CIRCULAR EXTERNA 12 DE 1998 

(Abril 16)

Ante las solicitudes de asesoría de varios entes vigilados sobre el proceso de fusión, me permito recordar e informar que, de conformidad con lo previsto en el artículo 3º del Decreto 2150 de 1992, corresponde a esta Superintendencia del Subsidio Familiar “la inspección, vigilancia y control sobre las cajas de compensación familiar”.

Así mismo, a la luz de lo dispuesto en la Ley 21 de 1982, artículo 47, entre otras funciones le corresponde a la asamblea general: “Decretar la liquidación y disolución de la caja con sujeción a las normas legales y reglamentarias respectivas”.

Y, en cumplimiento de tal función, bien pueden las asambleas generales de afiliados adoptar la decisión de fusionarse con otras cajas de compensación familiar, con la finalidad de que sin liquidarse, se disuelvan para ser absorbidas por otra caja de compensación familiar o para crear una nueva.

Por tanto, correspondiéndole al tenor de lo dispuesto en el artículo 7º numeral 14 del Decreto 2150 de 1992, al Superintendente del Subsidio Familiar la función de “aprobar o improbar las decisiones que adopten las asambleas generales de afiliados de los entes vigilados”, en el evento de tomarse la decisión de fusionarse con otra caja de compensación familiar, para la aprobación oficial de tal determinación deberán tener en cuenta que atendiendo lo ordenado en el Decreto 0341 de 1988, inciso segundo del artículo 15, corresponde al director administrativo presentar a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los quince (15) días siguientes al de la reunión en que se tome tal determinación los siguientes documentos:

1. Petición formal

Los directores administrativos de las cajas de compensación familiar en proceso de fusión, suscribirán conjuntamente la solicitud de aprobación oficial a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

2. Actas de asamblea general de afiliados

Anexo a la petición de que trata el numeral anterior, enviarán copia autorizada del acta de la asamblea general de afiliados realizada por cada caja de compensación familiar, en la cual se hubiere aprobado el compromiso de fusión o se hubiere dado la autorización y amplias facultades al director administrativo o al consejo directivo, para ello.

Igualmente el acta de la asamblea general de afiliados celebrada en forma conjunta por las cajas de compensación familiar participantes, en la que conste la aprobación de la fusión y el balance consolidado de las cuentas que conforman el activo, el pasivo y el patrimonio que resulta como consecuencia de éste proceso.

En relación con las actas aludidas en el presente numeral, es necesario tener en cuenta que para la aprobación de la fusión, por parte de la asamblea general de afiliados se requiere el cumplimiento del quórum previsto en los estatutos para decretar la disolución y el acta debidamente suscrita por el presidente de la asamblea y el secretario, con constancia de su aprobación.

3. Acuerdo de fusión

El acuerdo de fusión es el documento aprobado por la asamblea general de afiliados, los consejos directivos o los directores administrativos según el caso, que refleja todos y cada uno de los antecedentes del proceso, por tanto deberá contener como mínimo:

— El compromiso de fusión con los motivos y las condiciones en que ésta se realiza.

— Los datos y cifras que sirvieron de base para el establecimiento de las condiciones del acuerdo, tomados de los libros de contabilidad de cada caja de compensación familiar.

— La discriminación y valoración de los activos y pasivos de cada una de las cajas a fusionarse y de la que resulta como consecuencia de ésta.

— Un anexo explicativo de los métodos de evaluación utilizados para el acuerdo.

Copias certificadas de los balances generales de la cajas participantes, elaborados con base en estados financieros extraordinarios con una fecha de corte anterior, no mayor a un (1) mes de la fecha en que se apruebe el acuerdo de fusión, certificados por el director administrativo y el contador de cada una de las corporaciones intervinientes en el proceso y el correspondiente informe y dictamen del revisor fiscal.

— Balance consolidado que muestre la integración de las partidas de cuentas que conforman el activo, el pasivo y el patrimonio.

4. Aviso al público

Teniendo en cuenta que los representantes legales de las cajas de compensación familiar, interesadas en fusionarse, están en la obligación de publicar el compromiso de fusión, deberán adjuntar un ejemplar del diario de amplia circulación a nivel nacional, en donde conste tal hecho, el cual deberá contener como mínimo:

— El nombre de las cajas de compensación familiar que van a fusionarse con indicación del domicilio y el valor de su patrimonio.

— El valor de los activos y pasivos de cada caja.

— El anexo explicativo sobre los motivos de evaluación que llevaron al acuerdo, debidamente certificados por los revisores fiscales de las cajas de compensación familiar participantes.

Otros aspectos

Igualmente, este despacho considera pertinente que las cajas de compensación familiar, además de los anteriores lineamientos requeridos para la aprobación oficial de la fusión, es conveniente que tengan presente otros aspectos que surgen como consecuencia del proceso de fusión y que se relacionan con:

1. Perfeccionamiento de la fusión

Aprobada la fusión por parte de esta superintendencia, deberá formalizarse este acuerdo mediante escritura pública, otorgada por parte de la corporación y enviada a este ente de control dentro de los treinta (30) días siguientes a su registro en la oficina de instrumentos públicos y privados, en la cual deberá insertarse como mínimo lo siguiente:

— El acto de aprobación emitido por esta Superintendencia del Subsidio Familiar, donde se autoriza la fusión.

— La aprobación oficial del avalúo de los bienes en especie que haya de recibir la caja de compensación familiar absorbente o la nueva corporación según sea el caso.

— Copia de las actas de las asambleas generales de afiliados, el consejo directivo o el director administrativo en que conste la aprobación del acuerdo de fusión.

— El balance general de las cajas de compensación fusionadas y el consolidado de la absorbente o de la nueva según sea el caso.

— Los estatutos en el evento de modificarse éstos o crearse una nueva corporación.

2. Garantías

— Las cajas de compensación familiar, deben tener presente que dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de publicación del compromiso de fusión, los acreedores de las cajas absorbidas bien pueden exigirles garantías satisfactorias y suficientes para el pago de sus créditos, conforme a lo previsto en el código de procedimiento civil. Evento en el cual si el juez considera procedente esta solicitud, suspenderá el acuerdo de fusión respecto de la caja deudora hasta que se presten las garantías suficientes o se cancelen los créditos.

— Vencido el anterior término sin que se pidan las garantías, y otorgadas éstas, las obligaciones de la caja absorbida con sus correspondientes garantías, subsistirán solamente respecto de la caja absorbente o de la nueva caja de compensación familiar.

3. Efectos patrimoniales de la fusión

Este despacho considera igualmente conveniente, recomendar a las corporaciones analizar previamente para tener en cuenta los efectos o consecuencias patrimoniales que dicha decisión les acarrea desde el punto de vista patrimonial, toda vez que:

— Una vez perfeccionada íntegramente la fusión, la nueva caja de compensación familiar o la absorbente según sea el caso adquiere los bienes y derechos de las cajas que se fusionan y al tiempo le corresponde hacerse cargo del pasivo interno y externo de aquellas.

— En lo que respecta a la tradición de los bienes inmuebles tener en cuenta que ésta debe efectuarse por escritura pública, la cual puede ser la misma de la fusión y para la entrega de los bienes muebles se hará por inventario observando las solemnidades que se exijan para el efecto.

4. Aspectos laborales

En cuanto a la situación laboral de los funcionarios de la corporación absorbida, se deben tener las previsiones de ley para tal efecto. Así mismo, como quiera que se presenta la figura jurídica de la sustitución patronal, es decir, el cambio de un empleador por otro como consecuencia de la fusión, se recomienda a las corporaciones no olvidar que:

— La sola sustitución no extingue, suspende, ni modifica las relaciones laborales ya existentes.

— Antes de la legalización de la fusión, las cajas de compensación familiar participantes deberán acordar la forma como responderán por las obligaciones laborales que a la fecha de la fusión le sean exigibles a la corporación que se le cancelarían la personería jurídica. Aspectos que deben ser informados a esta Superintendencia del Subsidio Familiar.

— El nuevo empleador responde de las obligaciones que surjan con posterioridad a la legalización de la fusión.

El cumplimiento a lo dispuesto en la presente directriz, garantizará la agilidad en los procesos de fusión que a bien tengan adelantar las cajas de compensación familiar, en las cuales sus asambleas generales de afiliados adopten tal decisión.

N. del D.: Esta circular va dirigida a la samblea general de afiliados, consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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