CIRCULAR EXTERNA 11 DE 1996 

(Diciembre 31)

(Derogada).* Para efectos de la revisión y aprobación de los cálculos actuariales de que trata el numeral 6º del artículo 86 de la Ley 222 de diciembre de 1995, se imparten las siguientes instrucciones.

Todo ente económico que esté pagando pensiones de jubilación o que por ley o convención colectiva esté obligado a pagar pensiones plenas o compartidas, o a emitir bonos y/o títulos pensionales de los que tratan los Decretos 1887 de agosto de 1994 y 1748 de octubre de 1995, deberá elaborar el estudio actuarial correspondiente a 31 de diciembre de cada año, el que debe contabilizar afectando sus estados financieros con las amortizaciones pertinentes, conforme a lo previsto en el Decreto 2852 de diciembre de 1994, y hacer la correspondiente solicitud de aprobación a esta entidad, allegando la documentación e información de que trata la presente circular.

Los riesgos amparados por el ISS, en caso de pensiones compartidas, deberán calcularse y deducirse del valor total de la reserva matemática. Cuando se haya contratado con una compañía de seguros el pago de la pensión de jubilación, los cálculos de estos riesgos deben efectuarse bajo los mismos criterios del cálculo general, en cuanto a la duración de la renta, monto de las pensiones, diferimientos y con las mismas bases técnicas utilizadas en el cálculo de la obligación patronal. Su resultado debe presentarse por separado del valor total de la reserva matemática. Idéntica situación se presenta cuando se constituyan los patrimonios autónomos de que trata el artículo 20 del Decreto 1299 del 22 de junio de 1994.

1. Información general requerida

1.1. Datos básicos del personal que integra el cálculo

— Nombre

— Identificación

— Sexo

— Estado Civil

— Edad actual del trabajador (años cumplidos)

— Edad actual del cónyuge (años cumplidos)

— Tiempo de servicio cumplido

— Fecha de retiro

— Semanas cotizadas al ISS a la fecha del cálculo

— Semanas de cotización al ISS proyectadas a la edad de jubilación ISS

— Altura o término de duración de las rentas temporales

— Sueldo

— Pensión mensual empresa

— Pensión neta a cargo de la empresa cuando el jubilado está pensionado por la empresa y el ISS

— Pensión mensual del ISS:

a) Vejez: Con las semanas proyectados a la edad de jubilación, y

b) Supervivencia: Con las semanas efectivamente cotizadas a la fecha del cálculo.

1.2. Clasificación del personal

1.2.1. Jubilados

— Personal a cargo de la sociedad

— Personal con pensión compartida ISS

— Personal jubilado por la empresa y con expectativa ISS

1.2.2. Inválidos

1.2.3. Activos

a) Personal a cargo de la sociedad. Corresponde al personal no afiliado conforme a la Ley 100 de 1993, y

b) Compartidos:

— Personal con pensión compartida ISS por régimen de transición del artículo 36 de la Ley 100 de 1993 ó por convención colectiva.

— Personal con requisitos cumplidos con la empresa y con el ISS.

— Personal con requisitos cumplidos con la empresa y con expectativa ISS.

— Personal con expectativa empresa y con expectativa ISS.

1.2.4. Retirados voluntariamente

— Personal exclusivo a cargo de la sociedad con requisitos cumplidos.

— Personal con pensión compartida ISS con requisitos cumplidos con más de 20 años de servicio.

— Personal retirado conforme a acuerdos, pactos o convenciones colectivas de trabajo.

1.2.5. Despedidos sin justa causa

— Personal a cargo de la sociedad.

— Personal con pensión compartida ISS

1.2.6. Beneficiarios vitalicios

- Personal viudas(os) permanentes a cargo de la empresa

— Personal viudas(os) compañeros(as) permanentes compartidas ISS

— Personal viudas(os) compañeras(ros) permanentes por convención colectiva de trabajo.

1.2.7. Beneficiarios temporales

— Personal a cargo de la empresa

— Personal compartida con el ISS

— Personal amparado por acuerdos, pactos o convenciones colectivas de trabajo.

2. Cálculo de la renta por pensión de jubilación y supervivencia

El método para la determinación de las reservas matemáticas por pensiones de jubilación, es el de las rentas crecientes fraccionarias contingentes, el cual se aplicará a los grupos de que trata el punto 1.2 anterior, como se determina a continuación:

2.1. Rentas inmediatas de jubilación

— Para personal jubilado

— Para personal inválido

— Para personal activo con requisitos cumplidos con la empresa y con el ISS.

— Para personal retirado voluntariamente con requisitos cumplidos con la empresa y con ISS.

— Para personal despedido sin justa causa con requisitos cumplidos con la empresa y con ISS.

2.2. Rentas diferidas de jubilación

— Para activos con expectativa con la empresa y con el ISS

— Para retirados voluntariamente con 20 o más años de servicio, con expectativa empresa y con expectativa ISS

— Para despedidos sin justa causa con expectativa con la empresa y con el ISS.

2.3. Rentas inmediatas y diferidas de jubilación

— Para personal jubilado por la empresa y con expectativa ISS

— Para personal activo con requisitos empresa y con expectativa ISS

— Para personal retirado voluntariamente con requisitos empresa y con expectativas ISS

— Para personal despedido sin justa causa con requisitos con la empresa y con expectativa ISS.

2.4. Rentas de supervivencia

a) Inmediatas

— Para el personal jubilado

— Para el personal activo con requisitos cumplidos empresa e ISS

Para el personal retirado voluntariamente con requisitos empresa e ISS

— Para el personal despedido sin justa causa con requisitos cumplidos empresa ISS.

b) Diferidas

— Para el personal activo, a las edades de jubilación empresa e ISS.

— Para el personal fuera de Ley 100, se difieren a los 20 años de servicio.

2.5. Rentas post-morten inmediatas y vitalicias

— Para persona casada(o) y compañera(ro) permanente.

2.6. Rentas post-morten temporales

— Para el personal estipulado en los literales b), c) y d) del artículo 47 de la Ley 100 de 1993.

— Para personal amparado por pactos o convenciones colectivas.

PAR. 1º—Para el personal activo la base de pensión será el salario actual sin ningún incremento inmediato.

PAR. 2º—Para el personal activo se reajustarán las reservas netas a cargo de la empresa en la proporción que resulte de dividir el número de años laborados por el trabajador a la fecha del cálculo, por el número de años de servicio más los años que le falten para cumplir la edad de jubilación.

PAR. 3º—Para el personal retirado voluntariamente o despedido sin justa causa, la base de pensión quedará congelada hasta que el salario mínimo proyectado con el promedio de inflación certificado por el DANE, para los últimos 10 años, la iguale.

PAR. 4º—Los trabajadores que tengan 10 años o más de servicios al asumir los riesgos al ISS, en caso de ser despedidos, sin justa causa después del 17 de octubre de 1985, tendrán derecho al pago de la pensión proporcional de que habla el artículo 133 de la Ley 100 de 1993, con la obligación para el patrón de seguir cotizando al ISS hasta cumplir los requisitos exigidos por el instituto para gozar de a pensión de vejez. Estas pensiones pueden ser conmutadas por el ISS.

PAR. 5º—Para efectos del cálculo, cuando la pensión del ISS llegue a dar un valor superior a la de la empresa, se debe tomar, como pensión del ISS, la de la empresa.

PAR. 6º—El valor presente de la reserva matemática, se debe totalizar y presentar en resumen conforme a los grupos de la clasificación del numeral 1.2.

3. Bonos y títulos pensionales

Son los aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al sistema general de pensiones.

3.1. Bonos pensionales

Los bonos pensionales tienen las siguientes características y clases:

3.1.1. Características generales

— Se expresan en pesos

— Son nominativos

— Devengan intereses

3.1.2. Clases

Los bonos pensionales pueden ser:

a) Bonos tipo A

Son los que se expiden a quienes se trasladan al régimen de ahorro individual (AFP)

Características:

— Su valor ingresa a la cuenta del afiliado

— Influye en el monto de la pensión futura

— Es negociable

Beneficiarios:

— Las personas de que trata el artículo 74 de la Ley 100 de 1993

Emisión:

Los bonos pensionales tipo A serán emitidos así:

Por el último empleador si el trabajador estuvo cinco o más años vinculado o, por el empleador donde el trabajador haya prestado el mayor tiempo de servicio.

b) Bonos tipo B

Son los que se expiden a quienes se trasladan al régimen de prima media con prestación definida (ISS).

Características:

— Su valor ingresa a un fondo común

— Su valor no influye en el monto de la pensión futura

— No es negociable

Beneficiarios:

— Para el personal estipulado en el artículo 44 del Decreto 1748 del 12 de octubre de 1995

— Los afiliados que hayan efectuado aportes al ISS o a las cajas o fondos de pensiones del sector público con un mínimo de 150 semanas continuas o discontinuas.

— Quienes hayan prestado servicios como servidores públicos

Emisión:

Serán emitidos por el último empleador o entidad pagadora de pensiones.

3.1.3. Intereses

Los bonos pensionales se actualizarán anualmente con la tasa DTF pensional estipulada en el Decreto 1748 de octubre 12 de 1995.

3.1.4. Cálculo

Para efectos de la cuantificación de la reserva pensional por bonos pensionales, se debe tener en cuenta la metodología expuesta en el Decreto 1748 de octubre 12 de 1995.

3.2. Títulos pensionales

Son los que expiden las empresas del sector privado a quienes se trasladan al sistema de prima media con prestación definida (ISS).

3.2.1. Características generales

— Su valor ingresa a un fondo común

— Su valor no influye en el monto de la pensión futura

— No es negociable

3.2.2. Intereses

Los títulos pensionales se actualizarán anualmente con la tasa DTF pensional estipulada en el Decreto 2222 de diciembre 15 de 1995.

3.2.3. Cálculo

Para efectos de la cuantificación de la reserva pensional por títulos pensionales, se debe tener en cuenta la metodología expuesta en los decretos números 1887 de agosto 3 de 1994 y 1748 de octubre 12 de 1995.

4. Contabilización del pasivo actuarial

La obligación por concepto de pensiones de jubilación, bonos y títulos pensionales, constituye el valor presente de la reserva matemática por pensiones de jubilación a cargo de la empresa.

La metodología para la determinación del porcentaje que deben amortizar los entes económicos desde el ejercicio de 1994 hasta el año 2005, así como el procedimiento para el registro de los bonos y títulos pensionales y la contabilización del traslado de la provisión acumulada es la indicada en la Circular Externa 14 del 30 de diciembre de 1994, emanada de esta entidad.

4.1. Obligación por concepto de pensiones de jubilación

Es el valor presente de la obligación pensional determinada por el método de las rentas crecientes contingentes fraccionarias, para atender el pago de las mesadas actuales y eventuales a cargo del ente económico.

4.1.1. Registro de las variaciones del cálculo actuarial

El estudio actuarial presenta incrementos todos los años, entre otras cosas, por efecto de los reajustes anuales que por ley se le debe hacer al personal activo y jubilado. Su cuantía se determina por la diferencia establecida entre el valor del estudio actuarial del ejercicio inmediatamente anterior y el del último ejercicio.

Dicho incremento se registra mediante abono a la subcuenta 262005, cálculo actuarial pensiones de jubilación y cargos a la subcuenta 262010, pensiones de jubilación por amortizar. En el evento de presentarse una disminución, su registro contable se hará en forma contraria.

4.1.2. Registro de la amortización por pensiones de jubilación

El valor que se va a amortizar se obtiene tomando como base el porcentaje acumulado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, el cual se adiciona con el porcentaje que se estableció en el ejercicio de 1994, según las instrucciones contenidas en los numerales 1.1 al 1.5 de la Circular 014 de 1994, este resultado se multiplica por el valor del estudio actuarial del ejercicio que se va a amortizar a cuyo producto se le resta el valor que presenta la cuenta 2620, diferencia que constituye el valor a amortizar.

El tratamiento contable se seguirá aplicando tal y como lo prevé la cuenta 2620 del Plan Único de Cuentas, modificado por el literal c) del artículo octavo del Decreto 2894 del 30 de diciembre de 1994, es decir, mediante cargos a las subcuentas 510558 ó 520558, según el caso, con abono a la subcuenta 262010, pensiones de jubilación por amortizar.

Los aumentos o disminuciones en los estudios actuariales que se determinen después de estar amortizado el 100%, se deben registrar en los resultados de cada período contable.

4.1.2.1. Ejemplo:

Para ilustrar lo anterior citamos el siguiente ejemplo:

La Compañía ABC Ltda., presenta la siguiente información en miles de pesos:

Valor del cálculo actuarial en 1995 $ 1.200.000

Valor del cálculo actuarial en 1996 $ 1.440.000

Saldos contables en 31-12/95

2620 666.000

262005 Cálculo actuarial pensiones de jubilación $ 1.200.000

262010 Pensiones de jubilación por amortizar $ 534.000

Porcentaje de amortización acumulada a 31-12-95 55,50%

Porcentaje de amortización anual 4.45%. Este porcentaje se calculó en 1994 conforme a lo indicado en la Circular Externa 014 de 30 de diciembre del mismo año; por tanto en diciembre de 1993 el valor amortizado era del 46.6%.

4.1.2.2. Procedimiento para la amortización del cálculo actuarial de 1996:

Primer Paso: El porcentaje amortizado se determina tomando el saldo de la cuenta 2620, pensiones de jubilación, y se divide por el valor del saldo de la subcuenta 262005, cálculo actuarial pensiones de jubilación (saldos a 31/12/95)

Segundo Paso: A este porcentaje acumulado se le adiciona el porcentaje de amortización anual determinado en 1994:

55.50% + 4.45% = 59.95%

Tercer Paso: Para establecer el valor del cálculo que debe estar amortizado en 31/12/96, a dicho valor se le aplica el porcentaje determinado en el punto anterior:

$1.440.000 x 59.95% = 863.280

Valor a amortizar por el año 1996:

Valor que debe tener amortizado $863.280

Valor amortizado a 31/12/95 666.000

Valor a amortizar en 1996 197.280

4.1.2.3. Contabilización del total del valor a amortizar contra gastos de administración:

510558 Amortización cálculo actuarial por pensiones de jubilación $197.280

262010 Pensiones de jubilación por amortizar $197.280

4.2. Registro de la amortización de los bonos y/o títulos pensionales

La amortización de los bonos y/o títulos pensionales se efectuará en forma racional y sistemática hasta la fecha de redención de los mismos, según lo dispuesto en el Decreto 2894 del 30 de diciembre de 1994, para lo cual se deben hacer los siguientes asientos:

4.2.1. Amortización bonos pensionales

La amortización de los bonos se realizará mediante cargo a las subcuentas 510561 ó 520561, según el caso, amortización bonos pensionales y su contrapartida en la subcuenta 292010, bonos pensionales por amortizar, por el valor de la alícuota correspondiente.

4.2.2. Amortización títulos pensionales

La amortización de los títulos se efectuará mediante cargo a las subcuentas 510562 ó 520562, según el caso, amortización títulos pensionales con abono a la subcuenta 292510, títulos pensionales por amortizar, por el valor de la alícuota correspondiente.

5. Solicitud de aprobación del cálculo actuarial

5.1. Datos básicos

Para efectos de obtener la deducción fiscal de que trata el artículo 112 del estatuto tributario, con la solicitud de aprobación del cálculo ante esta superintendencia, se deben anexar los siguientes documentos:

1. Nota técnica, indicando la administración regional de impuestos que le corresponde a la sociedad (aclarando si son grandes contribuyentes o no).

2. NIT y dirección actual de la sociedad.

3. Monto de la provisión acumulada y lo apropiado en el ejercicio por el cual se solicita deducción fiscal.

4. Anexo explicativo que justifique todos los cambios de la información básica con respecto del cálculo del año anterior, dentro del plazo que tienen para presentar y corregir la declaración de renta (D. 331/76, art. 9º).

En caso de que existan pactos o convenciones colectivas de trabajo, se requiere adjuntar al cálculo las respectivas copias. Igualmente, fotocopias de la póliza renovada cuando se haya contratado con una compañía de seguros el pago de la pensión de jubilación.

5.2. Requisitos mínimos para la presentación de la reserva actuarial por bonos y títulos pensionales.

La presentación del cálculo de la reserva debe contener:

1. Tipo de bono

2. Número de cédula

3. Nombre del beneficiario

4. Fecha de ingreso, día, mes y año

5. Fecha de corte; día, mes y año

6. Fecha de nacimiento; día, mes y año

7. Años cumplidos a la fecha de corte

8. Edad para el cálculo de la pensión de referencia

9. Salario base

10. Salario de referencia

1. Pensión de referencia

12. Años cotizados o laborados desde el ingreso hasta la fecha de corte descontadas las discontinuidades

13. Porcentaje acumulado por el tiempo cotizado o trabajado hasta la edad de retiro

14. Días de discontinuidad al momento del traslado

15. Valor del bono a la fecha de traslado

16 Valor del bono a la fecha de emisión actualizado con el DTF pensional a la fecha del cálculo.

17. Fecha de vencimiento del bono

18. Años totales proyectados al momento del retiro descontadas las discontinuidades.

La presente circular deroga la Circular 010 de 1988 y las que le sean contrarias.

(Nota: La Circular Externa 18 de 1997 de la Superintendencia de Sociedades Modifico el punto 5 de la presente Circular)

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores públicos sociedades comerciales.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 7 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

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