CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2004 

(Diciembre 24)

Asunto: Información financiera complementaria relacionada con presupuesto, facturación, deudores y acreedores que debe ser reportada directamente a la Superintendencia Nacional de Salud por las empresas sociales del Estado y hospitales públicos.

(Nota: Véase Circular Externa 36 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud).

Marco jurídico

La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias y considerando que:

• El numeral 5º del artículo 4º del Decreto 1259 de 1994 establece que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control de las instituciones prestadoras de servicios de salud, que integran los subsectores oficial y privado del sector salud, así como de otros sectores cualquiera sea su naturaleza y denominación.

• El artículo 1º del Decreto 1876 de 1994 definió a las empresas sociales del Estado como una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas y reorganizadas por ley, o por las asambleas o concejos.

• En virtud de los principios de coordinación y colaboración de que trata el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, la Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación, suscribieron un convenio interadministrativo, con el fin de aunar esfuerzos y recursos humanos, técnicos y logísticos que le permitan a las empresas sociales del Estado y hospitales públicos presentar la información financiera económica y social de tal manera que la Contaduría General de la Nación pueda procesar y consolidar la información de esta parte del Sector Salud.

• La Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación en ejercicio de sus atribuciones legales, expidieron la Circular Externa Conjunta 120SNS-043CGN del 11 de septiembre de 2001, la cual fue publicada en el Diario Oficial Nº 44.551 de septiembre 14 de 2001, con el fin de solicitar información básica de las empresas sociales del Estado e instituciones hospitalarias.

• La Circular Externa Conjunta 120SNS-043CGN de 2001, estableció que “la Contaduría General de la Nación en cumplimiento del convenio interinstitucional, solicitará trimestralmente a las empresas sociales del Estado y hospitales públicos, además de la información financiera, económica y social, información relacionada con presupuesto, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, para lo cual la superintendencia suministrará el respectivo software junto con el manual e instructivo técnico, el cual hace parte integral de esta circular”.

• El surgimiento de nuevas herramientas tecnológicas en el campo de la computación y las comunicaciones que facilitan y agilizan.

• La interacción entre las organizaciones, hace evidente la necesitad de actualizar la forma y oportunidad del flujo de información entre la superintendencia y sus vigilados.

• Con el objeto de mejorar su tarea de IVC, la Superintendencia Nacional de Salud, viene desarrollando un sistema de información que busca aplicar esas nuevas tecnologías, optimizar la calidad de la información y facilitar a los vigilados el cumplimiento de sus obligaciones.

Por lo anterior, este despacho imparte las siguientes instrucciones relacionadas con el reporte de datos a la superintendencia, por parte de las empresas sociales del Estado y hospitales públicos.

1. Responsables ante la Superintendencia Nacional de Salud por la remisión de información.

Los responsables de remitir la información financiera complementaria relacionada con presupuesto, facturación, deudores y acreedores a la Superintendencia Nacional de Salud, serán los representantes legales de las empresas sociales del Estado y hospitales públicos.

2. Datos a reportar.

2.1. Información financiera complementaria.

La información financiera complementaria relacionada con presupuesto, facturación, deudores y acreedores debe ser reportada directamente a la Superintendencia Nacional de Salud por las empresas sociales del Estado y hospitales públicos. La anterior información se deberá enviar, en las condiciones aquí determinadas, en los siguientes archivos:

• Archivo tipo 1. Datos generales.

• Archivo tipo 2. Deudores.

• Archivo tipo 3. Acreedores.

• Archivo tipo 4. Facturación.

• Archivo tipo 5. Presupuesto de ingresos.

• Archivo tipo 6. Presupuesto de egresos.

• Archivo tipo 7. Personal.

2.2. Dictamen del revisor fiscal.

Al cierre del ejercicio del 31 de diciembre de cada año, se remitirá únicamente, al correo electrónico divese@supersalud.gov.co de la Superintendencia Nacional de Salud, el dictamen del revisor fiscal, con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley, siempre y cuando su autenticidad se garantice con la firma digital de que trata el numeral seis (6) de esta circular. Cuando ese no sea el caso (y no se haya vencido el plazo previsto, en el mismo numeral, para el cumplimiento de esa obligación), ese documento, deberá enviarse vía correo postal a la Superintendencia Nacional de Salud, división de ESE, carrera 13 Nº 32-76, en Bogotá.

3. Especificaciones técnicas.

Los datos deberán ser reportados bajo la estructura y demás condiciones especificadas en el anexo técnico de esta circular.

4. Plazo.

La información solicitada deberá ser presentada de manera oportuna, veraz, confiable y razonable en las fechas que se señalan a continuación:

Período de corteFecha de presentación
A 31 de diciembre25 de febrero
A 31 de marzo25 de abril
A 30 de junio25 de julio
A 30 de septiembre25 de octubre

5. Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada.

La información incompleta, la reportada de manera distinta a lo dispuesto en esta circular externa y aquella allegada que no pueda ser procesada por el sistema debido a errores imputables al usuario, se considerará como no presentada.

6. Seguridad legal y técnica de la información.

Con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, la Superintendencia Nacional de Salud, iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

En particular, se busca, entre otros objetivos, reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la información.

Con ese objetivo, los archivos reportados a la superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal [archivos uno (1) al siete (7)] y por el contador [dos (2) al seis (6)] relacionados en el numeral 2.1. De igual forma, el dictamen, exigido en el numeral 2.2 deberá llegar debidamente autenticado por parte del revisor fiscal a través del mismo mecanismo.

En consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital, expedido por una organización debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para actuar como entidad de certificación. Esta firma digital deberá ser adquirida y administrada por las diferentes empresas sociales del Estado e instituciones hospitalarias públicas.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará determinado por las características de la solución que brinde la entidad certificadora y los requisitos que la superintendencia determine. Esta obligación será efectiva a partir de la tercera entrega del año 2005, esto es, el 25 de julio (corte a jun. 30).

7. Sanciones.

El incumplimiento a lo aquí dispuesto dará lugar a la aplicación de las sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

Así mismo, se realizarán por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, los traslados que se ameriten a la Junta Central de Contadores como máximo tribunal disciplinario de la profesión contable, para que adelante las investigaciones administrativas en contra de los contadores públicos y revisores fiscales por el incumplimiento de sus funciones.

8. Vigencia.

La presente circular modifica y deroga en las partes que le sean contrarias a la Circular Externa Conjunta 120SNS-043CGN de septiembre de 2001, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación y rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

24 de diciembre de 2004.

NOTA: El anexo técnico perteneciente a la presente circular puede ser consultado en la Superintendencia Nacional de Salud.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de las empresas sociales del Estado e instituciones hospitalarias públicas.

(Nota: Véase Circular Externa 36 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Modificada por la Circular Externa 36 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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