CIRCULAR EXTERNA 115 DE 2001 

(Abril 25)

Asunto: Régimen subsidiado. Seguimiento a las actas de conciliación suscritas en cumplimiento de la Circular Externa 108 de 2000; estado de la deuda de las entidades territoriales con las ARS períodos contractuales de 1996 a 1999; 1º de abril de 2000 al 31 de marzo de 2001 y 1º de octubre de 2000 al 31 de marzo de 2001, previo el cumplimiento del proceso de liquidación de los contratos.

La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el Decreto 1259 de 1994 y teniendo en cuenta:

Marco jurídico legal

Que el artículo 3º del Decreto 2357 de 1995 determina que: “La dirección, control y vigilancia del régimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud, corresponde a la Nación, quien la ejercerá a través del Ministerio de Salud, La Superintendencia Nacional de Salud y el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud”;

Que el estatuto general de contratación de la administración pública - Ley 80 de 1993 en el título VI. De la liquidación de los contratos, artículo 60 establece: “De su ocurrencia y contenido. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo…”;

Que con el fin de ejercer un mayor control al flujo de recursos del régimen subsidiado, es necesario verificar el cumplimiento de las actas de conciliación, suscritas entre las entidades territoriales y las ARS en los términos del Acuerdo 179 y de la Circular Externa 108 de 2000. Así mismo se evaluará el estado de la deuda de los entes territoriales con las ARS correspondiente a los períodos contractuales de 1996 a 1999, de 1º de abril de 2000 al 31 de marzo de 2001 y de 1º de octubre de 2000 al 31 de marzo de 2001, previamente surtido el proceso de liquidación de los contratos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Instrucciones

Que con fundamento en lo expuesto este despacho imparte las siguientes instrucciones:

1. Generales.

La Superintendencia Nacional de Salud suministrará a las direcciones departamentales de salud los aplicativos en los que éstas deben consolidar la información de todos los municipios del departamento y el diligenciamiento se hará de conformidad con las indicaciones dadas en el instructivo técnico que les acompaña. Los municipios podrán acceder a los aplicativos y al instructivo técnico, por intermedio de las direcciones departamentales de salud o de la página web de la superintendencia cuya dirección es: www.supersalud.gov.co.

La presentación ante la Superintendencia Nacional de Salud de toda la información requerida en la presente circular se hará única y exclusivamente por conducto del director departamental de salud o el jefe del área de aseguramiento o el delegado de éstos. Para garantizar el cabal cumplimiento es responsabilidad de cada municipio, por intermedio del alcalde y/o del director de salud respectivo, allegar la información de manera oportuna, veraz y confiable a las direcciones departamentales de salud, quienes deberán adelantar la gestión pertinente para el acopio de la información.

En el caso de los distritos, el director distrital de salud o el jefe del área de aseguramiento o el delegado de éstos deberá presentar la información directamente a la Superintendencia Nacional de Salud.

Los plazos establecidos para la presentación de la información ante la Superintendencia Nacional de Salud son improrrogables.

2. Períodos contractuales 1999 a 2000.

2.1. Frente a las actas de conciliación firmadas en respuesta a la Circular Externa 108 de 2000.

Las entidades territoriales que suscribieron acuerdos de pago con las ARS tal como lo establece el Acuerdo 179 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, para garantizar el pago de las obligaciones correspondientes al período contractual 1999-2000, deben cumplir con sus obligaciones de conformidad con los montos y periodicidad establecida en dichos acuerdos.

La información remitida en medio magnético respecto a los pagos efectuados para dar cumplimiento a la Circular Externa 108 de 2000 deberá acompañarse de una comunicación en la que el director departamental de salud certifique la veracidad de la información. La documentación soporte reposará en la sede de la dirección departamental y se requerirá por esta superintendencia cuando se considere pertinente.

2.2. Frente a los contratos reportados con información incompleta y/o los no reportados en respuesta a la Circular Externa 108 de 2000.

Las entidades territoriales relacionarán en el aplicativo correspondiente aquellos contratos cuya información suministrada en cumplimiento de la Circular Externa 108 de la Superintendencia Nacional de Salud fue incompleta, esto es que no se soportó con un paz y salvo o acta de conciliación, así como los que se radicaron en el Ministerio de Salud pero de los cuales la dirección departamental de salud no aportó información ni en medio magnético ni en soporte físico, con el fin de que se actualice el estado de deuda en los términos y condiciones previstos en la Circular Externa 108 de 2000.

La información reportada respecto a estos casos debe soportarse con:

2.2.1. Las actas de conciliación debidamente firmadas por todas las partes contratantes según el modelo que hace parte integral de esta circular externa, en el evento en que exista deuda.

2.2.2. El paz y salvo expedido por las ARS, según el modelo que hace parte integral de esta circular externa, en el caso de que no exista deuda por parte de la entidad territorial con la ARS. Esta situación debe reportarse en cada campo del aplicativo, por fuente de financiación, con el número cero (0).

Cuando los contratos sean tripartitos (ARS, municipio y departamento), los paz y salvos se expedirán sólo en el caso que ambas partes contratantes no presenten ninguna deuda. En el caso contrario, esto es, que alguna de las partes deba algún monto, deberá suscribirse acta de conciliación firmado por las tres partes.

2.3. Plazo.

La información requerida en los aplicativos, en las condiciones indicadas, deberá remitirse a esta superintendencia, dirección general para el área financiera del sector salud - división servicios seccionales y fondos locales de salud, ubicada en la carrera 13 Nº 32-76 piso 9º.

El primer informe deberá presentarse con fecha de corte 31 de mayo de 2001 y, a partir de esta fecha, cuatrimestralmente siempre con corte el último día hábil del cuarto mes. Así mismo, deberá garantizarse que el primer informe sea recibido por el grupo de correspondencia de esta superintendencia a más tardar el 15 de junio de 2001, y los informes sucesivos, quince días después de la fecha de corte cuatrimestral, hasta cuando todas las obligaciones de las entidades territoriales queden a paz y salvo, es decir, se haya pagado la totalidad de los valores en las cuantías y en las fechas establecidas en los acuerdos de pago suscritos con las ARS.

(Nota: La Circular Externa 119 de 2001 modificó los plazos para presentar información establecidos en la Circular Externa 115 de 2001 emanada de la Superintendencia Nacional de Salud)

3. Vigencias contractuales 1996-1997, 1997-1998 y 1998-1999.

3.1. Frente al estado de la deuda de las entidades territoriales con las ARS correspondientes a los períodos contractuales de 1996 a 1999.

Una vez culminado el proceso de liquidación, las entidades territoriales relacionarán en el aplicativo correspondiente la deuda total acumulada (sumatoria de todos los contratos) con cada ARS, por vigencia contractual y por fuente de financiación.

La información sobre el estado de la deuda reportada a la superintendencia en medio magnético, deberá soportarse como se indicó en los numerales 2.2.1 y 2.2.2.

3.2. Frente a los saldos a favor del sistema general de seguridad social en salud, como resultado del proceso de liquidación de las vigencias contractuales 1996-1997, 1997-1998 y 1998-1999.

Las direcciones departamentales de salud consolidarán la información correspondiente a: 1. Los montos que deben reintegrar las ARS a las entidades territoriales por cada fuente de financiación, 2. los montos que deben ser reinvertidos en el régimen subsidiado por las entidades territoriales al no haber ejecutado la totalidad de los recursos comprometidos en los contratos objeto de liquidación.

Es importante señalar que, en el primer caso, las entidades territoriales deben gestionar ante las ARS la inmediata devolución de estos recursos con el propósito de que se les dé aplicación y destinación con base en la normatividad vigente.

3.3. Plazo.

La información y documentación solicitada debe ser presentada en la dirección general para el área financiera del sector salud - división servicios seccionales y fondos locales de salud, ubicada en la carrera 13 Nº 32-76 piso 9º por los funcionarios responsables indicados en el numeral 1 en las fechas que a continuación se detalla:

Julio de 2001

DíaEntidad territorial
9 y 10Antioquia, Santander, Cundinamarca, Boyacá Tolima
11Nariño, Magdalena, Atlántico, Caldas, Bogotá
12Bolívar, La Guajira, Risaralda, Quindío, Córdoba
13Cartagena, Chocó, Barranquilla, Arauca, Sucre
16 y 17Valle del Cauca, Cauca
16Meta, Norte de Santander, Cesar
17Santa Marta, Guaviare, Guainía
18Huila, Caquetá
19San Andrés, Putumayo, Vichada, Vaupés, Amazonas
23Casanare

La información reportada deberá tener fecha de corte 15 junio de 2001.

4. Períodos contractuales 2000-2001

4.1. Frente al estado de la deuda de los entes territoriales con las ARS en los períodos contractuales comprendidos entre el 1° de abril de 2000 y el 31 de marzo de 2001 y el 1° de octubre de 2000 al 31 de marzo de 2001.

Una vez culminado el proceso de liquidación, las entidades territoriales relacionarán la deuda que poseen con las ARS, sobre la totalidad de contratos contenida en el aplicativo, el cual podrá ser complementado por la entidad territorial en el evento en que existan contratos que no estén relacionados en el aplicativo, siguiendo las indicaciones del instructivo técnico.

La información sobre el estado de la deuda reportada a la superintendencia en medio magnético, deberá soportarse como se indicó en los numerales 2.2.1 y 2.2.2.

4.2. Frente a los saldos a favor del sistema general de seguridad social en salud, como resultado del proceso de liquidación.

Las direcciones departamentales de salud consolidarán la información correspondiente a: 1. Los montos que deben reintegrar las ARS a las entidades territoriales por cada fuente de financiación, 2) los montos que deben ser reinvertidos en el régimen subsidiado por las entidades territoriales al no haber ejecutado la totalidad de los recursos comprometidos en los contratos objeto de liquidación.

Es importante señalar que, en el primer caso, las entidades territoriales deben gestionar ante las ARS la inmediata devolución de estos recursos con el propósito de que se les dé aplicación y destinación con base en la normatividad vigente.

4.3. Plazo.

La información y documentación debe ser presentada en la dirección general para el área financiera del sector salud - división servicios seccionales y fondos locales de salud, ubicada en la carrera 13 Nº 32-76 piso 9º por los funcionarios responsables indicado en el numeral 1º de esta circular en las fechas que a continuación se detalla:

Septiembre de 2001

DíaEntidad terrritorial
3 y 4Antioquia, Santander, Cundinamarca, Boyacá Tolima
5Nariño, Magdalena, Atlántico, Caldas, Bogotá
6Bolívar, La Guajira, Risaralda, Quindío, Córdoba
7Cartagena, Chocó, Barranquilla, Arauca, Sucre
10 y 11Valle del Cauca, Cauca
10Meta, Norte de Santander, Cesar
11Santa Marta, Guaviare, Guainía
12Huila, Caquetá
13San Andrés, Putumayo, Vichada, Vaupés, Amazonas
14Casanare

La información reportada deberá tener fecha de corte 15 agosto de 2001.

5. Cumplimiento de instrucciones y veracidad de la información.

La información reportada de manera distinta a lo aquí dispuesto se entenderá como no recibida. En este sentido, el incumplimiento a lo aquí dispuesto dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el Decreto 1259 de 1994, sin perjuicio de las acciones que emprendan los demás organismos de control.

La información suministrada por las entidades destinatarias de esta circular se considera oficial y tendrá validez para todas las acciones que adelante la Superintendencia Nacional de Salud.

6. Vigencia.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Conciliación de cuentas contrato de administración de recursos del régimen subsidiado en salud

ACTA Nº

Por solicitud de la Superintendencia Nacional de Salud de conformidad con lo instruido en la Circular Externa Nº , a los (fecha de la reunión) se reunieron en (nombre del municipio y de la entidad en donde se realiza la reunión) los señores (nombres, cargos, nombre de la entidad que representan: municipio/departamento/ARS), con el fin de revisar, analizar y conciliar las cuentas relativas al contrato número ejecutado en el período de de 19 al de de .

Nº de radicación del contrato en el Ministerio de Salud:

Municipio contratante: Código:

Departamento contratante: Código:

ARS contratista: Código:

El resultado de la conciliación de cifras realizada entre la(s) entidad(es) territorial(es) y la ARS es el siguiente:

 VALOR INICIAL DEL CONTRATO: $ 
 Incremento UPC-S$
 Valor definitivo de contrato:$
 Valor de las novedades(1)$
 - pagos$
 Total deuda$

Si el saldo es positivo significa que es la deuda de la entidad territorial con la ARS. Si el saldo es negativo significa que es la deuda que tiene la ARS con la entidad territorial.

Detalle de la deuda por fuente de financiación:

Deuda
Fuente de financiaciónDe entidades territoriales con ARSDe ARS con entidades territoriales
ICN  
Fosyga  
Situado fiscal  
Rentas cedidas  
Recursos propios departamento  
Recursos propios municipio  

Las partes han convenido pagar esta deuda en las siguientes fechas y cuantías

FechaMonto a pagar
  
  

En constancia firman:

Representante del municipio de XXXXXXXX Representante de la ARS xxxxxxxxxx

Nombre:Nombre:
Cargo:Cargo:
FirmaFirma

Representante del departamento de XXXXXXXX

Nombre:

Cargo:

Firma

Nota: El acta debe firmarse por todas las partes que suscribieron los contratos.

EL PRESENTE DOCUMENTO PRESTA MÉRITO EJECUTIVO

PAZ Y SALVO

Se hace constar que la Alcaldía Municipal de la Dirección Departamental de Salud de pagaron en su totalidad las obligaciones contraidas con la ARS por concepto de los siguientes contratos de administración de recursos del régimen subsidiado en salud:

Nº Radicación MinsaludVigenciaValor definitivo
   
   
   
   
   

Para constancia se firma en a los días del mes de de

Nombre

Firma

Cargo

(1) Se entiende por novedades el monto reconocido a la ARS por el cumplimiento de las obligaciones contractuales durante la vigencia del contrato de conformidad con el acta de liquidación.

N. del D.: La presente circular va dirigida a gobernadores, alcaldes, directores de salud de las entidades territoriales.

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