CIRCULAR EXTERNA 115-000012 DE 2008 

(Diciembre 13)

Referencia: Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales del año 2008.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

La información financiera requerida debe ser enviada acogiendo lo señalado en la Circular Externa 100-0004 del 28 de diciembre de 2007, con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3 y 3º de dicha circular, por:

• Las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir la información financiera las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitida la presente circular.

En consideración a los riesgos de conflicto societario originados en las prácticas empresariales, deberá ser remitido el informe de prácticas empresariales de acuerdo a los parámetros establecidos en la Circular Externa 100-0004 del 28 de diciembre de 2007 para la remisión de información financiera con excepción de lo dispuesto en los numerales 2.3, 3º, 4º, 5º, 6º y 9º.

El informe de prácticas empresariales deberá ser remitido por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

La responsabilidad del contenido y diligenciamiento del informe de prácticas empresariales recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes por el conocimiento directo de la información solicitada son los órganos sociales que deben diligenciar su contenido, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la citada ley.

1. Plazos.

1.1. Para el registro y actualización de datos.

El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el año 2009, de acuerdo con la programación definida en la tabla Nº 1, por los entes económicos a los que se requiere la información por primera vez, aquellos que efectuaron el registro el presente año no lo deberán volver a hacer, sino cuando sea necesaria una actualización de los mismos.

Tabla Nº 1

Programación de registro y actualización de datos

Últimos dos dígitos del NIT Fecha de registro y actualización de datos Últimos dos dígitos del NITFecha de registro y actualización de datos
01-05Lunes 9 de febrero51-55Lunes 23 de febrero
06-10Martes 10 de febrero56-60Martes 24 de febrero
11-15Miércoles 11 de febrero61-65Miércoles 25 de febrero
16-20Jueves 12 de febrero66-70Jueves 26 de febrero
21-25Viernes 13 de febrero71-75Viernes 27 de febrero
26-30Lunes 16 de febrero76-80Lunes 2 de marzo
31-35Martes 17 de febrero81-85Martes 3 de marzo
36-40Miércoles 18 de febrero86-90Miércoles 4 de marzo
41-45Jueves 19 de febrero91-95Jueves 5 de marzo
46-50Viernes 20 de febrero96-00Viernes 6 de marzo

Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica por parte de las sociedades cuando estas sufran modificación, por lo tanto quien requiera realizar cambios en la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, debe remitir una solicitud escrita, a la cual deben anexar copia del certificado de cámara de comercio donde se evidencie la modificación solicitada.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y/o revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales extranjeras vigiladas y/o controladas, estas deberán remitir la información únicamente a través de medios electrónicos utilizando el portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmada digitalmente con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades, siguiendo el procedimiento que se describe en el anexo técnico de esta circular, que se encuentra disponible en las siguientes direcciones:

Anexo:http://www.supersociedades.gov.co/web/documentos/CircularEF2009/ANEXO2009.pdf

Los manuales de Storm están en la sección de envío de información > software, del portal www.supersociedades.gov.co

La solicitud y descarga de los certificados digitales se podrá llevar a cabo al final del registro o actualización de datos por parte de las sociedades.

1.2. Para el envío de la información financiera.

Los estados financieros del 31 de diciembre de 2008, deberán ser entregados en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla Nº 2

Programación de envío de información financiera

Últimos dos dígitos del NIT Envío de información Últimos dos dígitos del NITEnvío de información
01-05Lunes 9 de marzo51-55Martes 24 de marzo
06-10Martes 10 de marzo56-60Miércoles 25 de marzo
11-15Miércoles 11 de marzo61-65Jueves 26 de marzo
16-20Jueves 12 de marzo66-70Viernes 27 de marzo
21-25Viernes 13 de marzo71-75Lunes 30 de marzo
26-30Lunes 16 de marzo76-80Martes 31 de marzo
31-35Martes 17 de marzo81-86Miércoles 1º de abril
36-40Miércoles 18 de marzo87-93Jueves 2 de abril
41-45Jueves 19 de marzo94-00Viernes 3 de abril
46-50Viernes 20 de marzo-0--0-

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida en el numeral 9º documentos adicionales, de la Circular Externa 100-0004 del 2007 antes citada, por cuanto el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

1.3. Para el envío del informe de prácticas empresariales.

El informe de prácticas empresariales correspondiente al año 2008, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la superintendencia www.supersociedades.gov.co, deberá ser entregado en las fechas del año 2009, señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla Nº 3

Programación de envío de informe de prácticas empresariales

Últimos dos dígitos del NITEnvío de información Últimos dos dígitos del NITEnvío de información
01-05Lunes 13 de abril51-55Lunes 27 de abril
06-10Martes 14 de abril56-60Martes 28 de abril
11-15Miércoles 15 de abril61-65Miércoles 29 de abril
16-20Jueves 16 de abril66-70Jueves 30 de abril
21-25Viernes 17 de abril71-75Lunes 4 de mayo
26-30Lunes 20 de abril76-80Martes 5 de mayo
31-35Martes 21 de abril81-86Miércoles 6 de mayo
36-40Miércoles 22 de abril87-93Jueves 7 de mayo
41-45Jueves 23 de abril94-00Viernes 8 de mayo
46-50Viernes 24 de abril-0--0

1.4. Presentación de estados financieros de las sociedades vigiladas admitidas a un proceso de liquidación judicial.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2008, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe diseñado para los entes económicos que adelantan dicho proceso, denominado “informe trimestral y de fin de ejercicio liquidación judicial”, el cual deberá ser descargado del portal empresarial de la superintendencia www.supersociedades.gov.co, y presentarlo a más tardar el martes 31 de marzo de 2009, diligenciados en pesos.

Para estas sociedades, además de enviar los documentos adicionales referidos en el numeral 9º de la Circular Externa 100-0004 de 2007, deberán remitir el informe de gestión del liquidador.

1.5. Presentación de estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deben enviar los consolidados con la información requerida en los formatos elaborados por esta entidad, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.

1.6. Presentación de estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2008.

Las sociedades vigiladas y/o controladas que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el informe diseñado por la superintendencia para tal efecto, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2009, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

2. Atención al público.

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a.m. a 5.00 p.m., en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las sedes de las intendencias regionales y la utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día.

Para aquellas sociedades, a las que se requiere la información por primera vez, que deseen capacitarse en las herramientas y servicios electrónicos provistos para este fin, la Superintendencia de Sociedades programará a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co las capacitaciones correspondientes a nivel nacional, cuya inscripción deberá efectuarse a partir del 29 de diciembre de 2008 mediante el registro a través del portal web.

Las sociedades que tengan inconvenientes, inquietudes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado y documentos adicionales, pueden solicitar asesoría a través de los siguientes mecanismos:

• Medios electrónicos a través del correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co y para el informe de prácticas empresariales practicasemp@supersociedades.gov.co.

• Medios telefónicos los cuales estarán disponibles de lunes a viernes, en jornada continua de 7 a.m. a 4 p.m. en Bogotá y de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en las demás ciudades donde la entidad cuenta con sede, así:

Bogotá: 3245777 ó 2201000 Ext. 3010 para consultas de soporte técnico, 4250 para consultas contables y 7102 para prácticas empresariales.

Barranquilla: 3454495 y 3454506;

Bucaramanga: 6454266 y 6321544/41;

Cartagena: 6646051 y 6642429;

Cali: 6880404 y 6880400;

Cúcuta: 5716190 y 5717985;

Medellín: 2518854 y 2518855 5115218, 5113663

Manizales: 8847393 y 8847810 8808432

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

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