Superintendencia de Sociedades

CIRCULAR EXTERNA 115-000008 DE 2015 

(Noviembre 19)

Ref.: solicitud de estados financieros año 2015

Normas Internacionales de Información Financiera

Esta superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular “entidades empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2º y 3º del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.

1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2015 y documentos adicionales.

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, junto con los documentos adicionales requeridos, a través del sistema XBRL Express (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado “estado financiero individual” o “estado financiero separado”, según lo que corresponda. La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.

1.1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control de esta superintendencia, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio —en este caso a 31 de diciembre de 2015—, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.

Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las entidades empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas entidades empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “grupo de informes empresariales: informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015 - sociedad en liquidación voluntaria”.

1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, separados e individuales.

Los estados financieros separados e individuales (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015) con corte a 31 de diciembre de 2015, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2016 dentro de las fechas señaladas a continuación (tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla 1

Programación de envío de información financiera

Últimos dos dígitos del NITEnvío de información
01-20Lunes 25 de abril de 2016
21-40Martes 26 de abril de 2016
41-60Miércoles 27 de abril de 2016
61-80Jueves 28 de abril de 2016
81-00Viernes 29 de abril de 2016

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co, dirigida al grupo de informes empresariales.

1.3. Documentos adicionales.

Los estados financieros de fin de ejercicio solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.

En el evento de que los documentos no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

1.3.1. Las entidades empresariales vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:

a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c. El dictamen del revisor fiscal.

d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, escaneados del original en formato .pdf.

1.3.2. Las entidades empresariales inspeccionadas deberán presentar los siguientes documentos:

a. El documento mediante el cual representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, por medio de archivo con extensión .pdf.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, podrán ser solicitados por la superintendencia en cualquier momento.

Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 6.10 de esta circular.

2. Presentación de estados financieros consolidados y documentos adicionales.

Tanto las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros separados de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros separados por mandato legal, deberán enviar, además de los separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 16 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa XBRL Express (informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado “estado financiero consolidado”. Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos.

Junto a los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:

a. Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

b. Notas a los estados financieros consolidados.

c. Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d. Dictamen del revisor fiscal.

Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.

Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 6.10 de esta circular.

Los estados financieros consolidados solo se entenderán recibidos oportunamente cuando se hubieren presentado, así mismo, los documentos adicionales. En el evento de que no fueren aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

3. Informe de prácticas empresariales.

3.1. Diligenciamiento y presentación.

El informe 42 - prácticas empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control, clasificadas en el grupo 1.

La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de la información del informe de prácticas empresariales, recae sobre los administradores de las entidades empresariales, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada. Tal régimen jurídico está previsto en los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Debe advertirse, por lo demás, que no es obligación para las entidades empresariales inspeccionadas ni para las sucursales de sociedades extranjeras ni para las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio, diligenciar ni remitir el informe 42.

3.2. Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales.

El informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas del 2016, señaladas a continuación (tabla 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial (sin incluir el de verificación DV):

Tabla 2

Programación de envío de informe de prácticas empresariales

Últimos dos dígitos del NITEnvió de información -2016Últimos dos dígitos del NITEnvío de información -2016
01 - 20Lunes 23 de mayo61 - 80Jueves 26 de mayo
21 - 40Martes 24 de mayo81 - 00Viernes 27 de mayo
41 - 60Miércoles 25 de mayo  

El informe 42 deberá remitirse por medio del programa Storm, conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co para la instalación y uso de este sistema (bajo la sección presentación de informes empresariales).Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, el sistema creará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.

Este informe no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014, en un solo informe.

4. Debido proceso especial.

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.

5. Registro y presentación de información en Sirfin.

En la sección “presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL, y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:

• Efectuar el registro de las entidades empresariales.

• Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.

• Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.

• Enviar archivo con extensión .XBRL generado en el sistema XBRL Express.

• Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.

• Consultar el estado del envío.

• Descargar archivo de años anteriores.

• Consultar respuesta a posibles errores de envío.

• Participar en capacitaciones virtuales.

La presentación de los estados financieros o del informe 01- estados financieros de fin de ejercicio - corte 2015, deberá efectuarse mediante la sección “presentación informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.

El archivo con extensión .XBRL se crea de manera automática por el sistema XBRL Express, una vez que se valide la información en forma correcta. Por lo tanto, este no debe ser modificado en manera alguna debido a que cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.

Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.

6. Generalidades sobre el uso del sistema XBRL Express.

6.1. Una vez instalado el sistema XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Las licencias del sistema están disponibles solo para las entidades empresariales objeto de este requerimiento; si la entidad empresarial ya cuenta con el referido sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente.

6.2. El sistema solo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:

Mis Documentos \ Mis archivos XBRL

6.3. Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento.

6.4. La información básica reportada a los sistemas de información de esta entidad debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmaster@supersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto “grupo de informes empresariales - modificación de información”.

6.5. La información básica reportada a esta superintendencia es de carácter reservado y solo podrá ser utilizada en los términos establecidos por la ley.

6.6. No podrán hacerse modificaciones al sistema obtenido vía internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

6.7. La superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoria.

6.8. Los documentos solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5º de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

6.9. En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá si usa (sic), en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.

6.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo .pdf desde archivos Word o Excel.

6.11. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento será de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

6.12. Los estados financieros reportados por las entidades empresariales estarán a disposición del público, en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a partir del 18 de mayo de 2016.

6.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedades.gov.co, lo están las veinticuatro horas del día.

Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las entidades empresariales:

• Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co

• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes en el horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m. a partir del 29 de marzo de 2016).

• Atención telefónica en los siguientes números:

○ Bogotá: 3245777- 2201000 Ext. 7177

○ Barranquilla: 3454495 - 3454506

○ Bucaramanga: 6386810 - 6381544 - 6781541 - 6781533

○ Cartagena: 6646051 - 6642429 - 6646052

○ Cali: 6880404

○ Cúcuta: 5716190 - 5717985

○ Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003

○ Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987

○ San Andrés: 5121720 - 5120345

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales clasificadas en el grupo 1 - NIIF Plenas (D. 2784/2012 y modificatorios).