Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2010 

(Noviembre 4)

Asunto: Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales (gobierno corporativo y responsabilidad social empresarial) año 2010.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones, estando facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable y administrativa en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2010.

Los estados financieros requeridos, al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del sistema de información y riesgo empresarial (Sirem), que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro portal web.

La información contenida en el Informe 31 prácticas empresariales, nos permite efectuar un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y establecer el número de empresas familiares, esto con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo sostenible y competitivo con la adopción de prácticas de responsabilidad social, buen gobierno corporativo y protocolos de familia.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

La información financiera debe ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

En este último evento, quedarán exceptuadas de presentar la información del asunto, las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que actualmente adelanten procedimiento de liquidación voluntaria, quienes en tal circunstancia quedan obligadas e suministrar el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva cámara de comercio en donde conste la inscripción del trámite de liquidación voluntaria, documento que deberá presentarse a más tardar dentro de los mismos plazos estipulados en el numeral cuarto (4º) de esta circular.

2. Diligenciamiento y presentación de las prácticas empresariales.

El informe de prácticas empresariales es una herramienta que facilita al empresario familiarizarse con las adecuadas prácticas que debe adelantar para identificar y poder administrar los riesgos societarios, uno de ellos el de conflictos entre socios.

Dicho informe debe ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir el informe de prácticas empresariales las sociedades comerciales y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

La responsabilidad del contenido y del diligenciamiento del informe de prácticas empresariales (Informe 31 en el aplicativo Storm), y de la veracidad de la información, recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Nota: El Informe 31 Prácticas Empresariales no debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras ni por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial.

3. Registro y acceso a los servicios electrónicos de la Superintendencia De Sociedades.

La Superintendencia de Sociedades en su portal www.supersociedades.gov.co tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para el registro de sociedades nuevas, la creación de la contraseña y descarga del certificado digital para los representantes legales, contadores y/o revisores fiscales de las sociedades vigiladas y/o controladas.

Para las sociedades ya registradas en la misma sección podrán recuperar contraseña, cambiar correo electrónico registrado y descargar el certificado digital si así lo requiere.

La sección de Informes Electrónicos permite a las sociedades registradas enviar, consultar y descargar los archivos de información financiera requerida por la Superintendencia de Sociedades.

SecciónUtilidades
Servicios Electrónicos Persona JurídicaRegistro sociedades nuevas. Obtener y/o recuperar contraseña. Descarga del certificado digital .para sociedades vigiladas y/o controladas.
Informes ElectrónicosEnviar archivo con extensión STR generado en el aplicativo Storm. Consultar el estado del envío. Descargar archivo de años anteriores.
Consulta de errores do envío.

Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica por parte de las sociedades cuando esta sufra modificación, por lo tanto quien requiera realizar cambios en la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, debe remitir una solicitud escrita, a la cual deben anexar copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada.

4. Plazos para el envío de la información financiera.

Los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2010, (aplicativo Storm informe 1 formulario empresarial) deberán ser entregados en el año 2011, en las fechas señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla Nº 1

Programación de envío de información financiera
Últimos dos dígitos del NIT Envío de información Últimos dos dígitos del NIT Envío de información
01-05 Martes 1º de marzo 51-55 Martes 15 de marzo
06-10 Miércoles 2 de marzo 56-60 Miércoles 16 de marzo
11-15 Jueves 3 de marzo 61-65 Jueves 17 de marzo
16-20 Viernes 4 de marzo 66-70 Viernes 18 de marzo
21-25 Lunes 7 de marzo 71-75 Martes 22 de marzo
26-30 Martes 8 de marzo 76-80 Miércoles 23 de marzo
31-35 Miércoles 9 de marzo 81-85 Jueves 24 de marzo
36-40 Jueves 10 de marzo 86-90 Viernes 25 de marzo
41-45 Viernes 11 de marzo 91-95 Lunes 28 de marzo
46-50 Lunes 14 de marzo 96-00 Martes 29 de marzo

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

4.1. Documentos adicionales.

Para dar por recibidos los estados financieros es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT, así:

4.1.1. Sociedades vigiladas y controladas:

a) Certificación de los estados financieros. Firmada por el representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co utilizando el mecanismo de firma digital, que será emitida por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, como lo establece la Ley 527 de 1999 y su Decreto 1747 de 2000.

b) El informe de gestión. El cual debe estar firmado digitalmente y contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Nota: Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c) El dictamen del revisor fiscal: Firmado digitalmente.

d) Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los estados financieros, las cuales deberán ser remitidas por medio electrónico a través del portal empresarial, estos documentos solo serán recibidos como archivos con extensión .doc, .pdf, o firmados digitalmente.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales de Sociedades extranjeras vigiladas y/o controladas, estas deberán remitir la información únicamente a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, siguiendo el procedimiento que se describe en la capacitación virtual de la sección software para el diligenciamiento, subsección capacitaciones virtuales.

4.1.2. Sociedades inspeccionadas.

a) Certificación de los estados financieros, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

b) Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los estados financieros, las cuales podrán ser remitidas por medio físico o por medio electrónico a través del portal empresarial, evento en el cual solo serán recibidas como archivos con extensión .doc, o pdf.

Los documentos remitidos por medio físico deben venir debidamente numerados o foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remitente, el número de radicación que se genera cuando se remitieron satisfactoriamente los estados financieros. Es decir, cuando se ha recibido el archivo con extensión str., sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

En el evento de ser requeridos por la entidad para su revisión, serán solicitados en cualquier momento, entre otros, los siguientes documentos: informe de gestión, dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, o proyecto de distribución de utilidades.

5. Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales.

La información del estado de prácticas empresariales relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social empresarial correspondientes al año 2010 (aplicativo Storm Informe 31 prácticas empresariales), deberá ser entregada en las fechas del año 2011, señaladas a continuación para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla Nº 2

Programación de envío de informe de prácticas empresariales
Últimos dos dígitos del NIT Envío de información Últimos dos dígitos del NIT Envío de información
01-05 Lunes 4 de abril 51-55 Lunes 25 de abril
06-10 Martes 5 de abril 56-60 Martes 26 de abril
11-15 Miércoles 6 de abril 61-65 Miércoles 27 de abril
16-20 Jueves 7 de abril 66-70 Jueves 28 de abril
21-25 Viernes 8 de abril 71-75 Viernes 29 de abril
26-30 Lunes 11 de abril 76-80 Lunes 2 de mayo
31-35 Martes 12 de abril 81-85 Martes 3 de mayo
36-40 Miércoles 13 de abril 86-90 Miércoles 4 de mayo
41-45 Jueves 14 de abril 91-95 Jueves 5 de mayo
46-50 Viernes 15 de abril 96-00 Viernes 6 de mayo

El informe 31 prácticas empresariales no requiere la presentación de documentos adicionales ni ser firmado digitalmente.

6. Presentación de estados financieros de las sociedades admitidas a un proceso de liquidación judicial.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2010, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa 1 del 26 de febrero de 2010 en el Informe 28 períodos intermedios y fin de ejercicio liq., del aplicativo storm.

7. Presentación de estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que reciban el requerimiento para remitir la información financiera, además de los estados financieros individuales deben enviar los consolidados en el Informe 7 Estados Financieros Consolidados, del aplicativo Storm, a más tardar el quince (15) de abril de 2010.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.

Para dar por recibidos los estados financieros consolidados es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera consolidada, a saber:

• Notas a los estados financieros consolidados

• Certificación de los estados financieros consolidados

• Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

• Dictamen del revisor fiscal.

(Nota: Aclarado por la Circular externa 100-000005 de 2010 de la Superintendencia de Sociedades)

8. Presentación de estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2010.

Los entes económicos vigilados y/o controlados que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el Informe 16 Estado de Liquidación Voluntaria, del aplicativo Storm, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2011, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

9. Sanciones

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

Debe advertirse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º, del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.

10. Medios de envío de la información.

Para la presentación de la información financiera, la Superintendencia de Sociedades ha implementado el servicio electrónico de recepción a través del portal empresarial www. supersociedades.gov.co en la sección “Informes Electrónicos”, de manera que todas las sociedades deben remitir su información (archivo generado con extensión STR) a través de este medio. En la misma sección se encuentra la opción de consulta para verificar el estado del envío del informe, donde presentará satisfactoriamente un número de radicación con el cual se podrá realizar el posterior radicado de documentos adicionales.

11. Generalidades.

11.1. En el portal empresarial www.supersociedades.gov.co en la sección Software para el diligenciamiento, subsección Software, se encuentra el aplicativo Storm y los manuales de descarga, instalación y diligenciamiento.

Una vez instalado el aplicativo, encontrará que este contiene todos los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades y no es necesario instalarlo más de una vez para diligenciar cualquier informe solicitado. Esto se puedehacer de manera sencilla, creando un nuevo informe dentro del mismo programa.

11.2. En procura de prestar un mejor servicio a todos los usuarios, la Superintendencia de Sociedades presenta en el portal empresarial dentro de su sección software para el diligenciamiento, la subsección de capacitaciones virtuales, donde se encuentran una serie de videos que facilitan la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información financiera a la Superintendencia de Sociedades.

11.3. Para radicar los documentos físicos deben estar debidamente numerados o foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

11.4. Es importante consultar en nuestro portal empresarial, en la sección de “Software para el Diligenciamiento”, los documentos de interés relacionados con este proceso, (circular, cartilla, guía de instalación, manuales, entre otros), así como las respuestas a las preguntas más frecuentes.

11.5. La información enviada a esta superintendencia mantiene la reserva y solo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

11.6. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

11.7. Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años. (L. 222/95, art.43).

11.8. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el coordinador del grupo o el intendente regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

11.9. La información relacionada con las actividades económicas se actualizó de acuerdo con la clasificación industrial internacional uniforme, CIIU-rev. 3.1 A. C., adaptada para Colombia por el DANE CIIU- rev. 3.1 A. C.

11.10. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m. a 5.00 p. m.

11.11. La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos:

• Correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co

• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades.

• Bogotá: 3245777 o 2201000 Ext. 7177

• Barranquilla: 3454495 y 3454506

• Bucaramanga: 6454266 y 6321544/41

• Cartagena: 6646051 y 6642429

• Cali: 6880404

• Cúcuta: 5716190 y 5717985

• Medellín: 2518854 y 2518855, 5115218, 5113663

• Manizales: 8847393 y 8847810, 8808432.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los señores representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.