras o aseguradoras en liquidación.

__________________________________________