CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2004 

(Julio 21)

Asunto: Presentación de la información contable financiera y de actividades del primer trimestre de 2004.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º de la Resolución 412 de 1988, que establece como fecha máxima improrrogable el 31 de agosto de cada año y de obligatorio cumplimiento para la presentación de la información contable-financiera y de actividades por el semestre terminado en 30 de junio, a continuación me permito recordarles la información que debe ser tramitada y reportada ante esta superintendencia, en miles ($ 000) de pesos, en los formatos, anexos y documentos detallados a continuación:

I. Estados financieros y anexos

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos, e informativo de aportes para terceros y saldos de pasivo por aportes para terceros.

1.3. Estado de origen y aplicación de recursos:

a) Estado de cambios en la situación financiera;

b) Estado de cambios en el capital de trabajo, y

c) Estado de flujo de efectivo.

1.4. Anexo al estado de egresos-escolaridad, VIS-Atención niñez, jornada escolar.

1.5. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.6. Estado de resultados de los programas de vivienda.

1.7. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda, Fovis.

1.8. Valor cuota mensual de subsidio monetario.

1.9. Anexo situación de fuentes y aplicaciones de Fonede. Ley 789 de 2002.

1.10. Anexo de Fonninez (atención integral y jornada escolar). Ley 789 de 2002.

1.11. Anexo para inversiones temporales.

1.12. Anexo para inversiones por fondos con destinación específica.

1.13. Informe general de ejecución de inversiones en servicios y administración.

Para efectos del procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta superintendencia, les reiteramos que las cifras deben registrarse en miles de pesos ($ 000).

Es de recordar que el porcentaje no ejecutado en el primer semestre de 2004 del pasivo a 31 de diciembre de 2003 apropiado con destino a la Superintendencia del Subsidio Familiar, por el año 2003, debe estar constituido como fuente del Fonede en cumplimiento al literal b) del artículo 6º, en el primer semestre de 2004.

II. Aspectos legales-administrativos

Es indispensable se remita la siguiente información complementaria:

2.1. Información sobre el manejo administrativo-operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS, IPS, ARS y AFP y, copia de los estados financieros específicos de los mismos.

2.2. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto 2649 de 1993, de manera completa y en su orden.

2.2.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de diciembre de 2002, el Decreto 827 de abril de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las resoluciones que con sujeción a los mismos ha expedido esta superintendencia, en notas independientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados los hechos económicos correspondientes al traslado de recursos del fondo para el fomento del empleo y protección al desempleo, Fonede, los valores objeto de transferencia entre cajas de compensación y demás aspectos complementarios relacionando las subcuentas utilizadas y sus respectivos montos.

2.2.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los estados financieros aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la corporación.

2.3. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que haya sido tratado y evaluado el segundo informe trimestral de gestión, con observancia de los numerales 6º y 8º de los artículos 54 y el 50 de la Ley 21 de 1982 o en su defecto copia del acto administrativo donde se aprueben los estados financieros con corte a 30 de junio.

2.4. La información contable-financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (arts. 33 del D. 2649/93 y 37 L. 222/95).

2.5. El informe semestral o intermedio de la revisoría fiscal (arts. 26 de D. 2649/93 y 38 L. 222/95) es de presentación improrrogable a esta fecha.

El revisor fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las disposiciones profesionales del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y la Circular Externa 14 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta superintendencia.

2.6. Por considerarse de importancia, para verificar el cumplimiento de la normatividad sobre libros oficiales, se solicita fotocopia de los folios del libro mayor y balances por el mes de junio de 2004.

III. Otras consideraciones y forma de presentación

3.1. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma correcta, completa y oportuna por parte de la corporación, considerando el amplio plazo vigente desde los registros (D. 2649/93, art. 56) hasta la fecha máxima de presentación.

3.2. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada por esta superintendencia.

3.3. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse además en disquete en formato de excel y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal. Así mismo, deberá diligenciarse en los archivos planos, el cual se encuentra disponible en la página web de esta superintendencia.

3.4. De las celdas que conforman los cuadros en excel, algunas están protegidas y las que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información. Por lo tanto, para que la información sea cargada a la base de datos, se requiere la remisión del mismo archivo.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos, contadores y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.

__________________________________