CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2005 

(Mayo 23)

Ref.: Modificación al numeral 2.3, capítulo 3, título IV de la Circular Externa 7 de 1996.

Como es de su conocimiento, el literal d), numeral 2.3, capítulo 3, título IV de la Circular Externa 7 de 1996 contempla el procedimiento a seguir para solicitar el traslado de una persona de un fondo de cesantías a otro.

Ahora bien, con el fin de agilizar dicho procedimiento, este despacho en uso de sus facultades legales, en especial de las que le confiere el literal a), numeral 3º, artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera necesario modificar el literal d), numeral 2.3, capítulo 3, título IV de la Circular Externa 7 de 1996, en el sentido de sustituir el requisito de presentación de fotocopia auténtica del documento de identidad del afiliado por el de fotocopia simple del mismo.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el literal d), numeral 2.3, capítulo 3, título IV de la Circular Externa 7 de 1996.

Se anexa la página objeto de modificación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de sociedades administradoras de fondos de cesantías.

TÍTULO IV

CAPÍTULO TERCERO

Página 13

b) Plazo para consignación.

El numeral tercero del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el numeral 4º del artículo 164 del estatuto orgánico del sistema financiero, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, este despacho estima que las consignaciones que se realicen hasta la media noche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal.

Sin embargo, resulta pertinente advertir que, para los exclusivos efectos de calcular la rentabilidad, las consignaciones que se lleven a cabo por fuera de los horarios básicos de prestación de servicio al público, es decir, dentro de los horarios adicionales o extendidos, se tendrán por efectuadas el día bancario hábil siguiente a aquel en que se realicen.

c) Afiliación de personas independientes .

Para la afiliación al fondo de cesantías de personas independientes, las administradoras les harán diligenciar, previamente al recibo de sus cotizaciones, un “formato de afiliación” en el cual se exprese:

1. Datos personales: Nombre completo, documento de identidad, dirección residencia, número de teléfono, y

2. Datos sobre su actividad económica u ocupación: Descripción de la actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente; si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social, el NIT, la dirección y el teléfono.

Este formato deberá estar firmado por la persona que se afilia, quien lo presentará acompañado de una copia de su declaración de renta del año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, así como de fotocopia de su documento de identidad. En el evento en que el solicitante no adjunte la declaración de renta, por no estar obligado a ella de acuerdo con la ley tributaria, el monto total de sus cotizaciones voluntarias no podrá ser superior, en ningún tiempo, a la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para no estar obligado a presentar declaración de renta.

d) Traslado a otra administradora.

La administradora que solicite el traslado de un trabajador afiliado o de un afiliado independiente debe diligenciar un “formulario de traslado”, suscrito por el afiliado, copia del cual debe remitir a la anterior administradora, junto con una fotocopia simple del documento de identidad de este.

La anterior administradora deberá trasladar el valor de las unidades del trabajador afiliado o del afiliado independiente a la nueva administradora, anexando la información correspondiente al respectivo traslado, para lo cual podrá utilizar un formato en medio magnético.

Si se trata del traslado de un trabajador afiliado, dicho formato contendrá, por lo menos lo siguiente:

1. El nombre de la administradora que realiza el traslado.

2. El nombre de la administradora que recibe los valores objeto del traslado.

3. El valor trasladado en moneda legal colombiana, especificando la fecha de la liquidación del traslado, el número de unidades trasladadas y el valor de la unidad a dicha fecha.

4. La información personal del afiliado: nombre, documento de identidad, dirección de su residencia y teléfono.

5. La información laboral del afiliado: nombre o razón social del empleador, NIT o documento de identificación, dirección y teléfono.

Si el traslado es de un afiliado independiente se podrá utilizar otro formato que contenga, además de la información señalada anteriormente en los numerales 1), 2), 3) y 4), la siguiente:

— Los datos sobre su actividad económica u ocupación: descripción de su actividad o del oficio u ocupación que realiza personal y directamente. Si es empleador y labora en su propia empresa, se deberá indicar el nombre o razón social de esta, el NIT, la dirección y el teléfono.

A este formato deberán adjuntarse, no solamente los documentos mencionados al comienzo de este acápite, sino también, la copia de la declaración de renta del afiliado correspondiente al año inmediatamente anterior, debidamente presentada ante la Dirección Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN. En caso de que el afiliado no acompañe la declaración de renta por no estar obligado a presentarla conforme la ley tributaria, el monto total de las cotizaciones voluntarias no podrá exceder, en ningún tiempo, la cuantía que corresponda a la máxima de ingresos admisible para que no exista dicha obligación.

Por último, cabe observar que la administradora que realice el traslado estará en la obligación de comunicarle inmediatamente por escrito al afiliado los datos relacionados con el traslado.

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