CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2012

 

Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2012 

(Abril 10)

Ref.: Modificación al trámite de posesiones y actualización conforme con los artículos 65 y 66 del Decreto Antitrámites 19 de 2012, modificado por el artículo 2º del Decreto 53 de 2012.

En ejercicio de las facultades señaladas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, este Despacho considera necesario modificar los términos establecidos para la transmisión de novedades relativas al trámite de posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia, y actualizar el Capítulo Décimo del Título I de la Circular Básica Jurídica conforme con los artículos 65 y 66 del decreto antitrámites 19 de 2012, modificado por el artículo 2º del Decreto 53 de 2012.

De este modo, se amplía el plazo de transmisión de novedades pasando de treinta (30) a cuarenta y cinco (45) días corrientes, se exime del trámite de posesión a los representantes legales y directores de entidades vigiladas cuya designación corresponda al Presidente de la República o su delegado, y se señala un procedimiento expedito para la posesión de los representantes o delegados de los funcionarios públicos que no ejerzan personalmente la calidad de miembros de junta directiva de entidades vigiladas.

La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición.

Se adjuntan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento y defensores del consumidor financiero

CAPÍTULO X-Actuaciones ante la Superintendencia

TÍTULO I

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1. Instrucciones relativas a la posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia de representantes legales, miembros de junta directiva, consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención del lavado de activos de las entidades vigiladas y defensores del consumidor financiero.

Corresponde a los representantes legales, miembros de juntas directivas o consejos directivos o de administración, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, así como a los defensores del consumidor financiero, tomar posesión de sus cargos ante la SFC para lo cual deben atender las instrucciones que se señalan en el presente capítulo.

Lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 73 numeral 3, 74 numeral 4, 79 numeral 3 y 326 numeral 2 literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), artículo 22 de la Ley 964 de 2005, artículo 21 de la Ley 45 de 1990, artículo 11.2.1.5.1 del Decreto 2555 de 2010, artículo 40 de la Ley 454 de 1998, artículo 14 del Decreto 2514 de 1987, el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004, artículo 18 de la Ley 1328 de 2009 y artículo 2º del Decreto 2281 de 2010.

1.1. Personas que deben tomar posesión.

De conformidad con lo establecido en las normas citadas deben tomar posesión del cargo:

Los representantes legales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.

Miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, principales y suplentes, de las entidades vigiladas, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República.

Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior;

Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8 y 9 del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004;

Los revisores fiscales, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

Los oficiales de cumplimiento para la prevención de lavado de activos, principales y suplentes, de las entidades vigiladas;

Los representantes o delegados de los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva, consejo directivo o de administración de alguna entidad vigilada, con excepción de aquellos designados por el Presidente de la República; y

Los defensores del consumidor financiero, principales y suplentes, de las entidades vigiladas.

Para el ejercicio válido de los anteriores cargos se requiere la designación junto con la posesión ante esta Entidad. En tal virtud, el ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo cuando las normas aplicables así lo exijan, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la Superintendencia Financiera de Colombia se abstenga de autorizar la posesión.

Los funcionarios públicos que por disposición legal deban hacer parte de una junta directiva de alguna entidad vigilada y que ejerzan personalmente dicha función no requieren adelantar el trámite de posesión. En todo caso, corresponderá al responsable del trámite de posesión a que se refiere el numeral 1.3 del presente capítulo informar tal situación a la SFC. En el evento en que los funcionarios públicos no ejerzan personalmente dicha función, sus representantes o delegados se entenderán posesionados solamente con el cumplimiento de las reglas 1 y 2 señaladas en el numeral 1.4 del presente capítulo y la confirmación de recibo por parte de la SFC, la cual será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2º, num. 2º del artículo 74 del estatuto orgánico del sistema financiero, los gerentes de sucursales no deben adelantar el trámite de posesión ante la SFC y la certificación de su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades, de acuerdo con lo señalado en el subnumeral 12.2 del capítulo décimo de la presente Circular. Igualmente, los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta entidad.

CAPÍTULO X-Actuaciones ante la superintendencia

TÍTULO I

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1.2. Eventos en los que no se requiere de nueva posesión.

No se requiere adelantar nuevamente el trámite de posesión en los casos de reelección de: revisor fiscal, miembros de junta directiva, consejo directivo o de administración, oficial de cumplimiento para la prevención del lavado de activos, representante legal, principal o suplente y defensor del consumidor financiero, principal o suplente. Lo anterior aplica siempre que la persona sea reelegida para el ejercicio del mismo cargo con independencia de la condición de principal o suplente.

En estos casos, corresponderá al responsable del trámite de posesión de la entidad a que se refiere el numeral 1.3. siguiente, informar tal situación dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la ocurrencia del hecho mediante el diligenciamiento de la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión” ingresando al ícono “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”, junto con la actualización de la hoja de vida. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de la condición de suplente a principal.

1.3. Funciones del responsable del trámite de posesión.

El secretario general o vicepresidente jurídico de la entidad vigilada, o en su defecto, en aquellas entidades que no cuenten con dichos cargos, un representante legal principal designado expresamente para tal efecto por la Junta Directiva, será la persona responsable de:

1. Exigir al postulado la información que soporta su trayectoria e idoneidad profesional y moral con el fin de proceder a la revisión y posterior incorporación de los datos exigidos en la proforma F.0000-19, certificando la coincidencia de la información con los documentos aportados.

2. Diligenciar en su integridad la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión” de acuerdo con su correspondiente instructivo.

3. Firmar digitalmente la proforma F.0000-19 “Solicitud de posesión” y transmitirla vía electrónica a la SFC.

4. Conservar un ejemplar físico del trámite de posesión, debidamente firmado por él y el postulado en los términos previstos en la ley para la conservación de documentos.

5. Archivar y custodiar la documentación que soporta el diligenciamiento de la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, de acuerdo con las normas que regulan los términos y plazos para la conservación de documentos.

Una vez firmada y transmitida la proforma a la SFC por el responsable del trámite de posesión, se entiende que él mismo hace constar que la información allí consignada fue revisada, coincide con los documentos suministrados por el postulado y que éstos reposan en los archivos de la entidad.

Es deber del responsable del trámite de posesión garantizar en todo momento la confidencialidad de la información que conozca en desarrollo de sus funciones.

1.4. Reglas relativas al trámite de posesiones.

Es deber de cada entidad vigilada, a través del funcionario responsable del trámite de posesión en los términos previstos en el subnumeral anterior, solicitar ante la SFC la posesión dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante. Vencido tal plazo sin que se haya presentado la solicitud de posesión, será necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite.

Para el efecto se adelantará vía electrónica el siguiente procedimiento:

1. Previa la revisión y verificación respectiva, el responsable del trámite en los términos del numeral 1.3 deberá diligenciar en su integridad la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, la cual estará disponible en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia en el link: “Trámites y atención al usuario”.

2. Una vez diligenciada la proforma F.0000-19 “Solicitud de Posesión” corresponde al responsable del trámite firmarla digitalmente con un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio y transmitirla a la SFC. Transmitida la proforma, se entiende que el responsable del trámite ha revisado la información aportada, por lo tanto no se podrán hacer modificaciones a la misma salvo autorización expresa de la SFC. Con dicha transmisión se entiende iniciado formalmente el trámite de posesión. La información suministrada por el postulado se entenderá bajo la gravedad de juramento.

CAPÍTULO X-Actuaciones ante la Superintendencia

TÍTULO I

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3. La entidad recibirá un registro electrónico con el número asignado al trámite. De la proforma diligenciada deberá conservarse en la entidad un soporte físico debidamente suscrito por el responsable del trámite y por el postulado. Con el número asignado se podrá hacer el seguimiento al estado del trámite a través de la página web.

4. El sistema remitirá la proforma al Grupo de Registro de la SFC, el cual con base en la información allí consignada, generará un reporte al Superintendente Delegado Institucional respectivo y/o al comité de posesiones sobre los antecedentes del postulado.

5. En el evento de existir inconsistencias en la información consignada en la proforma corresponderá al grupo de registro requerir directamente al responsable del trámite para que efectúe las aclaraciones a que haya lugar. Subsanadas las inconsistencias presentadas, se procederá a verificar si el postulado incurre en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas para el ejercicio del cargo. En caso de incurrir en alguna causal, el grupo de registro remitirá al comité de posesiones el informe respectivo para su análisis y decisión. La decisión tomada por dicho comité será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro.

En caso de no encontrar inconsistencias en la información consignada ni causales de inhabilidad o incompatibilidad para el ejercicio del cargo, el grupo de registro enviará el trámite al superintendente delegado institucional competente para que en desarrollo de la función establecida en el numeral 19 del artículo 44 del Decreto 4327 de 2005 profiera concepto sobre la solicitud de posesión. Dicho concepto se enviará al Comité de Posesiones para su decisión.

6. El comité de posesiones evaluará y decidirá sobre las solicitudes de posesión sometidas a su consideración en el orden de presentación de las mismas. El secretario del comité de posesiones elaborará un acta con las decisiones adoptadas.

7. La decisión tomada por el comité de posesiones será comunicada al responsable del trámite a través del grupo de registro. En caso de negarse la posesión deberá además notificarse personalmente al postulado

En cualquier estado del trámite la SFC podrá solicitar los documentos y aclaraciones adicionales del caso, los cuales deberán remitirse a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la solicitud. Transcurrido dicho plazo sin que el responsable haya suministrado la información solicitada, se entenderá que se ha desistido de la solicitud y se tendrá por finalizado el trámite, en los términos del artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

Para retirar una solicitud de posesión ya transmitida a la SFC y siempre que el comité de posesiones no haya tomado una decisión al respecto, el responsable del trámite deberá ingresar a la página web de la superintendencia y seleccionar la opción “Cancelar trámite”, explicando brevemente el motivo de tal decisión. Utilizada dicha opción el trámite se dará por finalizado. Si la entidad desea tramitar nuevamente la solicitud de posesión del mismo postulado podrá hacerlo una vez transcurridos diez (10) días corrientes contados a partir del día siguiente de la fecha de retiro de la anterior solicitud.

Toda información falsa, engañosa, inexacta o incompleta suministrada dará lugar a las acciones penales y civiles a que haya lugar, con independencia de las sanciones administrativas que imponga esta Superintendencia en ejercicio de sus atribuciones legales. En estos eventos, esto es cuando la SFC encuentre que se ha reportado información falsa, engañosa, inexacta o incompleta, deberá informar a las autoridades competentes para que se adelanten las investigaciones a que hubiere lugar. En cualquier momento la SFC podrá solicitar y verificar en las entidades vigiladas, las solicitudes de posesión tramitadas con sus respectivos documentos soporte.

1.5. Reglas relativas a las situaciones que ponen fin al ejercicio de los cargos que requieren posesión ante la SFC.

Las personas que se encuentren debidamente posesionadas y registradas en la base de datos del grupo de registro de esta superintendencia para los cargos de que trata el numeral 1.1 del presente capítulo mantendrán tal condición para todos los efectos legales, hasta tanto ocurra uno de los siguientes eventos: i) se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona; ii) el responsable del trámite informe que el cargo queda suprimido o iii) esta entidad lleve a cabo la actualización del registro, conforme a las reglas que a continuación se indican:

CAPÍTULO X-Actuaciones ante la Superintendencia

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1.5.1. Reglas en caso de renuncias.

Corresponde al responsable del trámite de posesión informar a esta superintendencia las renuncias de las personas que ejerzan los cargos indicados en el subnumeral 1.1 de la presente circular, dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la aceptación de la misma. Para tal efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. El responsable del trámite deberá conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.

En caso de renuncia al cargo y si en los estatutos sociales no se prevé expresamente un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente, los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deberán iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de cuarenta y cinco (45) días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia, so pena de las sanciones a que haya lugar.

Vencido el término anterior sin que se haya designado y posesionado el reemplazo del saliente, corresponderá a las personas posesionadas ante la SFC para el ejercicio de los cargos señalados en el numeral 1.1 de la presente circular y que hayan presentado renuncia, informar tal situación mediante comunicación dirigida al Grupo de Registro de la Superintendencia adjuntando el soporte respectivo en el cual se acredite la fecha en que la misma fue presentada con el fin de que se actualice el registro conforme a lo resuelto por la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de 2003.

1.5.2. Reglas en caso de remoción.

En caso de remoción u otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo producto de una decisión tomada por la entidad vigilada, el responsable del trámite deberá informar a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la decisión el contenido de la misma, así como las razones que la motivaron, junto con los documentos de soporte respectivos. Para el efecto, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de Posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. En todo caso corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten tal decisión.

Vencido el término anterior sin que la entidad vigilada haya informado acerca de tal circunstancia, la persona interesada podrá adelantar el trámite indicado en el párrafo final del subnumeral 1.5.1 del presente capítulo en lo que resulte pertinente.

1.5.3. Reglas en caso de vacancia.

De acuerdo con lo señalado en el numeral 4 del artículo 73 del EOSF la ausencia injustificada de un miembro de junta directiva, consejo directivo o de administración en las entidades destinatarias de tal disposición por un período mayor de tres (3) meses producirá la vacancia del cargo. En este evento, el responsable del trámite deberá comunicar dicha situación a la Superintendencia dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a su configuración diligenciando la proforma electrónica F.0000-19 “Solicitud de posesión”, link “Otras actuaciones relacionadas con la posesión”. Corresponderá al responsable del trámite conservar los soportes respectivos que acrediten la ocurrencia de esa situación.

Como quiera que por disposición legal en caso de vacancia el suplente ocupará el puesto del principal, de existir un único suplente, la entidad vigilada deberá adelantar el trámite de posesión respecto del nuevo suplente dentro de los cuarenta y cinco (45) días corrientes siguientes a la configuración de la vacancia.