CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2004 

(Diciembre 24)

Asunto: Requerimiento de información básica y financiera de las instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada.

(Nota: Véase Circular Externa 35 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

Marco jurídico

La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el Decreto 1259 de 1994 y teniendo en cuenta que:

• El numeral 5º del artículo 4º del Decreto 1259 de 1994 establece que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control de las instituciones prestadoras de servicios de salud, que integran los subsectores oficial y privado del sector salud, así como de otros sectores cualquiera sea su naturaleza y denominación.

• El literal j) del numeral 3º del artículo 13 de la misma norma, señala que “los jefes de división adscritos a las direcciones cumplirán, conforme a la asignación de funciones que efectúe el superintendente, las siguientes funciones de carácter general, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia a su cargo: (...) Verificar la razonabilidad y la calidad de las cifras que reflejan la situación financiera de las entidades a su cargo y los resultados de operación de un período contable intermedio o de fin de ejercicio”, mediante la remisión oportuna y confiable de la información básica de todas las instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada con personería jurídica, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 1º de la Resolución 106 de 1998.

• El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 establece que las instituciones prestadoras de servicios de salud deberán tener un sistema contable que les permita registrar los costos de los servicios que ofrecen; así mismo, los artículos 27 y 39 del Decreto 2649 de 1993 definen los estados de costos y los costos en la prestación de servicios.

• El surgimiento de nuevas herramientas tecnológicas en el campo de la computación y las comunicaciones que facilitan y agilizan la interacción entre las organizaciones, hace evidente la necesidad de actualizar la forma y oportunidad del flujo de información entre la superintendencia y sus vigilados.

• La Superintendencia Nacional de Salud se encuentra desarrollando su sistema de información misional, el cual busca aplicar esas nuevas tecnologías, optimizar la calidad de la información y facilitar a los vigilados el cumplimiento de sus obligaciones.

Por lo anterior, este despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la superintendencia, por parte de las instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada.

1. Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud por la remisión de información.

La información de carácter administrativo y financiero objeto de esta circular debe ser reportada por el representante legal de las instituciones prestadoras de servicios de salud de naturaleza privada que sean personas jurídicas.

2. Datos a reportar.

2.1. Información general y de tipo financiero.

Las instituciones deberán enviar, en las condiciones aquí determinadas, los siguientes archivos:

• Archivo tipo 1. Datos generales.

• Archivo tipo 2. Información de sucursales y agencias.

• Archivo tipo 3. Balance general.

• Archivo tipo 4. Estado de resultados.

• Archivo tipo 5. Deudores (grupo de cuentas 13).

• Archivo tipo 6. Pasivos externos.

NOTA: Cuando la IPS reportante tenga sucursales o agencias, la información debe ser remitida en forma consolidada.

2.2. Archivos adjuntos.

Los archivos relacionados en el numeral cuatro (4) en la columna “Archivos adjuntos” deberán ser enviados, únicamente, al correo electrónico divips@supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud, cuando su autenticidad se garantice con la firma digital de que trata el numeral cinco (5) de esta circular. Cuando ese no sea el caso (y no se haya vencido el plazo previsto, en el mismo numeral, para el cumplimiento de esa obligación), esos archivos, deberán enviarse impresos vía correo postal a la Superintendencia Nacional de Salud, división de IPS, carrera 13 Nº 32-76, en Bogotá con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley.

3. Especificaciones técnicas.

Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.

4. Plazo.

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma trimestral, a partir del reporte con corte a 31 de diciembre de 2004 y dentro de las fechas y con los archivos que se relacionan a continuación:

Fecha de corteFecha de entregaArchivos adjuntos
Con corte a 31 de diciembreFebrero 25 del año inmediatamente siguienteNotas a los estados financieros, certificación de los estados financieros y dictamen del revisor fiscal de acuerdo con los artículos 36, 37 y 38 de la Ley 222 de 1995; copia del informe de gestión y del proyecto de distribución de utilidades presentado en la reunión del máximo órgano de decisión de la entidad (asamblea general o junta de socios).
Con corte a 31 de marzoEl 25 de abril inmediatamente siguienteCertificación de los estados financieros (L. 222/95, art. 37) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.
Con corte a 30 de junioEl 25 de julio inmediatamente siguienteCertificación de los estados financieros (L. 222/95, art. 37) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.
Con corte a 30 de septiembreEl 25 de octubre inmediatamente siguienteCertificación de los estados financieros (L. 222/95, art. 37) y archivo en el cual realicen todas las aclaraciones que consideren pertinentes.

NOTA: Los plazos aquí establecidos son improrrogables.

5. Seguridad legal y técnica de la información.

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, la Superintendencia Nacional de Salud iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información.

Con ese objetivo, los archivos reportados a la superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal (archivos uno (1) al seis (6)) y por el contador (archivos tres (3) al seis (6)) relacionados en el numeral 2.1. De igual forma, los documentos a los cuales se hizo referencia en el numeral 2.2 deberán llegar debidamente autenticados por parte del contador y el revisor fiscal según el caso.

En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una organización debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, para actuar como entidad de certificación. Esta firma digital deberá ser adquirida y administrada por las diferentes instituciones prestadoras de salud.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características de la solución que brinde la entidad certificadora y los requisitos que la superintendencia determine. Esta obligación será efectiva a partir de la tercera entrega del año 2005, esto es, el 25 de julio (corte a jun. 30).

6. Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada.

La información incompleta, la reportada de manera distinta a lo dispuesto en el numeral 3º de esta circular externa y aquella allegada con un medio que no pueda ser procesado debido a errores imputables al usuario, se considerará como no recibida.

Los estados financieros remitidos deben estar debidamente certificados y dictaminados de acuerdo con el Decreto 2649 de 1993 y la Ley 222 de 1995.

7. Sistemas de costos en la prestación de servicios de salud.

Las instituciones prestadoras de servicios de salud que estén obligadas a remitir la información de acuerdo con la presente circular, deberán implementar un sistema de costos en cumplimiento del parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993.

8. Sanciones.

El incumplimiento de lo aquí dispuesto dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

9. Efectos.

La presente circular deroga la Circular Externa 118 de 2001.

10. Vigencia.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

24 de diciembre de 2004.

NOTA: El anexo perteneciente a la presente circular puede ser consultado en la Superintendencia Nacional de Salud.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de instituciones prestadoras de servicios de salud privadas.

(Nota: Véase Circular Externa 35 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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