CIRCULAR EXTERNA 105 DE 2005 

(Septiembre 7)

Asunto: Requisitos para la autorización como profesionales de compra y venta de divisas efectivo y cheques de viajero de las personas residentes en el país que ejerzan su actividad en zonas de frontera.

Conscientes de la necesidad de establecer un tratamiento especial dadas las particulares circunstancias socioeconómicas que rodean la actividad de compra y venta de divisas y cheques de viajero en las zonas de frontera, por parte del Director de Aduanas y de la subdirección de control cambiario de la DIAN se elevaron solicitudes a la Junta Directiva del Banco de la República para que fuera este organismo, en su calidad de máxima autoridad cambiaria del país, el que otorgara la posibilidad de establecer un tratamiento especial en dichas zonas.

En respuesta a esta solicitud, la Junta Directiva del Banco de la República expidió la Resolución Externa 04 de 2005, la cual abrió la posibilidad para la DIAN de señalar requisitos y condiciones especiales que se apliquen en las zonas de frontera dentro de la reglamentación del registro de profesionales de compra y venta de divisas.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, consultando las especiales circunstancias de estas regiones, mediante la Resolución 5610 del 1º de julio de 2005 vigente a partir del 6 de julio de este año, fecha de su publicación en el Diario Oficial Nº 45.691, estableció los requisitos y condiciones para la autorización como profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero de las personas residentes en el país que ejerzan tal actividad en zonas de frontera, flexibilizando los requisitos exigidos a estos usuarios de modo que puedan ser cumplidos por todos los interesados, permitiéndoseles adelantar el trámite de sus solicitudes ante las mismas administraciones de aduanas y/o de impuestos y aduanas con jurisdicción en su ciudad de domicilio.

De acuerdo con lo anterior, a los residentes en el país que ejerzan la actividad de compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero en las zonas de frontera, les bastará para obtener su autorización como tales por parte de la DIAN, cumplir los siguientes,

Requisitos:

a) Estar inscrito en el registro único tributario, RUT;

b) Ser residente en el país y estar domiciliado en la zona de frontera en la cual ejercerá la actividad.

Para estos efectos, es suficiente señalar bajo la gravedad del juramento en la solicitud de autorización que se tiene la calidad de residente en el país y está domiciliado en la zona de frontera, tanto la persona jurídica y sus sucursales como las personas naturales solicitantes;

c) Ser comerciante inscrito en la cámara de comercio con jurisdicción en la zona de frontera, en donde va a desarrollar la actividad.

Esta calidad se prueba anexando:

• El original del certificado de registro mercantil del solicitante, persona natural o jurídica, que acredite su calidad de comerciante inscrito en la cámara de comercio respectiva. En dicho certificado debe constar como actividad mercantil principal la de “compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero en zona de frontera”. Este documento no debe tener una fecha de expedición superior a tres (3) meses a la fecha de presentación de la solicitud.

El original del certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, si es persona jurídica;

d) Tener abierto al público en la respectiva zona de frontera, por lo menos un (1) establecimiento de comercio matriculado en la cámara de comercio, el cual deberá tener ventanilla para atención al público.

Si el solicitante es una persona natural, este requisito podrá ser cumplido informando a la DIAN la dirección de un inmueble diferente al lugar de su habitación, el cual va a ser utilizado en adelante como sede de sus negocios. En dicho inmueble deben reposar los documentos soportes de su actividad como profesional de compra y venta de divisas, así como el equipo de computación y la infraestructura necesaria para comunicarse con la DIAN y trasmitirle la información correspondiente a sus operaciones.

Para acreditar este requisito se debe anexar, según sea el caso:

— El Certificado de Matrícula en la cámara de comercio de los establecimientos de comercio abiertos al público registrados en los municipios de la zona de frontera. Al mismo se debe anexar fotocopia del contrato de arrendamiento, comodato y/o certificado de registro ante la oficina de instrumentos públicos que acredite la propiedad del inmueble en el cual funcione el establecimiento de comercio.

— Si se trata de personas naturales que no tienen un establecimiento de comercio abierto al público, se debe anexar:

• El contrato de arrendamiento, comodato y/o certificado de registro ante la oficina de instrumentos públicos que acredite la propiedad del inmueble en el cual funcione la sede de los negocios.

• Si el inmueble va a ser utilizado como sede de negocios de varios profesionales de compra y venta de divisas, bastará con anexar un solo contrato y un acta suscrita por todas las personas naturales en la que manifiesten que el inmueble cuyo contrato se anexa, será utilizado como sede de sus negocios y que en el mismo permanecerán los documentos soporte de su actividad como profesionales de compra y venta de divisas, así como el equipo e infraestructura de computación, informática y de comunicaciones que van a compartir los solicitantes.

En todo caso, la autorización se expedirá de manera individual a cada solicitante, una vez verificado el cumplimiento de todos los requisitos señalados por el artículo 2º de la Resolución 5610 de 2005 de la DIAN;

e) Indicar el mecanismo a través del cual se manejará el efectivo en moneda legal colombiana que se utilice en la compra y venta de divisas.

Este requisito se acreditará manifestando en la misma solicitud, que se cuenta, por ejemplo, con:

• Caja fuerte

• Caja Registradora

• Cajilla de seguridad

• Cuenta corriente o de ahorros. En este evento los solicitantes deben informar el número de la respectiva cuenta y la entidad financiera sede de la misma;

f) Informar bajo la gravedad de juramento, el origen y monto de las divisas y/o de la moneda legal colombiana que utilizará para la compra y venta de divisas.

Este requisito se acredita manifestando bajo la gravedad del juramento en la solicitud o en un documento anexo suscrito por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica solicitante, el origen y monto de los dineros.

Este requisito debe ser cumplido no importa a cuánto ascienda el monto de los dineros aplicados a la actividad de compra y venta profesional de divisas;

g) No tener antecedentes judiciales la persona natural o el representante legal y cada uno de los socios de la persona jurídica solicitante, durante los cinco (5) años anteriores, por delitos sancionados con pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos políticos o culposos que no hayan afectado la administración pública.

La falta de antecedentes judiciales se acredita con:

La fotocopia simple y legible del certificado judicial, expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

Si el solicitante es una persona jurídica de responsabilidad limitada o asimiladas a esta clase de sociedad, debe anexarse el certificado de antecedentes judiciales del representante legal de la sociedad, de su(s) suplente(s) y el de los socios.

Si el solicitante es una sociedad anónima o asimiladas a esta clase de sociedad, debe anexarse el certificado de antecedentes judiciales del representante legal, de sus suplentes y de todos los miembros de la junta directiva de la sociedad;

h) Presentar un documento impreso qu e contenga el sistema integral para la prevención y control al lavado de activos, Sipla, con los requisitos señalados por la Circular Externa 170 del 10 de octubre de 2002 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los solicitantes personas naturales en zonas de frontera podrán acreditar este requisito con un (1) solo documento impreso contentivo del sistema integral para la prevención y control al lavado de activos, Sipla, el cual debe estar suscrito por todas las personas naturales que pretendan adoptarlo;

i) Designar un empleado de cumplimiento de acuerdo con lo señalado por la Circular Externa 170 de 2002 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En caso de que el solicitante sea una persona jurídica, este requisito se cumple de la siguiente manera:

• Señalando el nombre e identificación de la persona que tenga la calidad de empleado de cumplimiento.

• Anexando el acta de junta directiva del órgano competente en donde conste tal designación, o el contrato de trabajo debidamente firmado por la persona jurídica solicitante y el empleado de cumplimiento.

• Anexando la hoja de vida del empleado de cumplimiento.

• Anexando fotocopia simple y legible del documento de identidad del designado.

• Anexando fotocopia simple y legible del certificado de antecedentes judiciales del empleado de cumplimiento, expedido por el DAS, el cual debe estar vigente a la fecha de presentación de la solicitud.

En caso de que el solicitante sea una persona natural, debe tenerse en cuenta que un mismo empleado de cumplimiento puede estar vinculado con varias personas que pretendan obtener su autorización como profesionales de compra y venta de divisas en zona de frontera. En este caso bastará con anexar:

• Un solo contrato de trabajo suscrito entre el empleado de cumplimiento y los solicitantes.

• Una relación de las personas naturales con su identificación, vinculadas con un mismo empleado de cumplimiento, la cual debe estar suscrita por este.

• Una sola hoja de vida del empleado de cumplimiento.

• Fotocopia simple y legible del documento de identidad del designado.

• Fotocopia simple y legible del certificado de antecedentes judiciales del empleado de cumplimiento, expedido por el DAS, el cual debe estar vigente a la fecha de presentación de la solicitud;

j) Contar con los equipos e infraestructura mínima de computación, informática y comunicaciones y garantizar su actualización tecnológica.

Las personas naturales o jurídicas en zona de frontera, deben manifestar en sus solicitudes que poseen el equipo y la infraestructura de computación y comunicaciones a que se refiere la Resolución 1283 de 2005 de la DIAN.

Este último requisito podrá ser cumplido por parte de varios solicitantes personas naturales en zona de frontera, quienes pueden contar con un mismo equipo e infraestructura de comunicaciones y sistemas, siempre y cuando el equipo permanezca y se encuentre ubicado en el mismo inmueble informado por los solicitantes como sede de sus negocios. En este caso, aunque el equipo y la infraestructura sean compartidos por las diferentes personas naturales, cada una de ellas debe transmitir en forma individual a la DIAN la información de sus operaciones de compra y venta de divisas.

En todo caso, la verificación del cumplimiento de este requisito deberá hacerse mediante visita administrativa adelantada por los funcionarios competentes de la DIAN.

Código Informático

A cada solicitante autorizado se le otorgará en el CESA de la administración de aduanas o de impuestos y aduanas respectiva, un código informático que lo identificará, el cual estará conformado por ocho (8) dígitos.

Carné

Las personas naturales autorizadas para ejercer la actividad de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero en zonas de frontera deberán portar un carné que las identificará como tales.

El número del carné está compuesto por seis (6) dígitos y se expedirá por la respectiva administración, al momento de otorgar la autorización.

Advertencias

1. Se advierte a los interesados que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN no ofrece en venta, ni en arriendo, ni a ningún otro título software o programas informáticos de ninguna clase capaces de procesar la información de las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero que celebren los residentes en el país. Igualmente la DIAN tampoco ha avalado o aprobado herramienta informática alguna para la presentación y transmisión electrónica a la DIAN de esta información.

Cualquier oferta o manifestación en este sentido que se reciba de terceros a nombre de la DIAN es falsa y debe ser informada de inmediato a la subdirección de control cambiario, en la carrera 8 número 6-64 Piso 4º, Teléfono 607 9999, extensiones 1406, 1735, 1447, 1470, fax 607 9233 - Bogotá, D.C.

2. A fin de presentar la solicitud de autorización ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, por parte de las personas interesadas en ser autorizadas como profesionales de compra y venta de divisas, no se ha aprobado o adoptado un formato especial por parte de esta entidad. Basta, para estos efectos, y es suficiente la presentación de la solicitud, acompañada de los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos que han sido descritos en la presente circular.

3. Todos los trámites necesarios para obtener la autorización de la DIAN como profesional de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero son totalmente gratuitos. Para cualquier información sobre estos trámites comuníquese con la subdirección de control cambiario, en la carrera 8 número 6-64. Piso 4º. Teléfono 607 9999, extensiones 1406, 1735, 1447, 1470, fax 607 9233 Bogotá, D.C.

4. En la página de internet: www.dian.gov.co/normatividad técnica/resoluciones/se ha publicado la siguiente normatividad vigente sobre la materia, debidamente actualizada para su consulta:

• Resolución 396 del 20 de enero de 2005 de la DIAN

• Resolución 1283 del 18 de febrero de 2005 de la DIAN

• Resolución 5610 del 1º de julio de 2005 de la DIAN

5. De acuerdo con la decisión adoptada por la Junta Directiva del Banco de la República mediante la Resolución Externa 07 del 22 de julio de 2005, se ha prorrogado por seis (6) meses el plazo para tramitar y obtener la autorización como profesional de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

En consecuencia, el nuevo plazo para obtener esta autorización vence el día 27 de enero de 2006. A partir del 28 de enero de 2006 en todo el territorio nacional solo podrán ejercer legalmente la actividad de profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, quienes hayan sido autorizados por esta entidad de control mediante resolución en firme.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 7º de la Resolución 80 de 2000 de la DIAN, se ordena la publicación de esta circular externa en el Diario Oficial.

N. del D: La presente circular externa va dirigida a residentes en el país que deseen obtener autorización como profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero en zonas de frontera.

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