CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2001 

(Febrero 28)

Asunto: Presentación de la información contable financiera y de actividades del ejercicio correspondiente a 2000.

Con el fin de obtener un estricto cumplimiento en la presentación de la información contable - financiera y de actividades por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2000, de conformidad con el artículo 2º de la Resolución 412 de 1988, que establece como fecha máxima el 31 de marzo de cada año, me permito precisar la información que debe ser tramitada y reportada a esta superintendencia, en los formatos, anexos y otros detallados a continuación:

I. Estados financieros y anexos

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos e informativo de aportes para terceros.

1.3. Estado de origen y aplicación de recursos:

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el capital de trabajo.

C. Estado de flujo de efectivo.

1.4. Anexo al estado de egresos - Fovis.

1.5. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.6. Estado de resultados de los programas de vivienda.

1.7. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, Fovis.

1.8. Valor cuota mensual de subsidio monetario.

1.9. Anexo para inversiones temporales.

1.10. Anexo para inversiones por fondos con destinación específica.

1.11. Informe general de ejecución de inversiones en servicios y administración.

II. Aspectos legales - administrativos

Igualmente, es indispensable la siguiente información complementaria:

2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración por cargos, por centros de costos y totalizada.

2.2. Información sobre el manejo administrativo - operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS, IPS, ARS y AFP.

2.3. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

2.4. Informe del director administrativo y/o consejo directivo.

2.5. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los estados financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el director administrativo para su remisión a la asamblea general, conforme al numeral 5º del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982, con observancia de los numerales 5º, 6º y 8º del artículo 54 de la citada ley.

2.6. La información contable - financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (D. 2649/93, arts. 33 y L. 222/95, art. 37).

2.7. El informe y dictamen de la revisoría fiscal (D. 2649/93, arts. 26, L. 222/95, art. 38) con sujeción a los artículos 37 y 38 del Decreto 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha.

2.8. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 603 de 2000, tanto en el informe de la revisoría fiscal como en el informe del director administrativo se debe certificar el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor del software instalado en la corporación, constatando la existencia y originalidad de las respectivas licencias suministradas por el fabricante.

III. Algunas consideraciones

3.1. La corporación deberá diligenciar los anexos relacionados con la apropiación para el Fovis en los componentes de vivienda, jornada escolar complementaria y atención integral a la niñez, cuando a ello hubiere lugar.

3.2. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco (*) en los formatos de los estados financieros requieren la presentación de relaciones. En cuanto a los egresos por costos y gastos deben detallarse las subcuentas que los componen.

3.3. Por considerarse de especial importancia debe cumplirse con la presentación de la relación específica estipulando los valores aplicados como “costos y gastos indirectos” a los programas y servicios sociales, mediante el sistema de prorrateo, informando sobre el estudio técnico previo establecido para el efecto y la aprobación del mismo por parte del consejo directivo.

Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de publicidad, propaganda y avisos, cargados a los diferentes servicios sociales y a la administración.

3.4. Se recuerda que en el balance general - activo, en la cuenta 11 25 00 corresponde clasificar los “fondos específicos y de crédito”. Esto en razón a que algunas corporaciones han registrado allí recursos de fondos y apropiaciones con destinación específica que se clasifican bajo el código 18 10 00.

3.5. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la corporación, considerando el amplio plazo vigente desde los registros y cierre contable hasta la fecha de presentación.

IV. Forma de presentacion de los informes

4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada por esta superintendencia.

4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse además en disquete en formato de excel 97 y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal.

4.3. De las celdas que conforman los cuadros en excel, algunas están protegidas y aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información correspondiente. Por tanto, para que la información sea cargada en la base de datos y analizada por esta superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales y contadores.

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