CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2005

 

CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2005 

(Mayo 2)

Ref.: Remisión anual de extractos.

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1º, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, desde el año 1997 las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida tienen el deber de enviar a sus afiliados, dentro del primer trimestre de cada año, un extracto anual que contenga información sobre el monto de los aportes efectuados y las semanas cotizadas por el año calendario inmediatamente anterior, así como el número acumulado de semanas cotizadas al 31 de diciembre de cada año.

Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1º, artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF), las entidades vigiladas por esta superintendencia deben suministrar a los usuarios de los servicios que prestan la información necesaria para lograr la mayor transparencia en las operaciones que realicen, de suerte que les permita, a través de elementos de juicio claros y objetivos, escoger las mejores opciones del mercado y poder tomar decisiones informadas.

Ahora bien, teniendo en cuenta lo anterior, este despacho en uso de sus facultades legales, en especial de las que le confiere el literal a), numeral 3º, artículo 326 EOSF, considera necesario adicionar un numeral al capítulo I, título IV de la Circular Externa 7 de 1996, con el fin de instruir a las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida sobre la forma como deben dar cumplimiento a la obligación de remisión de extractos a que se refiere el Decreto 326 de 1996.

De esta manera, el numeral que se adiciona reitera la obligación de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida de remitir a sus afiliados a más tardar el día 31 de marzo de cada año, un extracto con información anual sobre las semanas y montos cotizados al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, el cual debe contener, como mínimo, información clara y precisa sobre la entidad administradora, el afiliado, sus aportes y las semanas cotizadas o el tiempo de servicio efectivamente prestado, según corresponda, entre otros aspectos.

Igualmente, el numeral que se adiciona establece el deber de las entidades administradoras de adoptar controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información, así como el de enviar a la SBC, dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, una constancia sobre el cumplimiento de la referida obligación, debidamente suscrita por el representante legal de la entidad.

Las administradoras que al 31 de marzo de 2005 no hayan enviado a sus afiliados los mencionados extractos, deberán ajustar el contenido de los mismos a las instrucciones aquí impartidas a más tardar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de publicación de la presente circular, y una vez concluido este proceso, deberán proceder a su remisión inmediata, todo ello sin perjuicio de las actuaciones administrativas que frente a tal omisión pueda adelantar la SBC.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y adiciona el numeral 9º al capítulo 1, título IV de la Circular Externa 7 de 1996.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida.

TÍTULO IV

CAPÍTULO I-Instrucciones generales relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones

Página 3-5

En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por la SBC en la proforma B.6000-10.

8. Reglas sobre reconocimiento y pago de pensiones.

Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, 4º de la Ley 700 de 2001 y 1 de la Ley 717 de 2001, en concordancia con lo señalado por la Corte Constitucional en Sentencia de Unificación 975 de 2003, y con el fin de que las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelanten las diligencias de reconocimiento y pago de pensiones dentro de los plazos establecidos en dichas disposiciones, las mismas deben diseñar y adoptar formalmente un sistema interno de procedimientos, en el que, de acuerdo con la estructura organizacional de la entidad, se establezcan tiempos y funcionarios responsables de adelantar los trámites y diligencias necesarias para el reconocimiento y pago de las pensiones a su cargo.

Cualquiera sea el sistema que se adopte para tal fin, en su diseño e implementación se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

8.1. Los plazos establecidos por las normas legales mencionadas constituyen únicamente los términos máximos para dar cumplimiento a los deberes en ellas consagrados. Lo anterior supone que en desarrollo del principio de eficiencia consagrado en el artículo 2º de la Ley 100 de 1993, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones adelantar con agilidad los trámites necesarios para el reconocimiento y pago de las pensiones, de modo que los beneficiarios de las prestaciones pensionales tengan acceso al derecho a la seguridad social de manera adecuada, oportuna y suficiente.

8.2. El sistema debe prever mecanismos que permitan la recolección de la información necesaria para el reconocimiento oportuno y pago ágil de pensiones manera ágil y de información oportuna a los clientes sobre el resultado de tales diligencias. Igualmente, debe establecer mecanismos para mantener permanentemente actualizada la historia laboral de sus afiliados.

8.3. Debe contar con al menos un funcionario responsable designado por el representante legal principal, a cargo de velar porque el sistema de procedimientos opere de manera adecuada al interior de la entidad y atender los requerimientos de información que sobre la materia presenten las autoridades.

8.4. Debe contar con procedimientos especiales para la atención rápida y eficiente de las solicitudes de información que sobre la materia presenten los clientes y usuarios, en los plazos señalados por la Corte Constitucional.

9. Remisión de extractos por parte de las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida.

En cumplimiento de lo establecido en el parágrafo 1º, artículo 41 del Decreto 326 de 1996, en concordancia con lo previsto en el numeral 1º, artículo 97 EOSF, las entidades administradoras del régimen solidario de prima media con prestación definida deben remitir a sus afiliados un extracto anual con información sobre las semanas y montos cotizados, a más tardar el día 31 de marzo de cada año. Este extracto debe indicar el período al cual pertenece y contener de forma clara y precisa, como mínimo la siguiente información:

1. Información de la entidad administradora. Indica el nombre o razón social de la administradora y el número de identificación tributaria-NIT.

2. Información del afiliado. Registra los datos personales del afiliado como son el tipo y el número del documento de identidad, los nombres y apellidos, la fecha de afiliación y la dirección para remisión de la correspondencia.

3. Información sobre los aportes. Indica la fecha en que se efectuó la consignación y su monto, el período o ciclo a que corresponde, el ingreso base de cotización, el tiempo cotizado (semanas o días) y el nombre e identificación del empleador o empleadores aportantes en caso de los trabajadores dependientes.

4. Información consolidada. Presenta un resumen de las semanas cotizadas en el período objeto del extracto, clasificado por cada empleador, cuando hay más de uno. Así mismo, informa el total de semanas cotizadas y/o el tiempo de servicio efectivamente prestado por el afiliado durante toda su permanencia en la entidad, según corresponda, con la indicación clara de si hubo períodos en que no cotizó, así como la dirección y área de la entidad a la que se puede acudir en caso de duda o inconformidad con el contenido del extracto.

5. Información adicional. Indica al afiliado si existen procesos de cobro coactivo, señalando los períodos en mora y el nombre e identificación de los empleadores morosos. Así mismo, puede incluir notas de interés relacionadas con la afiliación o con el sistema general de pensiones.

Al respaldo del extracto se debe incorporar un escrito en el que se ilustre la información contenida en cada uno de los campos.

TÍTULO IV

CAPÍTULO I-Instrucciones generales relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones

Página 3-6

Los extractos deben remitirse por correo a la dirección que el afiliado haya indicado para el envío de correspondencia en el formulario de afiliación o de traslado, sin perjuicio de que previa autorización de la SBC se utilice otro medio idóneo para el envío de dichos extractos.

La entidad administradora debe establecer controles y mecanismos adecuados de seguridad para el manejo y utilización de esta información.

Dentro del mes siguiente a la remisión de los extractos, las entidades administradoras deben enviar a la SBC una constancia suscrita por el representante legal, sobre el cumplimiento de la obligación en cuestión.

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