CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2007 

(Marzo 1º)

Ref.: Envío de información desagregada a la Superintendencia Financiera de Colombia para el cálculo de la tasa de cambio representativa del mercado (TRM).

Como es de su conocimiento, mediante la Circular Externa 39 de 2004 se modificó el anexo 1 de la Circular Externa 100 de 1995, con el fin de incluir dentro de las instrucciones sobre el informe diario de compra y venta de divisas a las compañías de financiamiento comercial y a las sociedades comisionistas de bolsa, introducir modificaciones a la proforma F.1000-37 Informe diario-Compra y venta de divisas (formato 102) y adoptar la proforma F.1000-102 compra y venta de divisas-confirmación de operaciones, para que las entidades señaladas remitieran a la subdirección de análisis financiero y estadística de la entonces Superintendencia Bancaria de Colombia, la información requerida para el cálculo de la tasa de cambio representativa del mercado (TRM), conforme a lo señalado en la Circular Reglamentaria DODM-146 de 2004 del Banco de la República.

De acuerdo con lo anterior, con el propósito de tener mejores mecanismos de control de la información requerida y para efectos de la certificación que realiza la Superintendencia Financiera de Colombia, SFC, sobre el particular, este despacho en uso de sus facultades legales, considera necesario modificar mediante la presente circular el anexo 1 de la Circular Externa 100 de 1995 con el fin de eliminar la proforma F.1000-102 “Compra y venta de divisas-Confirmación de operaciones” y adoptar la proforma F.0000-130 (formato 395) “Compra y venta de divisas-desagregado de operaciones”.

Así mismo, se modifica el instructivo de la proforma F.1000-37 (formato 102) “Informe diario de compra y venta de divisas”, en el sentido de incluir, además de las operaciones realizadas en las ciudades mencionadas en la proforma, las realizadas en las ciudades de Bucaramanga y Cartagena.

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La proforma F.0000-130 (formato 395) deberá ser enviada a partir del veintiséis (26) de marzo de 2007 vía RAS, en concordancia con lo dispuesto en el instructivo de la proforma.

En consecuencia, la presente circular rige a partir del veintiséis (26) de marzo del presente año. Sin embargo, desde el doce (12) y hasta el veintitrés (23) de marzo de 2007, las entidades deberán obligatoriamente realizar transmisiones diarias de prueba, las cuales no serán tenidas en cuenta para el cálculo de la TRM.

Se adjuntan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de los establecimientos bancarios comerciales, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, Banco de Comercio Exterior de Colombia-Bancóldex, Financiera Energética Nacional, FEN, y de sociedades comisionistas de bolsa.

ANEXO I-Remisión de información

PARTE II-Proformas F.1000.

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Tema:Compra y venta de divisas
Nombre de proformaInforme diario-Compra y venta de divisas
Número de proforma:F.1000-37
Número de formato:102
Objetivo:De acuerdo con lo establecido en el artículo 80 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, en concordancia con la Circular Reglamentaria Externa DODM 146 de 2004 del Banco de la República, recibir la información de las operaciones de compra y venta de divisas necesaria para calcular la tasa de cambio representativa del mercado (TRM).
Tipo de entidad a la que aplica:Establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, Banco de Comercio Exterior de Colombia-Bancóldex, Financiera Energética Nacional, FEN, y sociedades comisionistas de bolsa.
Periodicidad:Diaria
Trámite:485 Tasa de cambio representativa del mercado TCRM.
Fecha de corte de la información:El mismo día
Fecha y tiempo de reporte:Todos los días hábiles en Colombia a más tardar a las 4:00 p.m., salvo aquellos que correspondan a días festivos en los Estados Unidos de América.
Documento técnico:SB DS 003
Tipo y número del informe10 Informe diario de divisas
Medio de envío:RAS
Dependencia usuaria:Subdirección de análisis financiero y estadística

Instructivo

Generalidades

Para los efectos del cálculo de la TRM, se deben reportar las operaciones de compra y venta de divisas en las siguientes condiciones:

• Se debe incluir, por lo menos, las operaciones realizadas en las ciudades de Bogotá, D.C., Barranquilla, Cali, Medellín, Bucaramanga y Cartagena.

• Se deben excluir las operaciones de ventanilla y las de derivados sobre divisas.

• Se debe reportar la información consolidada de todas las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas en el mismo día del reporte y pactadas para cumplimiento en ambas monedas el mismo día de su negociación.

• La información debe reportarse todos los días hábiles en Colombia, salvo aquellos que correspondan a días festivos en los Estados Unidos de América (relacionados al final del presente instructivo), en los cuales no se debe realizar el reporte y no se efectuará el cálculo.

• Los montos transados se deben reportar en dólares de los Estados Unidos de América.

• Se debe reportar la información de las tasas de negociación, es decir, sin incluir el valor del IVA y sin deducir la retención en la fuente. Las tasas de cambio corresponden al promedio ponderado de las respectivas operaciones.

• Las operaciones que no se hayan concretado antes del momento de efectuar el reporte a la SBC se deben asimilar a operaciones overnight o nextday y, por lo tanto, reportarse en el formato correspondiente a posición propia. Las sociedades comisionistas de bolsa en tanto no efectúan reporte de posición propia a la SBC no deben reportar la información correspondiente a tales operaciones.

La entidad debe contar con una persona responsable del diligenciamiento de la proforma la cual debe estar a disposición de la subdirección de análisis financiero y estadística cuando menos hasta las 4:30 p.m. de los días en que se debe efectuar reporte a la SBC.

La TRM es calculada y certificada por la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), conforme a esta metodología con las operaciones del día anterior y con base en la información disponible.

De acuerdo con lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa DODM 11 del 4 de marzo de 2003 del Banco de la República, la TRM del día hábil siguiente a un festivo en los Estados Unidos de América, será la misma TRM vigente en el día festivo. Para los días sábado, domingo y festivos aplicará la TRM vigente en el día hábil inmediatamente siguiente.

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Proforma, F.1000-37.

ANEXO I-Remisión de información

PARTE II-Proformas F.0000.

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Tema:Compra y venta de divisas
Nombre de proformaCompra y venta de divisas-Desagregado de operaciones
Número de proforma:F.0000-130
Número de formato:395
Objetivo:De acuerdo con lo establecido en el artículo 80 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, y teniendo en cuenta la Circular Reglamentaria Externa DODM 146 de 2004 del Banco de la República, el objetivo es recibir información desagregada de operaciones de compra y venta de divisas, necesaria para el cálculo de la tasa de cambio representativa del mercado (TRM). Así mismo, para efectos de control se exigen las operaciones pactadas para cumplimiento al día siguiente (T+1) y a los 2 días (T+2), las cuales no se incluyen en el cálculo de la TRM.
Tipo de entidad a la que aplica:Establecimientos bancarios comerciales, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, Banco de Comercio Exterior de Colombia-Bacóldex, Financiera Energética Nacional, FEN, y sociedades comisionistas de bolsa.
Periodicidad:Diaria
Trámite:485. Tasa de cambio representativa del mercado, TRM.
Fecha de corte de la información:El mismo día.
Fecha de reporte:Todos los días hábiles en Colombia hasta las 4:00 p.m., salvo aquellos que correspondan a días festivos en los Estados Unidos de América.
Documento técnico:SB DS 007.
Tipo y número del informe0 área 9-Compra y venta de divisas
Medio de envío:RAS
Dependencia usuaria:Subdirección de análisis e información

Instructivo

Generalidades

Se deben reportar las operaciones de compra y venta de divisas en las siguientes condiciones:

• Se debe incluir, por lo menos, las operaciones realizadas en las ciudades de Bogotá, D.C., Barranquilla, Cali, Medellín, Bucaramanga y Cartagena.

• Se debe reportar la información desagregada de todas y cada una de las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas el mismo día del reporte y pactadas para cumplimiento en ambas monedas el mismo día de su negociación. Adicionalmente, se debe reportar la información desagregada de todas y cada una de las operaciones pactadas para cumplimiento al día siguiente (T+1) y a los dos días (T+2).

Para estos efectos se debe tener en cuenta la fecha de la negociación de la operación y no la fecha del cumplimiento de la misma.

• Los montos transados se deben reportar en dólares de los Estados Unidos de América.

• Se debe reportar la información de las tasas de negociación, es decir, sin incluir el valor del IVA y sin deducir la retención en la fuente. Para las operaciones de compra y venta de divisas que se realicen mediante contratos de comisión, las tasas de negociación deberán incluir la comisión correspondiente, en concordancia con el artículo 70 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República.

• La entidad debe contar con una persona responsable del diligenciamiento de la proforma la cual debe estar a disposición de la subdirección de análisis e Información de la Superintendencia Financiera cuando menos hasta las 5:00 p.m. de los días en que se efectúe el reporte a la SFC. La entidad debe mantener actualizada la información relacionada con el nombre de la persona responsable, teléfono y extensión de su oficina y e-mail.

• De acuerdo con lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa DODM 146 del 21 de septiembre de 2004 del Banco de la República, la TRM del día hábil siguiente a un festivo en los Estados Unidos de América, será la misma TRM vigente en el día festivo. Para los días sábado, domingo y festivos aplicará la TRM vigente en el día hábil inmediatamente siguiente.

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• La presente proforma debe ser remitida con la firma digital del representante legal.

• La información de las operaciones pactadas con cumplimiento en el mismo día de su negociación (T+0) debe ser comparable y equivalente con los montos y tasas consolidadas del formato 102 de la proforma F.1000-37, que deberá enviarse primero. Si esta validación no se cumple la transmisión de los dos formatos será rechazada. Las operaciones con los intermediarios del mercado cambiario de las unidades de captura 7 y 8 deben ser equivalentes a las interbancarias de instituciones financieras del formato 102 de la proforma F. 1000-37.

• La información debe reportarse todos los días hábiles en Colombia, salvo aquellos que correspondan a días festivos en los Estados Unidos de América relacionados al continuación:

Días festivos en los Estados Unidos de América (*)
Día de Año Nuevo (New Year´s Day)1º de enero
Día de Martin Luther King, Jr. (Martin Luther King Day)Tercer lunes de enero
Día de los Presidentes (Presidents´ Day)Tercer lunes de febrero
Día Conmemorativo (Memorial Day)Último lunes de mayo
Día de la Independencia (independence Day)4 de julio
Día del Trabajo (Labor Day)Primer lunes de septiembre
Día de Colón (Columbus Day)Segundo lunes de octubre
Día de los Veteranos (Veterans Day)11 de noviembre
Día de Acción de Gracias (Thanksgiving Day)Cuarto jueves de noviembre
Día de Navidad (Christmas Day)25 de diciembre

Encabezado:

Entidad. Registre el tipo y código asignado por la SFC y el nombre o razón social de la entidad.

Fecha reporte. Registre la fecha de reporte a la que corresponde la información bajo el formato DD (día) MM (mes), AAAA (año).

Cuerpo del formato

Columna 1-Tipo de identificación. Se reporta de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = Cédula de ciudadanía; 2 = Cédula de extranjería; 3 = NIT; 4 = Tarjeta de identidad; 5 = Pasaporte; 6 = Carné diplomático; 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia; 8 = Fideicomiso, 9 = Registro civil de nacimiento. Si el tipo de identificación es 7 coloque el nombre del país entre paréntesis después del nombre de la columna 3.

Columna 2-Identificación. Registre el número de identificación del cliente (puede tener letras). Si el registro de la columna 1 corresponde al NIT, este debe diligenciarse sin dígito de verificación. La identificación, así conste de solo dígitos corresponde a un valor alfanumérico y debe ir alineado a la izquierda y relleno con espacios hasta completar 50 posiciones (campo alfanumérico).

Columna 3-Nombre. Registre el nombre o la razón social del cliente, diligenciando en mayúsculas, sin caracteres especiales alineado a la izquierda con espacios a la derecha, si es persona natural colocar los apellidos y luego los nombres (campo alfanumérico).

Columna 4-Monto. Registre el monto en dólares de cada una de las operaciones de compra o venta de divisas. Debe registrarse con dos decimales.

Columna 5-Tasa. Registre la tasa de negociación de cada una de las operaciones de compra o venta de divisas. Debe diligenciarse con dos decimales.

Columna 6-Cumplimiento. Registre el cumplimiento de la operación de acuerdo con los siguientes códigos: 0 si las operaciones de compra y venta de divisas en ambas monedas son pactadas para cumplirse el mismo día de su negociación, es decir, si la entrega efectiva de monedas ocurre el mismo día de celebración de la transacción; 1 = Si corresponde a operaciones de compra y venta de divisas pactadas para cumplimiento a un día después de la fecha de negociación (T+1) y 2 = Si corresponde a operaciones pactadas para cumplimiento a dos días después de la fecha de negociación (T+2).

Columna 7-Mercado. Registre el mercado en el cual se ha realizado la negociación de acuerdo con los siguientes códigos: 1 = si la negociación es en “SET-FX” o 2 = Si se realizó por otro medio.

Columna 8-Cédula de ciudadanía del operador. Registre el número de la cédula de ciudadanía del operador de divisas responsable de la negociación, con excepción de las operaciones de ventanilla, en las cuales se debe registrar el número de la cédula de ciudadanía de la persona que cierra la operación.

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Columna 9-Código del operador en Set-FX-. Registre el código asignado por el sistema SET-FX al operador de divisas que efectuó la operación. En el caso que no haya sido asignado código SET-FX se debe dejar en blanco.

Ejemplo del código asignado: XXXX XXXXXXXX

Tres primeros campos: código de la entidad; cuarto campo: letra de la ciudad desde donde actúa el operador; quinto campo: espacio en blanco; sexto campo en adelante: Nombre con que opera en el mercado el operador.

Si las operaciones reportadas no se realizaron por SET-FX pero el operador de divisas tiene código asignado en ese mercado, debe registrarlo.

El valor es alfanumérico alineado a la izquierda y relleno con espacios a la derecha hasta completar 50 caracteres (campo alfanumérico).

Unidad de captura 01. Registre cada una de las operaciones de compra de divisas por ventanilla en efectivo.

Unidad de captura 02. Registre cada una de las operaciones de venta de divisas por ventanilla en efectivo.

Unidad de captura 03. Registre cada una de las operaciones de compra de divisas por ventanilla en cheque.

Unidad de captura 04. Registre cada una de las operaciones de venta de divisas por ventanilla en cheque.

Unidad de captura 05. Registre cada una de las operaciones de compra de divisas por transferencia.

Unidad de captura 06. Registre cada una de las operaciones de venta de divisas por transferencia.

Unidad de captura 07. Registre cada una de las operaciones de compra de divisas con los intermediarios del mercado cambiario.

Unidad de captura 08. Registre cada una de las operaciones de venta de divisas con los intermediarios del mercado cambiario.

Clasificación de las operaciones:

Unidades de captura 1, 2, 3 y 4-Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla:

Se deben clasificar en estas unidades de captura las operaciones de compra y venta de divisas con cumplimiento en T+0, T+1 o T+2 realizadas en las modalidades de efectivo o cheque que no impliquen movimiento electrónico de divisas. Se excluyen las realizadas entre intermediarios del mercado cambiario. Debe observarse que las operaciones con cheques deben reportarse sólo cuando se tenga la certeza de que las divisas serán debitadas o acreditadas en cuenta máximo en t+2.

Unidades de captura 5 y 6-Operaciones de compra y venta de divisas por transferencia:

Se debe clasificar en estas unidades de captura las operaciones de compra y venta de divisas con cumplimiento en T+0, T+1 o T+2 realizadas con contrapartes diferentes a los intermediarios del mercado cambiario y distintas a las que se clasifican por ventanilla. No se deberán incluir las operaciones realizadas con el Banco de la República y la dirección nacional del tesoro.

Unidades de captura 7 y 8-Operaciones de compra y venta de divisas con intermediarios del mercado cambiario

Se debe clasificar en estas unidades de captura cualquier operación de compra y venta de divisas con cumplimiento en T+0, T+1 o T+2 efectuada con los intermediarios del mercado cambiario señalados en el artículo 58 de la Resolución Externa 8 de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República. Adicionalmente, se deberán registrar las operaciones realizadas con el Banco de la República y la dirección nacional del tesoro, a pesar de no estar estas entidades catalogadas como intermediarios del mercado cambiario.

Un ejemplo de archivo plano con este informe puede encontrarse en el documento técnico sbds007 en la parte de observaciones especificas por informe. Igualmente puede usarse el software disponible en la pagina web de la entidad en la parte de normativa, “software validador de cartera y otros”, para validar los archivos antes de trasmitirlos.

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