CIRCULAR EXTERNA 123 DE 2001 

(Julio 30)

Asunto: Desmonte del sistema Sidunea V 2.62, por implantación del sistema Siglo XXI en la administración local de aduanas de Medellín.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, iniciará la implantación del sistema global de información y mejoramiento de la gestión aduanera sistema Siglo XXI el próximo 1º de agosto del 2001 a las 00:00 horas, en la administración local de aduanas de Medellín.

Por tal motivo, los subdirectores de las áreas responsables de la administración del sistema, comunican los procedimientos que se deben tener en cuenta para efectuar el desmonte gradual del sistema Sidunea V 2.62 y la implantación del sistema global de información y mejoramiento de la gestión aduanera sistema Siglo XXI en la administración local de aduanas de Medellín.

Se ha definido como principio general que las operaciones de importación que hayan comenzado bajo un sistema informático, deben finalizar por el mismo, es decir, a partir del 1º de agosto del 2001 a las 00:00 horas, comenzará a funcionar el sistema Siglo XXI, fecha en la cual se dejarán de incorporar los documentos de viaje en el sistema Sidunea V 2.62, continuando únicamente con el levante de la mercancía cuyos documentos de viaje han sido registrados en éste.

El período durante el cual se debe continuar con las incorporaciones de las declaraciones de importación en el sistema Sidunea V 2.62, estará sujeto a si la mercancía fue capturada en este sistema antes de las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001, teniendo en cuenta las posibles prórrogas autorizadas y los tránsitos autorizados que lleguen de las diferentes administraciones que en el momento de iniciar el mismo, no cuenten con el sistema Siglo XXI.

El desmonte del sistema Sidunea V 2.62 para los depósitos de transformación y ensamble autorizados por la DIAN, se realizará en fecha que oportunamente la subdirección de servicio al comercio exterior informará.

A continuación se describe el procedimiento administrativo y técnico de cierre a desarrollar para efectuar el desmonte del sistema Sidunea V 2.62, e iniciar el montaje del sistema Siglo XXI.

1. Transportadores aéreos.

1.1. Registro de documentos de viaje.

1.1.1. El grupo de registro de documentos de viaje (GRD) de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín, incluirá en el sistema Sidunea V 2.62 —módulo de carga— los documentos de viaje (carga, tránsitos, cabotajes, continuaciones de viaje, transbordos) recibidos, hasta las 23:59 del día 31 de julio de 2001.

1.1.2. El transportador debe iniciar la incorporación de los avisos de llegada de los vuelos programados para llegar después de las 00:00 horas del día 1º de agosto del 2001, como mínimo una hora antes. Posteriormente registrar los documentos de viaje, tránsitos, cabotajes, traslados, continuaciones de viaje y transbordos en el nuevo sistema Siglo XXI y efectuar la entrega de los documentos requeridos para la declaración del régimen y continuará el trámite de acuerdo con lo previsto en el manual de procedimientos del sistema Siglo XXI.

1.2. Retiro de la carga del lugar de arribo con destino a depósito o zona franca.

1.2.1. Para el retiro de la carga del lugar de arribo, al día siguiente del 1º de agosto del 2001, deberán presentar al grupo de verificación de carga, al depósito, al usuario operador de zona franca y a la división de servicio de comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín, un inventario detallado (cuadro 1) de la cantidad de carga que a la fecha se encuentre en su bodega y que fue registrada en el sistema Sidunea V 2.62.

Inventario de carga en lugar de arribo

Sidunea V 2.62

Transportador: ________________ Fecha elaboración: ________

ConsignatarioNúmero registroFecha registroNúmero de guíaFecha guíaTotal bultosTotal pesoLugar de destino
        
        

Cuadro 1

1.2.2. A la carga amparada con documento de viaje que posea número de registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62, se le permitirá el traslado a depósito, de acuerdo al procedimiento actualmente definido y registrándolas en los libros correspondientes.

1.2.3. Para efecto la carga que está en lugar de arribo, aprehendida, antes de la hora cero, se aplicará el procedimiento actualmente definido.

1.2.4. La carga que venga con registro del sistema Siglo XXI, se le permitirá el retiro diligenciando la “planilla de envío” generada por este sistema.

2. Depósitos.

2.1. Ingreso de la carga.

2.1.1. A la carga que posea número de registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62, se le permitirá el ingreso de la mercancía al depósito, utilizando el libro “control de mercancías” autorizado por la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

2.1.2. A la carga que venga con registro del sistema Siglo XXI, se le permitirá el ingreso diligenciando la “planilla de recepción” de entrada a depósito generada por este sistema y en ningún caso esta operación se registrará en el libro “control de mercancías”.

2.1.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro de mercancías en las condiciones antes anotadas, el delegado del depósito procederá al cierre de la radicación, consignando fecha, hora, nombre y cédula de la persona delegada por el depósito. Esta actuación será refrendada oficiosamente por un funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

2.2. Mercancía almacenada.

De toda la mercancía que se encuentra en depósito en proceso de nacionalización, cuyo documento de transporte posea número de registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62 y de la mercancía aprehendida, el depósito hará un inventario (cuadro 2) que entregará al funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín, el día 8 de agosto del año en curso.

Inventario de mercancía en depósito

Sidunea V 2.62

Depósito:________________ Fecha elaboración:____________

ConsignatarioNúmero registroFecha registroNúmero de guíaPiezas (bultos)PesoEstado (AP-AB-NA)
       
       

AP = Mercancía aprehendida

AB = Mercancía abandonada

NA = Mercancía en proceso de nacionalización

Cuadro 2

A partir de esta fecha el depósito seguirá reportando las situaciones administrativas de la mercancía, de acuerdo al procedimiento actual.

2.3. Levante de mercancía.

2.3.1. A las mercancías que figuren en el libro “control de mercancías” con registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62, se les otorgará el levante por el módulo declaraciones del sistema Sidunea V 2.62 hasta septiembre 30 del 2001. A partir de esta fecha todo levante se realizará en la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

2.3.2. Las mercancías con prórroga de almacenamiento superior a la fecha del parágrafo anterior, el levante se realizará en la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

2.3.3. Las mercancías que presenten el número de registro asignado por el sistema Siglo XXI, deben ser nacionalizadas de acuerdo al procedimiento reglamentado por el sistema Siglo XXI.

2.3.4. En el libro de “control de levantes” del sistema Sidunea V 2.62, y en fecha octubre 1º del 2001, el delegado del depósito procederá a su cierre, consignando: fecha, hora, nombre y cédula de la persona delegada por el depósito. Esta actuación será refrendada oficiosamente por un funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

3. Zona franca.

3.1. Introducción de la carga.

3.1.1. A la carga amparada por documento de transporte con un número de registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62, se le permitirá la introducción utilizando el “formulario de movimiento de ingreso de mercancías”.

3.1.2. A la carga amparada por documento de transporte con un número de registro asignado por el sistema Siglo XXI, se le permitirá la introducción con base en la “planilla de envío” y mediante el diligenciamiento de la “planilla de recepción” y en ningún caso se podrá registrar en el libro “control de mercancías”.

3.1.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro del ingreso de mercancías en las condiciones antes anotadas, el usuario operador de zona franca, procederá al cierre de la radicación, consignando fecha, hora, documento de transporte, usuario, valor FOB, nombre y cédula de la persona delegada por la zona franca. Esta actuación será refrendada oficiosamente por un funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

3.2. Levante de la mercancía.

3.2.1. A partir de las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001, toda mercancía que figure ingresada por el sistema Siglo XXI, obtendrá el levante por el sistema Siglo XXI.

3.2.2. A partir de las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001, toda mercancía que figure en los “formularios de movimiento de ingreso de mercancías” ingresada por el sistema Sidunea V 2.62, obtendrá el levante por el sistema Sidunea V 2.62 de la administración local de aduanas de Medellín.

4. Zona franca transitoria.

4.1. Ingreso de la mercancía.

4.1. A la carga amparada por documento de transporte con un número de registro asignado por el sistema Sidunea V 2.62, se le permitirá el ingreso utilizando el libro “control de mercancías”.

4.2. A la carga que venga con registro del sistema Siglo XXI, se le permitirá el ingreso con base en la “planilla de envío” y mediante el diligenciamiento de la respectiva “planilla de recepción” de entrada a zona franca transitoria generada por el sistema Siglo XXI y no se deberá registrar en el libro “control de mercancías”.

4.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro del ingreso de mercancías en las condiciones antes anotadas, el usuario operador de zona franca transitoria, procederá al cierre de la radicación, consignando fecha, hora, documento de transporte, usuario, valor FOB, nombre y cédula de la persona delegada por la zona franca. Esta actuación será refrendada oficiosamente por un funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración local de aduanas de Medellín.

4.2. Levante de mercancía.

4.2.1. A partir de las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001, toda mercancía que figure ingresada por el sistema Siglo XXI, obtendrá el levante por el sistema siglo XXI.

4.2.2. A partir de las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001, toda mercancía que figure en los “formularios de movimiento de ingreso de mercancías” ingresada por el sistema Sidunea V 2.62, obtendrá el levante por el sistema Sidunea V 2.62 de la administración local de aduanas de Medellín.

5. Cierre técnico del sistema Sidunea V 2.62.

Con el fin de mantener las políticas de seguridad de la información, en las administraciones donde se implante el sistema Siglo XXI, la división informática aduanera de la OSI y la división de servicios informáticos de la administración local de aduanas de Medellín, deberán realizar las siguientes actividades en los depósitos, zonas francas y en la administración misma:

5.1. División de informática aduanera de la oficina de servicios informáticos OSI.

La división de informática aduanera de la oficina de servicios informáticos OSI, adelantará los trámites pertinentes para suspender mediante procedimiento interno del sistema Sidunea V 2.62, así:

• El acceso al módulo de carga en la administración local de aduanas de Medellín a las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001.

• El acceso al módulo de declaraciones de las zonas francas de esa jurisdicción a las 00:00 horas del 1º de agosto del 2001.

• El acceso al módulo de declaraciones de los depósitos a las 00:00 horas del 1º de octubre del 2001.

Nota: A los depósitos de transformación y ensamble se les cerrará el sistema Sidunea V 2.62 en fecha que la subdirección de servicio al comercio exterior indicará posteriormente.

5.2. División de servicios informáticos de la administración local de aduanas de Medellín.

Efectuado el cierre técnico del sistema Sidunea V 2.62, la división de servicios informáticos de la administración local de aduanas de Medellín, de manera programada y oficiosa, efectuará visita técnica de cierre a los depósitos a partir del 2 de octubre del 2001 y a las zonas francas a partir del 2 de agosto del 2001, y realizará el siguiente procedimiento:

• Tomar 3 copias magnéticas de todos los archivos, contenidos en los subdirectorios /envíos, /Sidunea y /Abal de la versión V 2.62 de sistema Sidunea V 2.62, hasta el último día de operación. Las copias estarán destinadas a la división de informática aduanera de la oficina de servicios informáticos OSI, a la división de servicios informáticos de la administración local de aduanas de Medellín y al depósito respectivamente.

• La obtención de estas copias se podrá realizar en cartridge de ¼” o mini cartridge de 8 mm 5 GB y con la utilización del comando TAR de UNIX. Cada una de las cintas deberá ser rotulada con la siguiente información:

— Fecha de extracción del backup

— Uname de la máquina

— Código comercial del depósito

— Nombre y ciudad del depósito

— Contenido de la cinta

— Funcionario que realizó el procedimiento

— Nombre del funcionario responsable del depósito o zona franca

— Destino de la copia.

• El funcionario de la división de servicios informáticos designado para la visita, elaborará un acta en la que conste el último número de levante automático, último número de levante con inspección física y el número interno de la última declaración, aclarando si éste pertenece a inspección física o levante automático, la cual debe ser firmada por éste y por el funcionario responsable del depósito o del usuario operador de zona franca.

• Obtenidas las copias, se procederá a efectuar una prueba de recuperación de las cintas en otro subdirectorio, que garantice la calidad de los dispositivos de grabación magnética.

• Efectuada la prueba de restauración el funcionario de la división de servicios informáticos a nombre de la DIAN, autorizará el borrado de la totalidad de la información del sistema Sidunea V 2.62, en el equipo autónomo.

• Enviará las copias de los documentos generados durante la visita y la cinta correspondiente a la división informática aduanera de la OSI y guardará en lugar seguro la copia perteneciente a su división.

N. del D.: Esta circular va dirigida a transportadores aéreos, depósitos habilitados conectados, sociedades de intermediación aduanera, usuarios aduaneros permanentes, zona franca y demás usuarios de la función aduanera con sistema Sidunea V 2.62.

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