CIRCULAR EXTERNA 12 DE FEBRERO 27 DE 2017

 

Ministerio de Salud y Protección Social

CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2017

(Febrero 27)

Asunto: Envío de los datos al Ministerio de Salud y Protección Social del registro individual de prestación de servicios de salud (RIPS), de las atenciones realizadas a ciudadanos extranjeros en las instituciones prestadoras de servicios de salud de los departamentos ubicados en las fronteras con Brasil, Ecuador, Panamá, Perú, Nicaragua y Venezuela.

El Ministerio de Salud y Protección Social,

en desarrollo de lo previsto en el artículo 2º, numeral 23, del Decreto 4107 de 2011, modificado por el Decreto 2562 de 2012, y con el objeto de realizar el análisis de la información relacionada con el registro individual de prestación de servicios de salud (RIPS) que sustente estudios binacionales relacionados con la demanda de los servicios de salud y la disponibilidad y suficiencia de la oferta así como conocer el comportamiento de las tarifas en los departamentos Amazonas, Arauca, Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Boyacá, Cesar, Chocó, Guainía, La Guajira, Nariño, Norte de Santander, Putumayo, Vaupés y Vichada, ubicados en zonas de frontera y la transferencia de datos de las prestaciones individuales de salud de los usuarios extranjeros, directamente desde las instituciones prestadoras de servicios de salud, IPS públicas, se permite Instruir a todas las IPS habilitadas en dichos departamentos, para que envíen al Ministerio de Salud y Protección Social los registros individuales de prestación de servicios de salud (RIPS), de las personas extranjeras allí atendidas, de acuerdo con la especificación del anexo técnico 1, numeral 2º, de la Resolución 3374 de 2000 a través de la plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento:

1. Especificación para el envío de los archivos RIPS por parte de las IPS a través PISIS.

Las IPS de que trata la presente circular deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del registro individual de prestaciones de salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolución 3374 de 2000, de acuerdo con la siguiente especificación técnica.

1.1. Especificación del nombre de los archivos.

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Módulo de informaciónRIPIdentificador del módulo de información: RIPS3
Tipo de fuente165Fuente de la Información: Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS)3
Tema de informaciónRIPSConjunto de archivos de prestaciones de salud4
Fecha de corteAAAAMMDDDebe corresponder al último día calendario del periodo de información reportada.
Por ejemplo: 20160831.
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Componente del nombre de archivoValores permitidos o formatoDescripciónLongitud fijaRequerido
Tipo de identificación de la entidad reportanteNITipo de identificación de la entidad reportadora de la información, número de identificación tributaria (NIT).2
Número de identificación de la entidad reportante999999999999Número de identificación de la IPS que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: número de NIT, sin dígito de verificación.
Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo.
Por ejemplo: 000860999123
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Extensión del archivo.DATExtensión del archivo.4

Nombres de archivos comprimidos:

Tipo de archivoNombre del anexo técnicoEjemplos de nombres de archivoLongitud del nombre
Registros individuales de prestaciones de saludRIP165RIPSRIP165RIPSAAAAMMDDNIXXXXXXXXXXXX.DAT36

1.2. Contenido del archivo comprimido.

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características:

— Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a .DAT.

— Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el anexo técnico 1, numeral 2º, de la Resolución 3374 de 2000, así:

Nombre archivo planoTipo de archivoPeriodo del archivo
CTMMAAAACT Archivo de controlEl nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así:
MM: mes AAAA: año
El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene.
Ejemplo:
Nombre del archivo comprimido:
RIP165RIPS20160831NIXXXXXXXXXXXX.DAT
El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos, según el ejemplo:
US082016.txt
AF082016.txt
AP082016.txt
AC082016.txt
AH082016.txt
AU082016.txt
AN082016.txt
AM082016.txt
AT082016.txt
USMMAAAAUS Archivo de usuarios
AFMMAAAAAF Archivo de transacciones (facturas)
APMMAAAAAP Archivo de procedimientos
ACMMAAAAAC Archivo de consultas
AHMMAAAAAH Archivo de hospitalización
AUMMAAAAAU Archivo de urgencias
ANMMAAAAAN Archivo de recién nacidos
AMMMAAAAAM Archivo de medicamentos
OTMMAAOT Archivo de otros servicios

2. Periodo de reporte y plazo.

Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en los departamentos en zonas frontera se deben reportar así:

 Periodo a reportarFecha de reporte a través de PISIS
Reporte inicial Del 1º de marzo al 31 de marzo de 2017 De 1º al 15 de abril de 2017
Reporte periódico A partir del mes de abril de 2017 Durante los primeros 15 días calendario del mes siguiente.

3. Consideraciones para el reporte de los RIPS.

3.1. Entidades a quienes se debe reportar.

Los reportes de las atenciones de ciudadanos extranjeros deberán enviarse tanto al Ministerio de Salud y Protección Social, como a la dirección departamental de salud respectiva, para su propia gestión.

Las demás atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente.

3.2. Determinación del tipo de identificación.

Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificación equivalente se permiten los siguientes tipos de identificación: PA=Pasaporte, CD=Carné diplomático, SV=Salvoconducto o CE=Cédula de extranjería.

Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificación equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificación: AS = Adulto sin identificar, MS = Menor sin identificar.

3.3. Determinación del número de identificación:

Se debe incluir en el número de identificación la expresión “BRA” para nacionales brasileños, “ECU” para nacionales ecuatorianos, “NIC” para nacionales nicaragüenses, “PAN”, para nacionales panameños, “PER” para nacionales peruanos y “VEN” para nacionales venezolanos, seguido del número de identificación presentado por el paciente o el consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna identificación, seguido del número de identificación del país respectivo.

Cuando el paciente no tiene documento de su país, la IPS debe generar por cada paciente un consecutivo de cinco dígitos, iniciando con el 00001.

La identificación debe diligenciarse, así:

• BRAnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Brasileños

• ECUnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Ecuatorianos

• NICnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Nicaragüenses.

• PANnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Panameños.

• PERnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Peruanos.

• VENnúmero de documento nacional de identificación 0 consecutivo de pacientes sin documento de identificación” para nacionales Venezolanos.

4. Plataforma para el envío de la información.

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del sistema integral de información de la protección social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no tiene usuario debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del Sispro.

Registrar entidad:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad.aspx

Registrar solicitud de usuario:

http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/RegistroSolicitudes.aspx

5. Control de calidad de la información.

La plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura determinada en la presente Circular y realiza el proceso de validación, así:

• Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

• Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

6. Tratamiento de la información.

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las leyes estatutarias 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el capítulo 25 del título 2 del libro 2 de la parte 2 del Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten, aclaren o sustituyan.

7. Seguridad y veracidad de lo reportado.

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

8. Mesa de ayuda.

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace:

http://www.sispro.gov.co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx

Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace:

http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de febrero de 2017.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a las instituciones prestadoras de servicios de salud, direcciones departamentales de salud y entidades municipales de salud, todas ellas ubicadas en zona de frontera.