CIRCULAR EXTERNA 13 DE 1997 

(Septiembre 22)

Ref.: Rectificación de estados financieros.

1. Marco legal

La Ley 222 de 1995 asignó nuevas funciones a los organismos gubernamentales que ejercen la inspección, vigilancia o control de las sociedades comerciales, entre las cuales se encuentra la prevista en el artículo 40, según la cual se podrán ordenar, rectificar los estados financieros o las notas a los mismos que no se ajusten a las normas legales, siempre y cuando dichas rectificaciones se notifiquen dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso.

2. Estados financieros, objeto de rectificación.

La Superintendencia de Sociedades en cumplimiento de este mandato legal ordenará rectificar el balance general y/o el estado de resultados del período objeto de revisión o las notas a los mismos, a las sociedades sometidas a su vigilancia o control así como a aquellas inspeccionadas a las cuales se los solicite información financiera de fin de ejercicio, en los casos en que se determine que los registros y/o la información contable remitida no se ajustaron a los principios o normas de contabilidad contenidas en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas complementarias, en especial si como consecuencia de la omisión o inclusión de algunos registros se distorsionó significativamente la situación financiera y los resultados del ejercicio objeto de revisión.

Además, si como consecuencia de las correcciones ordenadas se afectan los otros estados financieros básicos, se deberán rectificar los que se modifiquen de acuerdo con los cambios que se presenten.

3. Procedimiento para efectuar las correcciones.

Esta entidad, teniendo en cuenta que el período a afectar dependerá de la oportunidad en la cual se ordenen las rectificaciones, procederá de acuerdo con los siguientes parámetros:

3.1. Plazo para el envío de estados financieros.

A través de circulares externas y de acuerdo con el último dígito del Nit, esta superintendencia señalará las fechas límites para que las sociedades sujetas a inspección, vigilancia o control envíen los estados financieros de fin de ejercicio, junto con los informes y documentos que la entidad requiera para efectuar una revisión completa de la información financiera. Fechas que salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados serán improrrogables.

3.2. Información completa.

Para que en cumplimiento de lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, se den por recibidos en forma completa los estados financieros correspondientes, se deberán enviar, entre otros documentos la información que se menciona más adelante, la cual según el grado de detalle que se requiera se señalará expresamente mediante acto administrativo de carácter general.

3.2.1. Disquete validado con la información financiera a 31 de diciembre de cada año.

3.2.2. Documento mediante el cual el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere, certifiquen y dictaminen la información contenida en el disquete.

3.2.3. Notas a los estados financieros.

3.2.4. Informe de gestión.

3.2.5. Dictamen del revisor fiscal.

3.3. Término para ordenar correcciones.

A partir de la fecha en que se presente en forma completa la información financiera solicitada, la superintendencia dentro del plazo legal ordenará, si a ello hubiere lugar que se rectifiquen los estados financieros objeto de revisión.

En el evento de que la información no se presente en forma completa, se requerirá al representante legal de la sociedad para que envíe la documentación omitida. En tal circunstancia el plazo del mes de que dispone la entidad para ordenar correcciones, se empezará a contar a partir de la fecha en que se dé cumplimiento estricto al oficio de requerimiento.

Las correcciones que ordene efectuar la superintendencia, procederán sin perjuicio de que el máximo órgano social hubiese aprobado los estados financieros.

3.4. Actividad de la superintendencia.

Una vez recibida en forma completa la información financiera solicitada se procederá a su revisión y en el evento que se establezca que en los estados financieros se efectuaron u omitieron registros que distorsionaron o afectaron de manera significativa la situación financiera y/o los resultados del ejercicio objeto de revisión o que las notas no se elaboraron conforme lo exige el Decreto 2649 de 1993, la superintendencia procederá así:

3.4.1. Oficiará al representante legal y revisor fiscal de la compañía para que en el término de cinco (5) días hábiles rinda las explicaciones pertinentes, debidamente documentadas y justificadas de acuerdo con los cargos que se le formulen.

3.4.2. Recibidas las explicaciones o aclaraciones se evaluarán y si no se encuentran debidamente justificadas se ordenarán las rectificaciones o ajustes a que hubiere lugar.

3.4.3. Como consecuencia de lo anterior y en razón a que se modifican los estados financieros se ordenará convocar al máximo órgano social para que ponga en consideración nuevamente la información financiera. la convocatoria a los asociados procederá dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se ordene la respectiva rectificación. Una vez convocado debe darse cumplimiento de nuevo a lo previsto en los artículos 446 y 447 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 ya citada.

3.4.4. Como evidencia de la convocatoria remitirán a la superintendencia copia de la misma para que si el despacho lo considera conveniente envíe delegado a la reunión.

3.4.5. Una vez aprobados los nuevos estados financieros por el máximo órgano social, la sociedad enviará otro disquete con la información financiera y las notas corregidas. Las rectificaciones efectuadas de acuerdo con lo previsto en el mismo artículo 40 se darán a conocer al difundirse los estados financieros respectivos.

3.4.6. Aquellas correcciones que no afecten de manera significativa la situación financiera de la sociedad y los resultados del ejercicio se puedan ordenar, corregir en el año en que se estén estudiando los estados financieros.

Adicionalmente, es del caso señalar que sin perjuicio de que se hayan ordenado correcciones en el ejercicio objeto de revisión, esta superintendencia puede igualmente exigir registros en el ejercicio en curso por determinados errores que inciden en su estructura financiera.

4. Responsabilidad del representante legal, revisor fiscal y contador. Por cuanto la información financiera remitida a la Superintendencia viene certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en el Código de Comercio, en las leyes 190 y 222 ambas de 1995 y en el Código Penal si a ello hubiere lugar.

N del D: Esta circular va dirigida a asociados, administradores, revisores fiscales y profesionales de la contaduría pública de sociedades comerciales sometidas a inspección vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades.

_________________________________