CIRCULAR EXTERNA 110 DE 2006 

(Diciembre 1º)

Asunto: Implantación módulo Comex importaciones y exportaciones del sistema de información y gestión aduanera (SYGA).

Teniendo en cuenta que mediante resoluciones 13671 y 13672 de noviembre 16 de 2006, se autorizó el funcionamiento de la Administración Delegada de Aduanas de Armenia y se estableció su jurisdicción en el territorio del departamento del Quindío, precisándose que entrarán a regir a partir del 11 de diciembre del 2006, de manera atenta se informa que la competencia delegada a la Administración de Aduanas de Armenia en las funciones de servicio de aduanas y de fiscalización, las seguirá ejerciendo la Administración Local de Impuestos y Aduanas de Pereira hasta el día 10 de diciembre del 2006.

Por consiguiente, los trámites que se hayan iniciado antes del día 11 de diciembre de 2006, deberán culminarse por la Administración de Impuestos y Aduanas de Pereira.

Así mismo, se da a conocer que el próximo 11 de diciembre del presente año, entra en producción en Armenia, el módulo Comex importaciones y exportaciones del SYGA, de conformidad con lo previsto en la Resolución 505 del 20 de agosto de 1999 y la Resolución 9202 de 2002, modificada por la Resolución 125 del 14 de enero de 2004.

Para el efecto, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos que les permitirá desarrollar adecuadamente las operaciones de comercio exterior en los aplicativos informáticos:

Las direcciones de acceso para los usuarios aduaneros a los módulos Comex importación y exportación del sistema de información y gestión aduanera (SYGA), serán:

• Importaciones:

http://importaciones1.dian.gov.co 

http://importaciones2.dian.gov.co 

http://importaciones3.dian.gov.co 

http://importaciones4.dian.gov.co 

http://importaciones5.dian.gov.co 

• Exportaciones:

http://exportaciones1.dian.gov.co

http://exportaciones2.dian.gov.co

http://exportaciones3.dian.gov.co

http://exportaciones4.dian.gov.co

http://exportaciones5.dian.gov.co

• El acceso en el sistema para los funcionarios será por la WAN y las direcciones son http://exportaciones.dian.gov.co y http://importaciones.dian.gov.co. También pueden tener acceso por internet a las direcciones de los usuarios externos.

A partir del día 11 de diciembre de 2006, la Administración Delegada de Aduanas de Armenia, en aras de garantizar el apoyo y soporte permanente al módulo Comex, importaciones y exportaciones, deberá contar con un grupo mesa de ayuda, el cual operará de la siguiente manera:

1. Características generales del grupo mesa de ayuda:

• Ser un grupo interdisciplinario integrado por funcionarios de la Administración Local de Impuestos de Armenia, con diferente conocimiento (normatividad y procedimientos aduaneros, técnicos informáticos, navegación en el sistema y sus alcances).

• Tener una ubicación dentro de la Administración Local de Impuestos de Armenia o dentro de las instalaciones de la zona franca eje cafetero, con el fin de poder ser localizado con facilidad y contar con buenas condiciones logísticas y de comunicaciones.

• Tener la capacidad de analizar la problemática presentada y proponer estandarizar algún nuevo procedimiento para aprobación de la administración.

• Tener el conocimiento para proponer trámites por fuera del sistema Comex importaciones y exportaciones, por problemas de software o de información, ajustados al manual de contingencia para aprobación de la administración.

• El horario propuesto de atención del grupo mesa de ayuda será, 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:30 p.m. En su defecto el horario normal de trabajo indicado en la administración.

2. Funciones del grupo mesa de ayuda.

• Resolver cualquier inquietud que se presente respecto del módulo de importaciones o de exportaciones del sistema informático, en la operación del sistema, en los procedimientos y en la norma vigente.

• Proponer trámites por fuera del sistema, por problemas de software o de información para aprobación de la administración o funcionario que se determine para el efecto.

• Canalizar, a las instancias pertinentes (administración, GIT soporte funcional al SYGA de la subdirección de comercio exterior, división informática aduanera de la OSI), la problemática que no pueda ser resuelta por el grupo mesa de ayuda, siguiendo las líneas de soporte establecidas.

• Orientar permanentemente a los diferentes usuarios del sistema informático (internos y externos).

• Crear y utilizar mecanismos periódicos de evaluación y seguimiento a la problemática presentada, elaborando informes de ajustes y recogiendo y retransmitiendo inquietudes.

• Crear una bitácora de registro para la recopilación de problemas y soluciones, la cual debe servir como información en las evaluaciones del proceso y se den de esta forma soluciones oportunas a los usuarios.

• Presentar informes y estadísticas a las directivas, sobre cifras de control, volúmenes de datos, avance del proceso y su comportamiento.

3. Personal requerido para grupo mesa de ayuda.

Administración:

— 1 funcionario para soporte técnico y de comunicaciones.

— 1 responsable o coordinador del grupo mesa de ayuda.

— 1 funcionario de apoyo normativo y en procedimiento.

— 1 funcionario de soporte del GIT soporte funcional al SYGA.

El funcionario del GIT soporte funcional al SYGA, acompañará la mesa de ayuda en los primeros días de la puesta en producción.

4. Requerimientos técnicos y logísticos.

• Una línea telefónica, con disponibilidad de fax, para atención de llamadas y recepción de fax con inconsistencias en las instalaciones donde se ubique al grupo mesa de ayuda.

• Línea magneto o extensión, para atención usuarios internos.

• Vehículo disponible para eventuales visitas.

• Papelería, fotocopias, formatos para control consultas y estadísticas.

• Dos libros, uno para llevar la bitácora y otro para el registro de las solicitudes escritas y autorizaciones de trámites manuales.

• Una mesa de trabajo.

• Equipos PC conectados a la red.

• Carpetas con la normatividad, manuales de procedimientos, de usuario y de contingencia que utiliza cada usuario (transportador - agentes de carga - comercio exterior - depósitos - declarantes - inspectores, etc.).

5. Procedimiento para servicio de atención de la mesa de ayuda.

La atención de los usuarios internos y externos se dará en dos formas:

• Personalizada en las instalaciones donde se ubique al grupo mesa de ayuda dentro de los horarios establecidos.

• Telefónica en las líneas habilitadas para el grupo mesa de ayuda.

El grupo mesa de ayuda, en cada caso, recepcionará las solicitudes presentadas por los usuarios, diligenciando el “Formato de atención SYGA”. Una vez analizado el tema en cuestión y de acuerdo a la complejidad, lo resolverá inmediatamente o dentro del menor tiempo posible, informando de ello al solicitante.

Cuando la respuesta no sea inmediata, el grupo mesa de ayuda acudirá a las instancias superiores, que tengan que ver con el particular y tomará los datos del usuario con el fin de poder enviar la respuesta en un momento posterior.

Para casos especiales que no pueda resolver el grupo mesa de ayuda, un comité conformado al interior de la administración decidirá en cada caso el procedimiento a seguir, sea este trámite por el sistema Comex importaciones, exportaciones o contingencia manual. En este último caso la autorización deberá ir firmada por el funcionario autorizado para el efecto o el coordinador del grupo mesa de ayuda.

6. Comité de implantación Comex importaciones-exportaciones.

Deberá crearse la figura de comité implantación Comex importaciones-exportaciones, el cual tendrá como función principal analizar los casos pendientes del grupo mesa de ayuda y definir el procedimiento a seguir en cada uno de los casos. El comité estará conformado por los siguientes integrantes:

• Administrador o su delegado.

• Coordinador grupo mesa de ayuda.

• Funcionarios del grupo mesa de ayuda.

• Otros: jefes de división que se requieran dependiendo del caso.

7. Tiempo de vigencia:

De acuerdo con la experiencia y grado actual de desarrollo de la aplicación se hace un estimativo que el grupo mesa de ayuda debe prestar el servicio por el término de quince (15) días inicialmente, a partir de la hora cero, y una vez cumplido, la administración debe asumir tales funciones en los términos y horarios que se disponga.

8. Seguimiento - reportes.

Semanalmente el grupo mesa de ayuda consolidará la información de las consultas de los usuarios y presentará un reporte al administrador o su delegado, para que este a su vez lo reporte ante las instancias pertinentes y se analicen los principales problemas y las soluciones dadas. Del mismo informe se decidirá la permanencia del grupo mesa de ayuda.

Reportes sugeridos:

• Número de consultas por tipo de medio.

• Número de consultas por tipo de usuario.

• Número de consultas de acuerdo a la oportunidad de respuesta.

Se ha establecido como principio general que a partir del 11 de diciembre del 2006, a las 08:00 a.m. horas, todas las operaciones de importación previstas en la Resolución 505 del 20 de agosto de 1999 de la DIAN, y de exportaciones previstas en la Resolución de Implantación Nº 9202 de 2002 y documento de alcances, se deberán realizar por el sistema Comex importaciones o exportaciones según corresponda. Los trámites que se presenten en forma manual con posterioridad a la fecha del inicio de la implantación del sistema Comex importaciones y exportaciones y que correspondan a operaciones contempladas en él, serán rechazados por el funcionario competente para el efecto.

Las operaciones que se hayan iniciado manualmente con anterioridad a la hora cero, se tramitarán y terminarán en forma manual. La numeración de dichos trámites seguirá con numeración manual y se continuará con el consecutivo respectivo.

La numeración de: manifiestos de carga, planillas de envío, planillas de recepción, aceptaciones de la declaración de importación, actas de inspección, actas de aprehensión, levantes, etc., empezarán con un consecutivo a partir del 01, de acuerdo con la codificación prevista para cada uno de ellos, para las operaciones que se realicen en la jurisdicción de la Administración Local de Impuestos de Armenia, con vigencia 2006.

9. Uso instalaciones CESA:

En atención a posibles fallas que en materia de comunicaciones se presenten en la jurisdicción de la Administración Local de Impuestos de Armenia con el objeto de garantizar el éxito de la entrada a producción del componente de importaciones y exportaciones del sistema informático aduanero, la administración en mención por intermedio del coordinador o responsable de la mesa de ayuda, podrán autorizar la utilización de los equipos disponibles en sus instalaciones de acuerdo con los turnos que se establezcan a aquellos usuarios aduaneros que lo soliciten en razón a que en sus propias instalaciones la plataforma tecnológica y de comunicaciones presenta dificultades, independientemente de otras autorizaciones contempladas en el manual de contingencias.

Los usuarios deberán presentar la solicitud de autorización de utilización de los servicios ante los funcionarios autorizados para el efecto con la antelación necesaria para prevenir vencimientos de términos y para que este programe sus turnos de atención.

Los usuarios aduaneros que a la fecha de puesta en operación del sistema informático no tengan la plataforma tecnológica necesaria, deben comprometerse a realizar la actualización tecnológica con el fin de cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la DIAN.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a la administradora local de impuestos y aduanas de Pereira, administradora de impuestos de Armenia, y usuarios de comercio exterior.

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