CIRCULAR EXTERNA 11 DE 2004 

(Noviembre 4)

Asunto: Manejo de recursos de clientes e inversionistas y actualización de información de cuentas bancarias a través de internet.

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

(Nota: Véase Circular Externa 54 de 2008 de la Superintendencia Financiera)

De conformidad con el artículo 1.6.1.1 de la Resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores, las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores, deben adoptar en su contabilidad el plan único de cuentas, en aplicación del cual, las entidades, que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente, deben tomar todas las medidas necesarias a fin de lograr la cabal independencia financiera, operativa y contable de dichos recursos respecto de los de la respectiva entidad.

Dado que el cumplimiento de las referidas disposiciones comporta la adopción de medidas que permitan hacer efectiva dicha independencia, esta superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones:

Apertura de cuentas

Con el fin de garantizar una mayor protección de los dineros provenientes de clientes e inversionistas, cuando quiera que una entidad vigilada desee abrir una cuenta en un establecimiento bancario cuyo destino sea el depósito y manejo de dichos recursos, deberá tomar las medidas necesarias tendientes a preservar el manejo independiente de los mismos. Para el efecto, dichas entidades pueden optar por la apertura de cuentas en entidades financieras en las cuales la sociedad no posea cuentas para el manejo de sus propios recursos, o en una misma entidad financiera, caso en el cual deberá pactarse una cláusula que prevea que en ningún caso pueda tener lugar la compensación de las acreencias de la respectiva entidad financiera respecto de la entidad vigilada, con los saldos existentes en cuentas abiertas para el manejo de los recursos de terceros.

Deber de información

Con el propósito de llevar un registro actualizado de todas las cuentas abiertas en establecimientos bancarios, nacionales o del exterior, se ha desarrollado el módulo “Actualización de cuentas bancarias”, el cual se encuentra disponible en el sitio web de la Superintendencia de Valores.

Forma de ingreso

En el sitio web www.supervalores.gov.co, bajo el icono “Trámites ante la superintendencia”, en el enlace “Trámites por internet”, se encuentra la opción “Actualización de cuentas bancarias”, la cual permite registrar los datos básicos de todas las cuentas bancarias abiertas por las entidades destinatarias de la presente circular.

Usuario y contraseña

Todas las entidades se deberán identificar ante el sistema de la superintendencia con un código de usuario y una contraseña, que serán asignados por la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de esta superintendencia.

Las entidades podrán solicitar un nuevo código de usuario y contraseña para este trámite o pedir que se habilite uno de los ya asignados.

El representante legal de la entidad es el responsable de la administración y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces que lo requiera utilizando la opción “Cambiar contraseña”.

Las entidades que no tengan asignado un “usuario” y “contraseña”, podrán solicitarlos al e-mail: rnvi@supervalores.gov.co.

Procedimiento

Después de que el usuario ha sido aceptado en el sistema podrá adicionar, consultar o cancelar una cuenta previamente registrada, tal como se explica en el instructivo anexo, el cual se encuentra publicado en el sitio web de la superintendencia bajo la ruta indicada en el numeral 2.1 de esta circular.

Toda la información solicitada en el formulario electrónico deberá ser registrada, siendo especialmente claros y precisos en la destinación de la cuenta.

A partir de la publicación de la presente circular, las entidades contarán con un plazo de 10 días calendario para actualizar los datos de todas sus cuentas, independientemente de que ellas ya hubieran sido reportadas a la superintendencia por cualquier otro medio.

En lo sucesivo, cada vez que una entidad abra o cancele una cuenta, el formulario electrónico respectivo deberá ser diligenciado a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de apertura o cancelación.

La información que se registre en el módulo “Actualización de cuentas bancarias” no deberá ser enviada por ningún otro medio a la superintendencia. El reporte en papel, vía fax, o por cualquier otro medio, solo se podrá hacer cuando así lo solicite la superintendencia como resultado de la activación de su plan de contingencia.

Responsable

El representante legal de la entidad será el responsable de mantener actualizada la información de las cuentas bancarias, en la base de datos de la superintendencia, así como de darle cumplimiento a las obligaciones emanadas de la presente circular.

Certificación

Con el informe de fin de ejercicio se deberá remitir una comunicación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal donde se confirme el cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 1º de esta circular.

Derogatorias

La presente circular deroga en todas sus partes a la Circular Externa 1 de 1998.

Vigencia

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación.

Actualización de información por internet de cuentas bancarias de entidades vigiladas que manejan o administran recursos de terceros

Versión 1.0

Noviembre 2004

Con el fin de agilizar el reporte y la actualización de la información de las cuentas bancarias de las entidades vigiladas que manejan o administran recursos de clientes e inversionistas, de acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 11 de 2004, de la cual este documento es un anexo, esta superintendencia ha desarrollado el módulo “Actualización de cuentas bancarias”, al cual se ingresa desde el enlace “Trámites por internet” ubicado bajo el icono “Trámites ante la superintendencia”, en el sitio web: www.supervalores.gov.co.

En la misma dirección encontrará la última versión de este documento.

El registro, consulta y cancelación de las cuentas, se deberá realizar de acuerdo a las instrucciones señaladas en este documento.

Para ilustrar la operación del sistema se mostrarán los datos de una entidad ficticia denominada ACME S.A. comisionista de bolsa.

Cualquier inquietud será resuelta telefónicamente en el 427 02 22 ext. 290 ó por correo electrónico en el buzón rnvi@supervalores.gov.co.

Ingreso al sistema

Se realiza a través de la pantalla control de acceso digitando el código del usuario y la contraseña asignados por la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

 

La contraseña se podrá cambiar todas las veces que el usuario lo considere conveniente a través de la opción cambiar contraseña.

Una vez el sistema verifique el código del usuario y su contraseña, si no existen cuentas bancarias registradas para esa entidad, se muestra la siguiente pantalla.

 

En caso contrario, se mostrará la siguiente pantalla, con el listado de las cuentas bancarias activas de la entidad:

 

1. Adicionar.

Este botón se usa para registrar la información de apertura de una nueva cuenta bancaria por parte de la entidad vigilada. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

Tipo de cuenta. Se debe seleccionar entre las opciones ahorros y corriente.

Número de cuenta. Corresponde al número de la cuenta bancaria tal como la registró el establecimiento financiero. Puede contener guiones, caracteres y espacios en blanco. El sistema valida que se digiten por lo menos 5 caracteres.

Tipo de banco. Si la cuenta se abrió en una oficina en Colombia se debe seleccionar la opción local. Si la cuenta se abrió en una oficina fuera de Colombia se debe seleccionar la opción extranjero, independientemente de si el banco es nacional o del exterior.

Una vez registrada esta información se debe dar click en el botón continuar.

Si la cuenta bancaria ya está incorporada en la base de datos, se activa la siguiente pantalla:

 

En caso contrario, la pantalla será la siguiente:

 

Nombre del banco: corresponde al nombre del establecimiento bancario en el cual se hizo apertura de la cuenta. Se debe seleccionar un nombre del listado que aparece en el recuadro. Si no figura el nombre del banco, por favor escriba al buzón rnvi@supervalores.gov.co y pida su inclusión, citando el nombre completo de la entidad financiera.

Ciudad: se debe seleccionar el nombre de la ciudad donde está ubicada la oficina donde se hizo la apertura de la cuenta. Si no figura el nombre de la ciudad, por favor escriba al buzón rnvi@supervalores.gov.co y pida su inclusión, citando el nombre completo de la ciudad.

País: si en el campo “Tipo de banco” se escogió la opción LOCAL, por defecto aparece COLOMBIA, pero se debe confirmar esta selección. Si se escogió la opción EXTRANJERO, aparecerá un listado para que seleccione el nombre del país donde está ubicada la ciudad donde se hizo la apertura de la cuenta. Si no figura el nombre del país, por favor escriba al buzón rnvi@supervalores.gov.co y pida su inclusión, citando su nombre completo.

Fecha de apertura: corresponde a la fecha exacta en que se hizo apertura de la cuenta. Se debe registrar en el formato dd/mm/aaaa. El sistema valida que esta fecha no sea anterior a la del día en que se hace el registro menos 30 años.

Destino: en este campo se debe registrar el propósito para el cual se abrió la cuenta, indicando claramente el uso que se le dará al dinero depositado en ella. La descripción no podrá exceder de 255 caracteres ni ser inferior a 20. En el campo auxiliar ubicado en la parte inferior del campo “Destino” se muestra el número de caracteres digitados.

Recursos de la cuenta: se debe seleccionar entre las opciones, PROPIOS o DE TERCEROS, según el caso.

Una vez digitada la información se debe dar click en el botón continuar para su grabación en la base de datos de la superintendencia. El botón volver permite regresar a la ventada de datos generales. El botón salir termina la ejecución de la aplicación sin grabar información alguna.

Después de almacenada la información se muestra la siguiente pantalla con el número de radicación de internet asignado al trámite de actualización.

 

Se recomienda hacer una impresión de esta pantalla o tomar el número de radicación asignado.

Para ingresar otra cuenta se debe dar click en el botón ingresar otra cuenta, el cual lo llevará a la ventana del ítem 1. Adicionar, en caso contrario se debe dar click en el botón salir.

2. Consultar

Este botón permite consultar la información de las cuentas bancarias activas registradas por la entidad vigilada. Para consultar un registro se debe seleccionar el número de cuenta correspondiente que aparece en la lista desplegable.

 

Al dar click sobre el botón consultar el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

Una vez consultada la información se debe dar click en el botón continuar, para para regresar a la ventana anterior, imprimir si se desea la impresión del reporte, o salir para terminar la ejecución de la aplicación.

 

3. Cancelar

Este botón permite registrar la fecha de cancelación de una cuenta bancaria activa. Se debe seleccionar el número de cuenta correspondiente que aparece en la lista desplegable.

 

Al dar click sobre el botón cancelar, el sistema muestra la siguiente pantalla:

 

La casilla marcada con *, es la única que se puede modificar o actualizar por el usuario y ella debe contener la fecha de cancelación de la cuenta en el formato dd/mm/aaaa. El sistema valida que la fecha de cancelación sea posterior a la fecha de apertura de la cuenta y que sea menor o igual a la fecha en que se esta efectuando la cancelación.

Los campos restantes solo podrán ser modificados por la Superintendencia de Valores. Si alguno de ellos debe ser actualizado se deberá hacer la solicitud por correo electrónico a rnvi@supervalores.gov.co.

Después de registrada la fecha de cancelación y de dar click sobre el botón continuar se grabará el cambio realizado y se mostrará la siguiente pantalla con el número de radicación de Internet asignado al trámite de cancelación.

Se recomienda hacer una impresión de esta pantalla o tomar el número de radicación asignado.

 

Una vez grabada la fecha de cancelación la cuenta no se volverá a presentar en la relación de cuentas activas. Para cancelar otra cuenta se deberá dar click en el botón correspondiente, de lo contrario se deberá dar click en el botón salir el cual lo llevará a la página principal del sitio web de la superintendencia.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, que en desarrollo de su objeto social manejen o administren recursos de terceros, de manera temporal o permanente.

(Nota: Véase Circular Externa 54 de 2008 de la Superintendencia Financiera)

(Nota: Incorporada en la Circular Externa 29 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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