CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2000 

(Octubre 4)

Dependencia: 5000

Asunto: Plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y límite máximo del monto anual de las inversiones para el año 2001.

Con el objeto de propender por una política de mejoramiento en la calidad de vida de la población afiliada y de participar muy activamente en la generación de empleo, las cajas de compensación familiar deberán seguir los lineamientos señalados en los artículos 48 y 339 de la Constitución Política, los cuales establecen parámetros sobre seguridad social y coherencia en los planes de desarrollo con los objetivos y propósitos nacionales, y en el Decreto 955 de 2000 o plan nacional de desarrollo y demás normas concernientes al subsidio familiar.

La misión de las cajas de compensación familiar como herramienta estratégica de la seguridad social en Colombia, se traduce en la necesidad de participar activamente en todas las políticas trazadas por el Gobierno Nacional para el bienestar de los ciudadanos vinculados o no al sistema de compensación familiar.

No puede escapar esta oportunidad a las cajas de compensación familiar, para revisar y reorientar si es del caso los rumbos actuales de un sistema que ha contribuido con 45 años de desarrollos y aportes a la familia del trabajador, madurez que sobrevive en un medio tocado por las amenazas y debilidades que genera un entorno tan cambiante como el que actualmente vivimos.

Por lo tanto, consideramos conveniente que las cajas de compensación familiar tengan en cuenta la parte pertinente establecida en la Circular Externa 29 del 10 de septiembre de 2000 y los siguientes parámetros para la presentación del plan operativo, límite máximo de inversiones y presupuesto de ingresos y egresos:

1. Presupuesto de ingresos y egresos

Las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar deben elaborar los presupuestos de ingresos y egresos para el ejercicio comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2001. Es de recordar para algunas corporaciones, que las proyecciones deben efectuarse para efectos de control de gestión, por lo menos por períodos trimestrales.

En relación con las variables estimadas para el incremento de costos y determinación de tarifas, se recomienda que sean consideradas las proyecciones para inflación en el año 2000 con base en las metas fijadas por los organismos gubernamentales como la Junta Directiva del Banco de la República, el DANE o el Departamento Nacional de Planeación. Como quiera que a la fecha dichos organismos aún no se han pronunciado se sugiere tener en cuenta el desarrollo y comportamiento de los precios y costos del presente año.

Las cajas de compensación familiar podrán destinar hasta un 10% de los gastos de administración, instalación y funcionamiento como gastos de publicidad, avisos y propaganda para aquellos servicios que sean subsidiados, los programas no subsidiados deberán cargar los gastos de publicidad directamente a estos servicios.

Con el fin de facilitar y agilizar el diligenciamiento del presupuesto anual de ingresos y egresos para la vigencia del año 2001, les estamos haciendo llegar los formatos oficiales vigentes, codificados de conformidad con el plan único de cuentas adoptado mediante la Resolución 500 de agosto de 1997. Los cuales deben ser diligenciados en forma completa y con la documentación complementaria requerida para el efecto.

Esta información debe ser enviada paralelamente vía módem, en medio magnético y en forma impresa, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a esta circular.

Diligenciamiento de los presupuestos de ingresos y egresos

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo; para la información del período ejecutado 2000, en la primera parte deben consignar las cifras de enero a septiembre del presente año de acuerdo con la información contable registrada, los valores para la segunda parte corresponderán a la proyección con base histórica y tendencia de ejecución para los meses de octubre a diciembre de 2000. Seguidamente, la columna total año 2000 registra la sumatoria de las dos columnas precedentes.

Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año 2001 con base en los dos semestres del mismo y el total anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de miles ($000) de pesos con el objeto de que su procesamiento sea uniforme.

Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco (*) en los formatos, requieren la presentación de las respectivas relaciones detalladas. Así mismo, para su aprobación, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio y administración por concepto de publicidad, propaganda y avisos.

La distribución de los aportes del cuatro (4%) por ciento que estimen recaudar deberá ser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; artículo 217 de la Ley 100 de 1993, artículo 77 de la Ley 101 de 1993, el Decreto 1902 de 1994.

— En consideración a que esta superintendencia estima aprobar antes del 31 de diciembre del presente año los presupuestos de inversiones e ingresos y egresos para la vigencia del año 2001, se establece para las entidades vigiladas que las modificaciones a dichos presupuestos, pueden ser presentadas desde la fecha de su aprobación en cualquier momento y hasta el 31 de julio de la vigencia correspondiente, máximo hasta por dos veces.

Estados financieros complementarios proyectados 1999 - 2000:

Los estados financieros básicos permiten a los organismos de dirección y administración conocer y demostrar los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros entes, los cambios y los resultados; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticas administrativas, financieras, de servicios sociales y control es de suma importancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamiento del sistema de subsidio familiar.

En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los respectivos formatos:

• Estado proyectado de pérdidas y ganancias de mercadeo año 2001.

• Estado proyectado de resultados de los programas de vivienda año 2001.

• Balance general proyectado año 2001, e índices financieros.

• Estado de origen y aplicación de recursos proyectado año 2001:

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el capital de trabajo.

C. Estado de flujo de efectivo.

Es de obligatoria presentación el acta de aprobación del consejo directivo, al plan operativo y presupuestos de inversiones, ingresos y egresos.

No obstante que esta entidad ha venido formulando en reiteradas ocasiones a las cajas de compensación familiar con resultados deficitarios en los programas abiertos al público, tales como mercadeo, salud y vivienda, la adopción de los correctivos en sus políticas a efecto de que cumpliendo su función reguladora sean autocosteables y rentables.

Quiere esto decir que, en cumplimiento de la disposición anterior, no se pueden aprobar presupuestos que proyecten pérdidas para los servicios o programas que conforme a las normas vigentes deben ser autocosteables y rentables.

2. Presupuesto de inversiones

A fin de que las inversiones que las cajas de compensación familiar proyecten ejecutar durante la vigencia del año 2001, consideramos que las mismas deben ajustarse a las metas sociales del gobierno, especialmente a las directrices establecidas en el plan nacional de desarrollo (D. 955/2000), como son entre otras la generación de empleo.

Las cajas de compensación familiar para efectos de la elaboración del respectivo presupuesto de inversiones del año 2001, deben diligenciar los formatos y observar los lineamientos establecidos en la Circular Externa 29 del 10 de septiembre de 1999, así mismo, los que a continuación se relacionan:

• Los requisitos exigidos para la presentación de proyectos de inversión corresponden a los establecidos en la Circular Externa 35 de 1999, la cual modificó la Circular Externa 16 de 1996.

• Es conveniente aclarar que para la ejecución de cada una de las partidas definidas dentro del límite máximo del monto anual de las inversiones, la caja requerirá de la respectiva aprobación en forma previa por parte de este ente de vigilancia y control.

Recomendaciones adicionales

• Las cajas de compensación familiar que no resulten obligadas a constituir el Fondo de Vivienda de Interés Social, Fovis, para el año 2001, podrán hacerlo en forma voluntaria, para lo cual únicamente registrarán el valor correspondiente dentro del presupuesto de egresos, una vez aprobado el respectivo presupuesto su ejecución será de obligatorio cumplimiento y no requerirán de nueva autorización por parte de esta superintendencia. Sin embargo, la corporación debe acogerse a toda la reglamentación vigente existente sobre la materia.

• Se debe tener en cuenta respecto del Fondo de Vivienda de Interés Social, Fovis, que para las asignaciones realizadas hasta diciembre de los años 2000 y 2001, la aplicación de remanentes a la segunda y tercera prioridad se hará de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 1956 de 1997. Es decir que esta superintendencia conjuntamente con el Ministerio de Desarrollo hará la evaluación correspondiente al cierre de la vigencia de 2000 y 2001 para determinar el monto de los recursos no asignados en primera prioridad, los cuales se destinarán para segunda y tercera. Lo anterior con el fin de propender por una ejecución total de los recursos correspondientes a subsidios familiares de vivienda.

• Para la aprobación de los proyectos de inversión correspondientes a la vigencia del año 2001, sólo serán recibidos hasta el 31 de octubre del mismo año, con el fin de que las corporaciones cuenten con el tiempo necesario para su respectiva ejecución.

3. Servicios sociales

Para el ofrecimiento integral en cada uno de los servicios sociales, se recomienda a las C.C.F. tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Ofrecer los servicios directamente o a través de convenios con entidades gubernamentales, particulares o regionales.

2. Ampliar los servicios a la población afiliada beneficiaria, no beneficiaria y particular.

3. Ampliar coberturas, fomentando la afiliación de los microempresarios.

4. Las cajas de compensación deben incrementar sus esfuerzos en la ampliación de servicios y atención a sectores de la población en zonas apartadas a nivel regional y nacional.

5. Focalizar la población a atender, dando prioridad a los beneficiarios, en segundo lugar a los no beneficiados y, en tercer lugar a los particulares.

6. Fijar tarifas diferenciales para la utilización de los servicios, según los ingresos del trabajador, teniendo en cuenta que el objetivo del subsidio familiar es el alivio de las cargas económicas que representa proporcionalmente el sostenimiento de la familia, soportado en el estudio de costos reales de operación, directos e indirectos en cada caso.

7. Trabajar estrategias para dar la mejor utilización a la infraestructura de las cajas, en los diferentes servicios.

8. Evaluar la oferta en todos los servicios sociales, evitando la duplicidad.

9. Coordinar con los entes gubernamentales locales, para que los proyectos propuestos, se desarrollen teniendo en cuenta las N.B.I. prioritarias de cada región, incluyéndose al sector rural.

10. Para la realización de obras, programas y proyectos de beneficio social, se deben contemplar las necesidades básicas insatisfechas (NBI) de la región, de manera que con su ejecución se contribuya a su disminución de dicho índice.

11. Todos los proyectos de inversión deben demostrar la facilidad de acceso, a los trabajadores de menores ingresos.

12. Descentralizar los servicios a aquellos municipios donde la caja hace presencia con un número representativo de afiliados.

13. Promocionar el portafolio de servicios, a través de medios masivos de publicidad y de difusión personalizada en las empresas afiliadas.

14. Sustentar el gasto publicitario con una proyección de la elasticidad/ingreso publicidad.

15. Que los programas, proyectos o planes de inversión propuestos por las cajas de compensación, maximicen la relación beneficio social/costo.

16. En cada proyecto se debe presentar el estudio de recuperación de la inversión, anexar el flujo de fondos, especificando si los recursos provienen de los recaudos del 4%, de ingresos propios del servicio o del negocio en caso de salud o mercadeo, o del crédito.

17. Las cajas deben preparar el presupuesto de inversiones ajustados a una planeación real, para evitar justificaciones de no ejecución, al finalizar el año.

Educación

Dentro de las políticas del Gobierno Nacional, es posible resaltar algunos puntos relevantes para los programas educativos que prestan las cajas de compensación familiar, como:

1. Desarrollar integralmente a la persona.

2. Mejorar la calidad de la educación.

3. Alcanzar mayor cubrimiento.

4. Fortalecer el funcionamiento de los establecimientos educativos.

5. Ampliar los programas de educación básica para adultos.

6. Promover en el sector rural programas educativos, acordes a las necesidades.

7. Ampliar los programas de información y difusión cultural, proporcionando mayor facilidad de acceso a los servicios y bienes culturales de los afiliados beneficiarios de menores ingresos.

8. Otorgar becas a estudiantes afiliados beneficiarios de menores ingresos.

9. Maximizar el aporte del 10% del saldo recaudado por las cajas para subsidios en educación. (L. 115/93), a través de programas directos o en convenios con entidades gubernamentales de la región.

10. Desarrollar programas de formación ciudadana.

11. Realizar convenios con instituciones de educación superior para la prestación del servicio.

12. Producir y divulgar medios de educación masivos.

Capacitación

1. Fortalecer el funcionamiento de los establecimientos donde se ofrecen los programas de capacitación.

2. Realizar convenios con instituciones de educación y formación técnica que promuevan la generación de empleo, con preferencia a los trabajadores afiliados.

3. Fomentar y divulgar capacitación que promueva el regreso al campo, con el propósito de fomentar el sector primario de la economía y la generación de empleo.

Bibliotecas

Las bibliotecas deben constituirse en centros de recursos educativos, culturales, recreativos y sociales donde se dinamicen, impulsen e integren diversas actividades, servicios y programas para que los usuarios puedan acceder a la información, al conocimiento, a la cultura y recrear su espacio social, siendo eje fundamental la promoción de la lectura, y la principal herramienta: el libro.

1. Es importante fortalecer el funcionamiento de los establecimientos educativos, de bibliotecas existentes.

2. Fomentar la lectura a través de las redes de bibliotecas.

3. Fomentar programas móviles de bibliotecas a nivel urbano y rural.

Entre las alternativas de servicios bibliotecarios y que hoy ofrecen las cajas de compensación se encuentran: bibliotecas públicas, bibliotecas escolares y público-escolares, bibliotecas móviles, bibliotecas infantiles, cajas viajeras, promoción de lectura, informática: los avances tecnológicos no pueden ser ajenos a las bibliotecas; es así como la entrada en escena de la multimedia (video - audio - texto) y el CD ROM (compact que puede almacenar muchísima información) en el computador, han sido claves, convenios.

Recreación y turismo social

1. Ofrecer y divulgar programas especiales y promocionales para temporada baja, con tarifas preferenciales.

2. Programas de recreación comunitaria.

3. Programas para la prevención en salud.

4. Funcionar como agencias de viajes con el fin de ampliar la cobertura del turismo social a los trabajadores más pobres.

5. Ofrecer tarifas diferenciales y subsidiadas a los trabajadores de menores ingresos.

6. Desarrollar programas de líderes comunitarios en recreación.

7. Realizar convenios intercajas, interdepartamentales, para complementar los programas recreativos y deportivos.

8. Promover escuelas de formación deportiva.

9. Desarrollar convenios para la realización o culminación de obras y sostenimiento de parques y obras recreativas.

Adulto mayor

1. Realizar un estudio de la población adulto mayor afiliados a la caja, estableciendo programas estructurados con el fin de un mayor cubrimiento.

2. Extender los programas de la caja, a la población adulta de entidades gubernamentales, estatales, municipales, particulares, carentes de dichos programas a través de convenios.

Menor deficiente - discapacitados

De acuerdo con la respuesta a la Circular 03 de 1993 las cajas deben implementar los programas estructurados de acuerdo con los estudios que realizaron sobre el tema en busca de ampliar coberturas.

Fondos de crédito

Crédito de fomento para el fomento de industrias familiares

1. La caja debe evaluar el número de empresas y de empleos creados.

2. Mostrar el valor agregado, es decir, la sumatoria de los P y G de las empresas creadas.

Créditos en servicios

Establecer montos por cada uno de los servicios de acuerdo con las necesidades de la población, identificadas por cada caja de compensación, realizar su respectivo reglamento y divulgarlo a la población objeto.

Mercadeo

La Ley 21 de 1982, el Decreto 784 de 1989 en su artículo 24, faculta la prestación del programa del mercadeo social en las C.C.F., orientado a mejorar la dieta alimentaria de los afiliados, sus familias y comunidad en general, a aumentar la capacidad adquisitiva de sus ingresos, a actuar en la regulación de precios al consumidor, para contribuir al alivio y mejoramiento de los desequilibrios socioeconómicos de la familia colombiana.

Disponer de la tecnología y los aplicativos necesarios para manejar integralmente los diferentes procesos que conlleva la actividad del mercadeo a fin de obtener resultados confiables, oportunos y veraces indispensables para la toma de decisiones y la aplicación del control.

Reducir gastos, incrementar productividad, mejorar la eficiencia, manejar precios competitivos, ganando posicionamiento y permanencia en el mercado.

Utilizar alianzas estratégicas a fin de unir esfuerzos, reducir costos, mejorar la gestión del servicio.

La reglamentación del servicio de mercadeo social prestado por las cajas de compensación determina que la atención se centre principalmente en los estratos medio y bajo de la población (D. 784/89, art. 25).

Las entidades pertenecientes al sistema de subsidio familiar, deben vincularse activamente a programas tipo “pacto social”, para mantener la atención sobre la clase media y fortalecer los programas orientados a los grupos más vulnerables de la población.

En sectores de estratos bajos, implementar una nueva modalidad de mercadeo mediante la apertura de pequeños puntos de venta propios o por asociación con entidades comunitarias, adecuados a las características del sector, buscando trasladar al consumidor final la mayor proporción posible de los descuentos obtenidos en las negociaciones.

En pequeñas cabeceras municipales, establecer convenios con asociaciones comunitarias o de economía solidaria, para resolver las dificultades de abastecimiento de la zona y, promover la comercialización de los productos propios de la región.

Establecer convenios de comercialización que permita al servicio de mercadeo social, vender artículos con marca institucional de las cajas o sin marca (marca blanca), garantizando calidad y precios sustancialmente más bajos.

Establecer compromisos con medianos y pequeños productores, asegurando calidad y volúmenes de compra, obteniendo mejores precios de negociación y facilitando la comercialización de artículos de marcas blancas.

Niñez y jornadas escolares complementarias

Continuar con el desarrollo de los programas de niñez 0 a 6 años y jornadas escolares complementarias con el fin de darle cumplimiento al compromiso adquirido con el gobierno y la comunidad.

Salud

Las cajas podrán establecer alianzas estratégicas (convenios de mutuo beneficio) y contratos de outsourcing para determinados procesos con el ánimo de reducir gastos e incrementar la productividad, mejorar la eficiencia en los servicios de salud y unir fortalezas, compartir riesgos para estar mejor posicionados en el mercado.

Realizar la respectiva evaluación del retorno de los recursos que el sistema del subsidio familiar destinó al sistema de salud en atención a las facultades permitidas en la Ley 100 de 1993 para crear EPS, IPS y ARS.

Costos laborales

Dada la magnitud de los costos laborales totales, su impacto sobre las utilidades tienen una importancia crítica y cambios relativamente pequeños ya sea en el tamaño o en la remuneración de la fuerza de trabajo, pueden incidir en efectos relativamente grandes sobre los remanentes. Además se debe tener en cuenta que los costos laborales forman parte de los gastos de administración y que éstos no deben superar el 10% de los recaudos por aportes.

La tarea de evaluar el impacto financiero es enorme por tres razones:

1. La carga financiera de las prestaciones (beneficios adicionales a los pagos directos) es difícil de estimar. Virtualmente todos los contratos laborales contienen disposiciones relacionadas con estos beneficios y el número de trabajadores que reciben una variedad de prestaciones aumenta rápidamente.

2. Los contratos que no se ocupan directamente de la remuneración, tales como las que se relacionan con los horarios de trabajo, escalafones, reglas sobre antigüedad y programas de entrenamiento, no son fácilmente cuantificadas y sin embargo tienen un impacto financiero considerable.

3. Las relaciones entre los costos laborales y otros aspectos de las operaciones de la empresa con frecuencia son difíciles de detectar.

4. Los costos laborales consumen porciones cada vez mayor del costo total de la caja, se debe vincular la productividad individual a la productividad de la caja.

Otros sectores de la economía que deben ser vinculadas al sistema

Las cajas de compensación adelantarán campañas de promoción y establecerán convenios con agremiaciones y asociaciones de trabajadores independientes e informales, para buscar su vinculación como afiliados facultativos, con aporte mínimo del 2%, sin derecho al reconocimiento del subsidio monetario.

El Estado y las cajas deberán propender por que se materialice la afiliación masiva de trabajadores independientes, definiendo su calidad y los requisitos para calcular su base de cotización, liquidación, afiliación, desafiliación y servicios a que tienen derecho.

Se deben adoptar por parte del Estado, las medidas a que haya lugar para que las empresas del Estado que no cancelan el subsidio familiar a través de las cajas de compensación familiar, como lo ordena la ley, cumplan con ello.

Finalmente, solicito dar estricto cumplimiento a la presente circular, de igual manera esta superintendencia estudiará los presupuestos en el orden cronológico de radicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

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