Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2011

(Noviembre 25)

(Nota: Subrogada por la Resolución 74854 de 2016 artículo 11 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

Asunto: Sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.

Las instrucciones contenidas en la presente circular se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

Para los efectos de esta circular, el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas (en adelante LA/FT) se vincula al riesgo legal y reputacional a que se exponen las citadas empresas, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al poder ser utilizadas entre otros para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

Es así como la presente circular contiene directrices dirigidas a los representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales y administradores de las empresas transportadoras de vehículos de carga vigiladas que de acuerdo con la ley estén sujetas a la inspección, vigilancia, y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las empresas vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos implícitos en sus actividades, en particular del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT).

1. Marco normativo

1.1. Recomendaciones internacionales sobre LA/FT

La Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes del año 1988 y el Convenio internacional de las Naciones Unidas para la represión de la financiación del terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

En el año de 1990 el Grupo de Acción Financiera (GAFI), diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos y posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra el financiamiento del terrorismo. En el año 2000 se creó a nivel regional el Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica (Gafisud), conformado por países de América del sur incluido Colombia, donde se adquirió el compromiso de adoptar las recomendaciones del GAFI.

Las recomendaciones 12, 16, 20 y 24 de las cuarenta (40) recomendaciones, señalan que las actividades y profesiones no financieras designadas, deben adoptar medidas para impedir el riesgo de LA/FT.

Del mismo modo, la recomendación 24, consagra que los países miembros deberán asegurarse de que las demás categorías y actividades no financieras estén sujetas a sistemas eficaces de vigilancia, que aseguren el cumplimiento de los requisitos para combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

A su turno, la recomendación 25 dispone que las autoridades competentes deberán establecer directrices y dar retroalimentación que ayuden, entre otras, a las actividades no financieras, a aplicar las medidas nacionales destinadas a combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y, en particular, a detectar y reportar operaciones sospechosas.

1.2. Normas nacionales

El artículo 10 de la Ley 526 de 1999, señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta reciban, relacionados con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Por su parte, el artículo 2º del Decreto 1497 de 2002 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2º del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Adicionalmente, según lo dispuesto en los decretos 101 de 2000, artículo 44; 1016 de 2000; artículo 7º; Decreto 2741 de 2001, se delegaron en la Superintendencia de Puertos y Transporte las funciones de inspección, vigilancia y control del servicio público de transporte, atribuidas por el numeral 22 del artículo 189 de la Constitución Política al Presidente de la República.

Decreto 101 de 2000:

“ART. 44.—Funciones delegadas en la Supertransporte. La Supertransporte cumplirá las siguientes funciones:

(…).

5. Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicio de transporte y de construcción, rehabilitación, administración, operación, explotación y/o mantenimiento de infraestructura de transporte, de acuerdo con los indicadores definidos por la CRTR; publicar sus evaluaciones; y proporcionar en forma oportuna toda la información disponible a quienes deseen hacer evaluaciones independientes. El superintendente podrá acordar con las empresas programas de gestión para que se ajusten a los indicadores que haya definido la CRTR…”.

Decreto 1016 de 2001:

“ART. 7º—Del Superintendente de Puertos y Transporte. El Superintendente de Puertos y Transporte es agente del Presidente de la República, de su libre nombramiento y remoción. Como jefe del organismo le corresponde ejercer las siguientes funciones:

(…)

4. Dirigir, vigilar y evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de transporte y de construcción, rehabilitación, administración, operación, explotación y/o mantenimiento de infraestructura de transporte…”.

Mediante Sentencia C-746 proferida por el honorable Consejo de Estado el 25 de septiembre de 2011, se dirimió el conflicto de competencias administrativas entre la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Puertos y Transporte, y en la misma se señaló que esta última es la competente para ejercer la inspección, vigilancia y control subjetivo de las sociedades que prestan el servicio público de transporte.

Así mismo, mediante fallo de la acción de definición de competencias número 11001-03- 15-000-2001-0213-01 de marzo 5 de 2002, el Consejo de Estado precisó la competencia de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia, y control de carácter integral, señalando que la misma comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las cooperativas que prestan el servicio de transporte público.

2. Ámbito de aplicación

La presente circular externa está dirigida a los socios, accionistas y administradores de las empresas transportadoras de vehículos de carga que de acuerdo con la ley estén sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, y tiene como objetivo proporcionar un marco normativo para que diseñen e implementen en sus empresas el Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (en adelante Siplaft).

(Nota: Modificada por la Circular Externa 6 de 2012 Superintendencia de Puertos y Transporte)

3. Definiciones

Para la interpretación y aplicación de la presente circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Actividad transportadora. De conformidad con el artículo 6º de la Ley 336 de 1996, se entiende por actividad transportadora un conjunto organizado de operaciones tendientes a ejecutar el traslado de personas o cosas, separada o conjuntamente, de un lugar a otro, utilizando uno o varios modos, de conformidad con las autorizaciones expedidas por las autoridades competentes, basadas en los reglamentos del Gobierno Nacional.

Transporte público. De conformidad con el artículo 3º de la Ley 105 de 1993, el transporte público es una industria encaminada a garantizar la movilización de personas o cosas, por medio de vehículos apropiados, en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios y sujeto a una contraprestación económica.

Servicio público de transporte terrestre automotor de carga. De conformidad con el artículo 6º del Decreto 173 del 2001, es aquel destinado a satisfacer las necesidades generales de movilización de cosas de un lugar a otro, en vehículos automotores de servicio público a cambio de una remuneración o precio, bajo la responsabilidad de una empresa de transporte legalmente constituida y debidamente habilitada en esta modalidad(1).

Empresa de servicio público de transporte terrestre automotor de carga. Es aquella persona natural o jurídica legalmente constituida y debidamente habilitada por el Ministerio de Transporte, cuyo objeto social es la movilización de cosas de un lugar a otro en vehículos automotores apropiados en condiciones de libertad de acceso, calidad y seguridad de los usuarios(2).

Cadena del transporte. Está compuesta por aquellas personas naturales o jurídicas (remitente, dueño o propietario de la mercancía peligrosa, destinatario, empresa de transporte, propietario o tenedor del vehículo y conductor) que intervienen en la operación de movilización de mercancías peligrosas de un origen a un destino(3).

Documentos del transporte. Son aquellos documentos de porte obligatorio, requeridos como requisitos para el transporte de mercancías peligrosas y que pueden ser solicitados en cualquier momento y lugar por la autoridad competente(4).

Vehículos vinculados. Vehículos de transporte de carga de servicio público y/o particular destinado al transporte de mercancías por carretera, que mediante contrato regido por las normas del derecho privado, establece una relación contractual con una persona natural o jurídica, con el fin de prestar un servicio de transporte de mercancías peligrosas(5).

Manifiesto de carga. Es el documento que ampara el transporte de mercancías ante las distintas autoridades, por lo tanto, debe ser portado por el conductor del vehículo durante todo el recorrido. Se utilizará para llevar las estadísticas del transporte público de carga por carretera dentro del territorio nacional(6).

Usuario del servicio de transporte terrestre automotor de carga. Es la persona natural o jurídica que celebra contratos de transporte terrestre de carga directamente con el operador o empresa de transporte debidamente constituida y habilitada(7).

Vehículo de carga. Vehículo autopropulsado o no, destinado al transporte de mercancías por carretera. Puede contar con equipos adicionales para la prestación de servicios especializados(8).

Administradores. Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones(9).

Asociados. Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que en asociación con otra u otras, constituyen una sociedad mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y beneficios. Cuando dicha persona es socio de una empresa donde el capital está representado en acciones se usa el término accionista(10).

Control del riesgo de LA/FT. Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa(11).

Debida diligencia (due diligence en inglés). Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe cómo actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas(12).

Evento. Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo(13).

Fuentes de riesgo. Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza(14).

Financiación del terrorismo. Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal(15).

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

Gestión del riesgo de LA/FT. Consiste en la adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT(16).

Herramientas. Son los medios que utiliza la empresa para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control(17).

Lavado de activos. Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal(18).

Listas nacionales e internacionales. Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por internet las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras(19).

Máximo órgano social. Se le conoce como junta de socios o asamblea de accionistas y se conforma cuando se reúnen los socios o los accionistas, respectivamente.

Monitoreo. Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica(20).

Omisión de denuncia de particular. Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal(21) y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

Operación inusual. Es aquella cuya cuantía o características que no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos(22).

Operación sospechosa. Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF(23).

Operación intentada. Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por la empresa no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF(24).

Personas expuestas públicamente (PEP). Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público(25).

Políticas. Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la empresa. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT(26).

Reportes de transacciones múltiples de carga. Son aquellos reportes que se presentan ante la UIAF durante los 10 primeros días calendario del mes siguiente al trimestre, de todas las transacciones de carga nacionales o internacionales, realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($ 30.000.000), o quince mil (15.000) dólares americanos o su equivalente(27).

Reportes internos. Son aquellos que se manejan al interior de la empresa están dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa(28).

Riesgo de LA/FT. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo(29).

Señales de alerta. Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis que realiza la persona natural o jurídica que presenta como actividad principal o secundaria el transporte intermunicipal e internacional de carga por carretera y el alquiler de vehículos de carga con conductor que puedan llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones:

1. Se encuentra reportada en listas restrictivas o vinculantes.

2. No presentó la documentación financiera y de vinculación solicitada ante una entidad financiera.

3. Presenta vínculos con delincuentes.

4. Efectúa altos movimientos en efectivo y se encuentra en zonas de alta influencia de grupos narcoterroristas.

5. Presenta fraccionamiento de operaciones internacionales.

6. Compra un inmueble para venderlo en un periodo inferior a 6 meses.

7. Presenta incremento patrimonial injustificado.

8. Presenta fraccionamiento realizado en cheques cobrados por ventanilla.

9. Presenta fraccionamientos frecuentes en sus operaciones financieras.

10. Presenta altas operaciones en efectivo no acordes con su estructura financiera.

11. Utiliza sus productos financieros para recibir transferencias internacionales, que posteriormente son retiradas a través de cajeros automáticos.

12. Efectúa operaciones notariales no canalizadas a través del sector financiero(30).

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

4. Sistema Integral de Prevención y Control del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (Siplaft)

El Siplaft es el sistema de prevención y control que deben implementar las empresas del sector de transporte de carga para la adecuada gestión del riesgo de LA/FT. Para lo cual deberán adoptar procedimientos y herramientas que contemplen todas las actividades que realizan en desarrollo de su objeto social y que se ajusten a su tamaño, actividad económica, forma de comercialización y demás características particulares.

Así mismo, el Siplaft debe comprender el diseño, aprobación e implementación de políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT. Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Siplaft y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la empresa, sus empleados y socios.

La adopción del Siplaft debe cumplir como mínimo con lo siguiente:

4.1. Diseño

El diseño de las políticas para la implementación del Siplaft, es responsabilidad de la junta directiva o de quien haga sus veces y cuando esta no exista, del representante legal principal de la empresa.

4.2. Aprobación

El máximo órgano social, el empresario en el caso de las empresas unipersonales o el accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal, será el responsable de aprobar las políticas del Siplaft que se aplicarán en las empresas obligadas al cumplimiento de esta norma.

Aquellas personas jurídicas que ya tienen implementadas políticas o sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT, deberán revisarlas para verificar que como mínimo cumplen con lo dispuesto en la presente circular, realizando las modificaciones a que haya lugar.

4.3. Constancia de la aprobación de las políticas

La aprobación de las políticas del Siplaft, debe quedar debidamente documentada en el acta correspondiente y deberá quedar incluida en las actividades que desarrollará la empresa.

4.4. Comunicación

Las políticas y procedimientos adoptados para la implementación del Siplaft, deberán ser comunicadas a todos los empleados, socios, directivos, administradores y cualquier otra persona que tenga vinculación con la empresa, con el fin de asegurar que sean entendidas, implementadas y mantenidas en todos los niveles de la organización.

4.5. Nombramiento del oficial de cumplimiento

La junta directiva o quien haga sus veces y cuando esta no exista el representante legal principal de la empresa, serán los facultados para nombrar un empleado que será responsable de implementar el Siplaft y de velar por su adecuado y oportuno cumplimiento.

Esta persona recibirá el nombre de oficial de cumplimiento y deberá ser empleado de alto rango, fácilmente identificable por toda la organización, tener capacidad de decisión y contar con el apoyo de la alta dirección en las tareas que se proponga ejecutar. Para el efecto, la persona designada deberá manifestar la aceptación de dicho cargo por escrito.

El empresario o el accionista único, que a su vez es el representante legal de la empresa unipersonal o de la sociedad por acciones simplificada unipersonal, podrá autonombrarse como oficial de cumplimiento para los anteriores efectos.

El representante legal de la empresa o cooperativa de transporte de carga deberá comunicar a esta superintendencia la designación del oficial de cumplimiento, así como a la UIAF.

4.6. Capacitación

La empresa debe brindar capacitación como mínimo una vez al año a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para dar cumplimiento al Siplaft. Como resultado de esta capacitación el personal debe estar en la capacidad de identificar cuando una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién.

La capacitación debe ser implementada como una cultura de la organización, debe realizarse anualmente y ser considerada en los procesos de inducción de los empleados nuevos. Se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas, donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.

4.7. Documentación

La empresa debe mantener a disposición de esta superintendencia los siguientes documentos:

a) Las actas del máximo órgano social, o del empresario en el caso de las empresas unipersonales, o del accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal, donde conste la aprobación de las políticas del Siplaft diseñadas por la junta directiva o en su defecto por el representante legal principal, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen a dichas políticas;

b) El acta, el plan estratégico o el documento equivalente donde se describan las políticas aprobadas;

c) Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas aprobadas. Estos documentos deberán ser firmados por el representante legal principal y ser de fácil consulta y aplicación al interior de la organización;

d) Los informes presentados por el oficial de cumplimiento;

e) Los informes presentados por el revisor fiscal sobre el funcionamiento del Siplaft;

f) Las constancias de envío de los reportes de operaciones sospechosas (ROS) remitidos a la UIAF, y demás reportes solicitados por esta unidad;

g) Las constancias de la capacitación dada a todo el personal de la empresa sobre el Siplaft;

h) Las actas de junta directiva en donde conste la presentación del informe del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal;

i) Las bases de datos de los reportes de transacciones sospechosas.

5. Procedimientos para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

El Siplaft tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades de la empresa, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo.

En este sentido, debe estar conformado por medidas y procedimientos suficientes que permitan dar cumplimiento a este objetivo e incluir por lo menos lo siguiente:

5.1. Identificar las situaciones que le generen riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa.

Los procedimientos para la prevención del riesgo de LA/FT deben contemplar la revisión de todas las operaciones, negocios y contratos que realiza la empresa, con el propósito de identificar las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT. Esta identificación implica evaluar las fuentes de riesgo, es decir contrapartes, productos, canales de distribución y jurisdicción territorial. La identificación puede hacerse a través del examen a los procesos establecidos, o consultando la experiencia y opiniones de los asociados, administradores y empleados.

Algunos ejemplos de posibles situaciones a las que pueden verse expuestas las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa, son los siguientes:

a) Realizar transacciones con personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas;

b) Alto manejo de operaciones en efectivo sin justificación aparente;

c) Admitir nuevos socios sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan;

d) Celebrar operaciones, negocios o contratos sin dejar constancia documental de las mismas.

Una vez identificadas las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT según las fuentes de riesgo, el oficial de cumplimiento debe elaborar una relación y dejar documentado el análisis de cada una, con el fin de implementar los controles necesarios y facilitar su seguimiento.

Así mismo, cuando la empresa incursione en nuevos mercados u ofrezca nuevos bienes o servicios, el oficial de cumplimiento deberá evaluar el riesgo de LA/FT que implica, dejando constancia de este análisis.

5.2. Acreditar procesos de debida diligencia

a) Conocimiento de los clientes

La debida diligencia en el conocimiento de los clientes o contrapartes será implementada según las características particulares del negocio y de la comercialización de los servicios que presta.

Si la comercialización de los servicios no permite la identificación del cliente, deberá tenerse en cuenta cuando se trate de una transacción que no se ajuste a la normalidad del negocio por las cantidades transadas o por su forma de pago.

Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente y cuando la transacción así lo permita, la empresa debe verificar la identidad del cliente, su dirección y teléfono y cualquier otra información adicional que se considere pertinente. La información suministrada por el cliente, así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia.

Para el análisis de las operaciones con clientes, la empresa debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.

b) Conocimiento de personas expuestas públicamente

Si la empresa celebra operaciones con personas expuestas públicamente, como aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, se debe indagar sobre la autorización para contratar o negociar otorgada por el órgano competente para el caso en que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de los recursos.

En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, y en lo posible la negociación ser aprobada por una instancia superior al interior de la organización. En este tema lo importante es que la empresa tome las medidas necesarias, para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

c) Conocimiento de los asociados

El Siplaft que se adopte, debe contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de los socios y accionistas, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente. Así mismo, debe permitirle conocer la procedencia de los aportes en dinero o en especie, para lo cual se deberán requerir los documentos pertinentes.

d) Conocimiento de trabajadores o empleados

La empresa debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la empresa, se debe analizar tal conducta.

5.3. Determinar el monto máximo de efectivo que puede manejarse al interior de la empresa

Para prevenir el riesgo de LA/FT, la empresa debe establecer controles y procedimientos para reglamentar la cantidad máxima de dinero en efectivo que puede operarse con clientes y en lo posible utilizar los medios de pago que ofrecen las instituciones financieras. La empresa que tiene un alto volumen de manejo de efectivo debe ser más rigurosa en las medidas de prevención y control.

6. Procedimientos para el control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

El Siplaft debe velar porque la empresa adopte los controles que permitan reducir la posibilidad de que las operaciones, negocios y contratos que se hayan realizado o se intenten realizar, sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar terrorismo.

Así mismo, el control implica la detección de las operaciones que no se ajustan a la normalidad del negocio y el análisis correspondiente para determinar si se tratan de posibles operaciones sospechosas.

Los procedimientos que se implementen para el control del riesgo de LA/FT, deben tener en cuenta como mínimo lo siguiente:

6.1. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas

La empresa deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Dichas herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente o indicadores a partir de los cuales se pueda inferir la existencia de situaciones que escapan al giro ordinario de sus operaciones. Estas herramientas deben diseñarse de acuerdo con la naturaleza específica de cada empresa, teniendo en cuenta sus características particulares, tamaño, ubicación geográfica, las diversas clases de servicios que ofrece, o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

Para detectar operaciones inusuales o sospechosas es necesario conocer el día a día del negocio, así como a sus asociados y clientes, con el fin de identificar lo que no se ajusta a circunstancias normales.

Una vez identificada y analizada una operación inusual o sospechosa, deben conservarse los soportes que dieron lugar a calificarla en una u otra categoría.

6.2. Reportes a la UIAF

6.2.1. Reportar a la UIAF las operaciones intentadas y operaciones sospechosas - ROS

Una operación intentada o una operación sospechosa deben reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, conforme a las instrucciones impartidas por la UIAF en el instructivo anexo o consultando la página de internet www.uiaf.gov.co.

Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa. Para el efecto, no se necesita que la empresa tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan sólo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en la presente circular y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la empresa reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años(31), dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Si durante el trimestre la empresa no realizó ningún reporte de operación sospechosa a la UIAF, dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente al trimestre, deberán reportar a la UIAF que durante el trimestre no efectuaron operaciones sospechosas.

Ninguna persona de la empresa podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

6.2.2. Reporte de transacciones múltiples de carga

Durante los 10 primeros días de los meses de abril, julio, octubre y enero siguientes al trimestre anterior, todos los sujetos obligados deberán reportar a la UIAF todas las transacciones de carga nacionales o internacionales realizadas con una misma persona natural o jurídica que en conjunto en el trimestre anterior sean iguales o superiores a treinta millones de pesos ($ 30.000.000), o quince mil (15.000) dólares americanos o su equivalente en otras monedas.

La presentación de los reportes será trimestral de la siguiente manera:

• Primer trimestre: Diez (10) primeros días calendario del mes de abril

• Segundo trimestre: Diez (10) primeros días calendario del mes de julio

• Tercer trimestre Diez (10) primeros días calendario del mes de octubre

• Cuarto trimestre: Diez (10) primeros días calendario del mes de enero del siguiente año

Si durante el trimestre anterior la empresa no realizó ningún reporte de operación de transacciones múltiples de carga a la UIAF, dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente al trimestre, deberán reportar a la UIAF que durante el trimestre no efectuaron operaciones múltiples de carga de las mencionadas en este numeral.

6.2.3. Otros reportes

La UIAF podrá establecer otros reportes y/o controles para ser entregados en los términos y periodicidad que determine, de acuerdo con los riesgos y vulnerabilidad de LA/ FT detectados en la actividad.

6.3. Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos

La empresa debe establecer reglas específicas que prohíban la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos de la empresa, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes.

6.4. Seguimiento o monitoreo

Una vez implementadas las políticas aprobadas y los controles, la empresa deberá verificar permanentemente que estos están operando de manera oportuna y eficiente. En consecuencia, deberá adoptar las medidas necesarias para corregir las falencias encontradas y dar adecuado cumplimiento al Siplaft.

7. Funciones de los órganos de administración y control

Sin perjuicio de otras funciones asignadas, para la implementación del Siplaft se deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los órganos de administración, del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal.

7.1 Junta directiva

Para la implementación del Siplaft se deberán asignar como mínimo las siguientes funciones a la junta directiva u órgano que haga sus veces. En caso de que por su naturaleza jurídica no exista dicho órgano, estas funciones corresponderán al representante legal:

a) Diseñar las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del Siplaft;

b) Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el Siplaft, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la entidad;

c) Designar el oficial de cumplimiento;

d) Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación del informe del oficial de cumplimiento, cuando este lo determine necesario;

e) Pronunciarse sobre los informes presentados por el oficial de cumplimiento y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

7.2. Oficial de cumplimiento

Al oficial de cumplimiento le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones:

a) Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas aprobadas para la implementación del Siplaft;

b) Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la empresa;

c) Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa;

d) Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos;

e) Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de la empresa;

f) Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento;

g) Proponer al máximo órgano social, al empresario en el caso de las empresas unipersonales o al accionista único en la sociedad por acciones simplificada, los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del Siplaft;

h) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales, intentadas o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF;

i) Mantener actualizados los documentos que contengan las políticas y procedimientos del Siplaft;

j) Presentar trimestralmente a los administradores y anualmente al máximo órgano social, al empresario en el caso de las empresas unipersonales o al accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal, un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión. Estos informes son confidenciales y deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

— Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.

— Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

— Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.

— El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.

— Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que considere pertinentes.

— El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT aprobados por el máximo órgano social, el empresario en el caso de las empresas unipersonales o el accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal.

— Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.

La designación del oficial de cumplimiento no exime a los administradores y demás empleados sobre la obligación de comunicarle internamente a este, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas.

7.4. Revisor fiscal

De conformidad con lo previsto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá cerciorarse de que las operaciones, negocios y contratos que celebre o cumpla la empresa, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por el máximo órgano social, el empresario en el caso de las empresas unipersonales o el accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal.

Así mismo, deberá dar cuenta por escrito al máximo órgano social, a la junta directiva o al representante legal, al empresario en el caso de las empresas unipersonales o al accionista único en la sociedad por acciones simplificada unipersonal, del cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el Siplaft.

De igual forma, deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del Siplaft o de los controles establecidos.

Finalmente, deberá rendir los informes que sobre el cumplimiento a las disposiciones contenidas en esta circular, le solicite esta superintendencia.

En consecuencia, el revisor fiscal debe establecer las medidas necesarias que le permitan cumplir con lo señalado en este numeral.

9. Disposiciones finales

Las disposiciones contenidas en la presente circular se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con las resoluciones expedidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero.

9.1. Vigencia

La presente circular rige a partir de su promulgación.

No obstante lo anterior para la implementación del Siplaft por parte de las empresas de carga vigiladas, esta superintendencia establece como plazo máximo el 30 de marzo de 2012.

La Superintendencia de Puertos y Transporte se encargará de socializar la presente circular entre representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales y administradores de las empresas transportadoras de vehículos de carga terrestre vigilados por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

(Nota: Modificada por la Circular Externa 6 de 2012 Superintendencia de Puertos y Transporte)

9.4. Control al cumplimiento de la circular

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente circular, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes, de conformidad con lo establecido en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

Publíquese y cúmplase.

Dada a 25 de noviembre de 2011.

(Nota: Subrogada por la Resolución 74854 de 2016 artículo 11 de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales y administradores de las empresas transportadoras de vehículos de carga terrestre vigilados por la Superintendencia de Puertos y Transporte.

(1) Artículo 6º, Decreto 176 de 2001.

(2) Artículo 3º, Decreto 1609 de 2002.

(3) Artículo 3º, Decreto 1609 de 2002.

(4) Artículo 3º, Decreto 1609 de 2002.

(5) Artículo 3º, Decreto 1609 de 2002.

(6) Artículo 7º, Decreto 173 de 2001.

(7) Artículo 7º, Decreto 173 de 2001.

(8) Artículo 7º, Decreto 173 de 2001.

(9) L. 222/95. Artículo 22.

(10) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(11) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(12) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(13) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(14) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(15) L. 599/2000 (Código Penal). Artículo 345, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, y por el artículo 15 de la Ley 1453 de 2011:

Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

(16) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(17) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(18) L. 599/2000 (Código Penal). Artículo 323: modificado por el artículo 8º de la Ley 747 de 2002, modificado a su vez por el artículo 7º de la Ley 1121 de 2006 y por el artículo 42 de la Ley 1453 de 2011:

Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.

(19) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(20) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(21) L. 599/2000 (Código Penal). Artículo 441. Modificado por el artículo 18 de la Ley 1121 de 2006. Omisión de denuncia de particular. El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el título II y en el capítulo IV del título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años. (Negrilla extratextual).

(22) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(23) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(24) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(25) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(26) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(27) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(28) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(29) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(30) Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(31) Término consagrado en la Recomendación número 10 de Las Cuarenta Recomendaciones del GAFI.