CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2003 

(Julio 4)

Asunto: Deficiencias en el reporte de la información por parte de las Cajas de Compensación Familiar al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

Este despacho, con fundamento en las facultades concedidas por la Ley 789 de 2002, en especial las otorgadas por el artículo 24, numerales 1, 3 y 4, considera necesario instruir a las cajas de compensación familiar sobre la forma como deberán reportar, a partir de la fecha, la información relativa a los aportes parafiscales que recaudan con destino al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.

Lo anterior, en virtud de que el citado organismo ha puesto en nuestro conocimiento que la información reportada por cada una de las cajas de compensación familiar presenta inconsistencias, lo que genera como consecuencia directa que la base de datos que maneja el SENA conlleve deficiencias en su información.

Por tanto, a efectos de solucionar los inconvenientes presentados y contribuir en el mejoramiento de los sistemas de información entre las cajas de compensación familiar y el SENA, les solicito de una parte, que a partir de la fecha la información que se reporte con destino a ese organismo, tengan presente los siguientes aspectos:

1. El NIT debe venir sin el dígito de verificación y sin la raya.

2. La actividad económica reportada debe ser de acuerdo al CIIU de la DIAN.

3. Que se registre el número de empleados que tenga el empleador a la fecha de la liquidación de la nómina.

4. El período pagado debe registrarse bajo la siguiente estructura: AAAA MM NN, donde AAAA corresponde al año del período de pago, MM corresponde al mes que inicia el pago, y NN al número de pagos que se va a hacer.

5. No enviar registros que no tengan pagos.

De otra parte, que los datos reportados en cuanto a aportes parafiscales del SENA por parte de las Cajas de compensación familiar, se presenten de acuerdo con los parámetros que se señalan en la plantilla enviada por el SENA, que se adjunta a esta circular.

Agradezco su gentil y valiosa colaboración.

Descripción del archivo de pagos de los aportantes al SENA

Nombre campoTamaño máximoTipoValoresDescripción
Idaportante12CTodosIdentificación del aportante. Campo alineado a la izquierda sin ceros, ni comas, ni puntos, sin raya y sin dígito de verificación.
Tipoid3CNIT o CCTipo de identificación del aportante. En mayúsculas.
Sucaportante5CTodosSucursal del aportante. Los dos primeros códigos del departamento según el DANE (05 = Antioquia) y los tres siguientes para el código del municipio según DANE (Medellín) Ej: 05001
Fecha con8CTodosFecha en que el aportante pagó. Formato: DDMMYYYY.DD = Día, MM = Mes, YYYY = Año
Período8CTodosPeríodo del pago. Formato: YYYYMMNMYYYY = Año, MM = Mes en que inicia el pago, NM = Número de meses pagados EJ: 20020304, 2002 = Año, 03 = Aportante inicia el pago el mes de marzo, 04 = Cuatro meses pagados.
Fuente1CAConstante "A". En mayúscula.
SUCCAJA6CTodosSucursal de la caja: Los dos primeros el Código del departamento según el DANE el resto la constante "00" EJ: 0500, 05 Código del departamento de Antioquia y 00 constante, alineado a la izquierda "0500".
IDCAJA6C043000Código de la Caja de compensación.
Valor20CTodosValor del pago del aportante. Valor alineado a la derecha, sin decimales, sin puntos ni comas.
Estado1C“C”Estado del registro. Constante “C” en mayúscula.
Fechapago8CConstanteFecha pago al SENA, fecha del sistema.
Nroempleados6CTodosNúmero de empleados del aportante. Valor alineado a la derecha, sin decimales, sin puntos ni comas.
Cobertura1CM Q AFrecuencia del pago. M = Mensual, Q = Quincenal, A = Anual. En mayúscula.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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