CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2010

 

Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2010 

(Mayo 31)

Ref.: Instrucciones relacionadas con el suministro de información a los afiliados a los fondos de cesantías por parte de las sociedades administradoras de fondos de cesantía así como la definición o modificación del perfil de administración.

Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 4º y 5º del Decreto 4600 de 2009 y teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 24 y 58 de la Ley 1328 del mismo año, este despacho en uso de sus facultades, en especial las que le confieren el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, y el numeral 5º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

Primera. Adicionar el numeral 2.7 al título IV-Capítulo tercero de la Circular Externa 7 de 1996 para establecer la forma como deben cumplir las sociedades administradoras de fondos de cesantía con la obligación de informar a los afiliados sus derechos y obligaciones, y los efectos de seleccionar entre los diferentes portafolios disponibles. De igual forma, se adiciona al instructivo de la Proforma B.6000-13, la obligación de incluir en los extractos de fondos de cesantía, la ruta para acceder a través de Internet al reglamento del fondo de cesantía.

Segunda. Incluir el numeral 2.8 al título IV-Capítulo tercero de la Circular Externa 7 de 1996 con el fin de instruir a las sociedades administradoras de fondos de cesantía respecto de la obligación que tienen de contar con medios verificables de la definición y modificación de perfil de administración de los aportes y/o recursos de sus afiliados.

Tercera. Crear la Proforma B.6000-16 “Proforma de definición o modificación del perfil de administración de aportes a los fondos de cesantías” para que las sociedades administradoras de fondos de cesantía cuenten con medios verificables para que los afiliados definan o modifiquen el perfil de administración de sus aportes y/o recursos entre los portafolios de corto y largo plazo.

La presente circular externa rige a partir del 1º de julio de 2010.

Se adjuntan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía.

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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e) Remisión de extractos a los afiliados a los fondos de cesantías

De conformidad con lo dispuesto en el literal b) del artículo 31 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el subnumeral 10 del literal a) del numeral 2.1 del presente capítulo, las sociedades administradoras de fondos cesantías están en la obligación de remitir periódicamente a sus afiliados extractos de sus cuentas individuales, de acuerdo con las siguientes instrucciones:

1. Periodicidad y plazo para el envío de extractos a los afiliados

Las sociedades administradoras deberán remitir a sus afiliados, por lo menos semestralmente, los extractos de sus cuentas individuales.

Comoquiera que esta obligación involucra a todos los afiliados del fondo de cesantías, es deber de las sociedades administradoras enviar los extractos a que se refiere este literal, a quienes en cualquier momento, durante el periodo del extracto, hayan tenido el carácter de afiliados.

Los extractos se remitirán dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la publicación por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia de la rentabilidad mínima con corte a marzo 31 y septiembre 30. En aquellos eventos en que una sociedad administradora ofrezca a sus afiliados la remisión de extractos que correspondan a periodos inferiores a un semestre, deberán dejar expresa constancia en el reglamento del fondo de la periodicidad y del plazo dentro del cual serán enviados.

Con los extractos con corte al 30 de septiembre, se deberá remitir la información completa sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los portafolios de inversión de corto plazo y largo plazo de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantías.

2. Contenido mínimo de los extractos y uso obligatorio del formato único

Los extractos deberán informar como mínimo lo siguiente, de conformidad con el formato único establecido por la Superintendencia Financiera, anexo a la presente circular:

 Saldos inicial y final del periodo.

 Valor y fecha de consignación del auxilio de cesantías.

 Traslados desde y hacia el fondo de cesantía.

 Retiros parciales de cesantías.

 Retiros definitivos de cesantía.

 Comisión cobrada por retiros parciales.

 Porcentajes de comisión por administración.

 Rendimientos abonados durante el período, y

 Rentabilidad de los portafolios del fondo y de las subcuentas individuales.

3. Medio y dirección a la cual deberán remitirse los extractos periódicos

Los extractos deben remitirse por correo físico a la dirección que el afiliado haya indicado expresamente para el recibo de correspondencia.

La utilización de medios distintos para el envío de los extractos a los afiliados deberá quedar consignada en el reglamento del fondo de cesantías y solo podrá darse respecto de los afiliados que lo consientan de manera expresa.

La Superintendencia Financiera evaluará la idoneidad y seguridad del medio para el envío de los extractos al momento de autorizar su inclusión en el reglamento del fondo de cesantías.

f) Valoración subcuentas individuales

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía tienen por objeto exclusivo la administración y manejo de los fondos de cesantía que se constituyan con arreglo a lo previsto en el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, cuyos recursos deben ser invertidos en los términos y condiciones establecidos por las disposiciones legales, con el propósito de que la rentabilidad que produzcan sea como mínimo la tasa de rentabilidad mínima obligatoria calculada y divulgada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Para el efecto, se ha dispuesto que el valor de cada uno de los portafolios de corto y largo plazo del fondo de cesantía se determine en forma diaria de conformidad con el procedimiento establecido por esta Superintendencia y se exprese en unidades de igual monto y características, donde las unidades miden el valor de los aportes de los afiliados y su mayor valor represente los rendimientos que se han obtenido en el período respectivo, como consecuencia de la gestión adelantada por la administradora. Así las cosas, el incremento del valor de la unidad debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras.

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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En consecuencia, cuando una sociedad administradora estime procedente efectuar aportes con sus propios recursos a los portafolios administrados deberá efectuarlos de forma tal que los mismos no alteren la rentabilidad de los portafolios, ni, por consiguiente, el valor de la unidad, pues las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía no pueden sustraerse a su obligación legal de administrar e invertir los recursos de los portafolios de corto y largo plazo del fondo en valores de adecuada rentabilidad, seguridad y liquidez, con el propósito de obtener la rentabilidad mínima exigida, utilizando el expediente de trasladar dinero al portafolio que administran.

En conclusión, y teniendo en cuenta que no existe disposición jurídica alguna que prohíba a las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía realizar los citados aportes patrimoniales, esta superintendencia les manifiesta que, para que resulten procedentes desde el punto de vista de las normas que regulan su actividad, las donaciones de dinero a los portafolios administrados, previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes, deben tratarse como una consignación y abonarse como unidades en las cuentas individuales a nombre de los afiliados.

En otros términos, el incremento en el valor de la unidad en que se encuentran representados los aportes de los afiliados debe originarse exclusivamente en los rendimientos financieros propios del portafolio de inversión que defina la sociedad dentro del marco señalado por la ley, sin la injerencia de factores extraños que afecten la transparencia de su manejo y que atenten contra los principios inspiradores de una sana competencia entre las administradoras. Por lo tanto, los aportes que reciban los portafolios administrados, tanto de la misma sociedad administradora como de cualquier persona natural o jurídica, deberán tratarse siguiendo los parámetros anteriormente establecidos.

2.4. Cesión de fondos de cesantía

Con el fin de garantizar que la cesión de los fondos de cesantía se efectúe con sujeción a la ley, en defensa de los intereses de los afiliados al mismo, esta superintendencia considera indispensable impartir las siguientes instrucciones:

a) Cierre

Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía que, de conformidad con lo previsto en el artículo 167 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero cedan el fondo de cesantías por ellas administrado deberán efectuar un corte de ejercicio en la fecha inmediatamente anterior a aquella en que se produzca la cesión, siguiendo para el efecto el procedimiento de cierre mensual establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia.

b) Identificación

Al momento de la cesión de un fondo de cesantías, la sociedad cedente deberá entregar a la sociedad cesionaria la relación de los afiliados al fondo, con indicación de su participación en los portafolios de corto y largo plazo, expresada en pesos y unidades.

c) Garantía de rentabilidad mínima

La sociedad cedente de un fondo de cesantía deberá garantizar la rentabilidad mínima acumulada exigida por la ley para cada uno de los portafolios administrados, con corte a la fecha en que se efectúe la cesión del fondo. Para el efecto, la Superintendencia Financiera de Colombia informará la rentabilidad mínima a las sociedades cedente y cesionaria, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la cesión del fondo.

Suministrada dicha información, la entidad cedente dispondrá de un plazo de cinco (5) días comunes para cancelar la suma necesaria para alcanzar la rentabilidad mínima exigida.

Esta suma se cancelará, en primer lugar, con cargo a la comisión de manejo causada hasta el día del cierre a favor de la administradora cedente.

Cuando la comisión de manejo causada sea insuficiente para alcanzar la rentabilidad mínima exigida, la diferencia será entregada en efectivo a los portafolios del fondo cesionario, para su abono en las cuentas de capitalización individual de quienes al momento de la cesión se encontraban afiliados a los portafolios del fondo cedido. Dicho abono se efectuará en unidades.

En caso de fusión de la entidad cedente, o cuando la totalidad de sus acciones en circulación hayan sido adquiridas por otra entidad o sus pasivos hayan sido cedidos, la obligación de garantizar la rentabilidad mínima se extenderá a la entidad absorbente o a la nueva sociedad resultante de la fusión, así como a la adquirente de las acciones o de los pasivos, según sea el caso.

d) Procedimiento a realizar en el fondo cesionario

El día de la cesión, el fondo de cesantía cedido se incorporará al administrado por la sociedad cesionaria, la cual efectuará la reliquidación de todas las cuentas del fondo cedido,

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con base en el valor de las unidades de los portafolios del fondo de cesantías por ella administrado vigente para el día de la cesión.

e) Información a la Superintendencia Financiera de Colombia

Copia de todos los documentos en que consten la cesión y los términos en que esta se ha pactado deberá remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que ella se produzca.

2.6. Índice representativo del mercado accionario del exterior

Para los efectos de lo dispuesto en el literal b), artículo 2º del Decreto 1592 de 2004, el índice representativo del mercado accionario del exterior que se debe tomar en cuenta para el cálculo de la rentabilidad mínima de los fondos de pensiones y de cesantías es el índice Standard & Poors-500.

2.7. Información sobre los derechos y obligaciones de los afiliados y efectos de la selección o modificación de perfil de administración.

El reglamento del fondo de cesantías administrado, en el cual se incluye la información completa de los derechos y obligaciones de los afiliados, deberá estar a disposición de los mismos para consulta permanente a través de la página de Internet de la respectiva sociedad administradora. En todo caso, las sociedades administradoras deberán suministrar de manera física o electrónica el referido reglamento a los afiliados que expresamente lo soliciten, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a tal requerimiento.

Así mismo, deberán publicar por lo menos una vez al año en un diario de amplia circulación nacional, información general sobre los derechos y obligaciones de los afiliados al fondo y los efectos que se derivan de la selección entre los diferentes portafolios de inversión de los aportes y/o recursos de los fondos de cesantía. Especialmente se deberá informar a los afiliados que, si bien tanto en el portafolio de corto plazo como en el de largo plazo es posible que se produzcan pérdidas en el capital o en los rendimientos, el portafolio de corto plazo está orientado a los afiliados que tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo; su objetivo es mitigar el riesgo de pérdida en los retiros a efectuar en el corto plazo mediante inversiones en las que se tiene la expectativa de menor riesgo y menor rentabilidad que la de un portafolio de largo plazo, en tanto que el portafolio de largo plazo está orientado a los afiliados que no tienen proyectado retirar sus cesantías en el corto plazo, constituido por inversiones de mayor plazo y con una expectativa de mayor riesgo y mejor rentabilidad.

La mencionada publicación tendrá por finalidad ofrecer a los afiliados mayores elementos de juicio para que puedan adoptar decisiones informadas sobre la forma más adecuada de invertir sus aportes y/o recursos. Para el año 2010 deberá efectuarse la publicación en el mes de junio y para los años subsiguientes en el mes de enero. La publicación podrá realizarse individualmente por cada administradora o a través de la entidad que las agremie.

Además de la publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional y la remisión de extractos, se consideran válidas las informaciones que sobre los aspectos mencionados se entreguen a los afiliados por cualquier medio o que se incluyan en las páginas de Internet de las administradoras.

2.8. Definición o modificación del perfil de administración de aportes y/o recursos a los fondos de cesantías

Las sociedades administradoras de fondos de cesantías deberán poner a disposición de sus afiliados medios verificables a través de los cuales definan y modifiquen el perfil de administración de los aportes y/o recursos en los fondos de cesantías entre los portafolios de corto plazo y largo plazo, ya sea por medio de formatos impresos en los que conste la firma y aceptación del afiliado o a través del canal de distribución de servicios financieros de internet.

Para efectos de la utilización del canal de servicios de internet, será necesario que la respectiva sociedad administradora de fondos de cesantías obtenga la no objeción previa de la Superintendencia Financiera de Colombia, para lo cual deberá:

Establecer los criterios de segmentación de sus afiliados con el propósito de determinar a cuáles de ellos les permitirá el uso de dicho canal para la selección del perfil de administración de los recursos de cesantías.

Contar, a través del canal de servicios de internet, con un sistema de información que explique de manera amplia y suficiente a los afiliados las características de los portafolios de corto y largo plazo elegibles, los efectos de la selección o modificación del perfil de administración y los tiempos para el traslado de recursos entre uno y otro portafolio. Así mismo, deberá advertir a los afiliados acerca de la importancia de haber entendido la información suministrada y que en caso de dudas deberán acceder a los medios que disponga la administradora para su aclaración.

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

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Dicho sistema deberá asegurar que la información se suministre de manera previa y obligatoria a la selección o modificación del perfil y dejar evidencia de su aceptación por parte del afiliado.

Acreditar que el canal de servicios de Internet cuenta con los mecanismos y las medidas de seguridad necesarios para establecer en todo momento que es el afiliado quien manifiesta de manera expresa y libre su selección de perfil de administración.

Establecer mecanismos que le permitan informar a los afiliados la selección efectuada, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión.

TÍTULO IV

CAPÍTULO III-Disposiciones relacionadas con las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías

Página 18 al 23

CAPÍTULO XXV-Operaciones de contado

ANEXO II-Información no remitida

Página 35-1

Rendimientos de la cuenta individual durante los últimos dos años: Corresponde al valor de los rendimientos abonados en las subcuentas de corto y largo plazo durante los últimos dos años.

Rentabilidad efectiva anual de la cuenta individual-últimos 24 meses: Rentabilidad obtenida en la cuenta individual del afiliado, compuesta por las subcuentas de corto y largo plazo, durante los últimos 24 meses.

Las citadas rentabilidades corresponden a la tasa interna de retorno del flujo de caja diario del período de cálculo que considera como ingresos el valor del portafolio, la subcuenta o cuenta individual, según el caso, al inicio de operaciones del primer día de dicho período y el valor neto de los aportes diarios efectuados durante el mismo período, y como egreso el valor del portafolio o de la subcuenta individual al cierre del último día del período de cálculo.

Perfil de administración

Corresponde a la forma en que el afiliado definió la distribución porcentual de los recursos de la cuenta individual entre las subcuentas de corto plazo y largo plazo o en una sola de ellas, o la elección que por defecto establece el artículo 7º del Decreto 4600 de 2009.

En el evento en que el afiliado haya definido o modificado su perfil de administración, este campo deberá diligenciarse de la siguiente manera:

Distribución de los recursos definida por el afiliado:

Subcuenta de corto plazo                %

Subcuenta de largo plazo %

Última fecha de definición o modificación del perfil de administración: DD/MM/AAAA

En el evento en que el afiliado NO haya definido su perfil de administración, en este campo deberá incluirse la siguiente nota:

Dado que el afiliado no ha definido su perfil de administración, el cien por ciento (100%) de los nuevos aportes ingresa a la subcuenta de corto plazo, los cuales se trasladan entre los días 16 y 31 de agosto de cada año a la subcuenta de largo plazo. Los nuevos aportes que sean consignados entre el 1º de septiembre y el 31 de diciembre de cada año, serán acreditados a la subcuenta de corto plazo.

Comisiones

Corresponde a los porcentajes de comisión cobrados por la administradora al final del período del extracto para la cuenta individual de las subcuentas de corto y largo plazo. Cualquier modificación durante dicho período se debe revelar en el campo de “Observaciones”.

Observaciones

Las observaciones que considere conveniente destacar la sociedad administradora.

En este campo deberá informarse la ruta para acceder al reglamento del fondo de cesantía.

De igual forma, deberá incluirse una nota en la que se indique lo siguiente:

“El afiliado podrá solicitar a la sociedad administradora por cualquier medio verificable que el reglamento se le remita de manera física o electrónica a la dirección indicada por él mismo”.

CAPÍTULO XXV-Operaciones de contado

ANEXO II-Información no remitida

Página 43

Tema:Proforma de definición o modificación del perfil de administración de aportes y/o recursos a los fondos de cesantías
Nombre de la proforma:Definición o modificación del perfil de administración de aportes y/o recursos a los fondos de cesantías
Número de la proforma:B.6000-16
Objetivo:Establecer el contenido mínimo del formato único que le facilite a los afiliados ejercer su derecho a definir o modificar su perfil de administración de los aportes y/o recursos a los fondos de cesantías
Tipo de entidad a la que aplica:Sociedades administradoras de fondos de cesantías

 

Generalidades

El presente instructivo señala el contenido mínimo del formato a través del cual los afiliados a los fondos de cesantías pueden definir o modificar el perfil de administración de los aportes y/o recursos a dichos fondos, entre los portafolios de corto plazo y largo plazo, que deberá ser adoptado por las sociedades administradoras de fondos de cesantías, de acuerdo con lo establecido en los artículos 24, y 58, de la Ley 1328 de 2009 y el Decreto 4600 de 2009. Si bien el presente formato señala el contenido mínimo, las adiciones que efectúen las sociedades administradoras no podrán modificar la estructura del mismo.

El tamaño de la letra (estilo normal) de la información suministrada en el formato no podrá ser inferior a 9 puntos.

Instructivo del formato

Las instrucciones del formato que las entidades pongan a disposición de sus afiliados al fondo de cesantía administrado, deben encontrarse al respaldo de este y tanto el diseño como el instructivo deben guardar correspondencia con lo aquí establecido.

Encabezado del formato

En la parte superior derecha, se debe identificar:

Razón social y logotipo de la administradora: La sociedad administradora de fondo de cesantías incluirá en este campo su razón social, logotipo y NIT.

Fecha de definición o modificación: Campo destinado para que se incluya la fecha de definición o selección del perfil de administración por parte del afiliado al fondo de cesantías en el formato aaaa/mm/dd.

En la parte superior izquierda, se debe identificar:

Fondo: Nombre del fondo de cesantías que está generando la proforma y NIT.

Información cuerpo del formato

Datos personales

Nombre del afiliado: En estos campos se deben registrar el primer y segundo apellido, seguido del primer y segundo nombre del afiliado, tal como figura en el documento de identificación.

Tipo documento/Número de identificación: Campo destinado a registrar el tipo de documento y número del documento con el cual se identifica el afiliado.

Dirección: En este campo se debe registrar la dirección de correspondencia que el afiliado haya informado a la administradora.

Departamento/Ciudad/Teléfono: En estos campos se deben registrar, el nombre del departamento, la ciudad y el teléfono que el afiliado haya informado a la administradora.

Tipo de solicitud

Definición de perfil: Este campo debe ser marcado conuna equis (x) para seleccionar por primera vez el perfil de administración de los aportes y/o recursos al fondo de cesantías entre el (los) portafolio(s) de corto plazo y largo plazo.

CAPÍTULO XXV-Operaciones de contado

ANEXO II-Información no remitida

Página 44

Modificación de perfil: Este campo debe ser marcado conuna equis (x) para solicitar la modificación del perfil de administración de los aportes y/o recursos al fondo de Cesantía entre el (los) portafolio(s) de corto plazo y largo plazo.

Portafolios de inversión-Perfil de administración

Portafolio corto plazo-Participación en el portafolio: En este campo se debe indicar el porcentaje de los aportes y/o recursos al fondo de cesantías que el afiliado desea que sean administrados en el portafolio de corto plazo.

Portafolio largo plazo-Participación en el portafolio: En este campo se debe indicar el porcentaje de los aportes y/o recursos al fondo de cesantías que el afiliado desea que sean administrados en el portafolio de largo plazo.

Es responsabilidad de la administradora verificar, bien sea a través del promotor o por cualquier otro medio de validación, que la suma de los porcentajes definidos por el afiliado al momento del diligenciamiento, estos sean igual al 100%.

Aceptación y declaración de voluntad

Comisión de administración del portafolio de corto plazo: Se deberá informar el porcentaje de comisión establecido por la administradora para el portafolio de corto plazo.

Comisión de administración del portafolio de largo plazo: Se deberá informar el porcentaje de comisión establecido por la administradora para el portafolio de largo plazo.

Comisión sobre retiro anticipado: Se deberá informar el porcentaje de comisión establecido por la administradora por retiro anticipado de recursos de los portafolios de inversión de corto y largo plazo, señalando el tope máximo si a ello hay lugar.

Firmas

Firma: Campo destinado para que el afiliado imponga su firma manuscrita como constancia de su aceptación, en el evento en que la selección se realice mediante formato impreso.

Número de identificación: Eneste campo deberá registrarse el número del documento de identificación del afiliado.

Huella: Campo destinado para que el afiliado imponga la huella digital.

Para uso exclusivo de la administradora

Nombre, firma y número del documento de identificación del promotor comercial: En estos campos deberá consignarse el nombre completo, la firma manuscrita y el número del documento de identificación del promotor comercial de la administradora ante quien se hace la definición o modificación del perfil de administración de aportes y/o recursos al fondo de cesantías.

Fecha de recibido: Eneste campo deberá quedar constancia de la fecha de recibido del formato por la administradora con firma o sello.

Observaciones

El contenido de este campo puede variar y corresponderá a la información que la sociedad administradora considere conveniente poner en conocimiento del afiliado, fundamentalmente en lo relacionado con sus derechos y obligaciones.