Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 12 DE 2014 

(Noviembre 20)

Asunto: Reporte del estado de situación financiera de apertura, Esfa.

Esta superintendencia con fundamento en las facultades consagradas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y lo señalado en el artículo 10, numeral 2, de la Ley 1314 de 2009, imparte a las entidades vigiladas clasificadas en grupo 3, las siguientes instrucciones en relación con el proceso de convergencia hacia los estándares de información financiera definidos por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2706 de 2012, así como las modificaciones realizadas por el Decreto 3019 de 2013.

Según lo establecido en el numeral 3 del artículo 3º del Decreto 2706 de 2012, el estado de situación financiera de apertura, se medirá por primera vez de acuerdo con los nuevos estándares de activos, pasivos y patrimonio de las entidades afectadas. Su fecha de corte es la fecha de transición, de acuerdo con el numeral 4 del artículo 3º ibídem.

Para la presentación del Esfa la Superintendencia de Economía Solidaria en el inciso 4º de la Circular Externa 11 de 2014 estableció que “los preparadores de información financiera que hacen parte del grupo 3 vigilados por esta superintendencia deberán presentar el Esfa haciendo uso del formato anexo a la presente circular externa, con su correspondiente instructivo y remitirse al correo reporteesfa-grupo3@supersolidaria.gov.co a más tardar el 30 de noviembre de 2014”.

La superintendencia en la revisión de los impactos en los balances de apertura y recepción de planes de implementación, evidenció atrasos en los procesos que debían realizar los preparadores de información financiera que hacen parte del grupo 3, por lo que considera necesario ampliar el plazo para la presentación del reporte del estado de situación financiera de apertura, Esfa, hasta el día 22 de diciembre de 2014.

Los preparadores de información financiera que hacen parte del grupo 3 vigilados por esta superintendencia deberán presentar el reporte del estado de situación financiera de apertura, Esfa, haciendo uso del formato anexo a la presente circular externa, con su correspondiente instructivo y deberán remitirse al correo reporteesfagrupo3@supersolidaria.gov.co.

Hacen parte integral de la presente circular externa, los formatos(1) y el instructivo.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y es de obligatorio cumplimiento para todas las organizaciones clasificadas en el grupo 3.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración o juntas directivas y revisores fiscales de organizaciones de la economía solidaria supervisadas que hacen parte del grupo 3 conforme a lo establecido en los decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013.

Instructivo para el reporte del estado de situación financiera de apertura, Esfa, para las entidades supervisadas que hacen parte del grupo 3 según lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2706 de 2012 y las modificaciones del Decreto 3019 de 2013.

I. Introducción

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2706 de 2012, así como las modificaciones realizadas mediante el Decreto 3019 de 2013, los preparadores de información financiera que hacen parte del grupo 3 deben elaborar un estado de situación financiera de apertura al 1º de enero de 2014, de conformidad con los nuevos estándares.

Según lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2706 de 2012 modificado por el artículo 1º del Decreto 3019 de 2013, aplicarán las normas de información financiera para las microempresas, aquellas que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:

a) Contar con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores;

b) Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV);

c) Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6000 SMMLV.

Para efectos del cálculo de, número de trabajadores, se consideran como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato; se excluyen de esta consideración las personas que presten servicios de consultoría y asesoría externa.

El cálculo del número de trabajadores y de los activos totales, a que aluden los literales (a) y (b) anteriores, se hará con base en el promedio de doce (12) meses, correspondiente al año anterior al período de preparación obligatoria definido en el cronograma establecido en el artículo 3º, del Decreto 2706, o al año inmediatamente anterior al período en el cual se determine la obligación de aplicar, el marco técnico normativo de que trata este decreto, en períodos posteriores al período de preparación obligatoria aludido.

Las mismas reglas se aplicarán para la determinación de los ingresos brutos a que alude el literal (c) anterior.

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, el presente instructivo busca facilitar la preparación y presentación del estado de situación financiera de apertura, Esfa, para los preparadores del grupo 3.

II. Preparación del Esfa

Conforme a lo establecido en el anexo (marco técnico normativo de información financiera para las microempresas) del Decreto 2706 de 2012, los preparadores de información del grupo 3, deberán en su estado de situación financiera de apertura en la fecha de transición a la norma de información financiera:

• Reconocer todos los activos y pasivos de acuerdo con lo señalado en el anexo del Decreto 2706 de 2012.

• No reconocer partidas como activos o pasivos si el mencionado decreto no lo permite.

• Reclasificar las partidas que reconoció, según su marco contable anterior, como activo, pasivo o componente de patrimonio, pero que son de un tipo diferente de acuerdo con el referido decreto.

• Aplicar lo establecido en el Decreto 2706 de 2012 al medir los activos, pasivos, ingresos y gastos reconocidos.

• Definir y documentar las políticas contables que se aplicarán.

Así mismo los preparadores de la información financiera, deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Establecer un control adicional del detalle de los ajustes del proceso de aplicación por primera vez que generen efectos retroactivos.

• Realizar la depuración de la contabilidad para elaborar el estado de situación financiera de apertura, Esfa.

• Preparar cada ajuste en partida doble y reconocer dicho efecto en el detalle asignado como “Resultados acumulados por convergencia”, para el efecto deberá diferenciar, de conformidad con la estructura del archivo dispuesto, el control diferenciado para cada uno de los ajustes del proceso de convergencia allí definidos.

• El Esfa debe ser remitido en formato Excel, reportando en miles de pesos y sin decimales.

III. Diligenciamiento del estado de situación financiera de apertura, ESFA, en formato Excel

El archivo en Excel del ESFA está compuesto de cinco (5) hojas, las cuales se describen a continuación:

1. Datos básicos.

2. Hoja de trabajo.

3. Estado situación financiera de apertura Esfa.

4. Conciliación patrimonial.

5. Notas de revelación de información financiera.

Se deberá tener en cuenta en el diligenciamiento de las diferentes columnas y filas que contiene la matriz, que las celdas que se encuentran formuladas, no deben ser modificadas por ninguna razón, para no alterar la información contenida en las diferentes hojas.

A continuación se presenta por cada hoja la forma como deberá ser diligenciada:

1. Datos básicos.

En esta hoja se presenta la información básica de la organización solidaria. Es necesario que se diligencien en su totalidad todas las celdas requeridas; si algún concepto no aplica, se debe digitar en la fila o celda correspondiente las palabras “NA”.

Los siguientes son los datos que deberán incluirse en esta hoja:

Código Sigcoop: Corresponde al número de identificación para el reporte de la información financiera.

Nombre y sigla de la organización solidaria: Se debe ingresar el nombre completo de la organización solidaria y su sigla.

NIT: Corresponde a los nueve (9) dígitos que conforman el número de identificación tributaria, es decir, sin incluir el de verificación.

Tipo de organización: Seleccione el tipo de entidad de la lista desplegable: a) Cooperativa especializada sin sección de ahorro y crédito; b) Cooperativa multiactiva sin sección de ahorro y crédito; c) Fondo de empleados; d) Asociación mutual; f) Institución auxiliar; e) Organismo de representación; f) Cooperativa de trabajo asociado o g) Otras figuras solidarias.

Nombre del representante legal: Registrar el nombre del representante legal.

Nombre del revisor fiscal: En caso de estar obligados a tener revisoría fiscal, registrar el nombre del revisor fiscal, en caso de ser designado de una firma, indicar el nombre de la persona jurídica.

Número de oficinas o sucursales: Diligencie el número de oficinas registradas al corte 31 de diciembre de 2013.

Número de empleados: Diligencie el número de empleados al corte 31 de diciembre de 2013.

Número de asociados: Número de asociados al corte 31 de diciembre de 2013.

Cargo y nombre de la(s) persona que diligencian el formato (si son varias personas, separe por comas).

Subordinada, independiente: Despliegue la ventana y encontrará el tipo al que usted pertenece a) Subordinada, y b) Independiente.

Nombre y sigla de la matriz (si es subordinada): Diligencie el nombre de su matriz en caso de que aplique.

Nivel de supervisión: Nivel 2. Cobija a cooperativas sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales e instituciones auxiliares cuyos activos a 31 de diciembre de 2013 sean iguales o superiores a tres mil doscientos cincuenta y cuatro millones novecientos treinta y seis mil trescientos setenta y cinco pesos ($3.254.936.375). Nivel 3. Cobija a cooperativas sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales e instituciones auxiliares cuyos activos a 31 de diciembre de 2013 sean inferiores a tres mil doscientos cincuenta y cuatro millones novecientos treinta y seis mil trescientos setenta y cinco pesos ($3.254.936.375).

2. Hoja de trabajo.

Está diseñada para que puedan observar los efectos de la adopción de normas internacionales mediante reclasificación y ajustes de saldos tras el cumplimiento de las normas aplicables, la cual está dividida en dos partes:

La primera parte, de esta hoja de trabajo consta de 10 columnas, a continuación se explica su diligenciamiento:

Código de la cuenta: Este código corresponde al plan único de cuentas vigente que aplican las organizaciones supervisadas por esta superintendencia.

Nombre de la cuenta: Corresponde al definido en el correspondiente plan único de cuentas.

Saldo inicial PCGA al 1º de enero de 2014: La entidad debe diligenciar aquí el saldo correspondiente al registrado con corte al 31 de diciembre de 2013.

Ajustes por errores en PCGA(2) débito: Una vez realizado el análisis de la información financiera, la entidad debe reportar aquí los ajustes por errores en PCGA local que se generen atendiendo lo establecido en el marco técnico normativo de información financiera para microempresas, los cuales deben ser registrados en la casilla correspondiente con naturaleza débito.

Ajustes por errores en PCGA crédito: Una vez realizado el análisis de la información financiera, la entidad debe reportar aquí los ajustes por errores en PCGA local que se generen atendiendo lo establecido en el marco técnico normativo de información financiera para microempresas, los cuales deben ser registrados en la casilla correspondiente con naturaleza crédito.

Ajustes por convergencia débito: La organización debe determinar y registrar los ajustes débito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación por primera vez señalado en el capítulo XV del marco técnico normativo de información financiera para microempresas establecido en el Decreto 2706 de 2012.

Ajustes por convergencia crédito: La entidad debe determinar y registrar los ajustes crédito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación por primera vez señalado en el capítulo XV del marco técnico normativo de información financiera para microempresas establecido en el Decreto 2706 de 2012.

Reclasificaciones por convergencia débito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza débito se deben reflejar en esta columna.

Reclasificaciones por convergencia crédito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza crédito se deben reflejar en esta columna.

Columna de control al 1º de enero de 2014: Esta columna deberá diligenciarse con los valores o saldos de los activos, pasivos y patrimonio que queden definidos al final del ejercicio de aplicación por primera vez del marco técnico normativo de información financiera para microempresas. Las demás partidas que no conlleven su reconocimiento bajo dicha norma deberán presentar al final del diligenciamiento, en todos los casos, un saldo igual cero (0).

Se mantuvo el detalle de las cuentas de orden, debido a que muchas de ellas son susceptibles de ser reclasificadas al estado de situación financiera de apertura.

Seguidamente, esta hoja incluye el detalle del estado de situación financiera de apertura (activo, pasivo y patrimonio), las cuentas están ordenadas por liquidez de acuerdo con la operatividad del sector e incluye los nombres de las cuentas que utiliza la taxonomía XBRL, recomendada por el IASB.

Activo: Presenta el desglose del activo, una vez reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Pasivo: Presenta el desglose del pasivo, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Patrimonio: Presenta el desglose del patrimonio, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

3. Estado de situación financiera de apertura, Esfa.

Esta hoja traerá automáticamente los datos básicos de la hoja de carátula estado de situación financiera, ESFA, teniendo en cuenta el marco técnico normativo de información financiera para microempresas.

4. Conciliación patrimonial.

En esta hoja las entidades deberán presentar los ajustes que se originan del cambio en la situación financiera al dejar de aplicar los principios colombianos y la aplicación por primera vez de lo señalado en el capítulo XV del marco técnico normativo de información financiera para microempresas establecido en el Decreto 2706 de 2012 “Resultados acumulados por convergencia del patrimonio”.

La conciliación patrimonial muestra los siguientes campos, los cuales se encuentran formulados:

• Saldo del patrimonio bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados locales.

• Modificación en los activos.

• Modificación en los pasivos.

• Modificación en el patrimonio.

• Total de la modificación por convergencia.

• Modificación por errores.

• Saldo del patrimonio.

La hoja presenta la variación absoluta ($) y relativa (%), con los ajustes que afectan el patrimonio. Es importante mencionar que los saldos de esta conciliación no se deben reportar por su naturaleza, sino como resultado de las disminuciones y aumentos en el patrimonio.

Seguidamente, se presenta un desglose de la modificación en los activos, pasivos y patrimonio, renglones en los que se deben presentar los ajustes y eliminaciones realizados y finalmente remitir en una línea el valor total de los incrementos y disminuciones de los activos, pasivos y patrimonio.

Se agregaron filas adicionales que estarán disponibles en caso de que la entidad requiera hacer uso de un mayor detalle, como complemento a la información de los ajustes reconocidos.

Finalmente se solicita el detalle del efecto del reconocimiento de errores bajo principios contables locales y el valor impacto del capital mínimo irreductible establecido en el estatuto.

5. Notas de revelación de información financiera.

Notas: En este campo debe diligenciar el número de la Nota, la cual debe cruzar con las cuentas a nivel general presentadas en el correspondiente estado de situación financiera de apertura, Esfa.

Activos, pasivos y patrimonio: En este campo se hace referencia a cada una de las partidas que conforman el balance, por cada una de las clasificaciones.

Saldo según el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas a 01/01/2014: Este saldo es traído de la hoja de situación financiera de apertura.

Políticas: La entidad debe diligenciar cada una de las políticas correspondientes de acuerdo con lo establecido en el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas establecido en el Decreto 2706 de 2012, incluidas las mediciones iniciales y posteriores, así como las repercusiones que esta situación tendría en la entidad al aplicar dicho estándar internacional.

Detalle de las notas: Las notas tienen como objetivo evidenciar el desglose de cada una de las operaciones y rubros de la entidad y como su nombre lo indica, son las revelaciones de las decisiones que las entidades tomaron para la convergencia, por tanto, se debe informar de una manera breve y clara cada uno de los ajustes y reclasificaciones, con el fin de que exista una debida trazabilidad sobre el proceso realizado para la presentación del Esfa, la entidad deberá remitir en la casilla correspondiente la conciliación y explicación de todos los ajustes, errores y reclasificaciones realizados por grupos homogéneos de los saldos conforme a lo señalado en el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas, incluyendo los impactos de la convergencia hacia los estándares internacionales.

(1) Los formatos en Excel del Esfa están disponibles en la página web (www.supersolidaria@gov.co) (sic) en la sección de normatividad – circulares externas – 2014.

(2) Principios de contabilidad generalmente aceptados.