CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2007 

(Marzo 6)

Asunto: Decreto 4149 de 2004 - registro ante la ventanilla única de comercio exterior, VUCE, módulos importaciones, exportaciones y FUCE, formularios 02 y 02-A.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 18 de 2011 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 38 de 2007 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

De manera atenta se recuerda que para realizar los trámites de importación, exportación de productos que requieren autorización previa de alguna entidad del Estado, y de registro a través del formulario único de comercio exterior, mediante los módulos de importaciones, exportaciones y FUCE de la ventanilla única de comercio exterior - VUCE, los usuarios deben inscribirse previamente ante el sistema.

Se precisa a aquellos usuarios que cuentan con inscripción previa para utilizar el módulo de importaciones, que el “usuario” y la “contraseña” que el ministerio les asignó en su momento, es también válido para ingresar a los módulos de exportaciones y FUCE.

Adicionalmente y teniendo en cuenta que para el registro de productores nacionales y solicitud de determinación de origen, los formularios 02 y 02-A deben ser firmados por el representante legal de la empresa que se registra, este deberá obtener su certificado digital de firma en una entidad certificadora debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, para efectos de realizar el trámite de manera electrónica a través del módulo FUCE.

En caso de que el representante legal decida otorgar poder a una sociedad de intermediación aduanera, SIA, o a un apoderado especial, este poder debe indicar explícitamente que está autorizando la firma de los citados formularios. Si la empresa tramita directamente su registro de productor nacional y determinación de origen, el apoderado especial podrá ser la persona de la empresa a quien el representante legal autorice expresamente y quien obtendrá la firma digital para firmar los mencionados formularios.

En los casos de las entidades oficiales, el poder debe venir acompañado del acto de nombramiento y posesión del representante legal.

El siguiente es el procedimiento específico a seguir para el registro de los diferentes usuarios de la ventanilla única de comercio exterior:

1. Sociedades de intermediación aduanera (SIA), usuarios aduaneros permanentes (UAP), usuarios altamente exportadores (Altex), apoderados especiales, importadores que tramitan directamente sus licencias o registros de importación, exportadores, productores nacionales y demás usuarios del módulo FUCE.

Estos usuarios deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Obtener el certificado digital ante una entidad certificadora autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Registrar la llave digital (token) en línea.

• Informar al correo electrónico registro@mincomercio.gov.co los siguientes datos:

— Nº del RUT

— Nombre de la empresa

— Nombre del representante legal de la empresa

— Dirección de correo electrónico para notificación del sistema

— Nº del teléfono, Nº de fax, dirección, ciudad del domicilio

Esta información debe coincidir con la que aparece en el certificado digital de firma.

Las SIA o los apoderados especiales deberán enviar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, los poderes en los que los importadores, exportadores o productores nacionales a quienes representan, los autorizan para la realización de los trámites ante la VUCE. En caso de que se vayan a tramitar los formularios 02 y 02-A, el poder debe indicar explícitamente que está autorizando la firma de los citados formularios.

2. Importadores, exportadores o usuarios del módulo FUCE que consultan solicitudes radicadas por las SIA o por apoderado especial.

Se clasifican en esta categoría las personas naturales o jurídicas que otorgan poder a una SIA a un apoderado especial para hacer el trámite de solicitud de licencia o de registro de importación, trámite de autorizaciones previas a las exportaciones y registros a través del FUCE.

Con el fin de facilitar su registro, los importadores, exportadores y productores nacionales podrán indicar en el poder, que también autorizan a la SIA o al apoderado especial para que los registren ante la VUCE y firmen el documento de condiciones de uso y compromisos como usuarios del sistema, informando allí mismo la dirección electrónica a la cual les será enviado el “usuario” y la “contraseña” para el acceso al sistema, con lo cual podrán consultar todas las solicitudes que radiquen a su nombre.

El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por el usuario importador, exportador o productor nacional, por seguridad.

3. Importadores que realizan importaciones por valores inferiores a mil dólares.

Estos usuarios deberán presentarse al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con el propósito de registrarse ante el sistema para realizar la operación de solicitud de la licencia o de registro de importación, con fotocopia de la cédula de ciudadanía.

El funcionario del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, previa verificación de la información, creará un usuario en el sistema y le enviará un correo electrónico informándole el “usuario y la contraseña” para el acceso al sistema. La contraseña deberá ser cambiada por seguridad.

El usuario firmará los siguientes documentos:

1. Documento de condiciones de uso como usuario del sistema.

2. Documento de establecimiento de responsabilidades y autorización al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, para asegurar las transacciones electrónicas realizadas como importador.

Si el importador considera que no va a realizar más transacciones, deberá solicitar al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la desactivación del usuario en el sistema.

La presente circular modifica en lo pertinente la Circular Externa 57 de 2005 y deroga la Circular Externa 76 de 2005.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los señores usuarios y funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 38 de 2007 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 18 de 2011 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

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