Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2012 

(Septiembre 3)

Asunto: documentos exigibles para efectos de la afiliación de los trabajadores a la caja de compensación familiar.

(Nota: Véase Circular Externa 2 de 2013 de la Superintendencia del Subsidio Familiar)

Este despacho en cumplimiento de la función estatuida en el numeral 3º artículo 7º del Decreto-Ley 2150 de 1992 de “Velar por la aplicación de las leyes y reglamentos en los referente al subsidio familiar y ordenar a los organismos vigilados que se ajusten a ellos”, considera necesario acorde con lo establecido en el Decreto 19 de 2012, consolidar los documentos que pueden exigir las cajas de compensación familiar para afiliar a los trabajadores al sistema del subsidio familiar.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se reunió el comité de atención e interacción con el ciudadano el 22 de agosto de 2012 y se consolidó la siguiente información, la cual a partir de la expedición de la presente circular será obligatoria y por ende las caja de compensación familiar no podrán exigir documentos adicionales a los aquí previstos, para efectos de la afiliación de los trabajadores a las mismas, así:

Requisitos generales

Trabajador soltero

Formulario de afiliación

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Con cónyuge sin hijos

Formulario de afiliación

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Documento de identificación del cónyuge, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Con cónyuge e hijos de la unión

Formulario de afiliación

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Documento de identificación del cónyuge: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Constancia Laboral del cónyuge.

Manifestación del estado civil: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo, preferiblemente con firma de la madre.

Registro Civil de Nacimiento de los hijos para acreditar parentesco: sin autenticar, legible y no interesa la vigencia.

Certificado de estudio para mayores de 12 años.

Certificado del médico de la EPS donde conste la discapacidad, indicando tipo de discapacidad: no se debe exigir porcentaje de discapacidad.

Con cónyuge e hijastros

Formulario de afiliación si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Documento de identificación del cónyuge, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Constancia Laboral del cónyuge o declaración de dependencia económica de los hijastros: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Manifestación de unión libre: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Registro civil de nacimiento de los hijastros para acreditar parentesco con el padre aportante, sin autenticar, legible y no interesa la vigencia.

Certificado de estudio a partir de los 12 años.

Custodia o declaración juramentada: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Certificado del médico de la EPS donde conste la discapacidad, indicando tipo de discapacidad, sin exigir porcentaje de discapacidad.

Copia de la cédula de ciudadanía de la madre o el padre biológico que no estén recibiendo subsidio familiar: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Dependencia económica: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

En caso de custodia compartida, se recuerda que en virtud de lo establecido en el artículo 56 del Decreto Reglamentario 341 de 1988, la convivencia se da en relación con ambos progenitores; por lo tanto, el pago simultáneo del subsidio se calcula con base en los ingresos de los padres biológicos y se debe exigir certificación laboral de la madre o padre biológicos, según sea el caso, sobre ingresos y certificación si recibe o no subsidio por el mismo hijo.

Trabajador soltero o separado con hijos

Formulario de afiliación, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez o realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Cédula de ciudadanía de la madre o padre del menor.

Registro Civil de Nacimiento de los hijos para acreditar parentesco: sin autenticar, legible y no interesa la vigencia.

Certificado de estudio a partir de los 12 años.

Custodia o declaración juramentada, preferiblemente firmada por la madre, utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Para hijos con discapacidad: certificado del médico de la EPS donde conste la discapacidad, indicando tipo de discapacidad, sin requerir porcentaje de discapacidad.

Padres

Formulario de afiliación, si es por primera vez.

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez.

Documento de identificación del padre o madre, si es por primera vez.

Registro civil de nacimiento del trabajador para acreditar parentesco. Fotocopia simple, sin autenticar, legible y no interesa la vigencia.

Manifestación de dependencia económica rendida por el padre o madre, firmado por el trabajador y padres, utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Certificado de EPS donde conste el tipo de afiliación.

Declaración de no recibir pensión, salario, ni renta, utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Hermanos huérfanos de padres

Formulario de afiliación, si es por primera vez.

Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez.

Declaración juramentada donde conste la convivencia y dependencia económica del hermano huérfano de padres, con el trabajador, utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo.

Registro civil de nacimiento del trabajador para acreditar parentesco: fotocopia simple, sin límite de fecha.

Registro civil de nacimiento del hermano para acreditar parentesco y edad: fotocopia simple, sin límite de fecha.

Registro civil de defunción de los padres: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Certificado de estudio (si el niño es mayor de 12 años).

Certificado del médico de la EPS donde conste la discapacidad, indicando tipo de discapacidad, sin requerir porcentaje de discapacidad.

Finalmente, cabe anotar que la caja de compensación familiar que no cuenten a la fecha con la consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil, podrán solicitar copia de la cédula de ciudadanía, pero deben gestionar a la mayor brevedad la consulta en línea, para que todas las cajas de compensación familiar cuenten con este servicio que redunda en beneficio de los trabajadores afiliados. Así mismo, se debe propender por establecer mecanismos de consulta en línea de los certificados escolares de los hijos mayores de 12 años, con el fin de no generar costos adicionales a la familia del trabajador beneficiario.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a directores administrativos, revisores fiscales y consejos directivos de las cajas de compensación familiar.