CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 120 SNS 043 CGN DE 2001 

(Septiembre 11)

Asunto: Información básica Empresas Sociales del Estado e instituciones hospitalarias.

La Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación en ejercicio de sus atribuciones legales,

en especial las conferidas en el Decreto 1259 de 1994 y la Ley 298 de 1996, respectivamente y teniendo en cuenta:

Que el numeral 5º del artículo 4º del Decreto 1259 de 1994 establece que le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la inspección, vigilancia y control de las instituciones prestadoras de servicios de salud, que integran los subsectores oficial y privado del sector salud, así como de otros sectores cualquiera que sea su naturaleza y denominación;

Que el literal j) del numeral 3º del artículo 13 de la misma norma señala que “los jefes de división adscritos a las direcciones cumplirán, conforme la asignación de funciones que efectúe el Superintendente, las siguientes funciones de carácter general, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia a su cargo (...). Verificar la razonabilidad y la calidad de las cifras que reflejan la situación financiera de las entidades a su cargo y los resultados de operación de un período contable intermedio o de fin de ejercicio”;

Que el artículo 1º del Decreto 1876 de 1994 definió a las empresas sociales del Estado como una categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas y reorganizadas por ley, o por las asambleas o concejos;

Que la Contaduría General de la Nación con fundamento en la Constitución Política y la ley, es la entidad encargada de uniformar, centralizar y consolidar la información financiera, económica y social de las entidades del Estado;

Que en virtud de los principios de coordinación y colaboración de que trata el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, la Superintendencia Nacional de Salud y la Contaduría General de la Nación suscribieron un convenio interadministrativo, con el fin de aunar esfuerzos y recursos humanos, técnicos y logísticos que les permitan a las empresas sociales del Estado y hospitales públicos presentar la información financiera económica y social de tal manera que la Contaduría General de la Nación pueda procesar y consolidar la información de esta parte del sector salud;

Que la Contaduría General de la Nación en cumplimiento del convenio interinstitucional, solicitará trimestralmente a las empresas sociales del Estado y hospitales públicos, además de la información financiera económica y social, información relacionada con presupuesto, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, para lo cual la Superintendencia suministrará el respectivo sotfware junto con el manual e instructivo técnico, el cual hace parte integral de esta circular;

Que la Superintendencia Nacional de Salud una vez disponga de la información así requerida procederá a la evaluación y análisis de la misma y a generar los estudios del sector con destino al Gobierno Nacional, a la Contaduría General, a los sujetos de inspección, vigilancia y control y al público en general;

Que con fundamento en lo expuesto, se imparten las siguientes instrucciones:

1. Requisitos para la presentación de la información administrativa, financiera, económica y social.

La información de carácter administrativo, financiero y social que deben presentar las empresas sociales del Estado y hospitales públicos a la Superintendencia, por intermedio de la Contaduría General de la Nación, debe atender las siguientes formalidades:

• Presentarse en el aplicativo suministrado por la Superintendencia con base en el instructivo técnico de diligenciamiento (manual del usuario), los cuales hacen parte integral de esta circular externa.

• El aplicativo adicionalmente puede ser obtenido consultando la página Web www.supersalud.gov.co y www. contaduría.gov.co.

• Las cifras correspondientes a la información financiera, económica y social, así como las de la información financiera complementaria (presupuesto, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar) deben expresarse en miles de pesos.

• Los formatos impresos (CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003), deberán contener la firma de los funcionarios responsables establecidos en el artículo 2º de la Resolución 373 de 1999. Para todos los efectos, además de la firma del contador y/o jefe de contabilidad deberá indicarse el número de la correspondiente tarjeta profesional, con lo cual se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las cifras registradas en ellos reflejan de forma fidedigna la situación financiera de la entidad.

• En los períodos correspondientes a junio 30 y diciembre 31, la información contable básica deberá acompañarse de los estados contables reglamentados en la Circular Externa 21 de 1998, de la Contaduría General de la Nación.

• Las notas a los estados contables, elaboradas de acuerdo con lo establecido en el plan general de contabilidad pública, sólo se remitirán al corte de cierre del ejercicio.

• El jefe de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año, en el que se indique el resultado de la evaluación del sistema de control interno contable, en lo que tiene que ver con el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.

• Al cierre del ejercicio del 31 de diciembre de cada año, se remitirá el dictamen del revisor fiscal con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley.

• Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el dictamen del revisor fiscal, deberán enviarse a la Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el gerente de la respectiva empresa social del Estado y hospital público, en las fechas establecidas en esta circular.

2. Plazo.

La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma trimestral en las fechas establecidas en la Resolución 373 de 1999, emanada de la Contaduría General de la Nación, o en los actos administrativos que la modifiquen o complementen.

Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.

3. Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada.

La información incompleta, la reportada de manera distinta de lo dispuesto en el numeral 1º de esta circular externa y aquella allegada que no pueda ser procesada por el sistema debido a errores imputables al usuario, se considerará como no presentada.

4. Sanciones.

El incumplimiento a lo aquí dispuesto dará lugar a la aplicación de las sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994, para lo cual la Contaduría General de la Nación reportará a la Superintendencia el listado de las empresas sociales del Estado y hospitales públicos que no presentaron la información en los términos y plazos fijados en la presente circular.

Así mismo se adelantarán por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las competencias legales, las investigaciones administrativas en contra de los contadores públicos y revisores fiscales por el incumplimiento de sus funciones, al igual que se compulsarán las copias respectivas a la junta central de contadores como máximo tribunal disciplinario de la profesión contable para lo de su competencia.

5. Efectos.

La presente circular sustituye la Circular Externa 73 de 1998, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.

6. Vigencia.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de las empresas sociales del Estado e instituciones hospitalarias públicas.

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