CIRCULAR EXTERNA 12 DE 1999

 

CIRCULAR EXTERNA 12 DE 1999 

(Febrero 5)

Ref.: Modificación al numeral 6º, capítulo noveno, título primero de la Circular Externa 7ª de 1996 y a la Circular Externa 100 de 1995.

Con fundamento en lo dispuesto en el literal a), numeral 3º, artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, esta superintendencia se permite impartir algunas instrucciones en relación con el cumplimiento por parte de las entidades vigiladas de las normas sobre prevención del lavado de activos.

En consecuencia, mediante la presente circular se modifican las páginas 54-1 a 55-3 del título primero de la circular básica jurídica, así como las páginas 6, 7 y 8 del anexo I parte I y las páginas 38 y 39 del anexo II de la circular básica contable y financiera, las cuales se anexan.

Para una mayor comprensión a continuación se sintetizan las modificaciones introducidas.

Modificaciones a la circular básica jurídica (título primero, capítulo noveno).

— Numeral 6.3.1 literal a) “Concepto de cliente”.

En el citado numeral se precisa el concepto de cliente para efectos del cumplimiento de las normas sobre prevención del lavado de activos. En consecuencia a partir de la vigencia de la presente circular debe entenderse que son tales, todas aquellas personas con las cuales se genera un vínculo contractual “... para la prestación de cualquier servicio o suministro de producto propio...” de la actividad de las entidades vigiladas, independientemente de que el vínculo sea permanente o temporal.

— Numeral 6.3. literal b) “Conocimiento del cliente”.

Se crean tres subnumerales:

1. Reglas generales

2. Régimen de excepciones

3. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros.

— En el subnumeral 1º. “Reglas generales” se introducen dos cambios básicos:

• Se agrega un nuevo párrafo segundo en el que se aclara que sin perjuicio de las reglas del Sipla del título primero, capítulo noveno, la Superintendencia Bancaria podrá establecer reglas particulares de vinculación y conocimiento de clientes.

• En el párrafo tercero se agrega la palabra “servicios” para evitar la confusión acerca de si la instrucción sólo aplica a “productos”.

— En el subnumeral 2º. “Régimen de excepciones” se establecen las operaciones que, por razón de la calidad de la entidad vigilada o del cliente de que se trate, no están sujetas al diligenciamiento de los formularios de vinculación de clientes que se exigen en distintos títulos de la Circular Externa 7ª de 1996.

Con todo, se precisa en la circular que este régimen de excepciones no pretende excusar a las entidades vigiladas del deber que tienen en cualquier caso de conocer adecuadamente a todos sus clientes.

— En el subnumeral 3º. “Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros” se otorga a las entidades vigiladas que pertenecen a un mismo grupo financiero, la posibilidad de crear un sistema único de vinculación de clientes para las distintas entidades del grupo, señalando los requisitos mínimos de seguridad en la calidad de la información que deben acreditar para poder acogerse a este beneficio.

Numeral 6.3.3. Literal c) “Determinación de operaciones sospechosas”.

Se amplía el criterio necesario para determinar cuándo una operación es sospechosa y por lo tanto reportable.

— Numeral 6.4.1. Reportes relativos a las transacciones en efectivo.

Se crea el literal b) “Reporte consolidado en los casos en que se celebren contratos de uso de red”.

Debido a las múltiples consultas que se han presentado en torno al deber de reporte cuando se trata de entidades vigiladas que han celebrado un contrato de uso de red con algún establecimiento bancario, en la presente circular se precisa que la obligación recae siempre sobre la entidad usuaria de la red y no sobre el establecimiento bancario que la presta.

— Numeral 6.4.2. Reporte transacciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación.

Con ocasión de la creación en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos, encargada de sistematizar y analizar la información a que se refieren los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, en adelante los reportes de operaciones sospechosas que por virtud de lo dispuesto en dicho estatuto debe enviarse a la Fiscalía General de la Nación, deberán remitirse igualmente a la unidad del Ministerio de Hacienda.

Modificaciones a la Circular Externa 100 de 1995

Se ha diseñado una nueva estructura de la proforma F.0000-11 —Reporte de transacciones en efectivo—, del anexo I parte I de la circular básica contable y financiera, con el propósito de contar con una información más eficiente por zonas geográficas, la cual se reportará vía RDSI en el formato número 228.

Adicionalmente, se ha diseñado un nuevo formato de reporte de operaciones sospechosas (proforma B.0000-01) del anexo II de la circular básica contable y financiera.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica en lo pertinente las circulares externas 7ª de 1996 y 100 de 1995.

5.2. Información sobre reformas estatutarias. Las entidades vigiladas informarán a la Superintendencia Bancaria sobre las reformas a los estatutos sociales dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas respectiva, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión.

En el evento en que la superintendencia encuentre que las reformas no se ajustan a la ley, podrá ordenar las modificaciones pertinentes, en cuyo caso la entidad deberá en forma inmediata adelantar las gestiones conducentes para ese efecto.

5.3. Solemnización de la reforma. La solemnización de toda reforma estatutaria deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la Cámara de Comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.

6. Mecanismos de control y prevención de lavado de activos

6.1. Responsabilidad de las entidades vigiladas. Todas las entidades vigiladas, independientemente de que pertenezcan a un mismo grupo financiero, están en la obligación de implementar un sistema integral para la prevención de lavado de activos, Sipla.

Este sistema integral debe comprender medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación en efectivo, documentaria, de servicios financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

6.2. Presupuestos para el adecuado cumplimiento del presente instructivo. Para el adecuado cumplimiento del presente instructivo, las entidades vigiladas, sus representantes legales, directivos, administradores, empleados y revisores fiscales tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes presupuestos:

— Se hace necesario implementar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no sólo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros y del sistema asegurador.

— Los activos ilícitos son aquellos que provienen de cualquier delito, como por ejemplo, secuestro, extorsión, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos bancarios o narcotráfico.

— Es deber de los directivos de las entidades vigiladas colaborar con la administración de justicia no sólo atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades, sino auxiliándolas oficiosamente en la lucha contra el delito.

— La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 del Código de Comercio, 275 del Código de Procedimiento Penal y 288 del Código de Procedimiento Civil.

— Es necesario contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector financiero y asegurador, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones.

— Se debe asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar el “lavado de activos”, particularmente de las contenidas en los artículos 102 a 105 del estatuto orgánico del sistema financiero, a efecto de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional del sistema financiero y asegurador colombiano.

6.3. Mecanismos de control

6.3.1. Conocimiento de clientes y conocimiento del mercado. El conocimiento de los clientes y del mercado le permite a una entidad protegerse adecuadamente del lavado de activos a través de sus operaciones.

a) Concepto de cliente

Son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y/o se mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad;

b) Conocimiento del cliente

1. Reglas generales

De acuerdo con las características particulares de los diferentes productos o servicios que ofrezca, cada entidad deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado de todos sus clientes, en cuanto a su identificación y la determinación de su actividad económica, a afecto de definir su perfil financiero.

Cuando se considere necesario la Superintendencia Bancaria establecerá, por tipo de producto, servicio ofrecido o entidad vigilada, los requisitos mínimos de información y documentación necesarios para la vinculación de clientes.

El conocimiento del cliente debe empezar por el registro de entrada al sistema y el cumplimiento de los requisitos que determine la entidad para cada uno de los productos o servicios a través de los cuales se puede vincular. Es necesario que la entidad indague, por los medios que considere más eficaces, acerca de datos personales y comerciales relevantes.

Todos estos datos deben verificarse, estar soportados adecuadamente y actualizarse cuando menos una vez al año.

La política de conocimiento del cliente supone el cumplimiento de los requisitos específicos establecidos en normas de carácter general para acceder a cualquier producto o servicio, particularmente el de las normas proferidas por el Banco de la República que reglamentan los aspectos cambiarios.

2. Régimen de excepciones

Se exceptúan, exclusivamente del cumplimiento de las reglas particulares establecidas en los distintos títulos de la circular básica jurídica para la vinculación de clientes (diligenciamiento del formulario de vinculación), las siguientes operaciones:

• Aquellas realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, incluyendo las operaciones interbancarias, únicamente con respecto al recaudo de la información de la entidad vigilada con que se contrate. Para estos efectos, no constituye operación interbancaria, la utilización de la red de un establecimiento de crédito para la promoción y gestión de las operaciones autorizadas a la entidad usuaria de la red, en cuanto se refiere el recaudo de la información del cliente o usuario según el caso.

• Aquellas operaciones realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la Superintendencia Bancaria, respecto de las cuales, se deberá continuar dando aplicación a lo aquí dispuesto.

• En adelante las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria que desarrollan operaciones de redescuento no estarán obligadas a obtener la información con respecto de los clientes beneficiarios del crédito en operaciones de redescuento, pues la misma debe ser recaudada por parte del establecimiento de crédito que desembolse o entregue los recursos.

El régimen de excepciones contenido en el presente literal, no releva a las entidades vigiladas de la obligación general que tienen de conocer a todos sus clientes y de desarrollar los demás aspectos del Sipla, por cuanto lo aquí dispuesto se refiere exclusivamente a la obligación de recaudar la información específica señalada en distintos títulos de la Circular Externa 7ª de 1996. En tal sentido se entiende que la totalidad de entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria continúan obligadas a poner en práctica claras políticas de conocimiento e identificación de todos sus clientes, conforme lo dispone el numeral 1º del presente literal.

3. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros

Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria vinculadas a un mismo grupo financiero, podrán desarrollar el cumplimiento de las instrucciones en materia de requisitos para la vinculación de clientes contenidas en la presente circular, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y vincule por primera vez al cliente, siempre y cuando se dé estricto cumplimiento a cada una de las siguientes reglas:

• El grupo deberá diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de requisitos de información exigidos por la Superintendencia Bancaria para los distintos productos ofrecidos por el grupo y que permita recaudar la información completa de los clientes independientemente del tipo de entidad de que se trate. El formato deberá indicar claramente que se recaude información general del cliente para efectos de una eventual vinculación del cliente con otras entidades del grupo financiero o para la posible contratación de otros productos ofrecidos por el mismo y deberá contener una cláusula en la que el cliente manifieste autorizar de manera expresa que se suministre la información entre las distintas entidades del grupo.

• El formato único deberá ser remitido a la Superintendencia Bancaria (unidad de control para el manejo de efectivo y cambios) con 15 días hábiles de antelación a la fecha en que se empezará a circular.

• La entidad vigilada que recaude la información deberá cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en el presente instructivo en materia de conocimiento del cliente. En tal sentido, deberá recaudarla y mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos.

• En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad vigilada perteneciente al mismo grupo financiero, la entidad que haya recaudado la información deberá estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra del mismo grupo de manera actualizada, en condiciones tales que pueda ser verificable.

• A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades del grupo éstas adquieren la obligación de cumplir de manera adecuada con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del Sipla. Por lo tanto, la entidad deberá mantener actualizada la información del cliente en los términos establecidos en el presente literal.

• Con el fin de evitar la duplicidad en la información sobre los clientes vinculados al mismo grupo, se podrá disponer que el formulario físico con sus respectivos anexos documentales repose en la sede de la entidad vigilada del grupo que haya recaudado por primera vez la información del cliente y coordinar la circularización o suministro de los datos, a las distintas entidades del grupo, en archivo sistematizado, medio magnético o cualquier otro mecanismo idóneo. En el evento en que la información se comparta entre entidades del grupo de manera sistematizada, éste (el grupo financiero) deberá contar con suficiente desarrollo tecnológico y con una base de datos homogénea que contenga cuando menos la información y datos del cliente exigida por la Superintendencia Bancaria y que permita a las distintas entidades del grupo cumplir adecuadamente con las disposiciones generales y especiales sobre conocimiento del cliente que les apliquen.

La Superintendencia Bancaria verificará el cumplimiento de lo aquí dispuesto mediante visitas de inspección que realice a las entidades vigiladas;

c) Conocimiento del mercado

Cada entidad deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado del mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios, y

d) Compra y venta de inversiones

Cuando las entidades realicen operaciones simultáneas, sucesivas o fraccionadas de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, deberán identificar al comprador y la actividad económica del mismo, de conformidad con las instrucciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero.

Cuando la operación consista en una transacción de acciones de filiales o acciones recibidas en dación de pago o por cualquier otro medio, se deberán atender las instrucciones anotadas anteriormente, sin perjuicio de la obligación de los eventuales inversionistas de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 88 del mencionado estatuto.

6.3.2. Control de Operaciones

a) Segmentación del mercado.

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las entidades vigiladas deben adoptar parámetros de segmentación, o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Una adecuada segmentación debe permitirle a la entidad determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado;

b) Consolidación de operaciones por cliente.

Para determinar las operaciones inusuales es necesario consolidar, dentro de cada mes calendario, todas las operaciones de un mismo cliente.

Las operaciones débito y crédito no deben sumarse entre sí;

c) Señales de alerta.

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, cada entidad deberá definir en su manual de procedimientos un listado de señales de alerta.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado, y

d) Desarrollo tecnológico.

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, las entidades vigiladas deben implementar niveles de desarrollo tecnológico que aseguren la mayor cobertura y alcance de sus mecanismos de control.

El nivel de tecnología implementado por las entidades vigiladas deberá permitirles hacer un cubrimiento de operaciones realizadas en todas sus oficinas, con el fin de consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por un mismo cliente.

6.3.3. Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas.

a) Concepto

Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado;

b) Detección de operaciones inusuales

El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la entidad.

El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo con los lineamientos determinados por la entidad y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales;

c) Determinación de operaciones sospechosas

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregular o extraña, a tal punto que escapa de lo simplemente inusual.

6.3.4. Control de transacciones en efectivo

a) Monto de las transacciones sujetas a registro individual

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, toda institución financiera debe dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor, a partir de la entrada en vigencia de la presente circular, sea igual o superior a las siguientes sumas:

— Instituciones financieras: Diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o diez mil dólares (US$ 10.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República.

— Casas de cambio plenas y cambistas: Setecientos cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$ 750) o su equivalente en otras monedas.

— Casas de cambio especiales o fronterizas: El equivalente a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$500) en la moneda del país vecino.

Este monto será actualizado anualmente por la Superintendencia Bancaria;

b) Determinación de transacciones múltiples como una sola operación

Aquellas transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona, que en su conjunto igualen o superen las cuantías que se indican a continuación, deberán considerarse como transacción única.

— Instituciones financieras: Cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) o cincuenta mil dólares (US$ 50.000) o su equivalente.

— Casas de cambio plenas, cambistas y fronterizas: Un mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 1.500) o su equivalente en otras monedas.

Estas transacciones múltiples deben incluirse dentro de los reportes consolidados que trimestralmente dirigen las entidades financieras a la Superintendencia Bancaria sobre operaciones en efectivo;

c) Organización interna de la información

Las instituciones financieras y las casas de cambio de todo tipo están obligadas a conservar debidamente organizados por orden cronológico y a disposición de las autoridades, los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero.

La información contenida en esos formularios deberá organizarse internamente por orden alfabético o número de identificación, en forma centralizada, de manera que permita atender requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales o sospechosas, y

d) Clientes exceptuados del registro individual

Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen múltiples transacciones en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son lícitas, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual.

En estos casos, se debe mantener un registro especial sobre las características específicas y el volumen de los negocios de estos clientes, en el que consten las razones por las cuales fueron exonerados.

Las entidades financieras deben incluir en sus manuales de procedimientos los requisitos generales que deben cumplir estos clientes.

Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

6.3.5. Capacitación. Las entidades vigiladas están en la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus funcionarios, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos, y particularmente para indicarles cuáles son los mecanismos de control desarrollados por la entidad y su aplicación y cumplimiento.

Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la entidad, de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente.

6.4. Reportes

6.4.1. Relativos a las transacciones en efectivo. El control a las transacciones en efectivo debe permitirle a la entidad detectar operaciones inusuales además de ser un sustento estadístico que le proporciona a la Superintendencia Bancaria un elemento adicional en la determinación de sus políticas de supervisión.

El reporte consolidado de transacciones en efectivo dirigido a la Superintendencia Bancaria no exime a la entidad financiera ni a las casas de cambio de la detección de las operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con efectivo, ni de su reporte a la Fiscalía General de la Nación.

a) Reporte consolidado a la Superintendencia Bancaria

Toda institución financiera y casa de cambio de cualquier índole deberá remitir un informe global trimestral sobre el número de transacciones en efectivo, a la unidad especial para la prevención de lavado de activos, mediante el diligenciamiento de la proforma F.0000-11 conforme las instrucciones contenidas en la página 273 del anexo 1 de la Circular 100 de 1995;

b) Reporte consolidado en los casos en que se celebren contratos de uso de red

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte trimestral consolidado debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo, puesto que en un estricto sentido legal estas transacciones no fueron realizadas por el establecimiento de crédito que prestó su red de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria. El hecho de que la transacción se realice a través de la red de oficinas de un tercero no modifica la realidad jurídica de la misma que sólo vincula al cliente y a la entidad usuaria.

En efecto, de acuerdo con lo señalado en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997 (cuya aplicación se extiende por virtud de lo dispuesto en el del D.R. 2805/97, art. 1º) la red de oficinas de los establecimientos de crédito puede ser utilizada bajo la responsabilidad de la entidad usuaria de la red. De otra parte, en el artículo 5º del citado decreto se dispone que el establecimiento de crédito actúa bajo la exclusiva responsabilidad de la entidad usuaria de la red y por lo tanto aquél no asume obligación alguna relacionada con la ejecución de los negocios celebrados en su nombre.

El contrato de uso de red en este contexto debe entenderse como aquella convención que otorga a la entidad usuaria de la misma el beneficio de agilizar la realización de sus negocios a través de las oficinas de un tercero, evitando así la necesidad de invertir dinero en infraestructura para la promoción y gestión de su actividad. Sin embargo, resulta claro que la totalidad de las operaciones que se realizan por conducto de ese tercero se entienden realizadas por la entidad usuaria, es decir, que en un sentido legal las transacciones en efectivo se llevan a cabo y vinculan directamente a aquel que utiliza la red de oficinas y no al que la presta. Por lo tanto, la relación contractual que existe entre el cliente y la entidad usuaria no se desdibuja por el hecho de que la misma sea efectuada por conducto de un establecimiento bancario que simplemente ha prestado su red de oficinas, sino que, por el contrario, se debe mantener una clara separación corporativa de modo tal que el cliente conozca sin lugar a duda que la transacción la realiza directamente con la entidad que actúa como usuaria de la red y que es con ésta (y no con el establecimiento que presta su red) con quien se genera un vínculo contractual.

Dentro de este contexto, no surge una relación contractual entre el cliente y el establecimiento bancario por virtud de la cual pueda interpretarse que éste le ha prestado un servicio suyo, pues el servicio se lo presta la entidad usuaria, sólo que la transacción se realiza por conducto de la red de oficinas de un establecimiento de crédito, y

c) Clientes exceptuados del registro individual de transacciones en efectivo

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las entidades financieras y las casas de cambio están en la obligación de informar mensualmente a la Superintendencia Bancaria los nombres de todos los clientes exonerados de llenar el formulario de transacciones en efectivo.

Esa información debe remitirse a la Superintendencia Bancaria de acuerdo con las instrucciones impartidas en el anexo 1 parte 1 de la Circular 100 de 1995.

6.4.2. Reporte de transacciones sospechosas a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación

a) Aspectos generales

Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el manual de procedimientos, para hacer el respectivo reporte tanto a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda como a la Fiscalía General de la Nación.

Para efectos de ambos reportes no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas que se efectúe ya sea a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda o a la fiscalía no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad.

b) Contenido del reporte

1. Reporte a la Fiscalía General de la Nación.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación mediante formato especial, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 anexo II, utilizando la proforma B.0000-01.

2. Reporte a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda, exclusivamente en medio magnético, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 anexo II, conforme a la proforma B.0000-01

Anexo I - Remisión de información

Parte I - Proformas F.0000

Página 6

Tema:

Controles de ley

Nombre de proforma:

Reporte de transacciones en efectivo

Número de proforma:

F.0000-11

Número de formato:

228

Objetivo:

Contar con información sobre transacciones en efectivo tanto en moneda legal como extranjera.

Tipo de entidad a la que aplica:

Banco República, establecimientos bancarios, Banco Central Hipotecario, organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, corporaciones de ahorro y vivienda, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito, casas de cambio, sociedades de capitalización, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantía.

Periodicidad:

Trimestral

Fecha de reporte:

Dentro de los términos de remisión de estados financieros.

Fecha de corte de la información:

31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

Documento técnico:

SB-DS-003 Versión 3.0 o SB-DS 015 Versión 2

Trámite:

146 - Reporte de transacciones en efectivo

Tipo y número del informe:

0

Medio de envío:

Módem o RDSI

Dependencia usuaria:

Unidad especial prevención lavado de activos

Instructivo:

— En el reporte deberá indicarse el número total de transacciones en efectivo correspondientes a depósitos y a retiros que superen los montos establecidos en el literal a. del numeral 6.3.4, capítulo noveno del título primero de la Circular externa 7ª de 1996, separando las que corresponden a operaciones en moneda legal de las que corresponden a operaciones en moneda extranjera.

— El reporte debe desagregarse por área geográfica de acuerdo con la estructura de la proforma F.0000-11.

— Las cifras se expresarán en millones de pesos para las transacciones efectuadas en moneda nacional y en miles de dólares para las transacciones efectuadas en moneda extranjera, según sea el caso, sin decimales.

— Las divisas extranjeras diferentes al dólar deberán ser convertidas a dólares americanos a la tasa de cambio vigente para el día en que se hubiere efectuado la operación.

— Si durante un trimestre la entidad no realiza transacciones en efectivo iguales o superiores a los valores indicados, se deberá tener en cuenta las instrucciones de la Circular Externa 43 de 1994.

— El valor de las operaciones múltiples a que se refiere el literal b. del numeral 6.3.4, capítulo noveno del título primero de la Circular 7ª de 1996, debe estar incluido en el formato de reporte de transacciones en efectivo que se envía trimestralmente a esta superintendencia.

Reporte de clientes que efectúan múltiples transacciones en efectivo

En cuanto a la información señalada en el literal b. del numeral 6.4.1, capítulo noveno título primero de la Circular Externa 7ª de 1996, se debe enviar a esta superintendencia mensualmente ordenada en forma alfabética y con el número del documento de identificación, con el objeto de reforzar la labor de supervisión de los controles que tiene cada institución.

Anexo II - Información no remitida

Página 38

Tema:

Operaciones sospechosas

Nombre de proforma:

Reporte de operaciones sospechosas

Número de proforma:

B.0000-01

Número de formato:

N.A.

Objetivo:

Informar a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación sobre las operaciones sospechosas.

Tipo de entidad a la que aplica:

Todas las vigiladas.

Periodicidad:

Mensual

Fecha de reporte:

Hasta treinta (30) días después de que se detecte la operación sospechosa.

Fecha de corte de la información:

N.A.

Medio de envío:

Papel a la Fiscalía General de la Nación.

Diskett a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Entidades usuarias:

Unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Fiscalía General de la Nación.

Instructivo:

Numeral 6.4.2, título primero, capítulo noveno de la Circular Externa 7ª de 1996 y numeral 6.3.3 del mismo capítulo.

Las entidades vigiladas deben reportar a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación aquellas operaciones que hayan determinado como sospechosas, teniendo en cuenta los elementos presentados en el numeral 6º del capítulo noveno del título primero de la Circular Externa 7ª de 1996, mediante la proforma anexa, teniendo en cuenta las disposiciones siguientes:

Los reportes a la Fiscalía General de la Nación deben dirigirse a la Carrera 13 Nº 73-50 (Santafé de Bogotá, D.C.) unidad de análisis financiero de la dirección nacional del cuerpo técnico de investigaciones de la Fiscalía General de la Nación.

Los reportes en diskett a la unidad especial de información y análisis para el control del lavado de activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público deben dirigirse a la oficina del viceministro técnico del Ministerio de Hacienda a la carrera 8ª Nº 6-64 (Edificio San Agustín) en la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C.

El reporte debe ser institucional y por lo tanto no se requiere que esté suscrito por funcionario alguno de la entidad.

No se debe anexar ningún documento soporte al formato.

NOTA: Los cuadros anexos a la presente circular pueden ser consultados en las oficinas de la Superintendencia Bancaria.

N. del D.: Esta circular va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

_______________________