Superintendencia Delegada de Puertos

CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2014 

(Mayo 27)

Asunto: Reporte de obras y equipos

La Superintendencia Delegada de Puertos al tenor de las funciones de vigilancia, inspección y control estipuladas en la Ley 1ª de 1991 y la Ley 1242 de 2008, los decretos 101 y 1016 de 2000 y el Decreto 2741 de 2001; comunica a los vigilados portuarios que disponen de un permiso portuario (contrato de concesión, otrosí modificatorio, resoluciones de homologación, autorización temporal y licencia portuaria) autorizado por las entidades concedentes; la obligación de reportar la ejecución de inversiones, obras y equipos; según como se señala en el siguiente cuadro:

TemaObjetoPeriocidad (sic)Tipo de documento
Obras y equiposVigilancia e inspección y control a la infraestructura portuaria marítima y fluvial de los concesionariosTrimestral
(quince días después de cada trimestre)
Físico y magnético (Excel)

Adicionalmente, en cada reporte trimestral los vigilados portuarios deberán remitir los cronogramas de inversiones y obras aprobados por las entidades concedentes. El formato de reporte de obras y equipos con su instructivo adjunto, hace parte integral del presente acto administrativo.

En caso tal que el concesionario marítimo o fluvial (sociedad portuaria, homologación, autorización temporal y/o licencia portuaria) tenga más de un acto administrativo o contrato de concesión otorgado por una entidad concedente; diligencie el formato de reporte de obras civiles y equipos para cada contrato de concesión de forma independiente.

En cuanto al registro contable, la Superintendencia Delegada de Puertos requiere el envío de los comprobantes de contabilidad, estos deberán ser remitidos de manera física y magnética junto con el formato único.

El primer reporte de obras y equipos con el nuevo formato, será el correspondiente al segundo trimestre de 2014; es decir, los vigilados portuarios deberán remitirlo antes del 15/07/2014 y así sucesivamente para los próximos trimestres.

Se anexan seis (6) folios que contienen lo siguiente:

1. Cuatro (4) folios con el instructivo de diligenciamiento del formato único de reporte de obras civiles y equipos.

2. Dos (2) folios con el formato único de reporte de obras civiles y equipos.

La presente circular externa comienza a regir a partir del 1º de julio de 2014.

Comuníquese.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias, muelles homologados, licencias portuarias, autorizaciones temporales.

Instructivo para diligenciamiento información de inversión puertos
Reporte de inversiones
Título de la celdaDescripción del contenidoForma de diligenciamiento
A. Datos generales
(1) NombreDiligencie este espacio con el nombre de la sociedad portuaria, muelle homologado, autorización temporal, licencia portuaria, constituidas con capital privado, público o mixto, cuyo objeto social sea: la construcción, mantenimiento, rehabilitación, administración y operación de los terminales.Ejemplo: Sociedad portuaria XXXX, Muelle homologado XXXX, Autorización temporal XXXX, Licencia portuaria XXXX
(2) Reporte de pagos del trimestreDiligencie este espacio seleccionando el trimestre al cual corresponde la información a diligenciar.Ejemplo: 1er trimestre de 2014
(3) Fecha de diligenciamientoIndique la fecha en el que se diligenció el formato, ésta debe corresponder al día, mes y año.Ejemplo: 28/04/2014
(4) Ubicación geográfica de la obraDiligencie en este espacio el nombre del municipio/ ciudad y departamento donde se desarrolla el proyecto.Ejemplo: Tumaco, Nariño
(5) Información del contratoDiligencie en este espacio la información correspondiente al contrato de mayor cuantía que se tenga dentro de la sociedad portuaria, informando Nº de contrato, el contratista, valor contratado en COPS pesos colombianos, la fecha de inicio, y la fecha de finalización programada y modificada cuando sea el caso. 
(6) Unidad monetaria en la que reportaMarque con equis (X) en la casilla E12 indicando la moneda en la cual se reporta la información: únicamente pesos corrientes. El formulario NO debe ser diligenciado con valores en miles, millones o miles de millones de pesos.Ejemplo: Pesos corrientes: X
B. Datos de información
(7) Zonas de intervención7.1 Bien de uso público (BUP)/zona de uso público
Es una extensión de terreno o espacio territorial cuyo dominio pertenece a la república y su uso aprovechamiento pertenece a todos los habitantes de un territorio. Constitución Política Nacional - 1991: Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Decreto 2811 del 18/12/1974- Art. 83 y 267: Los bienes de la Nación son los recursos hidrobiológicos existentes en aguas territoriales y jurisdiccionales de la República, marítimas, fluviales o lacustres. Salvo derechos adquiridos por particulares, son bienes inalienables e imprescriptibles del Estado como las playas marítimas, fluviales y lacustres.
7.2 Predio adyacente/zona de uso privado
Se puede definir en los términos del Decreto 4735 de 2009 son “los terrenos de propiedad privada aledaños necesarios para el desarrollo de la actividad para la cual se solicitó la concesión”.
 
El formulario se divide en dos partes: la inversión y mantenimiento en bien de uso público o zona de uso público y la inversión y mantenimiento de los predios adyacentes o zonas de uso privado. El formulario debe ser diligenciado con el reporte de los pagos por concepto de mantenimiento e inversión trimestral de acuerdo a la zona (BUP o zona de uso privado) en donde se programen y/o ejecuten obras o mantenimientos.
(8) Tipo de intervenciónDiligencie cada espacio indicando el ítem o la actividad ejecutada durante el trimestre de acuerdo al tipo de intervención, tipo de mantenimiento o tipo de actividad para cada una de las zonas de intervención, seguido del dígito que precede a cada uno de los ítems madre del plan de inversiones aprobado por la entidad concedente así:Operaciones. Entonces los ítems en el cuadro reporte de inversiones, deben escribirse seguidos del número que le corresponde al citado ítem madre así: -Honorarios de construcciones y edificaciones (2) , -Costos y gastos por pagar (2) -Servicios industriales (2)
(8.1) Mantenimiento obras civilesDiligencie en este espacio todos los ítems relacionados con el mantenimiento en obras civiles.Ejemplo:
- Tablaestacado de muelle
- Mantenimiento de tanques de
almacenamiento
- Mantenimiento de edificaciones
- Mantenimiento de líneas (pinturas, chaquetas, soldaduras) - Maintenance of pipelines
- Reforzamiento estructural
- Sustitución de losas
- Mantenimiento garita de acceso u porterías
- Mantenimiento de patio
- Mantenimiento de muelle
- Mantenimiento de bodegas
- Mantenimiento de pavimentos y vías
- Mantenimiento de muros de cerramiento
- Mantenimiento de planta de tratamiento
(8.2) Avance físico acumulado %Diligencie en este espacio el porcentaje del avance físico acumulado al trimestre de reporte por concepto del mantenimiento de la obra civil realizada, con relación al avance programado.15%
(8.3) Mantenimiento maquinaria, equipos y sistemasDiligencie en este espacio todos los ítems relacionados con el mantenimiento en maquinaria, equipos y sistemas.Ejemplo:
- Mantenimiento de bombas
- Mantenimiento de cámaras de seguridad
- Mantenimiento de báscula
Mantenimiento de caldera
- Mantenimiento de sistema contra incendio
- Mantenimiento de grúas
- Mantenimiento de Straddle carriers
- Mantenimiento elevadores
- Mantenimiento equipo transformador
- Mantenimiento equipos de computación y comunicación
(8.4) Inversión obras civilesLa inversión corresponde a todas las actividades necesarias para la realización de una obra de infraestructura nueva.
Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados por este concepto.
Ejemplo:
- Gerencia de proyectos
- Construcción muelle de cargue
- Transferencia de caballete banda transportadora
- Construcción marina
- Construcción muelle
- Construcción edificio zona de inspección
- Construcción de pavimentos
- Patio contenedores
- Construcción línea de atraque
- Compra e instalación de bitas y defensas
- Construcción muelle 1
- Vigas de apoyo para contenedores
- Terminal de contenedores
- Acceso franja de vía
- Muelle marítimo
- Muelle multipropósito carga general
- Inversión en silos graneleros
(8.5) Avance físico acumulado %Diligencie en este espacio el porcentaje de avance físico acumulado (con relación al avance programado) del trimestre de reporte, por concepto de la construcción de la obra civil.35%
(8.6) Inversión en maquinaria y equiposDiligencie en este espacio todos los ítems relacionados con la inversión en equipos.Ejemplo:
- Apilador de carbón
- Cambio de Líneas de vapor -(Replacement of steam supply system to
tanks)
- Bandas transportadoras
- Cargador de buques
- Iluminación
(8.7) Inversión en sistemasDiligencie en este espacio todos los ítems relacionados con la inversión en sistemas, entiéndase esto como las tecnologías de la información y las comunicaciones.Ejemplo:
- Proyecto para la ampliación del sistema de información portuario.
- Actualización de sistemas informáticos
- Inv. en seg. electrónica
(8.8) Inversión en dragadoDiligencie en este espacio el (sic) ítems relacionados por este concepto.Ejemplo:
- Canal de acceso
- Mantenimiento de dragado
- Dragado dársena de maniobras
NotaEl formato se encuentra formulado con distintas sumatorias. Por favor mantener las sumatorias durante el proceso de diligenciamiento. En caso de requerir más espacio para diligenciar los ítems de acuerdo a cada actividad o tipo de intervención, puede insertar más filas manteniendo las sumatorias. 
(9) Valor presupuestado o programado anualDiligencie en este espacio el valor estimado, proyectado o programado para el año en curso para la ejecución de cada ítem de acuerdo con el tipo de intervención y la zona de intervención. 
(10) Valor ejecutadoDiligencie este espacio indicando los pagos realizados correspondientes a cada ítem de acuerdo a las intervenciones en mantenimiento e inversiones de cada trimestre. A medida que pasen los trimestres del año en curso se deberá diligenciar la información correspondiente al primer, segundo, tercer y cuarto trimestre en un único formato.
En caso de realizar cambios en la información reportada de trimestres anteriores, se deberá sustentar el cambio argumentando el porqué de dicha modificación, estas justificaciones deben ser diligenciadas en el ítem (17) Observaciones y de ser necesario se deberán adjuntar soportes
 
Histórico de inversiones
Título de la celdaDescripción del contenidoForma de diligenciamiento
C. Datos de información
(11) Contrato de concesión, otrosí, etc.Diligencie el número de acto administrativo con su fecha y la entidad concedente. 
(12) AñoDiligencie cada uno de los años en el cual (sic) se programaron las inversiones y se ejecutaron obras o se van a ejecutar. 
(13) Valor ejecutado en el año “Contrato de concesión”Diligencie el valor programado según corresponda en USD o COPS de conformidad con el acto administrativo señalado en el numeral 11. 
(14) Valor programado en el año “Contrato de concesión”Diligencie el valor ejecutado, según corresponda en USD o COPS con corte al reporte indicado en el trimestre del numeral 2 
(15) Ejecución %Diligencie el porcentaje de avance de ejecución de conformidad con el acto administrativo señalado en el numeral 11, con corte al reporte indicado en el trimestre del numeral 2. 
D. Datos de identificación:
Se deben relacionar los datos de identificación completos y actualizados cada trimestre. Estos datos tienen como fin, servir de soporte permanente, para realizar el contacto con la empresa.
(16) Responsable de la informaciónDiligencie este espacio con el nombre del funcionario responsable del diligenciamiento del formato.Ejemplo: Carlos Eduardo Rojas Rojas
(17) EntidadDiligencie en este espacio el nombre de la entidad para la cual labora el funcionario responsable del diligenciamiento del formato.Ejemplo: Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla
(18) DependenciaDiligencie este espacio con el área donde se desempeña el funcionario responsable del diligenciamiento del formato.Ejemplo: Área administrativa
(19) CargoDiligencie este espacio con el cargo que desempeña el funcionario responsable del diligenciamiento del formato.Ejemplo: Profesional de presupuestos
(20) Datos de contacto (o celular)Diligencie este espacio con el número telefónico del funcionario responsable del diligenciamiento del formato, relacionando el teléfono de la oficina y el número del celular.5987524 Ext. 518 - 321 4567893
(21) Correo electrónicoDiligencie este espacio con la dirección de correo electrónico del funcionario responsable del diligenciamiento del formato.Ejemplo: directorio@xxxx.com
(22) ObservacionesDiligencie este espacio con las novedades generadas en el proceso de actualización de la información, y también todas las aclaraciones u observaciones que considere pertinentes, relacionadas con la información consignada en el formato.

A. Datos generales

(1) Nombre:____________________ NIT: _______________________

(2) Reporte de pagos delI__ X__ II__ III__ IV Trimestre DE 20___
(3) Fecha de diligenciamiento: ________________________________
(4) Ubicación geográfica de la obra: ___________________________
(5) Información del contrato ___________________________________
Nº contratista _____________________
Valor contratado _________________ (COPS) (6) Unidad monetaria en la que se reporta: Pesos corrientes: ________________
Fecha de inicio ____________________
Fecha de finalización programada ______________________
Fecha de finalización modificada _______________________
B. Datos de información
(7) Zonas de intervención(8) Tipo de intervención
(descripción de las actividades en mantenimiento e inversión)
(9) Valor presupuestado o programado anualPrimer trimestreSegundo trimestreTercer trimestreCuarto trimestre
(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado
7.1 Bien de uso público (BUP)/zona de uso público.Total mantenimiento BUP/ZUP$$$$$
8.1 Mantenimiento obras civiles8.2 Avance físico acumulado %$$$$$
Ítem xxxx (#)      
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)      
8.3 Mantenimiento maquinaria, equipos y sistemas$$$$$
Item xxxx (#)     
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)     
Total inversión BUP/ZUP$$$$$
8.4 Inversión obras civiles8.5 Avance físico acumulado %$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)      
8.6 Inversión en maquinaria y equipos$$$$$
Ítem xxxx (#)     
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)     
8.7 Inversión en sistemas$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario)(#)     
8.8 Inversión en dragado$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario)(#)     
B. Datos de información
(7) Zonas de intervención(8) Tipo de intervención (descripción de las actividades en mantenimiento e inversión)(9) Valor presupuestado o programado anualPrimer trimestreSegundo trimestreTercer trimestreCuarto trimestre
(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado(10) Valor ejecutado
7.2 Predio adyacente/zona de uso privadoTotal mantenimiento zona de uso privado$$$$$
8.1 Mantenimiento obras civiles8.2 Avance físico acumulado %$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario)(#)      
8.3 Mantenimiento maquinaria, equipos y sistemas$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)     
Total inversión zona de uso privado$$$$$
8.4 Inversión obras civiles8.5 Avance físico acumulado %$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario) (#)      
8.6 Inversión en maquinaria y equipos$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario)(#)     
8.7 Inversión en sistemas$$$$$
Ítem xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario)(#)     
TotalesBien de uso público (BUP)/zona de uso publico$$$$$
Mantenimiento en obras civiles + inversión en obras civiles y dragado (8.1 + 8.4 + 8.9)$$$$$
Mantenimiento e inversión en maquinaria, equipos y sistemas (8.3 + 8.7 + 8.8)$$$$$
Predio adyacente/zona de uso privado$$$$$
Mantenimiento en obras civiles + inversión en obras civiles (8.1 + 8.4 )$$$$$
Mantenimiento e inversión en maquinaria, equipos y sistemas (8.3 + 8.6 + 8.7)$$$$$
C. Datos de información
(11) Contrato de concesión, otro si, etc.(12) AñoProgramado vs. ejecutado(15) % Ejecución
(13) Valor programado en el año "contrato de concesión"(14) Valor ejecutado en el año "contrato de concesión"
USDCOPSUSDCOPS
       
      
      
       
      
      
       
      
      
D. Datos de identificación
(16) Responsable de la información: ________________________________________________________________________________________________________
(17) Entidad: _____________________________________________________________________________________________________________________________
(18) Dependencia: ________________________________________________________________________________________________________________________
(19) Cargo: ______________________________________________________________________________________________________________________________
(20) Datos de contacto (o celular): __________________________________________________________________________________________________________
(21) Correo electrónico: ___________________________________________________________________________________________________________________

(22) Observaciones:
________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________