Superintendencia de Industria y Comercio

PROYECTOS DE CIRCULAR [sic]

PROYECTO DE [sic] CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2012

(Junio 20)

Asunto: Modificar el título VIII de la circular única.

1. Objeto.

Modificar el título VIII de la circular única respecto de algunos aspectos referentes a los registros públicos que asumieron las cámaras de comercio en virtud de lo dispuesto en el artículo 166 del Decreto-Ley 19 de 2012 y los traslados de domicilio de las sociedades de que trata el artículo 154 del mismo decreto-ley.

2. Fundamento legal.

2.1. El Decreto-Ley 19 del 10 de enero de 2012, corregido por el Decreto 53 del 13 de enero del mismo año.

El pasado 10 de enero de 2012, el Presidente de la República expidió el Decreto-Ley 19 de 2012 “[p]or el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”, con fundamento en las precisas facultades extraordinarias otorgadas en el parágrafo 1º del artículo 75 de la Ley 1474 de 2011.

En el artículo 166 del mencionado decreto se establece que al registro único empresarial (RUE), de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que en el pasado integró el registro mercantil y el registro único de proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones de los siguientes registros:

i) El registro de entidades sin ánimo de lucro creado por el Decreto 2150 de 1995;

ii) El registro nacional público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar de que trata la Ley 643 de 2001;

iii) El registro público de veedurías ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003;

iv) El registro nacional de turismo de que trata la Ley 1101 de 2006;

v) El registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, y

vi) El registro de la economía solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, y dispuso que en adelante se denominará registro único empresarial y social (RUES), “el cual será administrado por las cámaras de comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional”(destacado fuera de texto).

A su vez, señaló que corresponde a esta superintendencia regular la integración de los registros garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de todos los usuarios de los registros públicos y que la integración debe hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos.

Por su parte, el artículo 154 del Decreto-Ley 19 de 2012, dispuso:

“El artículo 165 del Código de Comercio quedará así:

‘ART. 165.—Reforma estatutaria por cambio de domicilio de la sociedad. Cuando una reforma del contrato tenga por objeto el cambio de domicilio de la sociedad y este corresponda a un lugar comprendido dentro de la jurisdicción de una cámara de comercio distinta de aquella en la cual se haya registrado el acto de constitución, deberá registrarse únicamente la reforma que contiene el cambio de domicilio social en la cámara de comercio de origen, la cual procederá a hacer el respectivo traslado de las inscripciones que reposan en sus archivos, a la cámara de comercio del nuevo domicilio.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará también en los casos en que por alteraciones en la circunscripción territorial de las cámaras de comercio, el lugar del domicilio principal de una sociedad corresponda a la circunscripción de una cámara distinta’”.

2.2. Facultades propias de la superintendencia y las otorgadas en otras normas.

De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio y en los numerales 17, 18 y 61 del artículo 1º, del Decreto 4886 del 23 de diciembre de 2011, “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las cámaras de comercio.

Mediante Circular Externa 8 del 27 de febrero de 2012, esta superintendencia impartió algunas instrucciones a las cámaras de comercio, frente a los registros públicos señalados en el artículo 166 del Decreto-Ley 19 de 2012, sin embargo, resulta necesario precisar algunos aspectos, con el fin de facilitar su adecuado cumplimiento.

3. Instructivo.

3.1. Modificar en el numeral 1.3.1del capítulo primero del título VIII de la circular única referente a los libros para el registro de entidades sin ánimo de lucro, el “Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro”, el cual quedará así:

“Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro.

Los libros de asociados, actas del máximo órgano social y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad”.

3.2. Modificar el numeral 1.3.7.1 del capítulo primero del título VIII de la circular única , así:

1.3.7.1. Las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir el documento de constitución de una entidad sin ánimo de lucro del sector solidario, cuando en el mismo:

a) No se exprese en su totalidad los requisitos formales previstos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995;

b) No se establezca que la vigencia es indefinida; o

c) Que no haya designación del revisor fiscal, excepto en los casos en los que la ley establezca lo contrario.

En el caso de las precooperativas, la vigencia deberá ser de cinco (5) años, prorrogables como lo ordena el artículo 125 de la Ley 79 de 1988, so pena de no ser procedente la inscripción.

3.3. Modificar el numeral 1.3.7.7 del capítulo primero del título VIII de la circular única así:

1.3.7.7. Las cámaras de comercio inscribirán todas las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, independientemente de que se encuentren exceptuadas en los artículos 45 del Decreto 2150 de 1995 y 3º del Decreto 427 de 1996, siempre y cuando las mismas se constituyan cumpliendo con las prescripciones referidas en el numeral 1.3.7. del capítulo primero, título VIII de la circular única.

3.4. Modificar el numeral 1.3.12 del capítulo primero del título VIII de la circular única suprimiendo entre otras modificaciones, la obligación de las cámaras de comercio de trasladar todos los registros de las entidades del sector solidario efectuados con anterioridad al 1º de marzo de 2012 al libro III, aclarando que las nuevas solicitudes de inscripción sí deben realizarse en el referido libro, por lo tanto, el numeral 1.3.12, quedará así:

“1.3.12. Traslado del registro.

Para efectos del traslado del registro de las entidades del sector solidario se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- Cada entidad que ejerza control y vigilancia a entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, y que a la fecha lleven su registro, hará entrega formal de todos los archivos correspondientes a sus registros, incluidos los documentos de constitución, reformas y nombramientos, para lo cual firmará con la Confederación de Cámaras de Comercio, Confecámaras, un protocolo al que deberán sujetarse ambas partes.

- A su vez, cada entidad expedirá un certificado especial de las entidades del sector solidario a su cargo, expedido con las condiciones que se fijen en el protocolo técnico referido anteriormente.

- Las cámaras de comercio registrarán en el libro III del registro de entidades sin ánimo de lucro, el referido certificado especial, que no generará ningún cobro por concepto de su inscripción, y le creará a cada entidad un expediente identificado con un número consecutivo.

- Cuando se soliciten certificados especiales históricos respecto de actos o documentos inscritos con anterioridad a su registro en la cámara de comercio, esta última expedirá una copia textual del documento o acto que entregó la entidad que ejerce control y vigilancia de la misma, en el que conste la información solicitada por el usuario”.

3.5. Modificar el numeral 1.1.1 del capítulo primero del título VIII de la circular única respecto al libro XXII. Del registro de personas naturales y jurídicas que ejerzan las actividades de vendedores de juegos de suerte y azar en el registro mercantil, así:

“Libro XXII. Del registro de personas naturales y jurídicas que ejerzan las actividades de vendedores de juegos de suerte y azar. Se inscribirán en este libro:

- Los actos y documentos de los vendedores de juegos de suerte y azar, respecto de los cuales la ley exija su inscripción, tales como constitución de personas jurídicas, nombramientos, reformas estatutarias, disolución, administración de sus bienes, incapacidades e inhabilidades, entre otros”.

3.6. Suprimir el numeral 1.1.2.4 del capítulo primero del título VIII de la circular única

Se suprime el numeral 1.1.2.4 del capítulo primero del título VIII de la circular única, en el cual se establecía la obligación de las cámaras de comercio de trasladar todos los registros de los vendedores de juegos de suerte y azar, efectuados con anterioridad al 1º de marzo de 2012, al libro XXII, aclarando que las nuevas solicitudes de inscripción sí deben realizarse en el referido libro.

Así las cosas, para el evento de una inscripción de persona natural que se dedique a la actividad de vendedor de juegos de suerte y azar, la cámara de comercio respectiva matriculará al comerciante en el libro XV únicamente. Con posterioridad a la matrícula, cualquier inscripción de un acto o documento se llevará a cabo en el libro XXII.

Para el evento de una inscripción de persona jurídica, que se dedique a la actividad de vendedor de juegos de suerte y azar, la cámara de comercio matriculará al comerciante en el libro XV, inscribirá el documento de constitución y demás actos y documentos en el libro XXII.

3.7. Suprimir el numeral 1.3.13.3 del capítulo primero del título VIII de la circular única.

Se suprime el numeral 1.3.13.3 del capítulo primero del título VIII de la circular única, en el cual se establecía la obligación de las cámaras de comercio de trasladar todos los registros de las veedurías ciudadanas efectuados con anterioridad al 1º de marzo de 2012 al libro IV, aclarando que las nuevas solicitudes de inscripción que efectúen las cámaras de comercio, sí deben realizarse en el referido libro.

3.8. Modificar el numeral 1.3.14.3 del capítulo primero del título VIII de la circular única, el cual quedará así:

“1.3.14.3. Traslado del registro.

Para efectos del traslado del registro de las entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro que actualmente lleva el Ministerio del Interior, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

- El ministerio expedirá un certificado especial de las entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, vigentes a la fecha de entrega del archivo en el que indicará, como mínimo, la siguiente información que debe corresponder con la última información reportada:

Razón social, sigla y domicilio principal de la entidad.

Relación de los datos del último apoderado registrado indicando su nombre, número y clase de identificación, último domicilio y facultades otorgadas, domicilio donde se establecerán los negocios en Colombia, así como los datos de origen del documento, como son fecha, origen, ciudad y datos del registro.

- Las cámaras de comercio registrarán en el libro V del registro de entidades sin ánimo de lucro, el referido certificado especial, creándole a cada entidad un expediente identificado con un número consecutivo y al momento de certificar deberá indicarse expresamente que dicha información corresponde a la reportada por el Ministerio del Interior. A partir de este registro se inscribirán en el mismo expediente los demás actos y documentos provenientes de la respectiva entidad.

- En el evento en que el Ministerio del Interior no reporte alguno de los datos señalados en el certificado especial, las cámaras de comercio deberán proceder al registro, pero indicarán que esa información no fue reportada. Así, por ejemplo, si no existe evidencia de la identificación del apoderado, deberá indicar No existe constancia.

- Para efectos de determinar la jurisdicción donde debe realizarse el registro, en caso de que el ministerio no haya reportado la información respecto del domicilio donde se establecerán los negocios en Colombia, el mismo se fijará según la ciudad del círculo notarial de la escritura pública de protocolización de los documentos, de que trata el artículo 48 del Código de Procedimiento Civil.

- A partir del primero (1º) de marzo de dos mil doce (2012), cuando se soliciten certificados especiales históricos respecto de actos o documentos inscritos con anterioridad a su registro en la cámara de comercio, esta última expedirá una copia textual del documento o acto que entregó el Ministerio del Interior, en el que conste la información solicitada por el usuario.

4. Adicionar los numerales 1.1.7.1.4, 1.1.7.1.5, 1.1.7.1.6 al numeral 1.1.7.1 del capítulo primero del título VIII de la circular única, así:

1.1.7.1. Sobre la inscripción del cambio de domicilio del comerciante.

1.1.7.1.4. Para proceder a la inscripción de la cancelación de la matrícula local, la cámara de comercio de origen deberá verificar que el comerciante se encuentre al día en el pago de su renovación, inclusive en el año en que solicita su cancelación, salvo que realice la petición dentro de los tres primeros meses del año, por cuanto no deberá cancelar la tarifa correspondiente a ese último año.

1.1.7.1.5. La reforma de cambio de domicilio únicamente será inscrita en la cámara de comercio de origen. Al momento de efectuar la solicitud de inscripción del traslado de domicilio, el comerciante deberá indicar los datos de dirección y contacto del nuevo domicilio.

1.1.7.1.6. En los cambios de domicilio de las personas naturales la cámara de comercio de origen inscribirá en el libro XV la novedad, entendiéndose el mismo como una mutación, para lo cual se generará el cobro de los respectivos derechos por concepto del mismo, y se aplicarán las mismas reglas anteriormente señaladas.

5. Adicionar el numeral 1.1.7.3 al capítulo primero del título VIII de la circular única, así:

1.1.7.3. Trámite de las cámaras de comercio para el traslado y entrega de documentos de registro.

Una vez la cámara de comercio de origen realice la inscripción del traslado de domicilio del comerciante deberá realizar el trámite, traslado y entrega de la documentación relacionada con el registro mercantil con sujeción a las siguientes reglas:

a) Matrícula mercantil: Copia de los formularios de matrícula mercantil y sus correspondientes renovaciones serán entregados a la cámara que recibe por la cámara de comercio de origen.

La cámara de comercio que recibe, contará con un plazo máximo de 15 días hábiles para cumplir con el trámite de traslado, para lo cual asignará oficiosamente nuevo número de matrícula sobre el último formulario diligenciado por el comerciante. La cámara de comercio que hace entrega de los documentos inscritos debe dejar constancia de este hecho y de la causa que lo motivó, en los registros o controles que para el efecto tenga establecidos. Las certificaciones serán expedidas por la cámara de comercio de la nueva jurisdicción.

b) Documentos inscritos: Los documentos inscritos en el registro mercantil serán entregados en su totalidad a la cámara de comercio de la nueva jurisdicción. Los formularios y los documentos inscritos podrán ser entregados en medios digitales, si la cámara de comercio garantiza la reproducción de las imágenes conforme a la ley.

c) Deberes de la nueva cámara de comercio. Para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 154 del Decreto 19 de 2012, la cámara de comercio que recibe, deberá inscribir oficiosamente los documentos en los libros correspondientes, sin que se genere cobro alguno por las inscripciones y actuaciones que se deriven de la diligencia de entrega y recibo de documentos por el traslado de domicilio y sin efectuar un nuevo control de legalidad. Para este último efecto, la cámara que recibe dejará constancia en cada inscripción que el documento había sido previamente inscrito en la cámara de origen y que la nueva inscripción se efectúa con ocasión del cambio de jurisdicción ocurrido.

d) Entrega inmediata de documentos. La diligencia de entrega de los documentos a que se hace referencia en el presente numeral, deberá hacerse en un plazo máximo de 3 días hábiles.

e) La cámara que remita los documentos dejará constancia de dicha circunstancia mediante certificación que se archivará en carpeta especial para el efecto y en ella se indicará el número que identifique al inscrito, la cámara de comercio destinataria, la fecha, el motivo que originó su remisión y el número total de folios enviados.

6. Vigencia. La presente circular entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a cámaras de comercio.

Aviso aclaratorio: La Superintendencia de Industria y Comercio informa que mediante publicación realizada en el Diario Oficial Nº 48.468 de junio 21 de 2012, rectifica la publicación antes mencionada, ya que el título de la misma ha debido ser Circular Externa 12 de 2012, y no Proyecto de Circular 12 de 2012, el mencionado aviso aclaratorio aparece en el Diario Oficial Nº 48473 de junio 26 de 2012, página 78.